Share
Om du vill ta mångfald och integration i din organisation, måste det vara en del av allt du gör. Och det inkluderar inbäddning av mångfald i dina PowerPoint-presentationer.
För att vara tydlig talar jag inte bara om presentationer om ämnet mångfald och integration. Jag pratar om varje presentation du ger, oavsett om det är en försäljningspresentation till kunder, en intern strategisk uppdatering eller något annat.
Problemet är att många företagspresentationer oavsiktligt utesluter stora segment av deras avsedda publik genom användningen av bildspråk, språk, och så vidare. Genom att göra dina presentationer mer inkluderande kan du engagera ett mycket bredare utbud av människor.
Så i dagens artikel tittar vi på hur du ska vara mångsidig och inkluderande i dina PowerPoint-presentationer. Vi börjar med att titta närmare på varför mångfalden är viktiga i presentationer, och sedan går vi igenom muttrarna och bultar om hur man lägger till olika bilder, hur man gör presentationen tillgänglig och hur man använder inkluderande språk. Vi avslutar med att titta på några användbara resurser för mångfald i PowerPoint-presentationer.
Medan vi kommer att fokusera på PowerPoint, kommer de flesta av dessa tekniker också att fungera i annan programvara som Keynote. Så om du är redo att inkludera mer jämlikhet och mångfald i dina presentationer, fortsätt läsa.
När du ger en presentation, förmedlar du inte bara information - du representerar också dig själv och ditt företag till din publik. Och om du inte behåller mångfald och integration i åtanke när du utformar och levererar presentationen, kan du oavsiktligt skicka ut fela meddelanden.
Låt oss titta på några exempel för att göra det tydligare.
I det här första scenariot, låt oss föreställa er att du ger en slutändad presentation till dina anställda, uppdaterar dem om hur företaget utförde.
Du bestämmer dig för att ta med några kommentarer från chefer i olika delar av företaget, tillsammans med deras bilder. När glidbanorna rullar fram blir det klart att varje ansikte på skärmen är en vit man, trots att din ledande pool faktiskt är ganska mångsidig.
Vilken typ av meddelande skickar det till dina anställda? De kan dra slutsatsen att det är omöjligt för kvinnor eller personer i färg att utvecklas i din organisation, eller de kan tro att även om de gör det till ledande befattningar, tas deras bidrag inte på allvar.
Det är viktigt att förstå att din avsikt är irrelevant. Även om du inte medvetet ställde ut för att utesluta vissa grupper, kommer det stora antalet människor i din publik troligen att uppleva det på så sätt. De vet inte din avsikt, så de måste utgå från det på grund av beviset framför dem: orden och bilderna i din presentation.
Här är ett annat exempel. Du ger en försäljningspresentation den här gången, och du inkluderar mockups av personer som använder din produkt.
Men dessa mockups bygger alla på lagerbilder av ungdomar, även om din produkt kan användas av människor i alla åldrar. Med ditt val av bilder riskerar du att skicka meddelandet att din produkt är utformad för en viss typ av person, och miljontals äldre människor kan dra slutsatsen att det inte är för dem. Samma lektion gäller också för andra dimensioner av mångfald.
Ta dina ledtrådar från reklambranschen. Historiskt sett har det funnits brist på mångfald i hur varumärkena är representerade, men det börjar förändras, eftersom företagen känner igen den stora potentialen i marknaderna som de har försummat. Utgifterna för afroamerikaner förväntas uppgå till 1,2 miljarder dollar år 2020 (AspireIQ), till exempel, och köpkraften för LGBTQ + -samhället är 917 miljarder dollar. Misslyckas med att prata med dessa stora grupper, och du saknar massor av potentiella kunder och intäkter.
Dessa är bara några exempel på vikten av mångfald i presentationer. Mer information om detta ämne finns i följande handledning:
När du gör din presentations bildsätt mer mångsidigt och inkluderat, tänk på att det handlar om att illustrera hela mångfalden av företagets anställda eller kunder eller marknaden i allmänhet, inte om att representera särskilda grupper som skiljer sig från andra.
Tänk på att du senast såg en bild av en funktionshindrad person. Det var förmodligen i en artikel eller kampanj specifikt om funktionshinder. Men när du ser bilder som representerar en generisk "kund" eller "arbetare" är de vanligtvis inte funktionshindrade.
Så om du vill vara riktigt mångsidig och inkluderande varför inte använda en bild som följande för att illustrera arbetstagare som samarbetar på ett dokument?
Stock bild från Envato ElementsMänniskans funktionshinder är inte fokus, men hans närvaro återspeglar bara det faktum att funktionshindrade är en betydande del av arbetskraften.
Gå igenom mångfalden av mångfald och tillämpa en liknande motivering till var och en av dem. Försök att inkludera en blandning av åldrar, en blandning av män och kvinnor, personer med olika sexuella orienteringar och könsidentiteter etc..
Måste du inkludera alla dessa kategorier i varje PowerPoint-presentation eller varje enskild bild? Självklart inte. Det handlar om att titta på den övergripande sammansättningen av de bilder du väljer och syftar till att återspegla världens mångfald.
Hittills har vi pratat om lagerbilder. Men hur är det med det andra scenariot vi pratat om, där du inkluderade bilder av anställda? Vad händer om ditt företag inte har mycket mångfald?
Tja, den långsiktiga lösningen skulle vara att ändra det! Läs igenom vår serie om mångfald på arbetsplatsen och gör förbättringar på saker som din anställningspraxis och arbetsplatskultur:
Men på kort sikt måste du naturligtvis återspegla den nuvarande verkligheten. En fransk konstskola träffade rubrikerna för att digitalt manipulera en bild av vita studenter (Den lokala) för att få det att se ut som om skolan hade mer mångfald än vad det verkligen gjorde. Gör aldrig någonting!
Tänk på att du kanske har andra chanser att inkludera mångfald i dina presentationer. Även om ditt företag inte är olika, är din kundbas säkert. Så kanske du kan inkludera citat och bilder från dina kunder, eller alternativt kan du använda olika lagerbilder för att balansera de anställdas skott.
En viktig del av att vara inkluderande är att se till att alla kan enkelt se din presentation. I det här avsnittet går vi igenom tre tips om tillgänglighet för PowerPoint-presentationer.
PowerPoint har några specifika tillgänglighetsfunktioner, som vi ser på om en minut, men för det första finns det några grundläggande saker du kan göra för att hjälpa personer med nedsatt syn.
Börja med att designa dina diabilder med stor text i ett enkelt, tydligt och lättläst tecken som Arial eller Verdana. Låt dig inte frestas att röra dina bilder med massor av text istället, flytta detaljerna till dina anteckningar eller bifoga dem i en bilaga.
Håll bilderna enkla och lätta att läsa, med bara några nyckelmeddelanden. Du kan hitta diagram för att hjälpa dig att beräkna rätt teckenstorlek i den här guiden från Tänk utanför sidan. Att använda en professionell PowerPoint-mall och hålla fast vid den föreslagna formateringen hjälper dig också att skapa presentationer som är tydliga och lätta att läsa.
Bonusen är att såväl som att hjälpa personer med nedsatt syn, är dessa tekniker också bra för alla dina tittare!
Visste du att färgblindhet (Color Blind Awareness Site) påverkar ungefär 1 av 12 män (8%) och 1 av 200 kvinnor? Det finns en bra chans att någon i din publik kommer kämpa för att läsa dina bilder om du inte använder rätt färgkontrast.
Det bästa sättet att rymma personer med färgblindhet är att använda starka kontrasterande färger och för att undvika vissa kombinationer, som röd på grönt eller blått på gult, det är svårt för många att skilja. Tänk på att det finns en hel del olika variationer av färgblindhet att vara medveten om.
Om du vill se hur detta fungerar i praktiken, kolla Coblis-simulatorn online. Du kan ladda upp bilder av dina bilder för att se hur människor med olika typer av färgblindhet kommer att se dem.
Slutligen har PowerPoint några bra tillgänglighetsfunktioner inbyggda. Du kan använda dessa för att hjälpa personer som använder en skärmläsare att visa din presentation.
Du kan till exempel lägga till alt text i bilder och former för att förklara vad de är och du kan ange vilken ordning som element i bilden ska läsas. Och det finns en tillgänglighetskontrollör som du kan använda för att kontrollera din presentation och föreslå förbättringar. Helt enkelt gå till Recension fliken och välj Kontrollera tillgänglighet.
Du kan hitta mer information om PowerPoints tillgänglighetsfunktioner i den här användbara handledningen av Andrew Childress:
OK, så du har utformat en presentation som använder olika och inkluderande bilder och är fullt tillgänglig. Vad nästa?
Nu måste du fokusera på innehållet i din presentation, som tar två delar:
Den första delen är lättare. När du utformar din presentation kan du ta dig tid att leta upp rätt språk att använda. Det finns massor av guider tillgängliga online, som dessa inkluderande språkriktlinjer från HR-rådet i Kanada eller detta dokument från Manchester Metropolitan University i Storbritannien.
Var uppmärksam inte bara på hur du hänvisar till vissa grupper av människor utan också till språkbruk som kan stärka könsstereotyper, heteronormativa antaganden, stigmas mot funktionshindrade, och så vidare. Det engelska språket är till exempel fullt av manligt centrerat språk som "arbetskraft", "arbetare" etc. Titta igenom dina presentationer och se till att du inte skickar ut felmeddelanden.
Den andra delen kommer sannolikt att bli svårare. När du pratar kan du hitta dig själv med hjälp av icke-inkluderade villkor utan vana, och du måste göra en medveten ansträngning att förändras.
Du kanske till exempel pratar om en användare av din app och tycker att du själv säger något som "När användaren klickar på den här knappen får han en anmälan i sin inkorg." Utan att tänka på det har du bara skickat ut Meddelande om att dina apps avsedda användare är män.
Denna typ av sak kan vara särskilt skadlig i områden där ojämlikheter existerar, till exempel med obalans mellan män och kvinnor inom teknikindustrin. I en miljö där kvinnor redan kan känna sig uteslutna kan oskäligt språkbruk stärka det budskapet.
Det finns många sätt att undvika dessa fällor och att använda inkluderande språk. I exemplet ovan kan du helt enkelt säga "När du klickar på den här knappen får du en anmälan i din inkorg." Det gör det i alla fall mer fokuserat på tittaren. I andra situationer kan du växla till ett flertal exempel och använda genusneutrala "de".
Människor avvisar ibland denna typ av sak som oväsentlig eller pedantisk "politisk korrekthet". Men sanningen är att språket är oerhört viktigt. De ord vi använder skapar betydelser, både avsedda och oavsiktliga. Att uppmärksamma dessa ord och försöka se till att de är så exakta och inkluderade som möjligt är en viktig del av framgångsrik kommunikation.
För mer om ämnet inkluderande språk, se Rachel McCollins utmärkta artikel:
Vi har redan täckt några av dessa under hela handledningen, men här är en snabb sammanfattning av några användbara resurser för mångfald i PowerPoint-presentationer.
Först kan du hitta olika lagerbilder på Envato Elements. Till exempel avslöjar en sökning efter "mångfald på arbetsplatsen" över 1200 bilder.
Du kan naturligtvis också söka efter mer specifika bilder, och du kan ange stående, liggande eller fyrkantig orientering för att passa din layout. Du kan även filtrera efter bilder med färger som matchar din presentation.
För att se till att ditt språk är inkluderat och respektfullt, glöm inte att hänvisa till de guider som jag nämnde tidigare från HR-rådet och Manchester Metropolitan University.
Dessutom kan du hitta mer detaljerade guider för specifika områden du pratar om. Den brittiska regeringen har till exempel publicerat en uppsättning riktlinjer för att skriva om funktionshinder. Och för LGBTQ-personer är GLAAD Media Reference Guide ett utmärkt dokument att referera till.
Och för att lära dig mer om mångfald och inkludering i allmänhet, läs vår omfattande guide.
För hjälp med att göra dina PowerPoint-presentationer tillgängliga, läs antingen Microsofts supportsida om tillgänglighet eller handledningen som jag nämnde tidigare om tillgängliga PowerPoint-presentationer.
Leta även efter några professionella PowerPoint-mallar som hjälper dig att komma till rätt start och använda formatering som är lätt att läsa.
För fler idéer, se detta inlägg:
I den här artikeln har du lärt dig vikten av att inkludera mångfald i dina PowerPoint-presentationer. Du har lärt dig hur du använder mer olika bilder, hur du gör din presentation tillgänglig och hur du använder inkluderande språk. Vi har också tittat på några användbara resurser för att göra dina presentationer mer inkluderande.
Så varför börja inte lägga allt detta i din nästa presentation? Och håll dig uppdaterad för fler artiklar i vår mångfald och inkluderingsserie.
Accentsconagua