Share
Kalkylblad ses ofta som tråkiga och rena verktyg för nytta. Det är sant att de är användbara, men det betyder inte att vi inte kan få någon stil och formatering till våra kalkylblad.
Bra formatering hjälper din användare att hitta mening i kalkylbladet utan att gå igenom varje enskild cell. Celler med formatering kommer att rita betraktarens uppmärksamhet på de viktiga cellerna.
I denna handledning kommer vi att dyka djupt in i Microsoft Excel-kalkylarkformatering. Jag visar dig några av de enklaste sätten att få formatering till ditt kalkylblad med några få klick.
Om du vill ha en guidad promenad genom att använda Excel-formatering, kolla in skärmbilden nedan. Jag visar dig många av mina favoritstickor för att ge mening åt mina kalkylblad. Lägga till stil gör ett kalkylblad lättare att läsa och mindre benäget för misstag, och jag visar dig varför i den här skärmbilden.
Läs vidare för att få reda på mer om de verktyg som du kan använda för att ändra utseendet på ett Excel-kalkylblad.
Som du säkert vet kan Excel-kalkylblad innehålla en mängd olika data, allt från enkel text till komplexa formler. Dessa kalkylblad kan bli komplexa och användas i viktiga beslut.
Att formatera Excel-kalkylblad handlar inte bara om att göra dem "vackra". Det handlar om att användainbyggda stilar för att lägga till menande. En kalkylarkanvändare ska kunna titta på en cell och förstå det utan att behöva titta på varje formel.
Framförallt ska stilar tillämpas konsekvent. En idé är att använda gul skuggning varje gång du använder en beräkning. Detta hjälper användaren att veta att cellens värde kan förändras baserat på andra celler.
Låt oss lära oss mer om de verktyg du kan använda för att lägga till mening i kalkylbladet.
När du tänker på att utforma ett kalkylblad hjälper det att känna till de verktyg som du kan använda för att lägga till stil. I grund och botten, vilka verktyg förändrar utseendet på ett kalkylblad? Låt oss gå igenom hur du använder några av de mest populära stylingverktygen.
Det här är de mest grundläggande tweaks som du kan använda, och du har nog sett dem i nästan alla appar med textredigering, som Microsoft Word eller Apple Pages.
För att tillämpa någon av dessa effekter markerar du bara de celler som du vill använda effekterna till och klickar sedan på ikonerna på Font del av Hem flik.
Du vet förmodligen redan vad dessa tre verktyg gör, men hur ska du använda dem i ett kalkylblad? Här är några idéer om hur du kan tillämpa dessa stilar:
I exemplet nedan kan du se ett enkelt finansiellt uttalande för en frilansare, före och efter jag tillämpar grundläggande formatering. Kombinationen av fet, kursiv och understrykningseffekter gör verkligen informationen mer läsbar.
Kombinationen av fet, kursiv och understrykad text gör det här exemplet kalkylblad lättare att läsa.Gränser hjälper till att segmentera dina data och avmarkera den från andra delar av data i kalkylbladet. Excels gränssnittsverktyg kan applicera en mängd gränser, men är lite knepigt att komma igång med.
Börja först med att markera de celler som du vill tillämpa en gräns på. Hitta sedan Gränser rullgardinsmenyn och välj en av de inbyggda stilerna.
Det finns en mängd inbyggda gränssnitt från rullgardinsmenyn "Borders".Som du kan se från rullgardinsalternativen finns det många alternativ för att applicera gränser. Klicka bara på en av dessa gränser för att applicera den på celler.
En av mina favoritgränsstilar är Top och Double Bottom Border stil. Detta är idealiskt speciellt för finansiella data när du har en "total summa".
Ett annat alternativ är att ändra gränsens vikt och färg. Med de gränsade cellerna valda, återgå till Gränser rullgardinsmenyn. De Linje färg och Linjestil Inställningar kan användas för att finjustera gränssnittets stil.
Att lägga till den övre och dubbla gränsen till min totala är ett bra sätt att uppmärksamma dessa celler.Tjocka gränser är idealiska för att ange en gräns för rubrikkolumner, eller den subtotala längden på dina data.
Skuggning, också ofta kallad fylla, är helt enkelt en färg som du tillämpar på bakgrunden till en cell. För att skugga en cell, klicka och markera alla celler som du vill lägga till skuggning också.
Klicka sedan på pilen bredvid rullgardinsmenyn på Font fliken på Hem band. Du kan välja från en av de många miniatyrbilderna för att applicera den på en cell. Jag brukar också ofta använda Fler färger möjlighet att öppna ett heltäckande färgvalverktyg. Ljus nyanser är bäst för att hålla textläsbar.
Shading-nyckelrader ger verkligen en mycket nödvändig kontrast till data.Återigen kan du markera nyckeldata med hjälp av skuggning. Som jag nämnde tidigare är en ide att använda en konsekvent fyllning baserat på cellens innehåll, till exempel blå för "inmatningsfält" där du manuellt skriver in data.
Överdriv det inte med skuggning. Med alltför många av dessa som tillämpas på dina celler, avviker det från innehållet som lagras i kalkylbladet.
Justering hänvisar till hur innehållet i en cell är anpassat till kanterna. Du kan lämna justera, centrera eller högerjustera texten. Som standard lämnas innehåll kvar i en cell. När du har stora dataset kanske du vill justera anpassningen för att förbättra läsbarheten.
En vanlig tweak som jag gör är att sätta text på den vänstra kanten av en cell, medan numeriska mängder ska vara rättjusterade. Kolumnrubriker ser också bra ut när de är centrerade upptill.
Anpassning hjälper till att göra kalkylbladets look mycket snyggare, till exempel centreringskolumnhuvud och rättjusterade nummer.Ändra justering med de tre justeringsknapparna på Inriktning fliken på Excel Hem band. Du kan också justera innehållet vertikalt, justera om innehållet stämmer överens med den övre, mellersta eller nedre delen av cellen.
Ett av mina favorit sätt att snabbt utforma ett kalkylblad är att använda några av de inbyggda format som Excel har. På Hem fliken, klicka på Cell Styles dropdown för att tillämpa en av de inbyggda formaten i en cell.
De inbyggda formaten är det bästa sättet att skapa Excel-formatering snabbt.Att använda dessa förkonstruerade stilar är en stor tidsbesparing kontra att utforma dem från början. Använd dessa som ett sätt att ta en genväg till ett mer meningsfullt kalkylblad.
Vem vill återskapa Excel-cellstilar om och om igen? I stället för att återskapa hjulet för varje cell kan du använda Formatera målare att hämta upp formatering och tillämpa den på andra celler.
I den nedre skärmdumpen har jag formatiserat avsnittet "Försäljningsgruppgranskning" på avsnittet "Marketing Team Review" för att måla samma stil.Börja med genom att klicka i cellen som har det format som du vill kopiera. Hitta sedan Formatera målare verktyg på fliken Hem på Excel-bandet. Klicka på Formatera målare, klicka sedan på den cell som du vill tillämpa samma stil på.
Som du förmodligen redan vet, består ett kalkylblad av rader och kolumner. Rader styrs av horisontella linjer och har nummer bredvid dem. Kolumner delas med vertikala linjer och har bokstäver på toppen för att referera till dem.
Där rader och kolumner möts, celler är formad. Celler har namn för vilken rad och kolumn de skär. Till exempel, där rad 4 och kolumn B träffas kallas B4.
Stödlinjer i Excel är ett av de definierande funktionerna i ett kalkylblad. De gör det enkelt att följa data över skärmen till en cell. Dessa linjer är imaginära och bara synliga på skärmen. Men du kanske vill stänga av rader för en stilistisk effekt.
På höger sida kan du se att sammanfattande tabeller är lite lättare att läsa när du stänger av kalkylbladets rutnät.Vad händer om du vill visa rader i hela kalkylbladet när du skriver ut det? I stället för att manuellt lägga till gränser för varje cell, kan du helt enkelt skriva ut din arbetsbok och inkludera dessa rader.
Om du vill aktivera rutnät när du skriver ut börjar du med att gå till Skriva ut alternativ. Klicka sedan på Sida Inrätta för att öppna inställningarna.
På Ark fliken, kryssa i rutan märkt Stödlinjer att inkludera rutnät när du skriver ut din Excel-arbetsbok.
Markera kryssrutan Sida-inställning Stödlinjer att lägga till dem i din tryckta kopia.Tänk på att det här alternativet säkert kommer att använda mer bläck vid utskrift. Det kan dock också göra det enklare att läsa ditt tryckta kalkylblad.
Ett av mina favorit sätt att ställa en dataset snabbt är att använda Formatera som tabell dropdown-alternativet. Med bara några klick kan du omvandla några rader och kolumner till en strukturerad datatabell.
Du kan konvertera platta data till en tabell med Formatera som tabell alternativet på fliken Hem i Excel-bandet.Den här funktionen fungerar bäst när du redan har data i en uppsättning rader och kolumner och vill tillämpa en enhetlig stil. Det är en kombination av stil och funktionalitet, eftersom tabeller lägger till andra funktioner som automatiska filtreringsknappar.
Läs mer om varför tabeller är en bra funktion i handledningen nedan:
Vad händer om formatet för en cell kan förändras baserat på data som finns inuti den? Den här funktionen är inbyggd i Excel och kallas Villkorlig formatering. Det är lättare att komma igång med än du kanske tror.
Tänk dig att använda villkorlig formatering för att markera topp- och bottenvärdena i dina celler. Det gör det enkelt att skanna dina data visuellt och leta efter nyckelindikatorer.
Villkorlig formatering i Excel kan verkligen göra det enkelt att visuellt skanna en uppsättning data och leta efter trender.Villkorlig formatering används bäst med numeriska data. För att komma igång, markera bara en kolumn med data och se till att du är på Hem fliken på Excel-bandet.
Det finns ett antal stilar som du kan välja från Villkorlig formatering rullgardinsmenyn. Var och en av dem gäller en annan form av Excel-formatering till dina celler, men varje kommer att anpassa sig baserat på de celler som du har markerat.
Det finns en mängd olika villkorliga formateringsstilar, inklusive ikoner som kommer att justeras baserat på data. Dessa är bara några tips för att komma igång med villkorlig formatering i Excel. Kolla in guiden nedan för att lära dig mer om hur du applicerar smarta stilar till dina celler.Kalkylblad ses ofta som tråkiga och rena verktyg för nytta. Visst, de är mycket användbara för att organisera data eller göra beräkningar. Det betyder inte att vi inte kan ge någon stil och Excel-formatering till våra kalkylblad.
När vi formaterar rätt sätt lägger det till ett andra meningslag till ett kalkylblad. Formatering är inte en slumpmässig övning; Det är ett sätt att använda riktade stilar för att signalera vilken typ av data som finns i en cell.
Kolla in dessa andra handledning om du vill jämföra dina Microsoft Excel-färdigheter och mäta kalkylblad:
Vilka är dina favoritformateringstips för Excel? Hur ser du till att de rätta cellerna står ut för din användare? Låt mig veta i kommentarfältet nedan.
Accentsconagua