Share
Oavsett storlek på ditt företag finns det växande förväntningar på att du kommer att bli datafärdig. Medan stora data blir hyped på företagsnivå är verkligheten för frilansare och företagare av mikroföretag att du måste få dina händer smutsiga att spela med data på ett visst stadium av ditt klientarbete.
Oavsett om det är från att överföra nyckelord till ett kalkylblad, schemalägga tweets, synkronisera data mellan företagsapps, hantera kontaktlistor eller importera data till en infografisk, måste du veta hur man rengör data från ett kalkylblad och organisera det i ett format som alla online app eller programvara kan läsa.
Den goda nyheten är att man kan hantera data och flytta den mellan appar är en omsättbar färdighet i sig och med några knep på din ärm kan du också spara mycket tid: den tid du kan spendera på mer lönsamt arbete.
För att slutföra denna handledning behöver du:
En CSV-fil är en fil med kommaseparerad värde. Denna typ av fil tar alla dina data och placerar rubrikerna i varje kolumn i första raden och listar sedan alla dina data i efterföljande rader, med all icke-numerisk data som bifogas inverterade kommatecken ("så här") följt av ett komma.
En CSV-fil kan läsas i många typer av appar och program. Vid sin mest grundläggande är det en textfil. Det tar all din data och analyserar den (dvs sönderdelar den i dataenheterna), så att du sedan kan mata tillbaka data till en annan app.
Till exempel här är data från Googles sökordsverktyg för sökordet "CSV-fil":
Och här är ett exempel på hur det ser ut i ett CSV-format:
Allt fler väntar kunderna på att du kan hantera data när du arbetar med dem. Till exempel kan en frilansare som arbetar med att skriva SEO-innehåll för en klient förväntas visa en lista med vilka långsvans nyckelord som används i varje bloggartikel som planeras för produktion och att dessa nyckelord har lagts till i ett kalkylblad eller en innehållskalender. Som en frilansinnehållsproducent förväntas du producera tvingande visuella bilder att gå med dina artiklar. Du kan lägga till enkla infographics till ditt innehåll genom att städa upp en CSV-fil i din forskningsstatistik och sedan importera den till ett diagram eller infografiskt verktyg.
Eftersom stora data och opendata fortsätter att bli vanligare kan du snabbt öka värdet av dina företagserviceerbjudanden och minska din arbetsbelastning genom att veta hur man flyttar data runt.
Om du kör ett mikroföretag som tillhandahåller sociala medier, kan du förväntas visa din kund en veckas värde av tweets i förväg, och sedan kunna schemalägga dessa som tweeted med jämna mellanrum under hela veckan. Eller du kanske kan utveckla en företagservice där du hjälper en kund att behålla sin kontaktinformation i synkronisering mellan deras e-post, marknadsföringskampanjer och CRM-program (CRM)..
Kanske ditt företag har vuxit tillräckligt stort för att du vill börja använda en fakturering och redovisningsprogram snarare än ett kalkylblad. Du kan städa upp en CSV-fil med alla dina gamla finansiella data så att den enkelt importeras till din faktureringsprogram utan att ha en massa dataåterföring för att göra.
Eftersom stora data och opendata fortsätter att bli vanligare, kan du snabbt öka värdet av dina företagserviceerbjudanden och minska din arbetsbelastning genom att veta hur man flyttar data runt. Att vara datafärdig är en skicklighet med stor efterfrågan och kan hjälpa dig att räkna ut ett unikt värdeförslag. Rengöring av CSV-filer är centralt för att få ut det mesta av alla dessa möjligheter.
En CSV-fil är helt enkelt en kalkylarkfil sparad i ett textformat så att det kan flyttas till ett annat program eller ett molnbaserat app eller verktyg. Så först måste du öppna den i kalkylprogrammet.
Om du använder Excel, öppna filen med data som du vill flytta runt (Arkiv> Öppna ... ). Om du inte har Excel kan du registrera dig på Google Drive med dina Google-kontouppgifter. Google Drive erbjuder en online-molnbaserad verktygssats som innehåller ett kalkylarkverktyg. När du har registrerat dig öppnar du kalkylbladet i Google Drive.
Samma kalkylblad i Excel (vänster) och Google Drive (höger).
I Excel, se till att du bara har ett kalkylblad i kalkylbladet. Arbetsblad visas längst ner i Excel. De benämns normalt Sheet1, Sheet2, etc. Se till att det bara finns ett ark. Om det finns mer än ett ark i Arbetsboken klickar du på fliken för varje ytterligare ark och ser till att det inte finns några data på dessa sidor. Högerklicka sedan på flikarna för Ark 2 och så vidare och radera varje ytterligare ark.
I Excel, välj nu Fil> Spara som ... . Välj ett namn för din fil och välj Kommaseparerade värden under rullgardinsmenyn Format.
I Google Drive väljer du Fil> Hämta som ... . Välj Kommaseparerade värden från den andra menyfältet och spara till din hårddisk.
När data lagras i en onlineapp (t.ex. FreshBooks, fakturering och bokföringsapp för småföretag) eller webbplatsverktyg (till exempel Google AdWords-sökordsverktyget) är det nödvändigt att använda appens eller verktygets importfunktioner för att spara data i ett CSV-filformat.
Om du vill skapa en CSV-fil med data i en onlineapp, leta efter ett menyalternativ som låter dig exportera data från appen.
I FreshBooks ligger det till exempel under Mitt konto meny. När du klickar på Mitt konto En andra menynivå visas, där du kan välja Import Export.
Välj nu Comma Separated File (CSV) bredvid Exportera klienter, fakturor, personal och tidtabeller.
Andra molnbaserade appar kan ordna sina alternativ på olika sätt. Om det inte finns något alternativ under "Konto", leta efter en "Inställningar" -meny eller ett menyalternativ "Data". Du bör kunna hitta ett liknande menyalternativ som låter dig spara data som sparas online i en CSV-fil.
För en webbverktyg, leta efter ett "spara" menyalternativ. Till exempel finns det ett Google AdWords-nyckelordsverktyg Rädda alla knappen ovanför listan med nyckelordsidéer. Klicka på Rädda alla för att spara en kopia av alla sökord från din sökning.
Klicka nu på Ladda ner knapp. Välj Alla sökresultat. En dialogruta kommer dyka upp och erbjuder dig valet att spara i CSV-format. Klick Ladda ner att bekräfta. Beroende på filens storlek kan det ta lite tid för att detta ska vara förberedt.
Slutligen kommer du att erbjudas en dialogruta för att ange var du vill spara filen.
Andra onlineverktyg fungerar på ett liknande sätt.
Nu när du har en CSV-fil måste du städa upp den och se till att den är läsbar till var du vill skicka den. I vissa fall kanske du bara vill använda den i ett kalkylblad.
I andra fall kan du behöva städa upp CSV-filen så att du sedan kan importera den till ett annat molnbaserat app eller onlineverktyg.
I Excel skapar du en ny arbetsbok. Välj sedan Importera alternativ från Fil meny.
En dialogruta kommer dyka upp. Se till CSV-fil är markerat och klicka på Importera knapp.
Du kan nu välja din CSV-fil från var du har sparat den.
I Excel kommer du nu att bli ombedd att bekräfta att dina uppgifter är avgränsad. Det vill säga, din CSV-fil är fylld med data separerad endast med ett komma. Excel ska kunna automatiskt berätta att detta är korrekt. Klicka nu på Nästa knapp.
I Excel kommer du nu att visa en förhandsgranskning av hur din data sorteras i kolumner, baserat på det faktum att dina data är åtskilda av kommatecken, och textobjekt kan vara omslutna i "inverterade kommatecken". Kontrollera förhandsgranskningen av data och välj eller avmarkera avgränsningsalternativ och textkvalificeringsalternativ tills förhandsvisningen speglar hur du förväntar dig att data ska se ut. I de flesta fall kommer detta automatiskt att väljas till dig. Excel kommer till exempel att veta att all textdata har en textkvalificering av inverterade kommatecken, så det kommer att låta dig veta att det planerar att ta bort de inverterade kommatecken när den importerar data. När du är nöjd med hur data importeras klickar du på Nästa knapp.
I Excel kommer du nu att bli ombedd att välja vilken typ av data som finns i varje rad. Välj Allmän för alla kolumner nu (vi anpassar varje kolumn av data efter att den importerats). Dubbelkryssa den avancerade inställningen för att säkerställa att dina data återspeglar standardkonventioner för siffror i tusentals och decimaler.
Om du till exempel använder en amerikansk datakälla används vanligtvis ett kommatecken för att separera tusentals (t ex "1000") och ett helt stopp representerar decimalpunkter. Det är tvärtom i Europa! Så, beroende på din ursprungliga datakälla, kan du behöva ändra dessa inställningar.
Klicka nu på Avsluta knappen för att importera CSV-data till ditt Excel-kalkylblad.
Slutligen i Excel kommer du att bli frågan om var du vill importera data. Om du öppnade en ny arbetsbok i steg 1 ovan väljer du Befintliga ark redan valt för dig, klicka sedan på ok.
I Google Drive kan du göra ovanstående steg 1 - 5 i dialogrutan. Skapa först ett nytt kalkylblad från Arkiv-menyn. Välj nu Importera från menyn Arkiv.
En dialogruta visas. Välj din CSV-fil från hårddisken.
Välj nu Byt kalkylblad, som vi redan har öppnat ett nytt kalkylblad.
Kontrollera att förhandsgranskningen visar hur du vill att dina data ska distribueras i kolumner. I de flesta fall kommer detta automatiskt att ställas in korrekt. Om inte, ändra "separator karaktär" till "flik" eller "komma" för att se om data nu visas korrekt i kolumner.
Klicka på Importera knappen för att fortsätta.
När vi kommer att städa dina datakalkylblad blir det lättare att göra det om du kan se alla dina data i snygga kolumner. Justera bredden på kolumnerna för att bättre visa data. Flytta markören mellan kolumnbokstäverna överst i antingen Excel eller Google Drive tills markören blir en breddrörelsessymbol och sträck kolumnbredd så att dina data är enklare att läsa.
Kontrollera nu att din första rad har rätt kolumnrubriker. När du importerar vissa data från vissa källor kan du ha datumerna längst ned till vänster kolumnen (y-axeln) och värdena längs resten av raden, från den andra kolumnen (x-axeln). Så den första kolumnen på x-axeln lämnas tom.
Till exempel:
Om så är fallet, ange en beskrivning (för nu) för den första kolumnen, till exempel "Datum" eller "Månad".
Om du använder din CSV-data i ett kalkylblad kan du också ställa in den första raden som dina kolumnrubriker. Det här är användbart om du arbetar med stora uppsättningar data där du kan bläddra ner och inte kunna se rubrikerna.
I Excel klickar du på Sidlayout under Fil meny. Välja Ark från menyn i popup-dialogrutan och klicka på raden i kalkylbladet för kolumnrubrikerna. Det ska nu anges i rutan rader att repetera överst vanligtvis som $ 1: $ 1.
I Google Drive väljer du Frys rad från Se menyn och välj Frys 1 rad för att ange rubrikrad.
Om du städar upp den här dataen eftersom du flyttar den till ett annat onlineverktyg eller en app, kontrollerar du kraven för att importera data till din destinationsapp (se användningsexemplen under avsnittet 3. Flytta data nedan).
Om du rengör din CSV-fil för att dela den i ett kalkylblad, bekräfta med din klient vilka data de vill att du ska kunna visa.
Obs! Du kanske vill spara en kopia av kalkylbladet innan du börjar ta bort data, bara om du ändrar dig eller behöver det senare.
Ta bort några kolumner som du inte behöver. Om du till exempel vill importera sökordsforskningen till en innehållskalender kanske du bara är intresserad av sökordets och kolumnerna för kolumnerna för månadsvisa sökvolymer.
Du kan ta bort de kolumner du inte behöver genom att klicka på kolumnrubriken tills hela kolumnen är skuggad. Välj nu Radera från Redigera menyn (i Excel) eller Ta bort kolumn från redigeringsmenyn (i Google Drive).
Återigen, kolla var du kommer att importera data för alla krav (se avsnitt 3 användarfall nedan).
Om din CSV-fil innehåller data, välj kolumnen med datum.
I Excel väljer du Celler… från Formatera meny. Välj nu siffra från menyn översta raden och Datum från vänster sida menyn. Välj den datummeny som motsvarar importkraven eller välj den mest läsbara versionen för dig och din klient, om du bara importerar data till egna kalkylblad.
I Google Drive väljer du kolumnen och klickar på knappen som läser 123 i verktygsfältet. Välj ett datumformat från listan, eller välj fler format för att se en extra meny med datumformatalternativ.
Om din CSV-fil kräver tider som ska inkluderas med datumen, se till att de är i rätt format (hh: mm eller hh: mm: ss).
Om din CSV-fil kräver datum och tider för att vara i separata kolumner, kopiera hela kolumnen, formatera sedan den första kolumnen för att vara endast datumformat och den andra kolumnen ska bara formateras. Resten av data kommer automatiskt att tas bort.
Alla kolumner med numeriska data formateras bäst genom att ta bort tusen separatorer så att siffror visas som 23000 till exempel och inte 23.000.
I Excel väljer du kolumnen och väljer igen Celler… från menyn Format. Välja siffra från den horisontella menyn, och siffra från läget menyn. Se till Använd 1000 separator är avmarkerad.
Google Drive insisterar på att du använder tusen separatorer. Detta påverkar inte din CSV-import, men kan vara förvirrande om dina kunder är europeiska. Klicka på kolumnen för att markera den, välj Formatera menyalternativ och klicka på siffra, välj sedan Vanligt.
Kontrollera listan över data du behöver som du skapade i steg 9. Lägg till kolumner i kalkylbladet för var och en av dem. Vissa onlineverktyg kräver också att data beställs på ett visst sätt (till exempel kan schemaläggning tweets kräva en specifik order för din CSV-fildata). Om så är fallet flyttar du kolumnerna nu för att matcha den föredragna importordern där du ska skicka data.
Se till att kolumnrubrikerna är en exakt matchning för vad din importdestination förväntar sig. Använd inte inverterade komma på detta stadium för rubriker eller textdata i dina kolumner.
I vissa fall, till exempel att rengöra sökordsdata, kanske du inte letar efter att lägga till den i någon annan destinationskälla än en innehållskalender. Spara en kopia av kalkylbladet som en backupfil och välj sedan de kolumner som du vill flytta till din innehållskalender. Kopiera dessa kolumner nu och klistra in dem i deras målkalkylblad.
Om slutdestinationen för din rengjorda data är att lägga till den till ett annat program, är du nu redo att spara det här kalkylbladet som en CSV-fil så att du kan importera den till en onlineapp eller webbverktyg.
Upprepa avsnitt 1 Skapa en CSV-fil från ett kalkylblad igen.
I många fall måste du flytta dina data till en annan onlineapp eller webbverktyg för att slutföra ditt arbete.
För att dina data ska kunna läsas av appen lägger du till den, kontrollera eventuella krav på vilka kolumner och data som behöver ingå.
Leta efter ett menyalternativ som "Konto", "Inställningar" eller "Data" och granska importdatainformationen. Alternativt kan du kontrollera hjälpavsnittet i app / webbverktyget. Leta efter vilka kolumnrubriker du behöver använda och det önskade formatet för varje kolumn med data. Om du till exempel lägger till data i en Google Kalender behöver du kolumner för startdatum, starttid, slutdatum, sluttid, ämne och (som ett alternativ) plats.
Å andra sidan, om du importerade data på ditt projektarbete till en tidspårningsapplikation som Toggl, vill de ha en kolumn för Starttid, men istället för Sluttid måste du ha en kolumn för Task Duration, där du anger hur mycket tid spenderades på uppgiften i stället för att det är sluttid.
Varje onlineapp och webbverktyg kan vara lite annorlunda, så att kunna städa data i CSV-filer innebär att bekanta sig med användardokumentation och webbguider för att importera data.
Vilka är dina aktuella datainbehov? Har du använt CSV-formaterade filer för att flytta viktiga data för ditt företag från en ansökan till en annan? Låt oss veta om dina dataprojekt i kommentarerna nedan.
Accentsconagua