Share
Excel och PowerPoint är bättre tillsammans. Excel är ett fantastiskt verktyg för att skapa, organisera och analysera data med. PowerPoint lyser när det är dags att presentera och dela ditt hårda arbete med en publik.
Vad händer när vi vill kombinera varje apps styrkor? När du är redo att ta dina data och diagram från Excel till PowerPoint finns det olika sätt att klistra in och länka dina data mellan dessa appar.
Du kanske vill hålla din PowerPoint-presentation kopplad till Excel så att om data ändras uppdateras diagrammet med den redigerade data inuti den.
I den här handledningen lär du dig hur du lägger in eller länkar en Excel-fil i PowerPoint. Du kan använda denna handledning för att lära dig att integrera Excel-diagram och diagram i en PowerPoint-presentation.
Vi har också en användbar komplimang till denna handledning. Snabbt ta tag i det innan du läser vidare. Ladda ner vår GRATIS eBook: Den fullständiga guiden för att göra bra presentationer, som hjälper dig att skriva, designa och leverera den perfekta presentationen.
I den här snabba tre minuters skärmbilden nedan visar jag hur du arbetar fram och tillbaka mellan Excel och PowerPoint. Du lär dig att inbädda Excel-filer i PowerPoint, länka dina data mellan de två appar och kan hålla dina data uppdaterade.
Läs vidare för att lära dig mer om olika metoder för att arbeta med data mellan Excel och PowerPoint.
Notera: I den här handledningen använder vi den mångsidiga Marketofy PowerPoint-mallen, som har bra diagram och infografiska funktioner. Du kan hitta mer professionella PPT-presentationsmallar på GraphicRiver eller i vår Ultimate Guide till de bästa Microsoft PowerPoint-mallarna.
Låt oss säga att vi har byggt ett snyggt diagram inuti Excel och vi är redo att ta över det till PowerPoint för en presentation. Vi kan avsluta styling diagrammet i PowerPoint, så du behöver inte oroa dig om du vill ändra färgerna eller etiketterna.
Det första steget är att klicka på ditt diagram inuti Excel och se till att det är valt. Då kan du trycka på kopia, antingen genom att trycka på Ctrl + C på ditt tangentbord eller genom att trycka på Kopia knappen på Excels band.
Välj ditt diagram i Excel, vilket kommer att sätta de här cirklarna runt kanten av diagrammet. Tryck sedan på kopia (Ctrl + C) eller kopiera på bandet för att placera diagrammet på ditt urklipp.Låt oss nu byta till PowerPoint. Hitta lite utrymme på en av dina bilder och tryck på antingen Ctrl + V på tangentbordet eller tryck på Klistra knappen på PowerPoints band. I skärmdumpen nedan kan du se att data och belopp är samma när de klistras in i PowerPoint.
Sätt in Excel-diagramfilen i PowerPoint.Observera att det tog över samma data i diagrammet som fanns i vår Excel-arbetsbok, men det formaterade automatiskt stilen för att matcha PowerPoint-presentationen. Det här är standardalternativen för att ta diagram från Excel till PowerPoint.
Detta är det mest grundläggande sättet att placera ett Excel-diagram i din PowerPoint-fil. Men som alltid finns det mer kraft dold bakom kulisserna i PowerPoint.
Kanske vill du klistra in ditt diagram som en bild som tittaren inte kan redigera. Eller kanske du vill länka ditt Excel-diagram till PowerPoint så att de uppdaterar data och blir synkroniserade.
När du tar diagram från Excel till PowerPoint har du verkligen två alternativ att göra:
Dessa alternativ är alla tillgängliga när du Högerklicka inne i PowerPoint med ett diagram på ditt urklipp.
Excel klistra in alternativ.Det finns faktiskt fem sätt att du kan ta data från Excel till PowerPoint, och var och en hanterar dina data lite annorlunda. För din referens, här är beskrivningarna av var och en av pastaalternativen i PowerPoint:
Jag tänker på de stora kategorierna som inbäddning, länkning, och klistra in som en bild. Låt oss lära oss om var och en av dessa kategorier.
De två första ikonerna (1 och 2) tillåter dig att bädda in data i PowerPoint-filen. Det betyder att PowerPoint lagrar data bakom scenerna i PowerPoint-filen.
När du klistra in filen och bädda in i arbetsboken separeras data från Excel-filen och lagras i PowerPoint-filen. Observera att om Excel-datuppdateringar, uppdateras inte PowerPoint-diagrammet automatiskt.
För att uppdatera data för ett inbäddat diagram, högerklicka på diagrammet och välj Redigera data.För att uppdatera data inuti en inbäddad Excel-fil kan du högerklicka på diagrammet och välja Redigera data från menyn. Detta öppnar ett inbäddat Excel-kalkylblad i PowerPoint-filen där du kan redigera data i diagrammet.
Redigering av data för ett inbäddat diagram öppnar ett Excel-fönster inuti PowerPoint. Ändra dessa data för att uppdatera diagrammet.Inbäddning av data har många fördelar; diagrammen i din presentation fungerar om du har tillgång till den ursprungliga Excel-filen. Embedding ökar dock storleken på din PowerPoint-fil.
Den stora nackdelen med att bädda in data är att den inte blir synkroniserad med Excel-filen som du gör analys och data granskning inuti. Om du går fram och tillbaka mellan de två appar, länkning kan vara ett bättre val.
Länkar data (ikoner 3 och 4)håller din PowerPoint och Excel-fil synkroniserad. Om du ändrar data för diagrammet i Excel kan du uppdatera det klistrade diagrammet i PowerPoint för att använda de senaste data.
När PowerPoint och Excel är båda öppna samtidigt kommer det att hända automatiskt för länkade data. Gör en ändring i Excel, och det länkade PowerPoint-diagrammet uppdateras i realtid.
Om du arbetar i Excel och PowerPoint vid olika tider, se till att träffa Uppdatera data på Diagramverktyg> Design fliken på PowerPoints band.
Länkade datauppdateringar i realtid om båda programmen är öppna, eller du kan väljase Uppdatera data med diagrammet valt för att uppdatera data som används i det länkade diagrammet.Koppling är utmärkt för att hålla datan kopplad så att du inte behöver fortsätta att bygga om dina diagram, när du flyttar från Excel till PowerPoint.
Men att länka dina data direkt till Excel är inte alltid det rätta valet. Nackdelen med att använda det länkade alternativet är dubbelt:
Om du fortfarande är lite fuzzy om att välja mellan inbäddning och länkning av data från Excel till PowerPoint, kolla in den officiella Microsoft-hjälpsidan för att se en jämförelse av de två.
Det sista alternativet att placera ett diagram i PowerPoint är att helt enkelt klistra in det diagram du byggde i Excel som en utplattad, ej redigerbar bild. När du klistrar in ett diagram som en bild visas stilar som Excel-versionen av diagrammet och kan inte längre redigeras inom PowerPoint.
Att lägga in ett Excel-diagram som en bild i PowerPoint behandlar diagrammet som en platt bild och tar bort eventuella redigeringsalternativ för data inuti det.Denna funktion är praktisk när du vill se till att data inte ändras eller ändras av mottagaren. Om du klistrar som en bild får du dock förlora eventuell förmåga att redigera eller ändra diagrammet.
Oavsett om du väljer att bädda in eller länka dina data, kan du välja hur du hanterar stilen på diagrammen när du flyttar från Excel till PowerPoint. Både "inbädda" och "länk" -alternativen har två val för hantering av styling.
Låt oss titta på skillnaden mellan "Använd destinationens tema" och "Håll källformatering." Dessa alternativ ändrar inte hur vi arbetar med data. Båda alternativen bäddar in dina data i PowerPoint-filen, men de do ändra utseendet på diagrammen.
I skärmdumpen nedan kan du se exempel på varje alternativ. Genom att använda Keep Source-formatering behölls diagrammet exakt detsamma som det visade sig i Excel. Använd destinationstema hjälper dina diagram blandas med resten av presentationen.
Överst: "Håll källa formatering" kommer att bära stilerna och formatera direkt från Excel medan "Använd destinationstema" matchar diagrammet till resten av PowerPoint-presentationen.När ett diagram har placerats i PowerPoint-filen kan du redigera och återställa presentationen. Tänk på denna pastaalternativ som utgångspunkt.
Att hålla dina PowerPoint-grafer kopplade till Excel-data är praktiskt. Med länkade data behöver du inte återskapa och formatera dina diagram varje gång de ursprungliga uppgifterna ändras. Inbäddad data ger dig möjlighet att redigera dina data direkt inuti presentationen.
Gräva till mer användbara Excel- och PowerPoint-handledning på Envato Tuts +:
Tänk på att det finns olika sätt att hantera dina data baserat på det klistra alternativet du använder. Det gäller hur du vill (eller inte vill) för att hålla dina data synkroniserade mellan Excel och PowerPoint.
Hur hanterar du data mellan Excel och PowerPoint? Låt mig veta i kommentarfältet hur du använder verktygen i samband.
Vi har den perfekta komplimangen till denna handledning, som kommer att leda dig genom hela presentationsprocessen. Lär dig hur du skriver din presentation, utformar den som ett proffs och förbereder det för att presentera kraftfullt.
Ladda ner vår nya eBook: Den kompletta guiden för att göra fantastiska presentationer. Den är gratis tillgänglig med abonnemang på Tuts + Business Newsletter.
Accentsconagua