Share
Känner du dig överväldigad på jobbet?
Om svaret är ja, oroa dig inte: du är inte ensam. Två tredjedelar av anställda säger att de är överväldigade, enligt en nyligen genomförd Deloitte-undersökning av 2500 organisationer i 90 länder.
För företagare och företagare är det ofta ett ännu allvarligare problem. Det är ditt personliga ansvar att trots allt se till att företaget lyckas. Du har förmodligen mycket av dina egna pengar på linjen, och du kommer få en mycket större andel i framgången om företaget lyckas, eller smärtan om den misslyckas.
Resultatet är ofta att företagare tar på sig för mycket arbete. En undersökning av eVoice konstaterade att "att utföra flera roller inom organisationen var den första utmaningen mot entreprenörer". Faktum är att 44% av företagarna rapporterade att ha fem eller flera hattar i sin verksamhet när som helst.
Svaret är att delegera mer effektivt, så att du kan spendera mindre tid på minutiae och mer tid på strategiska beslut. Men det är inte alltid så lätt som det låter. Du kan behöva anställa extra personal, vilket innebär mer kostnad. Och om du inte gör det rätt kan du sluta skapa problem för dig själv och ditt företag. Det finns några viktiga uppgifter, till exempel att du bara borde inte delegera.
Så i denna handledning visar jag dig hur du kan bestämma vilka uppgifter som ska delegeras till din personal eller till utomstående entreprenörer, och vad du ska behålla kontrollen över dig själv. I slutet kommer du att ha en lista över uppgifter du kan delegera säkert och en förståelse för hur du gör det effektivt.
Börja med ett tomt pappersark. Glöm alla saker du redan gör, och tänk på den perfekta mixen. Om du kan börja om och göra saker rätt, hur skulle du spendera din tid? Oroa dig inte om hur praktiskt du kan uppnå detta för nu. Skriv bara ned det idealiska läget.
Håll dig till stora kategorier för nu, i stället för enskilda uppgifter. I en genomsnittlig vecka (eller månad eller vilken period som är meningsfullt för dig), hur mycket tid skulle du helst fördela till varje aktivitet?
Om du till exempel kör ett litet mjukvaruföretag kan din mix se ut så här:
Upptäck dina egna kategorier, och fokusera på de viktigaste sakerna du kan göra för att flytta ditt företag framåt.
När du har din idealstatus definierad är det dags att se hur verkligheten matchar. Du kanske redan tror att du har en bra idé, men du kan bli förvånad när du börjar spåra dessa timmar och minuter i detalj.
I en vecka spåra hur du spenderar din tid. Det finns gott om tidspåverkande appar och programvaror där ute för att hjälpa dig, och många av dem är gratis, åtminstone på grundnivå. Toggl och Harvest är ett par populära alternativ. Du kan också använda ett enkelt kalkylblad eller penna och papper om du föredrar det.
Varje gång du börjar en ny uppgift, spela in den med din valda metod och notera sedan slutdatumet. Det kan tyckas som mycket arbete, men kom ihåg att det bara är en vecka. Tanken är att få en tydlig bild av var saker står just nu, så att du kan börja övergå till din idealiska tillstånd.
Du kan till exempel finna att din faktiska tid spenderas på olika uppgifter och att det ser ut så här:
Inte bra. Du spenderar mestadels tid på uppgifter som inte flyttar ditt företag framåt och inte hittar tid för viktiga saker som planering, strategi och pitching för ny verksamhet.
Hur kan du flytta från verkligheten till det idealiska tillståndet? Vi täcker det nästa.
Du borde nu ha två listor: ett ideal och en som återspeglar verkligheten. Jämför de två listorna mot varandra och gör en plan om vad du ska skära på och vad ska du lägga större vikt på. Börja sedan välja enskilda uppgifter och personer att delegera dem till.
Vilken typ av saker ska du delegera?
Vissa saker är uppenbara kandidater för delegering. Rutinmässiga administrativa uppgifter, till exempel, tar klart ditt företag inte framåt och kräver inte din uppmärksamhet. De är viktiga, men du kan enkelt delegera de flesta av dem till andra personer i företaget.
Om du inte har tillgänglig personal, eller om pengar är tätt, överväga att använda virtuella assistenter. Du får mer flexibilitet på det sättet och kan få dina uppgifter gjort till lägre kostnad än om du hade anställt en heltidsanställd. Kvaliteten på webbplatser som Elance och Upwork är ganska variabel, men det finns gott om kvalificerade människor där ute. Du kan också skriva in online-jobforum, eller prova en webbplats som Zirtual, som specialiserar sig på att tillhandahålla företag med amerikanskbaserade, universitetsutbildade virtuella assistenter.
En gemensam uppgift som äter mycket affärsföretagets tid kontrollerar och godkänner saker som andra anställda redan har gjort.
Om du har anställt bra människor, behöver du inte titta över axlarna hela tiden. Lita på dina säljare att kommunicera med viktiga kunder och framtidsutsikter, till exempel, och din marknadsförare för att hantera bloggen och sociala medier. Om en uppgift faller in i någon annans kompetensområde borde du inte bli involverad om inte det finns en verkligt ovanlig, kritisk situation som kan få bredare konsekvenser. I annat fall släppa bort behovet av att godkänna varje beslut.
Att driva ett företag innebär många uppgifter som förmodligen inte är dina kärnstyrkor. Outsource eller delegera så många av dem som möjligt.
Som vi såg i vår senaste handledning om bokföringsunderlag, har många småföretagare helt enkelt inte någon expertis eller intresse att göra ett bra jobb med att hantera sina konton. Du kan lära dig väsentliga saker (och handledningen hjälper dig med det), men om det inte bara är din styrka, kan du anställa en bokhållare och / eller en revisor för att ta hand om den dagliga hanteringen av kontona, så att du behöver bara ta en mer hög nivå vy.
På samma sätt, om du inte är särskilt teknisk, försök inte att designa och driva din egen webbplats själv. Anställningshjälp är självklart en kostnad, men lägger till hela tiden du sparar, och ofta kommer du framåt.
I vårt exempel ovan tillbringade mjukvaruföretaget VD 30% av sin tid att fixa fel i koden. Om hon startade ett mjukvaruföretag är det meningsfullt att kodning är något hon är bra på. Men är det en bra användning av hennes tid?
Förutsatt att hon har andra personer på personal som kan hantera det, är svaret tydligt "Nej". Som chef för företaget skulle hennes tid vara bättre spenderad på saker som planering och strategi, som beskrivs i del 1.
Men det som ofta kan hända är att människor hoppar in för att arbeta med saker de vet hur de ska göra. De vet att de borde delegera uppgifter på så sätt, men tänk, "Det är snabbare om jag bara gör det själv." Allt som gör är att äta upp tid och ta ansvar bort från personen du har anställt för att göra jobbet.
Bottom line: Även om det på kort sikt kan bli snabbare att göra det själv, är det på lång sikt bättre att hjälpa någon annan att lära sig hur man gör det.
Om du inte gör det rätt kan delegering faktiskt skapa mer arbete, eftersom du spenderar mer tid på att korrigera andras fel och rensa missförstånd än du har sparat. Faren är att du slutar tänka att det inte är värt det och ta uppgiften på dig själv igen. Så här är några riktlinjer för att göra det rätt.
Om du inte delegerar till rätt personer, kan du lida av vad den här Wall Street Journal-artikeln kallade "boomerang-effekten". Du delegerar massor av uppgifter, men hitta dem sedan direkt tillbaka till dig eftersom de personer du tilldelade dem inte kunde klara av dem.
För att undvika detta, se till att du hanterar dina resurser ordentligt. Om de personer du delegerar till är redan träda ihop med jobbet, kommer uppgiften inte att bli färdig - eller åtminstone blir det inte bra. Kontrollera sålunda deras arbetsbelastning, och hyr extra hjälp om det behövs. Och överväga styrkor och svagheter hos de personer du deltar i, för att se till att de är utrustade att göra vad du frågar dem.
Ett viktigt inslag i en framgångsrik delegation ger tydliga instruktioner. Tidstudiekonsulent Mark Ellwood föreslår att man börjar med att förtydliga det önskade resultatet och hur mycket beslutsfattande myndigheten ska ha. Förklara vilka resurser som finns och fråga om det finns något annat de behöver.
Ange sedan milstolpar längs vägen, och be om framdriftsrapporter för att se till att saker hålls på rätt spår. Var noga med att ge beröm och feedback när projektet fortskrider, och när det är framgångsrikt genomfört.
Även om du borde vara involverad och hjälpa den person du har delegerat till, hantera inte mikrohanteringen. Det besegrar syftet med delegationen. "Delegera målet, inte förfarandet", säger Ellwood. "Beskriv de önskade resultaten, inte metoden. Vad behöver man göra och när ska det vara klart? "
Efter det, lämna det till arbetstagaren för att uppnå dessa resultat. Du kan ha din egen arbetssätt, men delegationen handlar om att avstå från kontrollen över detaljerna. Så gå tillbaka och låt dem fortsätta med det.
Det finns några uppgifter som en företagsägare aldrig ska delegera till någon annan. Här är en sammanfattning av saker som du alltid bör hålla kontroll över dig själv, eller åtminstone övervaka mycket noga.
Som vi såg i del 3 kan den dagliga bokföringen säkert delegeras eller läggas ut. Men du borde alltid ha en tydlig bild av företagets ekonomiska hälsa och en prognos om hur sakerna ska gå över det närmaste året. Regelbundet övervaka din ekonomi och veta vilken stat de är i är något du helt enkelt inte kan delegera. Få hjälp med detaljerna, med alla medel, men var noga med att övervaka åtminstone högnivåerna. Här är några viktiga vinstmått att fokusera på, till exempel.
Ett företag lever eller dör av de personer som driver det. När ditt företag blir större kommer du förmodligen att delegera några anställningsuppgifter till en HR-chef. Men när det gäller nyckelpersoner är det bra att vara involverad. Steve Jobs brukade ta potentiella anställningar på Apple för långa promenader runt Palo Alto så att han kunde lära känna dem och se om de skulle passa bra. Mark Zuckerberg antog senare samma tillvägagångssätt på Facebook.
Så din kunddatabas blev bara hackad, vilket kan äventyra sina lösenord och ekonomiska data. Den senaste versionen av ditt flaggskeppsprogramvara är full av buggar. Din HR-chef stäms för sexuella trakasserier.
Det här är alla stora hot mot ditt företags rykte och behöver din fulla uppmärksamhet. Du kan delegera några enskilda uppgifter, till exempel att förbereda pressmeddelanden och hantera kundklagomål, men du måste vara mycket praktisk i hanteringen av krisen som helhet.
Kom bara ihåg att inte alla "kriser" är affärskritiska. Några saker som din personal kan hantera av sig själva. Men om det är ett allvarligt hot mot ditt företag, delegera inte: bli involverad.
I den här handledningen har du sett hur du identifierar uppgifter att delegera, och har några tips om hur du gör det effektivt. Nu är det dags att vidta åtgärder. Gör den listan från del 1 och visa hur du tycker att du ska spendera din tid och spåra din tid i en vecka. Jämför de två listorna och kom med en uppsättning uppgifter som du kan delegera, med hjälp av riktlinjerna från denna handledning.
Du kan aldrig nå din "idealiska stat" - det är alltid kompromisser som ska göras, och oväntade händelser kan spåra dig. Men med en liten planering och en väl genomtänkt delegation kan du frigöra värdefull tid i ditt schema, så att du kan spendera mer tid på saker som verkligen kommer att ta ditt företag framåt.
Grafisk kredit: Hierarki designad av Murali Krishna från Noun Project.
Accentsconagua