Så här hittar du och tar bort dubbletter i Excel snabbt

Om du är en Microsoft Excel-användare har du sannolikt blivit ombedd att arbeta med rotiga data i ett kalkylblad tidigare. Dina data kan innehålla dubbla poster som upprepas. Du har verkligen inte tid att gå linje för rad i ett stort kalkylblad och manuellt hitta och ta bort dubbletterna.

Den goda nyheten är att Microsoft förväntade sig detta exakta behov i Excel. De Ta bort dubbletter funktionen hjälper dig att snabbt hitta och ta bort dubbla poster i kalkylbladet.

På bara några klick tog jag bort dubbla raderna i mitt kalkylblad med Excels Ta bort dupliceringsfunktionen.

I denna handledning lär jag dig att använda Ta bort dubbletter. Du lär dig att använda funktionen för att rensa ett kalkylblad med dubbla rader. Jag ska lära dig tips om hur du använder funktionen korrekt så att bara sanna dubbla rader tas bort.

För att följa med den här handledningen rekommenderar jag att du laddar ned exemplet kalkylblad. Du kan hitta den blåa Hämta bilagan länka till höger om den här handledningen eller hämta den kostnadsfria kalkylarkets arbetsbok här.

Kom igång med Ta bort dubbletter i Excel

Om du följer med exempel arbetsboken använder du fliken Kalkylblad med titeln Orderlista för denna del av handledningen.

Låt oss börja med ett enkelt exempel på hur du tar bort dubbletter i Excel. I kalkylbladet nedan kan du se att det finns flera rader som dupliceras. Vi måste ta bort de dubbla beställningarna för att göra ingredienslistan enklare.

Den här listan har flera exakta dubbletter som vi behöver ta bort.

1. Markera dina data

För att ta bort dubbletta rader är det första du bör göra markera dina data. Om ditt ark inte har data över ditt bord kan du markera hela kolumnerna längst upp i kalkylbladet. I det här fallet kommer jag att markera datatabellen för att ta bort dubbletter.

Jag har markerat raderna som innehåller mina data för att förbereda mig för att ta bort dubbletter.

2. Hitta Excel Remove Duplicates Feature

De Ta bort dubbletter funktionen lever på exklus band på Data flik. Specifikt hittar du Ta bort dubbletter funktion i Data Verktyg del av bandet. När du har hittat det, klicka bara på det för att starta guiden.

Funktionen Ta bort dubbletter finns på fliken Data i Excel-bandet, i avsnittet Dataverktyg.

3. Välj dina duplikatkriterier

När du klickar på alternativet Ta bort dubbletter kommer ett nytt fönster att dyka upp med några kryssrutor. Den här listan över alternativ frågar dig att definiera vilka fält som ska kontrolleras för duplikat. Standardbeteendet är att alla kontrolleras.

För vårt enkla exempel, gör inga ändringar i det här fönstret. Tryck på "OK" för att ta bort dubbletterna från vårt bord.

Efter att ha klickat på Ta bort dubbletter öppnar Excel ett nytt fönster med en lista med kryssrutor. gör inga ändringar för vårt enkla exempel.

4. Granska resultaten

När du trycker på OK kommer Excel att ta bort dubbletterna i tabellen och ge feedback om vad som togs bort. När du arbetar med ett dataset, uppmanar jag dig att granska resultaten. 

Syftet med att ta bort dubbletter är att radera de repetitiva raderna, men det kräver vård i hur du använder den. Du kan alltid ångra det sista steget om du använde det felaktigt.

Ta bort dubbletter ger feedback om hur många rader som har tagits bort och hur många rader som lämnades orörd.

Quick Remove Duplicates - Video Tutorial 

Kolla in skärmbilden nedan för ett genomgång om hur du använder Ta bort duplikat i Excel. Fortsätt läsa handledningen nedan för en skriftlig och djupgående guide till funktionen Ta bort dubbletter och några ytterligare tekniker för att hitta och ta bort dubbletter för att få ut det mesta av det.

 

Ta bort dubbletter på flera kriterier

Låt oss återvända till den till synes enkla menyn som dyka upp när vi markerade våra data. Listan i det här fönstret representerar var och en av kolumnerna i vårt Excel-kalkylblad. Du märker att varje kolumn i vårt Excel-tabell har en kryssruta bredvid den. 

Vad betyder den här menyn? I grunden frågar den här rutan hur exakt Excel ska vara när du tar bort dubbletter. Låt oss titta på ett exempel:

Exempel på Ta bort Duplikat på en faktor.

I skärmdumpen ovan började jag med att markera mina data i tabellen igen och lanserade Ta bort dubbletter funktion. Sedan avmarkerade jag alla rutor med undantag för "Kock" i fönstret Ta bort dubbletter. Resultatet visas i den nedre halvan av bilden. Observera att vårt bord har reducerats till bara tre rader, med varje kocks namn som visas en gång.

När vi lämnade bara "Kock" rutan kontrollerad, frågade vi Excel att bara kolla kocken för dubbletter. Första gången det såg en upprepad kocks namn, raderade den hela raden; Det spelade ingen roll att de andra kolumnerna skilde sig åt.

Ta hand om Excels borttagningsduplikat

Det är därför viktigt att vara försiktig när du använder funktionen "Ta bort dubbletter". Om du bara lämnar den för att ta bort en enda faktor, kan du av misstag ta bort data som du vill behålla.

Tips: De rutor du lämnar kontrolleras i fönstret Ta bort dubbletter är kombinationen Excel-kontroller för dubbletter. Lämna flera rutor markerade för exakt dubbelt borttagande.

Ofta är en enda kolumn med data inte tillräcklig för att döma Duplicates by. Om du behåller en webbutik och har en databas med kunder är chansen att du har mer än en "Mike Smith" till exempel i dina data. Du måste kolla flera kolumner - som kundnamn, plus kundens adress eller registreringsdatum för att kontrollera om duplikat.Det är just därför vi kontrollerar flera kolumner när du tar bort dubbletter.

Om du vill ha ett exakt sätt att ta bort dubbletter, lämna flera rutor (kolumner) markerade när du kör funktionen Ta bort dubbletter. Och förstås alltid dubbelkontrollera dina data efter att ha kört Ta bort duplikat.

När ska vara selektiv

Om du följer med exempel arbetsboken använder du fliken Kalkylblad med titeln Duplikat Skift för denna del av handledningen.

Du kanske undrar: finns det en situation där du skulle avmarkera några av lådorna? Absolut. Låt oss ta en titt på ett exempel.

I kalkylbladet nedan har jag anställningsskiftdata, och jag har av misstag laddat ner rapporten två olika gånger. Jag har varje anställds tid in och time out, plus en kolumn med datumet då jag hämtade rapporten. Två av varje rad existerar, med den enda unika faktorn som kolumn F, Rapporthämtningsdatum.

Jag måste ta bort dubbletter eftersom rapporten hämtades två gånger (se den sista kolumnen) men måste utesluta den sista kolumnen från min dubbla kontroll.

Låt oss tänka på det här: om jag kontrollerar Allt kolumner för dubbletter, kommer Excel inte hitta några duplikat. Men jag vill faktiskt ta bort dubbla anställningsskiftdata. Jag bryr mig inte riktigt om vilken dag jag hämtade rapporten, så jag måste utesluta kolumn F när du tar bort dubbletter.

Mina rader är nästan helt exakt desamma; kolumn F är den enda faktorn som skiljer sig åt och jag vill inte att Excel ska kontrollera det som en del av Ta bort duplikat. Om jag lämnar alla rutor markerade, kommer Excel inte att hitta eller ta bort några dupes.

Dessa rader är inte exakt dubbletter-de delar inte alla fält-men jag måste ta bort dubbletter baserat på kolumnerna A-E. 

För att göra detta markerar jag tabellen igen och kör Ta bort dubbletter igen. Den här gången lämnar jag alla rutor med undantag för Rapporthämtningsdatum.

Observera att Excel har tagit bort dubbletterna eftersom det ignorerades kolumn F som en del av processen.

Tänk på det så här: de rutor du lämnar kontrolleras är de kolumner som Excel innehåller i dess dubbla kontrollsteg. Om det finns extra kolumner som inte ska kontrolleras för dubbletter, avmarkera dem från fönstret Ta bort dubbletter.

Använd Ta bort dubbletter för tomma rader

En av mina favoritanvändningar för Ta bort duplikat är att bli av med flera tomma rader i mina data.

Ta bort dubbletter är också fantastiskt för att ta bort tomma rader i ett rörigt kalkylblad.

Om du vill ta bort tomma rader markerar du uppgifterna i tabellen. Ta sedan bort dubbletter och lämna alla rutor markerade. Excel tar bort alla tomma rader - förutom den första! Eftersom den första tomma raden tekniskt inte är en dubblett, lämnar Excel den orörda. Du behöver bara radera den raden manuellt.

Tänk på att detta kommer att ta bort alla dubbla rader, inte bara duplicera tomma rader.

Samla och fortsätt lära

Att ta bort dubbletter från ett Excel-kalkylblad är en viktig dataåterställningskunskap. När du arbetar med en uppsättning data har du knappt tid att manuellt hitta och ta bort dubbla poster. Därför är Excels inbyggda "Remove Duplicates" -funktion värt att lära sig.

Här är två andra kalkylarktutorials för att fortsätta hantera Excel-datauppringning:

• Microsofts officiella dokumentation om Ta bort duplikat är en användbar, andra källa för att lära in funktionen.
• Bob Flissers handledning 12 Tekniker för kraftanvändare innehåller en kort sammanfattning av funktionen Ta bort dubbletter och andra viktiga tekniker för datahantering.

Hur använder du Ta bort dubbletter för att hantera dina Excel-kalkylblad? Om du stöter på några problem, se till och lämna en kommentar för hjälp.