Share
Känsla avzzled? Finns du att du stiger upp tidigt, jobbar sent, och fortfarande inte får det hela gjort? Om det här är så kan du, som många småföretagare, sträcka sig för tunt.
Som småföretagare har du mycket att göra. Om du inte lyckas med ditt upptagna arbete kan din arbetsbelastning tyckas omöjlig.
Påfrestningen och stressen i upptagen arbete. I denna handledning tar vi en närmare titt på upptagen arbete. Vi visar också fem steg för att hjälpa dig att hantera även dina mest vardagliga uppgifter och återvinna en del av den förlorade tiden.
Är upptagen jobb att hålla dig tillbaka? Många småföretagare belastas av upptagen arbete, men inser inte ens det. Det beror på att upptaget arbete är lika viktigt som annat arbete, men det har inte samma inverkan på din verksamhet.
Upptagen arbete kan vara affärsuppgifter som behöver bli gjort, men bidrar inte till botten. Exempel på detta är redovisning och skatteuppgifter, svar på e-post, underhåll av webbplatser, kontoruppgifter och andra rutinuppgifter. Det är inte så att dessa uppgifter inte är viktiga, det är bara att ditt företag kan vara bättre om de hanterades annorlunda.
Upptagen arbete kan också vara värdelösa uppgifter som känns meningsfulla, men bidrar ingenting till ditt företag. Exempel på detta kan vara att omorganisera ditt kontor eller ta lektioner, men aldrig tillämpa det du lär dig. Även uppgifter som att marknadsföra ditt företag via sociala medier eller kontrollera din e-postbrevlåda kan vara upptagna om du gör det för mycket.
Att eliminera upptagen arbete börjar högst upp. Om du, som småföretagare, slösar mycket tid med upptagen jobb, är chansen så bra att alla anställda du har också slösar bort tid.
Du kan dock förbättra din inställning. Här är några viktiga steg för att ta tillbaka din tid och minska ditt upptagna arbete.
Nyckeln till att ta reda på hur man kan minska upptagen arbete är att ta reda på hur mycket tid du verkligen spenderar på det. De flesta av oss gör det inte. Det sista vi vill göra tid att göra när vi är upptagna är att spåra vår tid.
Ändå spåra hur du använder din tid är början på att minska upptagen arbete. Utan att spåra din tid kan du inte vara säker på var du är ineffektiv.
När du spårar din tid, var detaljerad. Inkludera allt du gör på en dag, oavsett hur obetydligt det verkar. För bättre resultat, spåra din tid över flera dagar istället för bara en enda dag. Också vara ärlig. Om du spenderar två timmar om dagen och kontrollerar Facebook eller en timme som tittar på YouTube-videoklipp, registrerar du den aktiviteten.
Tänk dig att du är en webbutvecklare. Efter att ha spårat din tid i några dagar upptäcker du att du förutom kodning, testning, brainstorming och underhållsuppgifter även spenderar tid på följande upptagna arbetsuppgifter:
Din tidspårning visar också att du spenderar en och en halv timme varje vecka möte med dina lagmedlemmar. Du håller mötena regelbundet, även om ingen har frågor och det finns inga problem. Onödiga möten är vanligt förekommande. Statistiken från Atlassian visar att hälften av alla möten är slöseri med tid.
När du lägger till den här tiden, finner du att du bara har ett genomsnitt på cirka fem timmar produktiv tid varje dag. Jag slår vad om att det är mycket mindre produktiv tid än du trodde du skulle hitta. Du behöver göra det mesta av det.
Pareto-principen, även känd som 80/20-regeln, leder till att du finner att ett litet antal uppgifter slösar bort större delen av din tid. Minska den tid du spenderar på de uppgifterna, och du kommer att minska upptagen arbete.
För mer information om Pareto-principen och hur man utför en Pareto-analys, se vår Tuts + handledning om ämnet:
Att lära dig hur du spenderar din tid är en viktig del av att minska upptagen arbete. Om du har anställda, få dem också spåra deras tid för att ta reda på hur de spenderar den. Du kan använda tidspårningssoftware som Harvest för att hjälpa dig.
Om du vet hur du spenderar din tid är du redo för nästa steg.
När du väl vet hur du spenderar din tid kan du börja planera att använda den tiden mer effektivt. Planerar din tid börjar med prioritering.
Här är tre frågor att fråga om varje uppgift du identifierar:
Dessa frågor hjälper dig att prioritera dina uppgifter och ställa planeringsmål.
Om du startar varje dag utan ett mål är det lätt att hitta dig själv waffling och slösa tid. Använd istället en kalender eller planerare för att schemalägga din tid mer effektivt. Här är en guide om hur du använder en utskrivbar pappersplanerare, om du inte är angelägen om att använda en digital kalender.
Som ett mer specifikt exempel på hur prioritering och planering kan bidra till att minska upptaget, låt oss ta en närmare titt på de fem upptagna arbetstiderna som identifierats i exemplet i steg 1. Så här kan du ta itu med varje tidsslagare:
Nu när du har planerat din tid, låt oss undersöka några andra sätt att minska upptagen arbete.
Som småföretagare har du många ansvarsområden, inklusive många rutinuppgifter. Det är inte ovanligt för en företagsägare att försöka hantera dessa uppgifter med endast de programverktyg som de är mest kända för.
Om du inte har lagt till några nya programvaruverktyg i din arbetsprocess om flera år är chansen att du inte arbetar så effektivt som du kan vara. Många rutinuppgifter kan hanteras mer effektivt om du har rätt verktyg. Och nya verktyg utvecklas varje dag.
Om du upptäcker att en enskild typ av uppgift tar en stor del av din tid, leta efter ett mer effektivt sätt att utföra den uppgiften. Till exempel är löneavgift en typ av uppgift än det kan ta mycket tid när ditt företag växer. Det kan ta lång tid att behandla lönedel även om du bara har några anställda. Det finns sätt att effektivisera löneprocessen. Ta en titt på vår Tuts + handledning för tips om hur du hanterar lön effektivt:
Disorganisering kan också vara en stor tid för den småföretagaren. Lyckligtvis finns det många verktyg för att hjälpa dig med organisation och produktivitet. För några specifika idéer om att förbättra din produktivitet med Mac-programvara, granska:
För småföretagare med anställda är det också viktigt att se till att dina anställda också har rätt verktyg.
Verktyg är inte det enda sättet att minska tiden du spenderar på rutinuppgifter.
Verkar det som det enda sättet att få allt gjort är att göra det själv? Många småföretagare överstiger sig genom att försöka hantera allt. Det är en snabb väg till utbrändhet och misstag.
Även om du inte är redo att anställa fler anställda än, behöver du inte göra allt själv. Att outsourca en del av din arbetsbelastning sparar tid och låter dig fokusera på din kärnverksamhet. Här är tre typer av uppgifter att överväga outsourcing:
För att få veta om det är vettigt att anställa någon för en uppgift, fråga dig själv dessa frågor:
Vid första outsourcing kan vissa uppgifter verka för dyra. Du kanske till exempel tror att du inte har råd att anställa en advokat eller en revisor. Kom ihåg dock att deras specialutbildning och kunskap gör att de kan utföra sina uppgifter mycket snabbare än du kunde. Även med hjälp av en professionell befriar du att fokusera på inkomstproducerande aktiviteter.
Det finns ett sista steg som kommer att minska upptaget arbete (och förbättra din hälsa).
Det kan tyckas kontraintuitivt, men ibland ju mer du jobbar desto mindre blir du klar. Detta gäller särskilt för småföretagaren, som kan vara belastad med upptagen jobb och andra problem.
Tyvärr jobbar trötta människor långsammare. Om du arbetar långa timmar och går och lägger sig sent för att försöka bli mer klar, gör det inte. Du saboterar dig själv.
Enligt en rapport från Centers for Disease Control blir inte tillräckligt med sömn ett allvarligt hälsoproblem. Brist på sömn kan orsaka koncentrationsproblem och i vissa fall kan leda till sjukdom. De flesta vuxna behöver mellan sju och åtta timmars sömn, så planera ditt schema så att du får gott om vila. Om du har anställda, se till att de också tar tillräckligt med tid för att få tillräcklig vila.
Som småföretagare kan du känna dig överväldigad av allt du behöver göra. Det behöver inte vara så.
För att minska ditt upptagna arbete, kom ihåg de fem stegen i det här inlägget:
För att lära dig ännu mer om att förbättra produktiviteten, börja med grunderna, gräva in i serien om att bygga ditt eget produktivitetssystem, eller kolla vår produktivitetskategori på Tuts +. Här är några av våra mest användbara produktivitetshandledning för småföretagare:
Ta några första steg för att komma igång med de uppgifter som du och ditt team arbetar med i din verksamhet. Delegera vid behov, förbättra dina system, fördela din tid bättre och omforma ditt fokus. Experimentera med områden som kan göra ditt företags arbetsflöde bättre. Du vill se till att din tid används bäst, eftersom det bara är en begränsad mängd.
Accentsconagua