Share
Har du någonsin träffat människor som tycker om att arbeta bakom kulisserna? De är naturliga hjälpare och arrangörer. De är det perfekta tillägget till något lag. De älskar att göra stora saker hända, men de tar aldrig mitt skede. De låter de resultat de skapar gör alla pratar.
Goda produktivitetssystem är "bakom kulisserna" tecken. De hjälper dig att göra ditt arbete bättre och få stora saker att hända. Men de aldrig bli ditt arbete. Om ditt produktivitetssystem är en bra donna är det dags att du sparkade henne och började.
Låt oss titta på det på annat sätt. Tänk på filosofins verktyg som kallas Occams rakkniv. William of Ockham var en 1400-talets filosof som märkte att den bästa lösningen på ett problem oftast är det enklaste. Det är verkligen fallet när det gäller produktivitet.
Med andra ord bör ett bra produktivitetssystem vara så enkelt som möjligt. Det ska göra allt du behöver för att göra och inte mer. Och det borde aldrig stå i vägen för ditt arbete.
Hur blir du så naturligt produktiv att det är lika instinktivt som andning? Först skapar du ett produktivitetssystem som passar bäst med dina livsförhållanden och det kan anpassa sig till eventuella förändringar som händer i ditt liv. För det andra omvandlar du ditt produktiva beteende till vanor. På så sätt gör du dem utan att uppmärksamma dem. De händer bara bakom kulisserna.
Låt oss ta en titt på hur du kan utveckla vanor och förenkla din produktivitet, steg för steg.
Innan du kan förenkla ditt produktivitetssystem behöver du ett system för att fungera.
Du har några alternativ för att hitta ett bassystem.
Du kan ta ett färdigt system. Vi har täckt mycket i denna serie, inklusive Pomodoro tekniken, Krossa inte kedjan och få saker klar. Vi har också några förenklade vana system i andra halvan av den här artikeln som du kanske vill försöka. Alternativt kan du skapa och anpassa ditt eget system.
Välj inte bara något system och hoppas det fungerar för dig. Hitta eller skapa ett system som passar din livsstil så mycket som möjligt. Det kan finnas (och förmodligen kommer) några hicka i systemet, men i stort sett borde det fungera för dig.
När du har hittat ett system som fungerar för dig är det dags att flytta systemet till bakgrunden av ditt liv. Du gör det genom att göra det automatiskt.
Håll kontakten med systemet för ett par månader, använd det så gott du kan varje dag. De dagligen en del är nyckeln här. Detta kommer att göra att följa ditt produktivitetssystem en vanlig del av ditt liv. Vanliga forskare professor Jane Ward säger:
Om du gör någonting varje dag i samma situation kommer det att bli en automatisk reaktion som svar på de situativa signalerna, en vana.
Wards forskning visar att det tar i genomsnitt 66 dagar att bilda en vana om du utövar den vanan dagligen.
När ditt produktivitetssystem blir en vana följer du det instinktivt, nästan utan att tänka.
Förutom att du hjälper dig att utveckla en produktivitetsvanor, kommer du att ha en bra bild av vad som fungerar i ditt system och vad som kan förbättras.
Slutligen kom ihåg att ett enkelt tillvägagångssätt för produktivitet innebär att du håller din inlärningsprocess så enkel som möjligt. Om ditt system innebär att integrera flera nya beteenden i ditt liv, överväga att vända dessa beteenden i vanor en i taget. På det sättet kan du bygga vanor på varandra. Eftersom du lägger dem i små doser, är du mer benägna att hålla fast vid dem. Det tar längre tid, men det är mer effektivt.
Du har skapat detta produktivitetssystem eftersom det är rätt för dig. Du har lagt den på autopilot så att du arbetar utan för mycket tankar.
Men när du har arbetat med systemet har du antagligen märkt saker som kan förbättras. Det här är troligtvis aspekter av ditt system som fortfarande tar koncentration och fokus. Så mycket som du vill att de ska bli automatiska fungerar de inte riktigt för dig. De är en clunk i din produktivitetsmotor.
Kanske glömmer du dem halva tiden. Eller kanske du har funnit det är lättare att lämna dem ur din dag. Det är dags att applicera Occams Razor till ditt system och börja beskära vad som inte fungerar.
När du gör det är det bra att följa Kaizens japanska filosofi. Kaizen är japansk för "förbättring" eller "förändring för det bästa." När du följer Kaizen-filosofin gör du små, stegvisa förändringar. Över tiden stannar dessa små förändringar upp, vilket är ett sätt du tycker att du har gjort en stor förändring utan att inse hur långt du har kommit.
För att börja förenkla processen, ta den ena sidan av ditt system som orsakar störst störning. Fråga dig själv:
När du övar detta över olika iterationer kommer du att komma fram till ett super-enkelt system som passar som en handske.
Undrar du vad systemet du utvecklar kan se ut? Låt oss ta en titt på några exempel.
Enkelhet är en vacker sak. När du svalar ditt produktivitetssystem till dess kärna kommer du att komma upp med något som är helt unikt. Det är bara rätt för dig-men det skulle också vara till stor hjälp för andra att se hur du gör saker.
Här är tre exempel på förenklade produktivitetssystem. Låt dem inspirera dig när du skapar ditt eget system. Du kan till och med använda en av dem som grund för ditt eget system.
Ett av de mest kända förenklade produktivitetssystemen är Leo Babautas Zen till gjort (ZTD). Babauta skapade ZTD genom att tweaking systemet Getting Getting Done (GTD) anpassas till sitt liv.
ZTD tacklade de specifika problem som Babauta hade med GTD. Dessa var:
ZTD liknar GTD. Tre aspekter av ZTD som vi inte har tagit med i denna produktivitetsserie är:
Använd antingen en enkel anteckningsbok eller indexkort för dina listor, eller använd det enklaste listprogrammet möjligt. Du behöver inte en planerare eller en PDA eller Outlook.
Du kan läsa en fullständig översikt över ZTD-systemet.
Kanbans utvecklades av den japanska biltillverkaren Toyota som ett visuellt verktyg för att visa vilket arbete som utfördes och vad som fortfarande behövdes. (I övrigt var Toyota åtminstone delvis ansvarig för att popularisera konceptet Kaizen.)
Som sådan, den Personlig Kanban systemet innebär att skapa ett visuellt verktyg, så att du kan se ditt arbete pågår. I hjärtat har systemet bara två regler:
Genom att visualisera ditt arbete behåller du fokus på vad du behöver göra och vad du jobbar med. Du ser också vad du har uppnått, vilket hjälper dig att behålla en positiv tankegång.
Du kan skapa din personliga Kanban på något sätt som du gillar-inklusive ritning av bilder. Som sagt betyder en personlig kanban typiskt att skriva alla dina uppgifter (Works in Progress / WIPs) på en post-it-anteckning. Dina post-it-anteckningar organiseras sedan i tre kolumner:
Det är allt! Naturligtvis kan du ändra kolumnerna för att passa dina behov eller ändra systemet på något sätt du vill.
Du kan läsa mer om Personal Kanban, inklusive idéer för att utveckla det till ditt eget system.
Fyll en hink med sand, och du hittar det finns inget utrymme för något annat-absolut inte några stora stenar. Fyll en hink med stora stenar, och det finns fortfarande gott om plats för sand.
Stephen R. Covey, författare till De 7 vanorna hos mycket effektiva människor populariserades idén om stora stenar i produktivitet. Covey skriver:
Vilka är de stora klipporna i ditt liv? Ett projekt som du vill uppnå? Tid med dina nära och kära? Din tro, din utbildning, din ekonomi? En orsak? Undervisning eller mentorskap till andra? Kom ihåg att sätta dessa Big Rocks i först eller du kommer aldrig att få dem överhuvudtaget.
Konceptet utvecklades vidare av Leo Babauta (av ZTD-berömmelse). Han rekommenderar att man har en "stor rock" -uppgift per dag och fokuserar på den uppgiften innan du gör något annat. Då kan du gå vidare till pebble och sand uppgifter.
Detta tillvägagångssätt återupptog nyligen som 1-3-5-regeln. Grundaren av The Daily Muse, Alex Cavoulacos, förklarar hur det här fungerar:
På en viss dag antar du att du bara kan uppnå en stor sak, tre medelstora saker och fem små saker. Innan du lämnar jobbet, ta några minuter för att definiera 1-3-5 för nästa dag, så du är redo att slå marken på morgonen. Om din position är en där varje dag medför många oförutsedda uppgifter, försök lämna en medellång och två små uppgifter tomma, förberedelser för sista minuten-förfrågningar från din chef.
Genom att begränsa din att göra-lista på detta sätt förbättrar du dina chanser att komma igenom det. Efter det bygger framgång på framgång.
Nu när du har några idéer för vad ett förenklat produktivitetssystem kan se ut, ha kul att utveckla din egen!
Grafisk kredit: Lotus Flower designad av Carlos Andujar från Noun Project.
Accentsconagua