Share
För de flesta yrkesverksamma måste du skapa en PowerPoint-presentation minst en gång i din karriär.
Att presentera, som med andra "mjuka färdigheter" (som kommunikation, ledarskap och förhandling), är nu ett måste för de flesta roller på arbetsplatsen. På grund av detta är det viktigt att lära sig att göra tvingande presentationer - även om du inte är en erfaren presentatör, talare eller formgivare.
Upptäck sex steg som hjälper dig att jämföra ditt presentationsspel.
Men innan du gör det, var noga med att ladda ner vår gratis eBook: Den kompletta guiden för att göra bra presentationer. Den är fylld med professionella strategier för att hjälpa dig att behärska hela presentationsprocessen.
Låt oss nu gräva i denna handledning. Lär dig hur du gör en mer övertygande PowerPoint-presentation som tar din publiks uppmärksamhet och flyttar dem till handling:
En sak du behöver tänka på när du planerar din presentation är hur du ska börja den. Du behöver inte skriva in början just nu, men under hela planeringsprocessen måste du vara på utkik efter kroken på din presentation.
Denna krok är avgörande för att med en stark början kan du rita dina lyssnare. Utan en krok tar det ett tag att anpassa sig till att vara mottaglig för ditt meddelande. Här är några egenskaper som gör en stark krok:
När de hör din krok bör det tvinga dem att fokusera på presentationen och vänta i väntan på vad du ska säga nästa. Det betyder att det ska vara kort och till den punkten.
Gör din publik fokuserad på din presentation.Det är också bra att börja med att ta itu med din publiks mest angelägna bekymmer på förhand. Om du ger en presentation till småföretagare om hur de kan få fler kunder kan du börja med något som:
Du är här eftersom du någon gång har tittat på din försäljning och tänkt, "jag kunde ha gjort bättre".
Att ta itu med sina viktigaste problem, speciellt om det är känslomässigt starkt, påminner dem om vad som står på spel. Ännu viktigare, du föreslår att du förstår var de kommer ifrån.
Att börja med en fråga leder din publik att försöka komma med svaret i huvudet. Det är också en bra idé att ställa en fråga som leder människor att höja sina händer eller interagera med dig på något sätt så att de känner sig mer engagerade i presentationen. Med ovanstående exempel skulle en alternativ början vara att fråga
Hur många av er som tittade på din försäljning förra månaden och kände mig besviken?
Om du vill ha en djupare titt på att skapa en stark krok, kan du kolla in den här handboken för att skriva uppmärksamhetsfulla tal:
Ett vanligt misstag som presentatörer gör är att fokusera mest på egna idéer och historia. Om du inte knyter dessa saker till din publiks behov, kan de kanske bli uttråkad, distraherad eller sämre, de kan till och med gå ut.
För att förhindra detta, sätta din publik först. Innan du börjar skriva din presentation är det bäst att klargöra vem din publik är och vad deras behov och förväntningar är. När du skriver din presentation, fråga dig själv följande frågor:
Att besvara dessa frågor kan hjälpa dig att skapa en presentation som är så engagerande som möjligt för din publik.
När du slår ut punkterna i din presentation, kom ihåg det gamla ordstävet "Visa, säg inte." Istället för att bara ange dina poäng, hitta vägar att leverera dem genom metaforer eller berättelser. Detta kommer att göra dina viktigaste idéer lättare att förstå och komma ihåg.
En annan fördel att tänka i metaforer och berättelser är att ju mer visuell metaforen är, desto lättare kan du välja bilder och grafik för att gå med din presentation.
Här är några tips som kan hjälpa dig att komma med metaforer och berättelser du kan använda:
För varje avgörande punkt du levererar, tänk på några historier från historia, fallstudier eller din egen erfarenhet som kan hjälpa din publik se punkten i ett fullständigare sammanhang.
Om du ska presentera för ditt företag om farorna med dåligt kundsupport, berätta för dina egna skräckhistorier om dåligt kundsupport som ledde till att du bytte varumärken. Om du presenterar för en kund riskerna med att inte hålla din webbplats säker, leta efter fallstudier eller nyheter om företag som stängde butiken eller förlorade kunder på grund av det.
Du kan också använda historiska exempel. Böcker som Robert Greene "The 33 Strategies of War" eller "The Lean Startup" av Eric Ries använder historier och figurer från historien för att illustrera sina poäng. "Lean Startup" går också den personliga vägen genom att berätta historier från Ries egna erfarenheter vid starten.
Psykologisk forskning visar oss att historier inte behöver vara faktiska för att vara övertygande - även fiktion eller en simulering kan vara kraftfull. En av de mer emotionellt resonanta scenerna i dokumentationen / presentationen "En obekväm sanning" är till exempel en CGI-isbjörn som simmar i ett oändligt hav, utan is för att vila på. Du kan också använda scener och tecken från populära filmer och tv för att illustrera din poäng. Det viktiga är att publiken förstår och kommer ihåg det.
Medan du tänker när det gäller bilder och berättelser kan det också bidra till att skapa en grundläggande storyboard av hela din presentation. Det här är användbart för att ställa in några tidiga planer för hur din presentation ska se ut, inte bara när det gäller foton och grafik utan också textens layout och hur bilderna ser ut när de visas efter varandra.
Plocka din PPT-mall och skapa dina bilder är det femte steget på den här listan, i stället för den första och av goda skäl. Innehållet i din presentation ska komma först. När du börjar är det lätt att få hänga på att välja mallar, teckensnitt och grafik och lägga ut alla element i dina bilder. Utan starkt innehåll som appellerar till din publik, spelar ingen roll hur vacker och väl utformad dina bilder är.
När du är redo att välja dina mallar här är några kriterier du bör titta på:
Undvik så mycket som möjligt att använda de vanligaste stockmallarna som folk använder. Dessa är vanligtvis de som levereras med PowerPoint som standard. När du använder en mall som alla ses om och om igen kan de antas att din presentation blir lika förutsägbar och vanlig att de kommer sluta uppmärksamma så fort de ser den första bilden. Istället väljer du en väldesignad, unik mall.
Det finns regelbundet nya PowerPoint-mallar som läggs till vår GraphicRiver-marknadsplats, vilket ger dig ett antal stilar och fina designalternativ att välja mellan. Här är några exempel på trender:
Trendande PowerPoint-teman från Graphic River: Material PowerPoint Presentation Template (vänster) och Se7en Powerpoint Template (höger).När du testar mallar, försök minska storleken på skärmen. Kan du fortfarande läsa texten utan problem? Om du presenterar för en stor publik är det viktigt att alla kan läsa text på bilderna, särskilt de som sitter i ryggen eller de som har dålig syn.
Eftersom du använder historier och metaforer i din presentation, är det bäst att följa med dem med bilder eller grafik som helt och hållet fångar upp tanken. Dessa bilder kan också bryta monotonen från alltför många på varandra följande bilder som bara är text.
Om du vill ha en stor samling professionella royaltyfria stock foton att välja mellan, försök att söka PhotoDune eller bläddra igenom vårt Envato Unstock-galleri med autentisk fotografi.
Nu när bilderna och texten i din presentation är redo är det dags att träna. Du övar av flera skäl. Först vill du se till att din presentation passar inom din tilldelade præsentationstid. Personligen har jag talat i en handfull händelser där vissa talare gick övertid, monopoliserar tiden som tilldelats för andra talare och deras Q & A-sessioner.
Att gå övertid kan också påverka tidpunkten och längden av rasterna. Tänk på dessa kostnader om du är frestad att göra din presentation längre än den ska vara eller om du vill hoppa över att öva helt och hållet. Du vill inte vara talare som alla i händelsen hamnar motstånd. Istället behåll din presentation kompakt.
Ännu viktigare, du övar för att få feedback. Använd denna möjlighet att spela in en video av dig själv. Försök sedan utvärdera din prestanda i videon. Pratar du i tillräckligt god takt för att bli förstådd? Använder du olika tonaliteter för tonvikt? Verkar du säker? Du kan även visa videon till några betrodda kollegor och få deras konstruktiva feedback. Det kan låta läskigt att göra detta, men det är bättre att göra misstag i ett säkert utrymme med personer du litar på snarare än i själva presentationen själv.
För varje genomgång av din presentation anger du ett specifikt förbättringsmål baserat på dina observationer eller den feedback du får. Skulle du tala långsammare? Ska du tala högre? Skulle din presentation verka mer engagerande om du rörde dina händer? Genom att göra den här typen av avsiktlig övning kommer du att sluta med en mycket förbättrad presentationsstil - oavsett hur besvärligt du var när du började.
Att ha tvingande innehåll och design för din presentation är bra, men för att göra det bra, se till att det är polerat. Här är några sista detaljer som du kan ansöka om din presentation när du klarar av det:
Se till att alla element i varje bild är ordentligt anpassade. Detta upprätthåller balansen och symmetrin för din text och grafik. Justeringar justeras en bild i taget. Först väljer du alla objekt för varje bild som du vill justera. Sedan, från PowerPoint Formatera fliken, välj Justera. Detta kommer att ge ner en meny med anpassningsalternativ. Klick Anpassa markerade objekt. När Justera menyn stängs, öppna den igen och välj sedan den typ av anpassning som fungerar bäst för den bilden. Om du till exempel vill att sakerna centreras ordentligt klickar du på Centrera i linje med.
Det är möjligt att den utrustning du använder på presentationsdagen kanske inte har samma teckensnitt som du har använt när du utformar din presentation. För att undvika sådana typografiska felmeddelanden, bädda in dina valda teckensnitt i presentationen.
För att göra detta, gå till Fil fliken klicka sedan på alternativ. När alternativ menyn lanserar, klicka på Spara alternativet från menyn till vänster. Bläddra tills du ser kryssrutan markerad Bädda in teckensnitt i filen. Markera den här rutan och välj vilken typ av inbäddning du vill ha. Detta kommer att se till att när du öppnar presentationen visas texten när du har utformat den, även om enheten som visar den inte har de teckensnitt du använde.
Ett annat sätt att se till att dina bilder ser likadant ut, oberoende av vilken enhet som visas, är att exportera dem till PDF eller JPEG. När du skickar eller tar med dina filer till platsen bör du se till att du sparar dem i PPT, PDF och JPG som en beredskapsplan om det finns några program- eller maskinvaruproblem som hindrar din PPT-fil från att visas korrekt.
Gör en genomgång av dina ledtrådar. För dina senaste träningssessioner, se till att du inkluderar dina bildskärmar i repetitionen. Det kommer att vara obekvämt, förvirrande eller krossande för dig och din publik om du måste fortsätta titta på dina bilder bakom dig när du presenterar.
Ta de tips du lärde dig i den här artikeln vidare med vår nya eBook: Den kompletta guiden för att göra bra presentationer. Ta det nu gratis med en prenumeration på nyhetsbrevet Tuts + Business.
Det hjälper dig att gå igenom hela presentationsprocessen. Lär dig hur du skriver din presentation, utformar den som ett proffs och förbereder det för att presentera kraftfullt.
Från att planera din krok, för att komma upp med metaforer, och välja rätt PPT-mall låter det som en hel del arbete skapa en övertygande presentation. Den goda nyheten är att om du gör det rätt, kommer inget av det arbetet att gå i spill.
Faktum är att det blir ett större slöseri med en möjlighet om du bara "vingar det". Genom att tillbringa tillräckligt med tid på att förbereda meddelandet, innehållet, designen och leveransen av din presentation kan du vara säker på att publiken kommer att uppskatta och övertygas av din slutliga presentation.
Du kan spara tid genom att välja en bra PowerPoint-mall och anpassa den snabbt med ett professionellt arbetsflöde.
Accentsconagua