Hur man bygger rutiner som håller ditt liv och arbetar på spår

Om du tror, ​​beroende på rutiner, kommer du att bli en tråkig, förutsägbar, uncreativ automat, tänk på igen. Rutiner är det kreativa professionella hemliga vapen och har varit i århundraden. Poet W.H. Auden rekommenderade ett rutinmässigt tillvägagångssätt: "Bestäm vad du vill eller borde göra med dagen, gör det alltid på exakt samma tid varje dag, och passionen ger dig inga problem." 

Massor av andra kreativiteter, från författare till artister till kompositörer och filmskapare, har bero på robusta, förutsägbara dagliga rutiner för att ge en säker plats för att deras kreativitet ska kunna expandera. (För en närmare titt, kolla in Mason Curreys blogg och bok, Dagliga rutiner.)

Filosofen William James förklarade att vanor och rutiner frigör våra hjärnor från ständigt små beslut, så att vi lättare kan utveckla och använda "våra högre tankegångar". Att använda rutiner handlar om att allokera resurser. Forskning visar oss att viljestyrka, som en muskel, blir trött när den används. 

När du verkligen måste tänka på vad du ska äta till frukost, vilken rutt du ska ta till jobbet, och när du tränar idag använder du mycket av din kreativa viljestyrka på vardagliga beslut. I stället, om du ställer in dina rutiner för att styra dig genom repetitiva uppgifter, kan du låta dig tänka dig att vandra, begrunda, muse och percolate med bra idéer. Det är lättare att hoppa in i att skapa, skapa och lösa problem med en full tank av viljestyrka till ditt förfogande. 

1. Välj rutiner för att stabilisera ditt liv

Lusten att bli mer produktiv är vanligtvis fokuserad, med rätta på vårt arbete. Men genom att använda rutiner för ditt personliga liv kan du förenkla och stabilisera det. På så sätt hanterar du mindre stress och mindre komplikation, utan att du saknar viktiga interaktioner, ignorerar relationer eller försummar dina prioriteringar.  

Små krismoment i personliga, familje-, sociala och hemliv kommer ofta från att glömma eller försumma uppgifter. Tänk på smärtan av att skynda på att göra skatter, glömma en födelsedag eller årsdag eller dubbelbokning din kalender. Rutiner ser till att du gör vad som behöver göras regelbundet så att du kan undvika krisens ögonblick.

Här är några exempel på användbara livsrutiner:

• Morgon och kväll rutin: Om dina morgnar är kaotiska, frenetiska tider med att rusa runt i huset, försöker hitta en ren skjorta, en anständig frukost och de saker du behöver för din dag, kan den här uppsättningen bookningsrutiner vara precis vad du behöver. Tänk dig att vakna i tid för att göra dig redo utan att skynda dig, ha dagens outfit hängande i badrummet, en frukost klar i kylskåpet och en påse med dina behov som väntar vid ytterdörren. Du kan få det att hända genom att planera några enkla steg du tar varje kväll före sängen för att förbereda sig för nästa dag (din kvällsrutin) och sedan sätta en enkel, tillräckligt tidsbestämd morgonrutin på plats. 

• Weekendrutin: Att ha en helgrutin kan hjälpa dig att planera och hantera alla hemprojekt, ärenden och shopping, familjetid och personlig tid som du behöver passa in i två korta dagar. Genom att inrätta en helgrutin kan du planera och prioritera hur du spenderar din tid, så att du får de nödvändiga sysslorna och uppgifterna som gjorts utan att du känner att du inte har någon speltid eller vilotid. 

• Familjemöte: Ett veckovis familjemöte kan hjälpa dig att hålla kalendrar i synkronisering, planera ekonomiska beslut, tilldela delat ansvar och hålla kontakten med de upptagna medlemmarna i din familj. Det kan bara vara du och din partner, går över budgeten och kalendern, eller du kan inkludera dina barn i den här rutinen så att du kan ge insats och hålla dig på rätt väg med varandra. 

 2. Välj rutiner för att förbättra ditt arbete

Nu är det dags att tänka på hur du kan öka produktiviteten, sänka din stress och öka din kreativa produktion med några arbetsorienterade rutiner. Även om du arbetar på ett kreativt område, eller om ditt arbetsansvar varierar vildt från dag till dag, finns det fortfarande sätt att effektivisera arbetet med rutiner. 

Här är några exempel på effektiva arbetsrutiner:

• Start Ritual: Att komma igång på jobbet är ofta den svåraste delen. Spendera en timme på sociala medier, att chatta med kollegor, eller gå vilse i den oändliga strömmen av e-post är inte en produktiv startritual. Om du hanterar stora projekt, kreativa uppgifter eller egentligen något mer komplicerat än att binda dina skor, måste du ha ett snabbt och pålitligt sätt att få dig i redskap och gå för dagen. Skapa en startrutin, följ följaktligen konsekvent, träna din hjärna för att börja utan tvekan och förskott som du kan kämpa för att övervinna nu. 

• Weekly Priorities Routine: Att ställa in prioriteringar regelbundet, med inmatning från de berörda personerna, hjälper dig att fördela din tid klokt för den mest effektiva produktionen. Kanske du jonglera många projekt, hantera ett team med varierat ansvar, eller hantera kunder, konton eller en rad ansvarsområden som trotsar korralling i en snygg, repeterbar, tidsbunden plan. Ställ in en vanlig rutin (varje vecka är vanligtvis bra) för att få en uppifrån-vy, bestämma vilka uppgifter som är mest uppmärksamma, blockera tiden för vad du vill uppnå och ge och få in ingång efter behov.

• Kommunikationsrutin: Att göra samarbetande arbete, dela ansvar och projekt med ett team eller hantera kunder skapar behovet av pålitlig kommunikation. Men fram och tillbaka e-post konversationer eller spel av telefon tag kan äta upp värdefull arbetstid. Genom att skapa en kommunikationsrutin blir du förutsägbar för de personer som behöver höra från dig, vilket gör det lättare för dem att hålla kontakten också. Beteckna en viss tid, dagligen, för att svara på icke-brådskande e-postmeddelanden, återvända samtal och annars uppdatera dina medarbetare och klienter. En kommunikationsrutin kan hålla dig från att glömma att kommunicera regelbundet och också hålla dig från att ha din dag kapad av en oändlig ström av frågor och förtydliganden. 

• Följ upp rutin: Att skapa starka relationer, oavsett om det är med dina kamrater, dina lagmedlemmar eller dina kunder, är nyckeln till ett bra arbete nu och skapa bra möjligheter för framtiden. Det finns dock en bra linje mellan proaktivt nätverk på nätet och slösa timmar på sociala medier. En uppföljningsrutin kan hjälpa dig att effektivisera dina nätverksaktiviteter, antingen via sociala medier, e-post, telefon eller i personliga möten.

För att bestämma vilken arbetsrutin du bör etablera först, fråga dig vilka uppgifter eller mål du kämpar mest för att uppnå. Dessa områden är de som kommer mest gynnas av en stark, stödjande rutin. 

3. Utforma en fast rutin

Från dessa exempel kan några rutiner stå ut för dig. Ofta är de mest tilltalande rutinerna de som skulle gälla de mest kaotiska områdena i ditt liv och arbete. Det räcker emellertid inte att ha en allmän ide om en rutin i åtanke, eller att kopiera någon annans rutin. Du är unik, och ditt liv är ditt eget. Att bygga en rutin som fungerar för dig, blir riktigt specifik. 

Börja med slutet mål

Vad kommer denna rutin att göra för dig? Varje rutin, för att vara mest effektiv, behöver byggas för ett visst syfte. Till exempel, målet med morgon / kväll rutiner Det kan vara att få dig ut ur huset varje morgon på en organiserad, orörd och hälsosam sätt. Målet med a start ritual på jobbet kan vara att hjälpa dig göra betydande framsteg på ditt huvudprojekt eller uppgift före middagen. Först definiera slutmålet innan du börjar utforma din rutin. 

Arbeta bakåt 

Börja sedan från ditt slutmål och arbeta bakåt för att bestämma vilka steg som hör till din rutin. Uppskatta hur mycket tid varje steg kommer att kräva. Strömma så mycket som möjligt, men tvinga dig inte att skynda dig. Det är bäst att överskatta den tid du tror att du behöver vid denna tidpunkt. Du kan alltid minska det senare. 

Gå igenom den

Därefter går du mentalt genom din rutin från början till slut. Denna mentala genomgång hjälper dig att se steg eller nödvändiga resurser som du kanske har förbisett. Du kan också leta efter sätt att förenkla. Klipp ut eventuella överflödiga steg. Komplikation är fienden: de bästa rutinerna är lätta att komma ihåg och så enkelt som möjligt. Beställa stegen för din rutin på det mest logiska sättet, men oroa dig inte för att du når perfektion. Du får tid att tweak det när du har provat din rutin några gånger. 

4. Börja använda dina nya rutiner

Fokusera på att bygga inte mer än två rutiner i taget. Mer än två kommer att bli förvirrande och ansträngande, och försöket blir kontraproduktivt. Ett tillvägagångssätt är att välja en livsrutin och en arbetsrutin för att upprätta samtidigt. Att se ökad effektivitet både i ditt personliga liv och din karriär samtidigt är bra och hjälper till att minimera förvirring eller överlapp eftersom varje rutin tillhör en annan del av ditt liv.  

Det tar tid att bygga en rutin. Det kan ta mer än 21 dagar att få det att hålla fast. Forskning visar att den tid som krävs för att bygga en fast vana kan variera kraftigt, från 21 dagar till 250 dagar. 

Den tid du behöver göra din rutinautomatik varierar beroende på rutinens komplexitet och andra faktorer, till exempel din personlighet, stressnivå och support. Ge dig själv minst 30 dagar för att bygga en ny rutin, eller uppsättning rutiner. vid 30-dagarsmärket kan du utvärdera om du har etablerat din rutin tillräckligt bra för att bygga en annan, eller om du behöver hålla fokus på den aktuella rutinen i ytterligare 30 dagar eller så.  

5. Förbättra dina rutiner

När du först börjar använda en ny rutin, vänta motstånd ... från dig själv, mestadels. Allt som kräver förändring och ökad självdisciplin kommer att känna sig obekväma, kanske till och med smärtsamma, först. Missa inte obehag, brist på förtrogenhet eller svårigheter som ett tecken på att din rutin är dålig eller ofullständig. Visst kan alla rutiner förbättras, men om du börjar justera din rutin för tidigt kommer det aldrig att bli vanligt. 

Försök att hålla fast vid en ny rutin, som det är, minst en vecka innan du gör ändringar. Efter en vecka, överväga de små tweaks som kan förbättra din rutin: Omarrangera ordern, förbättra metoder, ändra den angivna tiden, lägga till eller subtrahera ett steg eller omorganisera utrymmet eller resurserna. När du har tweaked din rutin, håll den med en vecka innan du ändrar den igen. 

När du känner dig trygg med en rutin och redo att börja bygga en annan, försök att lämna den etablerade rutinen ensam. Att klara en etablerad rutin medan du bygger en ny rutin (eller två) kan snabbt leda till en uppsättning små förändringar och upplösningen av den stabilitet du har fått från dina rutiner. 

Kraften i en rutin är i det faktum att den blir rutinmässig: du vill att den ska vara en standard uppsättning handlingar, andra naturen, en uppsättning steg som du inte behöver tänka på. Om du ständigt tweak och justerar dina rutiner, begränsar du fördelarna med den rutinmässiga effekten. Om du finner det svårt att motstå ständigt tweaking rutiner, schemalägga sedan det. Tilldela en dag varje månad, eller en vecka varje kvartal, att spela med tweaking och förbättra rutiner. Resten av tiden, låt dina rutiner vara rutinmässiga och gör sitt magiska arbete, så du behöver inte.

6. Underhålla dina rutiner

Vissa rutiner kommer att tjäna dig bra under lång tid; andra kommer att behöva justeras, omarrangeras eller till och med kasseras som behov av ditt liv och arbetsförändring. Om du till exempel marknadsförs och handlar en uppsättning uppgifter för en annan, kanske dina gamla rutiner inte längre är till hjälp. Du måste titta på dina nya ansvarsområden och tänka på hur du ska utföra dem på det mest strömlinjeformade och effektiva sättet. 

När du närmar dig ett större liv eller arbetsförändring, ta lite tid att tänka på hur dina rutiner kommer att påverkas. Rutinerna som inte behöver ändras hjälper dig att hålla dig grundad och effektiv när du hanterar stressen av nyhet och förändring. Utvärdera rutinerna som måste ändras för att passa din nya situation och följ stegen ovan för att bygga nya rutiner för att ersätta de gamla, omoderna. 

Låt rutiner göra arbetet

Rutiner är magiska eftersom de är lugna, vardagliga, förutsägbara, även lite tråkiga. Det är den tråkiga upprepningen av en stark rutin som håller dig jordad, vilket gör att du kan fungera effektivt, till och med mitt i kaos, en galen arbetsbelastning, en oförutsägbar miljö, krävande kunder eller andra situativa stressorer. 

Rutiner i ditt liv och ditt arbete gör det möjligt att följa välplacerade spår direkt till slutmålen du själv har valt. De frigör din kreativa kraft och självdisciplin för att användas till högre, kreativa sysslor, samtidigt som de dagliga sakerna i livet hålls i tillförlitlig arbetsordning.