Hur man vet om någon har öppnat och läst din e-postadress

Har det någonsin hänt dig?

Du skickar ut ett viktigt e-postmeddelande som väntar på att snabbt höra tillbaka. Men ... tiden går och ingenting. Efter ett tag börjar du undra om din mottagare någonsin läste e-postmeddelandet. Det finns inget sätt att berätta om ett e-postmeddelande har lästs, eller finns det?

Lyckligtvis finns det faktiskt två sätt att berätta om ett e-postmeddelande har öppnats och lästs:

1. Begär ett returkvitto
2. Använd ett e-postspårningsverktyg

Har någon öppnat och läst ditt viktiga email? Vet du hur du ska kolla? (grafisk källa)

I den här artikeln diskuterar vi båda metoderna för spårning av e-post. Vi listar några av fördelarna och nackdelarna med att använda returkvittotmeddelanden eller ett e-postspårningsverktyg. Du får också veta hur man kontrollerar om någon läser din e-post med vanliga e-posttjänster. Slutligen ger vi dig en kort översikt över sju populära e-postspårningsverktyg.

Ta tag i den nya eBok på Email Inbox Mastery - gratis

Innan du gräver in i denna handledning, först få killer e-posttips och professionella strategier i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Ta tillbaka kontrollen över din inkorg och nivå upp din produktivitet.

Låt oss nu komma in i dagens handledning och lära dig flera sätt att hjälpa dig veta när någon har öppnat och läst dina viktiga e-postmeddelanden. Först ska vi se på att använda returkvitton för e-post:

Fördelarna och nackdelarna med returmottagning och e-postspårning

Ta reda på om någon har öppnat och läst din e-post kan tyckas som något du vill använda hela tiden. Trots allt är du inte nyfiken? Email tracking verktyg är också populära hos säljare. 

Men om du använder ditt e-postsystems returkvittningsfunktion eller ett tilläggsverktyg, finns det vissa nackdelar. Låt oss först titta på några nackdelar med att använda inbyggd e-post-returkvittot:

• I de flesta e-postplattformar kan en mottagare välja att skicka ett kvitto, så det finns ingen garanti för att du får ett kvitto trots att du begärde en.
• Inte alla mailklienter stöder funktionen för returkvittot. Om du råkar använda en e-posttjänst som inte erbjuder returkvitto behöver du istället använda en app.

Följande nackdelar gäller för att använda antingen en inbyggd e-post-returkvittningsfunktion eller ett e-postspårningsverktyg:

• Om returkvittotmeddelandet går till mappen Spam kommer din mottagare aldrig att få chansen att låta dig veta att de mottog den.
• Vissa mottagare kan också förolämpas av en begäran om återföring av e-post. De kan se e-postspårning som en invasion av deras integritet.

Retur kvitto begäran och e-post spårning fungerar inte för varje situation. Det finns dock vissa omständigheter när en begäran om återföring av e-post kan vara lämplig. Det passar särskilt bra för brådskande meddelanden eller meddelanden när du måste veta om ditt meddelande har tagits emot. Till exempel:

• Du har bara skickat någon till ett känsligt förslag via e-post. Du kommer noga att se till att meddelandet har tagits emot innan erbjudandet löper ut.
• Du är en anställningschef som försöker fylla ett öppet läge. Du erbjöd dig bara platsen till din bästa kandidat och du vill se till att de har fått ditt erbjudande.
• Du måste schemalägga ett sista minuten nödmötet. Du behöver veta vem som har öppnat mötesinbjudan och vem du behöver ringa så att du kan berätta för dem om mötet.

I sådana fall kan du returnera kvitteringsmeddelanden och e-postspårning kan vara ett värdefullt verktyg för ditt företag. Du kan noga tänka på dina egna exempel när du kanske behöver ta reda på om någon har öppnat ett e-postmeddelande som du skickade. Kom bara ihåg nackdelarna. Om du bestämmer dig för att skicka ut begäran om returkvitto eller för att använda ett e-postspårningsverktyg, se till att situationen garanterar det.

Begär en returkvitto via din e-postadress (i Outlook och Gmail)

Det första sättet att upptäcka om någon har öppnat ditt e-postmeddelande är att du begär ett returkvitto via din e-posttjänst. I det här avsnittet ser vi hur returkvittensfunktionen fungerar i Microsoft Outlook och sedan undersöker vi hur det fungerar i GSuite Gmail. Låt oss först titta på Outlook:

Hur man berättar om någon läser din e-postadress i Outlook

Outlook erbjuder två olika alternativ för att begära ett returkvitto:

1. Kvitto vid leverans
2. Kvitto vid läsning

Med det första alternativet får du ett meddelande när ett mail har levererats till mottagaren. Naturligtvis, bara för att meddelandet levereras betyder det inte att det lästes. Meddelandet kan vara oöppnat i någons e-postinbox och du vet inte.

Vilket tar oss till nästa kvittoalternativ i Outlook. Med det andra alternativet uppmanas din mottagare att skicka en anmälan när de öppnar e-postmeddelandet.

Om du väljer att använda returkvittensfunktionen i Outlook klickar du på alternativ på huvudmenyn när du skriver ditt meddelande. En undermeny med olika alternativ visas:

Så här kontrollerar du om ett e-postmeddelande har lästs i Outlook.

För att begära ett leveransbevis när ditt meddelande skickas, klicka på kryssrutan till vänster om Begär en leverans kvitto. För att begära ett kvitto när ditt meddelande öppnas, klicka på kryssrutan till vänster om Begär en läskvitto alternativ. Du kan välja båda alternativen om du vill.

Skicka nu ditt meddelande som vanligt. Om du valde Begär en läskvitto, Mottagaren kommer att uppmanas att skicka en anmälan när de öppnar ditt meddelande. Om de svarar Ja till det snabba får du ett läskvitto-ett kortmeddelande för att meddela att ditt ursprungliga meddelande har lästs.

Du kan också använda spårning alternativ för att automatisera hur Outlook hanterar meddelandekvitton för utgående och inkommande meddelanden. För tips om hur du bättre hanterar din Outlook-inkorg, studera vår handledning:

Nu får vi se hur GSuite email hanterar returkvitton:

Hur man berättar om någon läser din e-post i Gmail

Den fria versionen av Gmail innehåller inte kvittningsfunktionen. Funktionen är dock tillgänglig via GSuite. För att kunna använda kvittofunktionen i GSuite Gmail måste du först aktivera den.

För att aktivera returkvittensfunktionen, gå till din GSuite Admin Console. Välj Appar> GSuite> Inställningar för Gmail> Avancerade inställningar. De Avancerade inställningar skärmdisplayer. Använd rullningsfältet till höger på skärmen för att rulla ner till Email Läs kvitton alternativ:

Slå på Read Receipt i GSuite Gmial.

Klicka på växlingsknappen till vänster om Tillåt att e-postläsinkvitton skickas till alla adresser i min organisation samt följande e-postadresser. När det här alternativet är aktiverat kan användare i din organisation begära och returnera e-postkvitton.

Notera: Om du inte är administratör för din GSuite, kan du inte aktivera den här funktionen själv. Be din GSuite-administratör att slå på den för dig.

När Läs kvitto Funktionen är aktiverad, skriv bara ditt mail som vanligt. När du är klar klickar du på nedpilen i nedre högra hörnet för att visa en popup-meny:

Hur man berättar om ett e-postmeddelande har lästs i Gmail.

Klicka på Begär läskvitto alternativet från popup-menyn. När du är klar klickar du på Skicka knappen för att skicka ditt mail som vanligt. Din mottagare kommer att uppmanas att skicka ett kvitto när de öppnar meddelandet.

Om du inte är bekant med GSuite kan du lära dig hur du börjar med denna handledning:

Begär en returkvitto via ett tillägg eller förlängning av e-postspårning

Som du just har lärt dig, kan det hända att det inte är den mest tillförlitliga metoden att berätta om ditt meddelande har tagits emot med hjälp av en inbyggd e-postadress. Om du emellanåt bara behöver ta reda på om din e-post var läst är det nog nog.

Men kanske du behöver ett mer tillförlitligt sätt att ta reda på om dina e-postmottagare läser meddelandena du skickar till dem. Eller kanske du är orolig för hur din begäran om återköpskvitto kommer att uppfattas.

Det finns en väg runt dessa bekymmer. Det finns antal tillägg som ger en pålitlig spårningsfunktionalitet för e-post. Ofta fungerar spårningsfunktionen utan att mottagaren ens inser att dina meddelanden spåras.

I det här avsnittet ser vi på sju populära e-postspårningsverktyg:

Notera: Vissa verktyg hade en fri version tillgänglig. Var medveten om att vissa (men inte alla) fria versioner automatiskt bifogade ett "skickat med [företagsnamn]" -sats till e-postmeddelanden som skickades med hjälp av det här verktyget. Observera också att några av dessa verktyg innehåller mer än e-postspårning, men eftersom fokusen på den här artikeln är på e-postspårning som också ligger i fokus för dessa översikter.

Verktyg 1. KontaktMonkey

Använd ContactMonkey för att ta reda på vem som öppnar dina e-postmeddelanden.

Inte bara kan du ta reda på vem som öppnar dina e-postmeddelanden, du kan också spåra vem som klickar på några länkar i meddelandena. Använd ContactMonkey med ditt Outlook eller Gmail e-postsystem. Detta verktyg integreras med det populära CRM-verktyget SalesForce.

En anmälan visas på skrivbordet varje gång ett meddelande öppnas eller en länk klickas. ContactMonkey innehåller även en instrumentpanel med e-poststatistik och analys.

Verktyg 2. HubSpot Sales

Välj hur du får meddelanden om läs e-post med HubSpot Sales.

HubSpot Sales inkluderar en e-posttracker. E-postspårningsaspekten av verktyget omedelbart låter dig veta när ett e-postmeddelande öppnas, när e-postmottagaren klickar på en länk, eller när de öppnar en bilaga. Du kan också se om e-postmeddelandet reviderades (öppnas igen)

Välj hur du får meddelanden om läs e-post. Visa dem från HubSpot Sales, din webbläsare, ditt skrivbord eller din CRM. HubSpot Sales fungerar med Gmail, GSuite, Outlook eller Office 365 för Windows.  

Verktyg 3. MailTrack

Titta på ett ögonblick om ditt meddelande har öppnats.

MailTrack är en förlängning för Chrome, Firefox och Opera som fungerar med Google och Gmail-inkorgar för att spåra skickade meddelanden.

Du kan se om ett e-postmeddelande togs emot och huruvida det öppnades. Öppna e-postmeddelanden har dubbelkontroll i mappen Skickad post. Klicka på kryssrutorna för att lära dig när och hur ditt meddelande öppnades.   

Verktyg 4. MixMax

Om ett meddelande skickades till en grupp kan du se vilka gruppmedlemmar som öppnade det.

MixMax låter dig se om din e-post öppnades, när den öppnades och hur många gånger ett e-postmeddelande öppnades. Om meddelandet skickades till en grupp kan du se vilka gruppmedlemmar som öppnade meddelandet.

Appen innehåller en mängd olika säljverktyg, till exempel möjligheten att schemalägga möten, förutom möjligheten att spåra e-post. Det här verktyget fungerar med Gmail och Google Inkorgen. Verktyget integreras också med CRM, Salesforce.

Verktyg 5. Streak

Använd diagrammet för att lära dig om dina visade meddelanden.

Streak fungerar som en CRM från Gmail. Dess e-postspårningsförmåga ingår som en del av e-postverktygen. Det här verktyget ger dig ett diagram över dina meddelandevisningar.

Gränssnittet innehåller en lista över varje gång meddelandet lästes och vilken typ av enhet mottagaren använde för att läsa meddelandet. Du kan också använda Streak för att lära dig om e-postmottagarens grannskap.

Verktyg 6. ToutApp

ToutApp arbetar med ditt telefonsystem.

ToutApp är utformat som ett försäljningsverktyg som innehåller funktioner för e-postspårning. Verktyget fungerar både med Gmail och Outlook. Verktyget integrerar också ditt telefonsystem. Gränssnittet visar var, när och hur ofta mottagare engagerar med skickade e-postmeddelanden. ToutApp kan även meddela om ett mail har vidarebefordrats.

Den här appen är byggd för att användas av ett lag, så innehåller också många lagfunktioner.

Verktyg 7. Jaware

Du får en varning varje gång ett e-postmeddelande öppnas.

Yesware arbetar med ett brett utbud av e-postsystem, inklusive: Gmail, GSuite och Office 365.

Du får en varning varje gång en av dina skickade e-postmeddelanden öppnas. Du kan se var, när och vilken enhet e-posten öppnades med. Du kan också berätta om din mottagare visade e-postbilagor eller om de svarade på ett meddelande. Du kan även ta reda på vilken IP-adress mottagaren använde för att öppna e-postmeddelandet.

Slutsats

I den här artikeln har du lärt dig hur du vet om någon öppnade ditt e-postmeddelande. Vi har diskuterat fördelar och nackdelar med att använda returkvittningsfunktioner eller e-postspårning för att veta om din e-post har lästs.

Du har också lärt dig hur du kan berätta om din e-post har lästs i GSuite Gmail och hur du kontrollerar om och e-post har lästs i Outlook också. Slutligen har vi fått en kort översikt över sju av de mest populära e-postspårningsapplikationerna och verktygen.

Om du behöver veta om din e-post har läst, vet du hur du hittar det.

Mer Great Email Tutorials och resurser

Om du är starkt beroende av e-post för ditt företag, kanske du vill granska vår serie om att skriva effektiva företagsemail, till exempel dessa användbara inlägg: 

Också, för tips om hur du hanterar din e-postinbox bättre, ladda ner vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Håll på toppen av dina viktigaste meddelanden och nivåer upp din e-postproduktivitet.

Hur håller du på dina viktigaste meddelanden? Kollar du om någon har öppnat och läst dina e-postmeddelanden? Om så är fallet, vad är din favoritmetod eller -verktyg? Låt oss veta i kommentarerna.