Share
Vi lever i en ålder av multitasking. Vi spenderar våra dagar nedsänkt i datorer, tabletter, telefoner och andra enheter som låter oss göra tio saker samtidigt, samtidigt som vi håller oss uppdaterade om de senaste nyheterna, sporten, e-postmeddelandena och tweets från hela världen.
Det finns bara ett problem: våra hjärnor är inte byggda för multitasking.
Det är inte min åsikt, förresten. Det är resultatet av otaliga studier, som jag ska gå in senare. Många människor tror De är bra på multitasking, men forskningen säger att det helt enkelt inte är sant. Vi blir mindre färdiga, och vi gör det mindre exakt och effektivt när vi försöker multitaska. Och de människor som tycker att de är bra på multitasking är faktiskt värst på det.
Så i denna handledning ser vi på ett bättre sätt att arbeta. Jag ska först gå igenom en del av forskningen om multitasking och produktivitet, och sedan visar jag dig hur du ställer in din dag för att bli mer gjort genom att skära av distraktionerna och fokusera på en sak i taget.
I denna multitaskings ålder är det inte lätt att avskräcka dig från nätet av distraheringar och uppnå mer konsekvent fokus. Att koppla loss helt och arbeta i klostret är opraktiskt för de flesta av oss, även om vi ville göra en sådan sak. Men det finns några praktiska saker du kan göra för att hjälpa dig att hålla dig på rätt sätt oftare och att slutföra varje dag med tillfredsställelse att du har de viktigaste sakerna gjort - en enskild uppgift i taget.
Som lovat börjar vi med en titt på den forskningen.
Det första att förstå är att strikt talat existerar inte multitasking. Forskare säger att även när vi tror att vi gör flera saker på en gång, fokuserar vi faktiskt bara på en sak i taget och växlar snabbt mellan dem.
"Att byta från uppgift till uppgift, tror du att du faktiskt uppmärksammar allt runt dig samtidigt. Men du är faktiskt inte, säger Earl Miller, Neuroscience Professor vid MIT, i en NPR-artikel. "Du uppmärksammar inte en eller två saker samtidigt, men växlar snabbt mellan dem."
Denna omställning har en kostnad, vad gäller tid, uppmärksamhet och effektivitet. En studie rapporterad i Journal of Experimental Psychology fann att eleverna var upp till 40% långsammare för att lösa komplicerade matematiska problem när de var tvungna att byta till andra uppgifter. Separat forskning från Psychiatry Institute vid University of London fann att multitasking med elektroniska medier minskar din IQ med 10 poäng.
Men kanske du tror att du är bra på multitasking. Kanske gör du det hela tiden, och anser det vara en av dina styrkor. Denna forskning gäller inte dig, gör det?
Tja, fundera över resultaten av detta experiment, där personer som ansåg sig vara bra på multitasking-så bra på att de ofta använde sina mobiltelefoner under körning-faktiskt gjorde lägre än andra människor på ett test av multitasking förmåga.
Detta är bara ett litet urval av den forskning som gjorts på multitasking, och det mesta pekar i samma riktning: multitasking fungerar bara inte. Som Stanford University Psychology professor Clifford Nass berättade NPR:
Forskningen är nästan enhällig, vilket är mycket sällsynt inom samhällsvetenskapen, och det står att människor som kroniskt multitaskar visar ett enormt utbud av underskott. De är i grunden hemskt för alla typer av kognitiva uppgifter, inklusive multitasking.
Så om multitasking är dålig för din produktivitet, borde vi bara sluta göra det, eller hur? Helst, ja, men om du någonsin har provat det, har du förmodligen insett att det inte är så lätt.
Oavsett om du arbetar på ett kontor eller driver ditt eget företag, måste du förmodligen jonglera massor av olika uppgifter under en viss dag, samt navigera i världen av närmast snabb kommunikation där vi bor. Du kan inte bara hänga upp ett "Upptagen" tecken och berätta för dina kunder att komma tillbaka nästa vecka.
Så att skapa en distraheringsfri arbetsmiljö där du kan fokusera på enskilda uppgifter för längre tar lite medveten ansträngning. Vi tittar på några användbara tekniker i detta och följande avsnitt.
Det börjar i början av varje arbetsdag. Innan du dyker upp i problemlösningsläge, ta några minuter och planera medvetet din dag. Det betyder inte att du skapar en tvättlista med uppgifter som ska slutföras. I stället fokusera på några viktiga mål, saker som är anpassade till dina långsiktiga affärsmål och hjälper dig att gå vidare.
Kom ihåg Pareto-principen, annars känd som 80/20-regeln: 80% av resultaten kommer från 20% av orsakerna. Eller i detta fall kommer 80% av din framgång från 20% av din insats. Vilka uppgifter utgör 20%? Försök att begränsa det till bara tre uppgifter som du verkligen behöver slutföra idag för att kunna överväga dagen som lyckats när du lägger dig.
Beräkna sedan den tid du behöver för att slutföra varje uppgift och blockera tiden i din kalender för att göra det. Tanken är att göra dessa block av tid distraheringsfri, så att du bara är "uppgift" vid dessa tillfällen och få dina viktigaste uppgifter utförda. Du kan använda de organisatoriska verktygen du väljer för att uppnå detta, men kom ihåg att webbaserade appar har sin egen potential för distraktion, så du kanske vill överväga en traditionell planerare.
OK, så du har en bra, tydlig bild av de viktigaste sakerna du behöver göra idag. Nu går du online, kolla din e-post och hitta en hel rad nya meddelanden som väntar på dig. När du är klar med att svara på alla dessa e-postmeddelanden har ett par timmar gått, och du har inte gjort några framsteg på något av de saker du just bestämt var viktiga.
Envato Unstock Photo.Vad är värre, du har tappat fokus och klarhet du hade första på morgonen. Du var noga med att göra lite forskning för att svara på några av e-postmeddelandena, så du har nu en hel massa apps och webbläsarflikar öppna och ditt huvud surrar med mycket irrelevant information.
Genom att starta din dag med e-post, låter du andra människor definiera hur du spenderar din tid. Kanske var några av dessa e-postmeddelanden verkligen brådskande, men troligtvis kunde de flesta ha väntat minst en timme eller två, om inte en annan dag eller två, utan att himlen faller in.
Så försök så här: Tillåt dig själv ett block av tid varje morgon för att arbeta med dina viktigaste uppgifter, innan du ens tittar på din e-postbrevlåda. Om denna idé gör dig obekväm kan du börja små: kanske låta dig vara en halvtimme.
Om du överlever detta email-free block of time utan att en skurk av arga klienter som marscherar på dig med facklor och pitchforks, överväg att förlänga det till 45 minuter, en timme, två timmar. Om du kan (gasp!) Överleva hela morgonen utan att kontrollera e-post, kommer din produktivitet att höjas. Det här kanske inte är möjligt, men hitta bara rätt balans för dig och ditt företag.
Okej, det finns mer dåliga nyheter för missbrukare. Forskare vid Microsoft och University of Illinois fann att när människor avbröts av e-post under dagen var det en enorm kostnad när det gällde förlorad tid och fokus.
För varje e-postavbrott spenderade folk nästan 10 minuter i genomsnitt att hantera e-postmeddelandet och ytterligare 10-15 minuter innan de återvände till fokuserad aktivitet på den avbrutna uppgiften. I många fall var förseningarna mycket längre: "Vi fann att 27% av uppdragssuspensionerna resulterade i mer än två timmar tills återupptagning."
Lektionen är tydlig: även om det är "bara en snabb e-post", tar det dig av vad du gjorde, och det kan ta lång tid att komma tillbaka på rätt spår. Så stäng av e-postmeddelanden när du arbetar med dina viktigaste dagliga uppgifter, och släck av de andra meddelanden som din dator eller telefon kan ställas in för att producera.
Kom ihåg att du har blockerat tid att arbeta på en enda uppgift, och du vet att du inte har några viktiga möten eller andra händelser under den här tiden. Den enda anmälan du behöver är en enkel timer för att meddela när din tilldelade tid är uppe och du kan gå vidare till din nästa uppgift eller händelse. Det ska inte finnas några andra små buzzes eller pip.
Förresten, om du är orolig för att du saknar ett nödsamtal från din make eller din barns skola, tillåter de flesta smartphones att du ställer dem tyst men tillåter fortfarande valda personer att komma i kontakt med dig.
Kärnan alternativet för att fokusera framgångsrikt på en enda uppgift är att koppla loss helt: ingen internet, ingen telefon. Bara du och den tomma sidan. Det finns inget som det.
Jag kan redan höra protesterna, och jag ska erkänna att många av dem är giltiga. För att slutföra en uppgift idag behöver vi ofta tillgång till internet för forskning, för att få tillgång till bilder och andra resurser att inkludera i vårt projekt eller en hel del andra saker.
Men behöver vi verkligen det hela tiden? Ibland, men ofta inte. Om det är möjligt, överväg att använda Internet under begränsade tidsperioder, för att utföra en viss uppgift och sedan slå av den igen.
Till exempel, för den här artikeln behövde jag göra en del forskning på nätet. Så började jag med att söka efter de artiklar och studier jag behövde, och öppna dem i en hel del nya flikar i min webbläsare. Här är en skärmdump av den röra jag var i (vid den tidpunkten kan du se att jag tittade upp om "multitasking" borde häftas).
Multitasking på sitt bästa. Men efter att ha öppnat alla dessa flikar, kopplades jag från internet och läste och gjorde anteckningar om vad jag hade hittat. För att faktiskt skriva denna handledning behövde jag inte vara online. Att vara online hade faktiskt resulterat i mer distraheringar, mer frestelse att klicka från sida till sida, efter tangenter och tangenter av tangenter tills jag var helt ojämn.
Nyckeln är att separera forskningen (en uppgift) från skrivandet (en annan uppgift). Den första uppgiften kräver internet; den andra gör det inte. Frågor kom upp när jag skrev, men jag gjorde helt enkelt en anteckning och kollade dem senare när jag kom tillbaka online. Samtidigt som jag skrev, blev jag fokuserad på uppgiften till hands.
Naturligtvis, om det här kommer att fungera för dig beror på vilken typ av arbete du gör. Att koppla bort långsiktigt är inte möjligt för många av oss idag. Men tänk på om du kunde göra utan internet, åtminstone under korta perioder. Om du ska göra det, kanske du vill byta till gymnasieskolor och kalendrar så att du har mer information att lämna utan att gå online.
Om du inte kan koppla bort, bör du överväga att åtminstone ta mindre steg som att använda appar för att blockera dina favorit distraherande webbplatser eller gå till skärmfokusläge på det program du arbetar för för att hjälpa dig att blockera allt annat.
Förutom att vara dålig vid multitasking kan hjärnan inte koncentrera sig på långa tidsintervall. Därför håller du uppmaningen att titta på sköna kattvideor på YouTube när du trycker på dig själv för att arbeta för timme efter timme för att möta en viktig tidsfrist. Det är bara din hjärna som säger att det behöver en paus.
Så när du blockerar den tiden för att arbeta med viktiga uppgifter, kom ihåg att schemalägga raster. Att ha en begränsad tid hjälper dig att hålla dig distraheringsfri, och pausen hjälper dig att ladda upp redo för nästa block.
En undersökning tyder på att den optimala balansen mellan arbete och paus är att arbeta i 52 minuter och ta en 17-minuters paus. Självklart behöver du inte hålla fast vid den exakta tidsskalaen; hitta en som fungerar för dig. Ett populärt system som följer en liknande princip är Pomodoro Technique, där du arbetar i block på 25 minuter, kallad "pomodoros", och tar fem minuters paus mellan. Denna handledning om Pomodoro-tekniken går in i mer detalj.
Om du följer de förslag som hittills givits, borde du kunna fullfölja dina viktigaste dagliga uppgifter i korta, fokuserade aktiviteter, utan distraktion. Det är ett stort framsteg för de flesta av oss.
Men självklart behöver du fortfarande kontrollera e-post, följa med sociala medier och alla andra saker som tenderar att distrahera oss. Om du inte tar hand om dem, kommer alla dessa obesvarade e-postmeddelanden sannolikt att ringa till dig ännu starkare, dra dig bort från andra aktiviteter.
Så det är bäst att hantera dem, men på ett koncentrerat, fokuserat sätt. I stället för att bryta sig bort från andra uppgifter för att svara på ett mail här och där, lägg till en halvtimme eller en timme i slutet av dagen för att blitza din inkorg. Istället för att du ska kunna skicka ett betänkande till Twitter när du ska skriva en rapport, schemalägger du korta tider - kanske en vid lunchtid och en annan på kvällen - för att uppdatera alla dina profiler och interagera med dina vänner och anhängare.
Även om du inte gör sociala medier kommer det alltid att finnas små dagliga uppgifter som, men inte din övergripande prioritering, fortfarande behöver bli gjort. Principen är densamma: håll dem innehålla. Få dem gjort, men först efter att du har avslutat dina tre viktigaste uppgifter för dagen. Du behöver betala räkningen, men du behöver inte avbryta ditt kreativa arbete för att göra det. Planera det för ett block av tid senare på dagen, och glöm det tills den tiden kommer.
I den här handledningen har du sett att multitasking är ett verkligt ineffektivt sätt att arbeta. Mycket bättre är att dela din dag i block av tid när du fokuserar på enskilda uppgifter. Du har sett att regelbundna raster är ett viktigt sätt att behålla det fokuset och att stänga av meddelanden, ignorera e-post och stanna offline under vissa perioder kan också hjälpa till.
Perfekt fokus hela dagen är ett ouppnåeligt mål för de flesta av oss. Men med de tekniker som beskrivs i den här handledningen borde du vara bättre rustad att hålla distraktion i bukt och åtminstone slutföra dina viktigaste uppgifter utan att behöva multitask.
Har du några andra föredragna tekniker för att undvika multitasking? Låt mig veta i kommentarerna.
Accentsconagua