Share
Du kanske inte tänker på Microsoft PowerPoint som ett projekthanteringsverktyg, men det finns en anledning att det hela tiden används för projektuppdateringar och projektgrupper. Lättanvänd och flexibilitet i PowerPoint gör det till grund för alla projektledare.
När det gäller att hantera projekt behöver du verktyg för att göra dem hanterbara. Det inkluderar processchema för att hjälpa ditt team att samarbeta effektivt. Projektledare ofta vänder sig till Gantt-diagram för att visualisera projektets delar.
I denna handledning lär du dig hur du skapar ett Gantt-diagram i PowerPoint. Du lär dig att använda en imponerande mall för att skapa ett Gantt-diagram som garanterar att varje medlem i ditt projektteam vet hur deras del i projektet passar in i den större bilden. Låt oss dyka in!
Innan vi dyker in i hur man skapar ett Gantt-diagram, vill jag informera om en annan stor resurs. Vi har ett bra komplement till denna handledning. Ladda ner vår GRATIS eBook: Den kompletta guiden till att göra stora presentationer. Missa inte den här stora resursen!
Tänk dig att du bygger något som kräver samarbete med andra. Det kan vara en hemsida, en ny produktlansering eller till och med starta ditt eget företag. Oavsett vad du börjar finns det alltid många rörliga delar för att få allt att komma ihop.
Det försenar dig definitivt om du bara väntar på en uppgift att slutföra för att starta en annan. Att arbeta på flera uppgifter samtidigt, så att du inte slår på att stoppa flaskhalsar är avgörande för att hålla ett projekt i tid och på spår.
I det här Gantt-diagrammet kan du se att varje uppgift anges med en separat horisontell linje som sträcker sig över en viss tidsperiod.Det är där Gantt-diagram komma i spel. Gantt-diagrammen hjälper dig att förstå inte bara lista av uppgifter som behöver bli gjort, men sekvensen och relationen mellan dessa uppgifter. I själva verket kommer det att leda ett projekt av vilken storlek som helst som kommer att jonglera de flera uppgifterna.
Som du kan se i skärmbilden ovan är den definierande funktionen i ett Gantt-diagram att de visar flera uppgifter som körs samtidigt. Du kan tilldela de olika linjerna till olika medlemmar i ett lag så att alla kan arbeta på sin del av projektet utan att stöta på flaskhalsar.
Intressant nog, Gantt-diagrammen användes först framträdande medan Hoover Dam byggdes. Med så många människor som arbetar med projektet och så många steg som behövs för att avsluta, var Gantt-diagrammen avgörande. Oavsett om du arbetar på något själv eller med ett team, hjälper Gantt-diagrammen att hålla allt balanserat och samarbetande.
Här är ett annat exempel på ett Gantt-diagram som ingår i Gantt-mallen från Elements.Projektledning finns för att ge sanitet till genomförandet av stora idéer. Medan små uppgifter inte kräver system behöver du ett sätt att organisera och strategisera ditt nästa stora projekt.
Även om du inte bygger ett större byggprojekt, ser du exempel i den här handledningen om hur användbara Gantt-diagram i PowerPoint. Och ännu viktigare, du lär dig hur du bygger Gantt-diagram i PowerPoint så att du inte behöver lära dig ännu en bit av projekthanteringsprogram.
Om du letar efter andra illustrativa sätt att visa upp data och process kan det vara dags att lära dig lite om infographics. Tack vare det breda biblioteket med mallar på Envato Elements kan du bygga fantastisk grafik i PowerPoint som du kan se i rundan nedan:
När du känner till den grundläggande formfaktorn för ett Gantt-diagram, är det möjligt att skapa dem i Microsoft PowerPoint med hjälp av former och textrutor. Men det är tidskrävande, och resultatet är inte så flexibelt som det kan vara.
Det är möjligt att ungefär skapa ett Gantt-diagram med SmartArt i PowerPoint, men det ligger långt ifrån den bästa metoden. Det ideala sättet att skapa ett Gantt-diagram i PowerPoint är att börja med en förlagad mall som du kan ta tag i från Envato Elements.
I stället för att uppdatera och justera dessa linjer och former kontinuerligt, kan du använda PowerPoint-mallar från element som är specifikt utformade med Gantt-diagram som du bara behöver lägga till egna detaljer till.
Envato Elements är en fantastisk all-you-can-download-tjänst som innehåller alla presentationsmallar som du ser i den här skärmdumpen (och så mycket mer.)Om du inte har haft chans att kolla in Envato Elements är det en all-you-can-download-tjänst som alla kreatörer borde ha i deras arsenal. Särskilt för presentationer finns det så många tillgångar och filer som du kan dra nytta av och spara massor av pengar genom att använda.
För en gemensam månatlig avgift får du tillgång till alla följande:
Det finns gott om mer som hemsidor och video, men dessa tillgångar är mycket användbara om du ofta förbereder presentationer.
I denna handledning kommer vi att använda den lämpligt namngivna Gantt Chart PowerPoint-mallen från Envato Elements. Denna fantastiska mall har 19 olika stilar och mönster, men var och en av dem belyser användbarheten och användbarheten av Gantt-diagrammet.
Som du kan se på skärmdumpen nedan kan Gantt-kartor ta på sig en mängd olika stilar och mönster som du kan välja bland som en del av den medföljande mallen.
Det finns alla bilddesigner som ingår i Gantt-kartmallen som är tillgänglig via Envato Elements.Ytterligare en anteckning innan vi hoppar in med den här mallen för ett Gantt-diagram: du kan också fånga premium Gantt PowerPoint-mallar från GraphicRiver. Alla dessa mallar innehåller egna utgåvor av Gantt-stilen, men alla delar gemensamt den enkla användningen och anpassningen.
För andra typer av presentationer, missa inte på Envato Markets mest sålda presentationsmallar.
I det här avsnittet av handledningen ska vi gå igenom PowerPoint för att bygga ett Gantt-diagram. Vi tar den mall jag just visade dig och anpassade den för att skapa ett projektschema för vårt eget scenario.
Jag ska skapa ett fiktivt exempel på en ny produkt att starta för den här artikeln. Vi bygger ut en Gantt som går igenom varje steg i ett projekt.
Med så många bilddesigner att välja mellan, låt oss börja med att välja en bild som ska användas för ett exempel Gantt-diagram.
För vår genomgång, kommer jag att använda slide design 6, "Gantt Chart - 1 month", till exempel. De främsta anledningarna till att jag föredrar den här bilden är:
Gantt-diagrammet på bild 6 är perfekt för ett exempel på ett Gantt-diagram i PowerPoint.Nu när vi valt valt design, låt oss gå vidare till nästa steg för att fortsätta bygga upp Gantt-diagrammet.
Innan du börjar flytta runt alla linjerna på Gantt-diagrammet och försöka uppskatta hur mycket tid varje uppgift ska ta, börja med att ta reda på alla funktioner som behövs för att slutföra projektet.
Det bästa andra steget är att fokusera på att lägga till alla nyckeluppgifter i projektet på vänster sida av Gantt-diagrammet.Vid denna punkt, oroa dig inte om att klara upp uppgifterna på Gantt. Se bara till att du har tagit alla nyckeldatum.
Förresten är det viktigt att notera att ett Gantt-diagram troligen inte är det endast verktyg du använder när du planerar och koordinerar ett projekt. Därför behöver du inte lista alla detaljer längs vänster sida av diagrammet. Håll den hög nivå och fäst de viktiga uppgifterna på ett projekt, men inte den detaljerade detaljerna.
Nu är det dags att börja ompositionera linjerna på Gantt-diagrammet så att de följer det schema du har ställt för projektet.
I det här steget har jag justerat staplarna på diagrammet för att matcha de beräknade slutdatumen för veckorna i månaden.I det här steget dra och släpper du bara raderna på Gantt-diagrammet för att matcha kalenderdatumet längst upp i diagrammet. Observera att det finns separata veckor och dagar på mallen vi valde. Du vill att raderna bredvid projektbeskrivningen ska stämma överens med den månad som uppgiften ska fyllas i.
Därför kan du också behöva justera linjens storlek beroende på hur lång tid en uppgift kommer att ta för att slutföra. Du kan alltid ta tag i kanten av en rektangel för att ändra storlek på den så att den matchar hur lång tid en uppgift tar, storleken på antalet dagar längst upp i diagrammet.
Nu när vi har satt upp alla uppgifter i ett Gantt-diagram, är det dags att tilldela dem till lag eller specifika medlemmar i ett lag. Mitt föredragna tillvägagångssätt här är att använda nyckeln längst ner för att tilldela uppgifter till ett lag eller individ, var och en av dem upptar en separat färg.
Nu har jag helt enkelt lagt till lagnamnen (en per färg) till nyckeln under Gantt-diagrammet för att se vilket lag som ska arbeta för varje uppgift vid en viss tidpunkt.Kom ihåg att om du behöver omfördela uppgifter kan du klicka på en av raderna och välja en ny formfärg på bandet längst upp i PowerPoint. Ändra detta eller nyckeln längst ner i diagrammet för att visa vem som är på punkt för en uppgift vid en viss tidpunkt.
Viktigare är att detta blir ditt dokument som du kan använda för att övervaka projektets framsteg. Använd det här diagrammet för att hålla koll på vem som verkligen leder ledningen på ett visst ögonblick.
Vi har gått igenom ett exempel på att bygga ett Gantt-diagram, men kom ihåg att det finns många andra stilar och mönster som ingår i Gantt-mallen. Var och en av de 19 glidkonstruktionerna är en annan inställning till Gantt-diagrammet.
I denna handledning lärde du dig mer om kraften i Gantt-diagrammen och hur du kan använda dem för att hantera ett projekt. Ännu viktigare är att du kan se hur enkelt det är att bygga en i en app som PowerPoint när du börjar med en förlagad mall.
Om du fortfarande vill lära dig mer om att utforma en bra PowerPoint-presentation, rekommenderar jag alltid att du börjar med vår bästa resurs, den ultimata guiden till den bästa PPT.
Vill du veta mer? Läs mer om att skapa Gantt-diagram i andra program och andra diagram som du kan bygga i PowerPoint, i uppräkningen av artiklar nedan.
Har du någonsin använt ett Gantt-diagram? Hur utnyttjar du dem för att se till att ett projekt stannar på rätt spår och i tid? Låt mig veta i kommentarfältet nedan om du har ett favorittips att dela med dig.
Vår presentation eBook kommer att gå igenom hela presentationsprocessen. Lär dig hur du skriver din presentation, utformar den som ett proffs och förbereder det för att presentera kraftfullt. Ladda ner vår nya eBook: Den kompletta guiden till att göra stora presentationer. Den är gratis tillgänglig med abonnemang på Tuts + Business Newsletter.
Om du behöver ett Gantt-diagram för din presentation är en mall ett bra ställe att börja. Du kan hitta några bra Gantt-diagram på Envato Elements eller GraphicRiver. Varför inte ladda ner en idag?
Accentsconagua