Share
Google Drive gör det smärtlöst att gå papperslöst. Dess samarbetsdokument, kalkylblad och presentationer bidrar redan till att minska pappersanvändningen, men dess OCR-funktion bidrar till att minska papperskvoten ännu mer.
OCR eller Optical Character Recognition är den viktigaste tekniken som hjälper dig att gå papperslös. Skannade dokument på egen hand är bara förstorade bilder av dina dokument, men låt din dator känna igen texten och de blir omedelbart ett ton mer användbart. Vi har redan tittat på hur man gör OCR-dokument i Adobe Acrobat:
Vi har tittat på att konvertera PDF-filer till dokument som du kan redigera i Word också:
Nu om du inte har en kopia av Acrobat eller Word finns det ett ännu bättre alternativ: Google Drive. Den innehåller ett litet känt gratis OCR-verktyg som är en kraftfull, lättanvänd bild till textomvandlare.
I den här handledningen tittar vi på vad som är Googles enhetens OCR-process och enkla steg för att börja arbeta med det. Jag visar dig hur du använder Google Drive för att snabbt konvertera dina skannade bilder och PDF-dokument till redigerbara textfiler online.
Det första steget och viktigaste steget i OCR är att hitta PDF-filer eller bilder som du vill konvertera till textfiler. Google Drive stöder för närvarande OCR för .jpg, .gif, .png och PDF-filer upp till 2 MB i storlek.
Proffstips: Om du vill konvertera flera sidor till text är PDF-format det mest effektiva eftersom alla sidor kan laddas upp i en sats.
Det finns några tumregler för att producera optimala resultat från OCR i Google Drive. Se till att din fil har hög upplösning med tydliga kontraster och jämn belysning - det här är överlägset de viktigaste faktorerna för att säkerställa en lyckad konvertering.
För bästa resultat, använd en standard typsnitt som Helvetica. Håll dig borta från alltför stiliserade teckensnitt eller texteffekter. Se till att texten som skannas är horisontell och läser från vänster till höger. Standardtecken, som Helvetica och Times New Roman, kommer att ge bättre resultat än mer obskyra tecken. Om du har ett dokument som är ganska oläsligt kan du fortfarande försöka OCR det, men resultaten kommer sannolikt inte att vara så trevligt.
Medan Google Drive stöder OCR på många olika språk kan OCR på språk som använder icke-latinska teckenuppsättningar vara buggy och kan inte ge önskvärda resultat.
Om dina filer finns på din dator, se till att deras filformat är en av de som stöds av Google Drive. Om det dokument eller foto du vill använda är fysiskt, skanna sedan dem på datorn. Det finns ett par bra alternativ att använda:
Evernote's Scannable är till exempel bara en av flera appar som låter dig skanna dokument med din smarta telefon. För att lära dig mer om Evernote, granska handledningen:
Efter att ha tagit din skanning och omvandlar den till en ren PDF, bör resultatet se ut så här för att börja med:
En PDF-fil som visas i Adobe Acrobat Reader.Med din PDF eller skannade bild klar i rätt format, nu kan vi titta på hur du får dina filer uppladdade för OCR med Google Drive.
Det är en snap att konvertera PDF och bildfiler till text i Google Drive med hjälp av OCR-funktionen. Låt oss se hur vi snabbt gör det.
För att lägga till dina dokument i Google Drive för att få dem OCRed, gå först till ditt Google Drive-konto. På Min enhet sida, klicka på Min enhet knappen bredvid Ny knappen på vänster sida av sidan. Välj Ladda upp filer.
Använd alternativet Ladda upp filer för att ladda upp en fil till Google Drive.Använd Ladda upp filer alternativet att ladda upp en fil till Google Drive. Hitta filen som du vill konvertera från PDF eller bild till text. Klicka på Öppna knapp.
Ladda upp filerna till Google Drive.Dokumentet visas nu i din Google Drive. Högerklicka på dokumentet för att få fram en rullgardinsmeny.
Öppna din fil med Google Dokument.Klicka på Öppna med alternativ och klicka Google Dokument. En arkikon visas när filen hämtas. Google är nu på gång att konvertera din PDF- eller bildfil till text med OCR.
Filen hämtas och konverteras från PDF eller bild till text.Filen öppnas i Google Dokument med PDF-filen konverterad till text, men med liten formatering tillämpad. Du kan nu redigera och formatera den nya textfilen som du vill.
Den konverterade filen efter OCR används i Google Drive visas oformaterad.Lyckligtvis kan ändringar enkelt göras på grund av att texten är redigerbar. Du kan använda samma steg för att OCR en bildfil med hjälp av Google Drive också.
Du kan snabbt ta bilderna i Google Drive för att konvertera det till text med samma process som ovan.
Här är en .jpg-bild av texten vi har arbetat med innan du importerar den till Google Drive:
En .jpg-bildfil innan du använder Google Drive för OCR.Här är samma bildfil när vi öppnar den med Google Dokument i Google Drive:
.jpg-bilden efter att OCR samlar den till text i Google Drive. Observera att originalbilden visas ovanför raden. Den redigerbara texten ligger under linjen.
OCR-funktionen i Google Drive är kraftfull och lätt att arbeta med, du kan snabbt ta en bildsökning eller PDF och omvandla den till ett textdokument. När du har lagt till din konverterade textfil till Google Drive har du nu tillgång till alla de kraftfulla dokumenthanteringsfunktionerna som finns tillgängliga.
En stor fördel med att använda OCR i Google Drive är att du enkelt kan dela det nya dokumentet med vem du behöver. För att göra det, gå till Arkiv> Dela, och du kan lägga till samarbetare genom att dela en länk eller skicka en inbjudan via e-post. Du kan också klicka på Dela med sig knappen längst upp till höger på skärmen.
Ett annat sätt att hantera ditt dokument efter att konvertera det med OCR är att exportera det till ett annat format.
OCR-dokumentet kan exporteras som ett annat format.OCR-dokumentet kan exporteras som ett redigerbart textdokument, t.ex. ett Word-dokument eller ett vanligt textdokument, genom att gå till Fil> Ladda ner som och välja det format du vill ha.
Google Drive ger ett snabbt och enkelt sätt att konvertera bild- och PDF-filer till redigerbar text gratis med hjälp av den inbyggda OCR-festen.
Dessa konverterade filer kan enkelt delas eller exporteras till olika filformat för användning när som helst och de är mycket mer användbara än dina ursprungliga skannade dokument eftersom du nu kan söka igenom och kopiera text från allt du har scannat.
Om du har problem med att OCRing dina dokument i Google Drive, har några andra OCR-verktyg du älskar, eller något annat du vill dela om att gå papperslös, meddela oss i kommentarerna!
Redaktionell Anmärkning: Det här inlägget publicerades ursprungligen 2014. Det har reviderats helt och hållet av vår personal för att göra det aktuellt, korrekt och aktuellt - med speciellt stöd från Laura Spencer.
Accentsconagua