Share
Som kreativa frilansare kan det vara lätt att glömma att vi driver ett företag. Vi kan bli så vana vid att skapa det perfekta video-, fotoshoot- eller grafiska designprojektet som vi glömmer att ta betalning och leva.
En av de detaljer du kanske inte tycker nog om är fakturering. En faktura är ett dokument som du skickar till dina kunder som en formell betalningsansökan. Det ger korrekt dokumentation och pappersarbete för att meddela dem att betalning för ditt hårda arbete beror.
En välgjord faktura ger verkligen en touch av professionalism för kunderna. Du behöver inte vara ett stort företag eller en byrå för att skapa en professionell faktura, och jag ska visa dig hur i den här handledningen.
Trots att kalkylblad ofta används av finansiella proffs och revisorer är de användbara för praktiskt taget alla publik. Du kan enkelt göra beräkningar och förbereda fakturan med hjälp av en app som Microsoft excel.
Flexibiliteten i kalkylblad gör dem väl lämpade för olika användningsområden. Så här kan du använda arbetsboken som din all-in-one-faktureringslösning:
Över tiden bygger du en omfattande Excel-arbetsbok där du kan övervaka din företags faktureringsstatus. Kalkylblad som här är mycket praktiska när du granskar prestanda för ditt företag.
I denna handledning kommer jag att ta dig igenom med Excel för fakturering. Vi använder en förkonstruerad mall för det snabbaste sättet att fakturera en klient professionellt.
I skärmbilden nedan kommer jag att gå igenom dig med en Excel-mall för att snabbt skapa en attraktiv faktura. Vi använder en mall från Envato Elements för att skapa en faktura i Excel och sedan spara den som PDF för leverans till kunder.
Läs vidare om du vill veta mer om bästa praxis för fakturering och de verktyg du kan använda för att spara tid.
Tidigare i 2017 lanserade Envato en helt ny tjänst som snabbt hittade sig in i min kreativa verktygslåda. Envato Elements är en all-you-can-download-tjänst för en fast ränta.
Jag använder ofta element för grafik, lagerfoton, presentationer och mer. Men jag är alltid imponerad när jag hittar filer från mindre kategorier som Excel-projektfiler. Element har många typer av fakturamallar, inklusive de som fungerar direkt inuti Microsoft Excel.
I denna handledning ska vi gå igenom Excel Faktura-projektet för att skapa en faktura precis inuti Microsoft Excel.
Vi använder det lämpliga namnet Excel Faktura-projektet av GraphicArtist för att snabbt skapa en faktura med endast Microsoft Excel.Om du kör ditt eget företag har du ingen brist på att-dos. En faktura bör spegla ditt varumärke och företag, men det betyder inte att du har tid att designa en faktura från början.
Det är därför som använder mallar från Elements meningsfullt. Du kan frigöra mer tid att jobba på ditt företag och med dina kunder genom att outsourca designarbete för fakturor. I stället för att bygga en faktura från en tom skiffer, är det bästa av båda världarna att börja med ett Envato Elements-projekt och byta i din egen logotyp och kontaktuppgifter.
Låt oss lära oss hur du anpassar denna mall för vår egen verksamhet.
När du har laddat ner Excel Faktura-projektet, fortsätt och öppna zip-filen. Du kommer märka att det innehåller sex olika färgscheman för att komma igång. Jag skulle rekommendera att välja färgschema som ligger närmast din egen märkesfärg som utgångspunkt.
Innan vi lägger till innehåll på fakturan, låt oss lära oss hur du anpassar den förlagda fakturafilen.
Fakturaprojektet har en inbyggd platshållarlogo, och det är enkelt att ersätta din egen på plats.
Börja först genom att helt enkelt klicka på platshållarens logotyp. Tryck sedan på Radera tangent på tangentbordet för att ta bort det.
Jag har tappat min egen genomskinliga PNG-logotyp i öppna lådan.Låt oss nu lägga till vår egen logotyp. Gå till Föra in fliken och välj Bilder, Bläddra sedan till din egen logotypfil som lagras på din dator. Det är perfekt om din logotyp är en genomskinlig PNG så att du inte ser några gränser eller bakgrund när du lägger till den.
Framför allt är det viktigt att uppdatera kontaktuppgifter för både dig och din klient. Börja med att bläddra till toppen av Excel-faktura mallen och lägg till dina egna kontaktuppgifter, inklusive e-post, telefonnummer och adress.
Dessa uppgifter är viktiga eftersom din faktura kan landa på skrivbordet hos en betalningsansvarig anställd, eller någon annan som inte känner till arbetet. Gör det enkelt för dem att kontakta dig för att undvika förseningar vid mottagande av betalning.
Se till att du uppdaterar båda kontaktsektionerna så att din klient snabbt kan kontakta dig med några frågor.Se till att du också lägger till klientens uppgifter i Fakturautgåva till sektion. Lägg till sin logotyp för bonuspoäng!
Slutligen finns platshållare för sociala medier på botten av fakturan. I mitt fall tar jag bara bort dessa länkar.
Härifrån, fortsätt att anpassa element i mallen. För mig tog jag bort de sociala länkarna, signaturbilden och flera andra platshållare för ett renare utseende. Var och en av objekten kan redigeras normalt som alla andra objekt i Excel.
Skapa en kopia av Excel-faktura mallen så att du alltid kan hoppa tillbaka till en konsekvent utgångspunkt.Vid denna tidpunkt rekommenderar jag starkt följande:
Tryck ok för att skapa en kopia av den design som vi anpassar. Eftersom du har mallen låst in kan du alltid skapa flera kopior och hoppa tillbaka till en ren startpunkt.
Nu har vi behärskat utseendet på vår faktura. Det är dags att lägga till raderna med belopp som vi fakturerar. Det här är lätt att göra, men jag vill påpeka några funktioner som jag älskar om den här mallen.
Först och främst bör varje rad på fakturan beskriva det arbete du levererar. Om du säljer objekt som är prissatta baserat på kvantitet, kan du helt enkelt ange artikelnumret och enhetskostnaden och arket beräknar automatiskt Total.
Använd enhetspris och kvantitet för att automatiskt beräkna en radobjekt.Använd varje rad för en annan del av leveransen. Att hålla ett antal rader kommer att hjälpa din kund att förstå fakturan och minska eventuella frågor som kan uppstå.
Slutligen märker att fakturan automatiskt kan lägga till en skattesats efter behov. Ta bara bort den här cellen och dölj raden om du inte tillämpar skatt.
Slutligen finns det en ruta som heter Förskottsbetalning. Använd den här cellen om din kund sätter in en insättning och krediteras mot fakturan.
Använd skattcellen för att automatiskt lägga till den baserat på en kurs och minska det totala beloppet med förskottsbetalning.Som jag nämnde tidigare är en ide för att skapa din arbetsbok att lägga alla projektdetaljer på en flik i arbetsboken och länka sedan fakturabladet till det. Kolla in handledningen nedan för en guide om att länka arken upp.
När du har lagt till alla dina egna detaljer i Excel-fakturan, vill du exportera den till din klient. Det är en bra idé att "platta" Excel-filen och spara den som en PDF istället. Du vill inte att klienten ska se alla underliggande detaljer, formler eller redigera den ursprungliga arbetsboken.
Börja med att markera den del av fakturan du vill skriva ut. I vårt fall är det helt enkelt hela fakturan.
Gå nu till Arkiv> Exportera> Skapa PDF / XPS-dokument möjlighet att förbereda sig för att exportera den färdiga fakturan.
I popup-fönstret väljer du var du vill spara den färdiga fakturan och klickar sedan på alternativ. Ändra alternativet till Urval så att vi bara sparar den del av fakturan som vi markerade. Tryck Ok, och klicka sedan på Publicera.
På bara några minuter har vi skapat en professionell PDF-version av fakturan med bara Microsoft Excel.Nu har du en färdig PDF av din faktura. Det är redo att arkivera för egna poster och dela med din klient.
Nu när du har skapat en PDF på din faktura är det dags att skicka det till en klient. Vilka är de bästa metoderna när det gäller att leverera en faktura?
Framför allt: Det är viktigt att du redan diskuterat betalningsvillkor i början av ditt kundrelation. De flesta kunder kommer att kunna betala med ett kredit- eller betalkort, men det kan bli komplicerat om du arbetar med kunder utanför ditt eget land, till exempel.
Tjänster som PayPal eller QuickBooks är byggda för att utfärda fakturor elektroniskt och ta betalt för kunder. Du kan bifoga PDF-fakturan som vi skapade i den här handledningen när du fakturerar fakturan elektroniskt. Se till att du också behåller kopior av PDF-dokumentet för dina egna behov, eftersom det kan vara relevant under en revision eller skatttid.
I min egen frilansaffär utfärdar jag fakturor som kunder kan betala med kredit- eller betalkort. Det är en liten avgift, men det pales i jämförelse med att hantera kontroller eller andra betalningssätt.
För att lära dig mer om fakturering och bästa praxis för att leverera dem till kunder, kolla in Andrew Blackmans omfattande handledning nedan.
Bara för att en faktura är ett finansiellt dokument betyder det inte att vi inte kan lägga till en touch av designen till den. Kunder sluter vår professionalism varje gång de interagerar med oss, och fakturering är inget undantag. En professionell faktura innehåller bästa utformningspraxis och gör betalningsinformation tydlig för en kund.
Om du vill veta mer om fakturering och hur du får betalt i tid, kolla in de stora artiklarna nedan. Du får veta mer om att skapa professionella och försvarbara fakturor som skyddar dina affärsintressen.
Användar du Excel för fakturering? Dela dina svar i kommentarerna nedan.
Accentsconagua