Hur man svarar på e-post introduktioner med god etikett

Har du någonsin fått en e-postinledning och undrat hur du svarar? Att få introduktioner till viktiga kontakter genom personer du känner är avgörande för framgång. Sådana introduktioner kan hjälpa dig att hitta arbete, kunder eller till och med göra en vän.

Att veta rätt sätt att svara på en e-post introduktion är en viktig affärs- och social kompetens. Du får inte en andra chans att göra ett bra första intryck. Och du kan vara säker på att det e-postmeddelande du skickar som svar på en introduktion lämnar ett intryck. Du måste se till att det intryck du gör är det rätta.

I den här artikeln: 

• Jag beskriver några vanliga affärssituationer där en e-postinledning kan vara användbar. 
• Därefter ser vi på vad som ska göras när e-postinledningen är gjord, inklusive några exempel på god praxis för e-postintroduktion. 
• Slutligen ska jag tillhandahålla ett e-postmeddelande för introduktionsrespons som du kan använda som en mall för att skapa egna inmatningsreaktioner för e-post.

Vad är den bästa strategin för att svara på e-post introduktioner? (grafisk källa)

Innan du går längre, var noga med att ladda ner vår nya eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. (Det är tillgängligt för FRI med Tuts + Business Nyhetsbrev.) Lär dig bästa praxis i e-post som kommer att ha din inkorg avkodad och du behandlar e-postmeddelanden som en snabb fråga.

5 typer av företags introduktioner (ofta gjorda via e-post)

Introduktioner är ett gemensamt affärsverktyg. Om du känner någon som är bekant med någon du behöver veta, är det acceptabelt att fråga din kontakt för att presentera dig. Ofta görs sådana introduktioner via e-post.

Här är några vanliga affärsscenarier som involverar introduktioner:

1. nätverk - Som företagare, vem du vet räknas. Det är bra att ha anslutningar i ditt fält och i relaterade fält. Ofta kan en av dina kontakter presentera dig för andra i din bransch via e-post. 
2. Jobbsökande - Om du letar efter ett jobb hos ett visst företag och du känner till någon som arbetar där, kan din kontakt vara villig att presentera dig för en beslutsfattare. Ofta bestämmer sådana introduktioner om du är anställd.
3. försäljning - Om du är i försäljning, kan du lita på andra för att presentera dig för giltiga utsikter. Anslutningar görs ofta genom personliga introduktioner. De är mer benägna att vara intresserade än kontakter som görs via andra metoder.
4. Arbetsprojektlag - I dagens affärsmiljö är det inte ovanligt att avlägsna lag arbetar med andra som de aldrig har träffat. En e-postinledning från lagledaren kan hjälpa ditt lag att vara mer sammanhängande.
5. Säljare - Det kan vara svårt att hitta pålitliga leverantörer. Om du är nöjd med en produkt eller tjänst och din bekant letar efter samma produkt eller tjänst, kanske du vill presentera din bekantskap till din leverantör.

Om du driver ett litet företag eller arbetar som en professionell kommer många av dessa typer av introduktioner till dig via e-post. Det är viktigt att veta hur man hanterar dem, så att du kan svara med god e-etikett och göra det mesta av varje introduktion.

Hur man svarar på en e-post introduktion med god etikett

Om du är på mottagaränden av en e-postinledning, vad ska du göra? Du kanske undrar hur du svarar på en e-postinledning.

Hur du svarar på en e-postintroduktion ger ett intryck på din nya anslutning. Som vi nämnde tidigare vill du ha det intrycket att vara bra.

Följ dessa 4 steg för att göra en bra bild

Det finns några e-post introduktion etikett bästa praxis du bör följa för att se till att du får ett bra intryck. När du får en e-postinledning följer du dessa steg:

1. Intressera - Ditt första steg i att svara på en e-postinledning är att bestämma hur viktigt introduktionen är för dig. I vissa fall (t.ex. en försäljningsskala) kanske du inte letat efter en introduktion eller kontakten kanske inte passar dina behov. Det är okej att låta den andra parten veta att du inte är intresserad. I andra fall (t.ex. en arbetssökning) kan du ha begärt introduktionen. Det du bestämmer bestämmer innehållet i ditt svar.
2. Svara snabbt - Oavsett vad du bestämmer i första steget bör du svara i god tid. Normalt bör en företagsintroduktion besvaras inom en arbetsdag. Du bör skicka ett artigt svar även om du inte är intresserad av anslutningen. Du vet aldrig vad framtiden håller, och en dag kan du behöva kontakta den personen igen.
3. Anpassa ditt svar - Det är okej att basera ditt svar på en mall, men skicka inte samma generiska svar till varje introduktionsmeddelande som du får. Anpassa ditt svar så att det passar omständigheterna kring introduktionen. Lägg till eller ta bort information efter behov.
4. Tack hänvisaren - Din ursprungliga kontakt gick ut på en extremitet för att rekommendera dig, så låt din ursprungliga kontakt veta hur det gick. De kommer sannolikt att hjälpa dig igen om du ger feedback. Även om introduktionen var oönskad, låt din bekännelse med lätthet veta att anslutningen inte passade bra och förklara varför. Du kan behöva den hänvisarens hjälp en gång till vid en annan tidpunkt.

Om du bestämmer dig för att ställa in svarmallar kan Gmails verktyg för konserverad respons hjälpa till. Mer information om hur du konfigurerar e-postmallar med hjälp av Gmail-svar på händerna finns i denna handledning:

Nu när du förstår processen att svara på en e-postinledning, låt oss undersöka vid vissa detaljer om hur du skriver ett e-postinförande svar.

Så här svarar du på introduktionsmail och skriver ditt svar

Du är redo att skriva e-postinledningssvaret. Vad gör du först? Låt oss titta på några detaljer.

Notera: Jag använde Gmail eller MS Outlook för dessa e-postexemplar, men de skulle fungera med de flesta e-postleverantörer. Alla namn, e-postadresser och telefonnummer som ges i dessa exempel är fiktiva.

1. Skriv e-postens ämnesrad

Ämnesraden för alla e-postmeddelanden är viktigt. Det kan avgöra om ditt e-postmeddelande är läst eller inte. Den felaktiga ämnesraden kan till och med orsaka att ditt e-postmeddelande hamnar i skräppostmappen.

Om du svarar på en e-postinledning kanske du undrar vad du ska ange som e-postens ämne. I vissa fall svarar du på e-postinledningen. Om ämnesraden i e-postinledningen var tydlig och koncis, är det okej att hålla det intakt. Vissa e-postsystem (till exempel MS Outlook) lägger till RE: framför ämnesraden för att identifiera ditt svar som ett svar.

Många e-postsystem lägger till RE: när du svarar på ett meddelande.

Om ämnesraden i e-postinledningen var oklart, kanske du vill skriva din egen. Din ämnesrad ska vara kort och till punkten. Följande är ett exempel på ämnesraden för introduktion av e-postinledningssvar.

Din ämnesrad ska vara kort och till punkten.

Som du kan se är det e-post direkt och till den punkten. Namnet faller kan också vara viktigt. Om mottagaren respekterar och litar på Joe Jones, kommer de troligtvis att öppna e-postmeddelandet.

2. Adressera din svar-e-postadress

Svarsmeddelandet ska adresseras till personen du presenteras för. Det finns emellertid ett dilemma.

Introduktionsmeddelandet du fick är sannolikt från din kontakt med den person de adresserar e-post till i cc-fältet. Om du bara träffar Svara alla att svara på e-postmeddelandet fortsätter din ursprungliga kontakt med i samtalet. Ändå vill du ha din ursprungliga kontakt för att veta att du svarade på deras email introduktion.

Det bästa sättet att åtgärda detta är att flytta din ursprungliga kontakt till BCC. På så sätt kan personen som introducerade dig veta att du handlade inför introduktionen, men de förväntar sig inte att delta i konversationen.

För mer information om hur du riktigt adresserar ett e-postmeddelande, granska den här hjälpsamma handledningen:

3. Välj rätt ton för ditt svar

Tjänsten räknas. Kom ihåg att du gör ett första intryck. En vänlig men professionell ton är vanligtvis bäst.

Var uppmärksam på tonen i ditt introduktionsbrev. Är det formellt, informellt? Gör ditt svar till den tonen. Din ursprungliga anslutning vet sannolikt vilken ton som är bäst för din nya kontakt.

Denna handledning diskuterar skillnaden mellan en formell e-post och ett informellt email i mer djup:

4. Var direkt

Din nya anslutning är sannolikt upptagen, så det är bäst att komma till den punkten i din introduktionsresponsadress. Om du letar efter ett jobb, förklara vilken typ av arbete du gör. Om du säljer en produkt eller tjänst, förklara varför du tycker att det kommer att vara användbart för din nya bekantskap.

Glöm inte att nämna hur ditt förhållande gynnar din kontakt. Om du söker ett jobb, förklara varför du är en bra passform. Förklara hur företaget kommer att dra nytta av dina färdigheter. Om du säljer en produkt eller tjänst, förklara hur din produkt uppfyller deras behov och beskriv den största fördelen med att använda din produkt.

För att lära dig mer om hur du gör din e-post kortfattad och klar, studera den här handledningen:

5. Var försiktig och granska din e-post innan du skickar

Granska e-posten noggrant. Leta efter stavnings- och grammatikfel. Använd stavningskontroll för att få uppenbara fel, men gå utöver det och leta efter felaktig information och andra stavfel. Att vara slarvig med någon företags e-post kan skicka fel meddelande. Du vill inte ha din nya kontakt att tro att du är oprofessionell eller bryr dig inte om kvalitet.

En följa upp e-postprov

Låt oss undersöka ett provscenario och ett exempel på ett inledande email-svar som du kan skicka som svar på scenariot.

Exempel Scenario

En före detta kollega, Jane Perez, är anställd av ett ABC-företag där du vill arbeta. Du märker att ABC Company har ett webbutvecklingsjobb som anges på deras hemsida som du skulle vara perfekt för. 

Du vet också att du har en bättre chans att få jobbet om någon inom företaget introducerar dig till anställningschefen. Du ber din kontakt för att göra en e-postinledning, och några dagar senare hittar du följande e-post introduktion från Jane i din inkorg:

Ett exempel på e-postintroduktion.

Det är dags för dig att svara på Jans introduktionsbrev. Låt oss snabbt granska några av punkterna från e-post introduktionsetikett som vi lärt oss tidigare:

• Intressera - Sedan du bad om e-postinledningen, är du intresserad av anslutningen.
• Svara snabbt - Du vet att du måste svara i god tid, så du skickar svaret ut idag.
• Anpassa ditt svar - Du har ingen mall sparad för introduktioner av e-post, så svaret blir inte generiskt. (Du kan spara det här inlösenmeddelandet för e-post som en mall så länge du kommer ihåg att anpassa den.)

Vi tar upp den fjärde punkten med e-post-svaretiketten senare. Nu, låt oss ta en titt på e-postinledningssvaret du kanske skriver:

Här är ett exempel på e-postinledningssvar.

För en mall av det här inlämningsresponset för e-post som du kan kan anpassa med din egen information, klicka här.

Observera att svarmeddelandet börjar med att bekräfta Jane, men flyttar henne till Bcc. Senare skriver du en separat uppföljnings email till henne.

E-postmeddelandet tar också en professionell, vänlig ton. Det blir rätt till den punkten genom att nämna jobbet och dina kvalifikationer. Du gör det också lätt för Sally att svara genom att notera flera specifika tider när du kommer att vara tillgänglig och ge ditt telefonnummer.

Notera: Det finns viss oenighet om du bör ange specifika datum och tider i ett e-postinförande svar. De som är emot det känner att det gör att du verkar mindre tillgänglig. Medan de som är positiva till det känner att det tar jobbet att komma fram till en behaglig mötetid för mottagaren.

Slutligen stänga provet e-post med en positiv anteckning och med en professionell ton.

Några dagar senare, efter att Sally sätter upp ett möte med dig, skicka ett uppföljningsmeddelande till Jane. Låt henne veta att anslutningen lyckades. Detta tack e-post är den fjärde punkten av e-postinledningssvaretiketten. Om du får ett jobb på grund av Jane introduktion borde du låta henne veta och tacka henne igen.

Om e-postmeddelandet resulterar i en intervju kan du också hitta den här handledningen om hur du skriver ett tack till din intervjuare:

Ta tag i (Free) Email Inbox Strategies Ebook

Förutom att hantera strategier för e-postintroduktion finns det ett antal ytterligare e-poststrategier som hjälper dig att maila mer professionellt. Om du kämpar med att följa med alla dina e-postmeddelanden, är det dags att ta kontroll.

Lär dig teknikerna för e-posthantering som kommer att hålla dig organiserade och behandla dina e-postmeddelanden som ett proffs. Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och få den gratis inkorgen Zero eBook nu. 

Svara på din nästa e-post Introduktion Effektivt

Det är viktigt att förstå hur man korrekt svarar på en e-postinledning. Om ditt e-postinförande svar är professionellt, lämnar du ett bra intryck. Men om du svarar dåligt kommer din nya kontakt att vara mindre än imponerad. Ditt e-postinförande svar är viktigt.

Det är inte svårt att skriva ett effektivt e-postinförande svar när du förstår grunderna för e-post introduktion etikett. Följ riktlinjerna för att skriva ett e-postintroduktionssvar i den här artikeln och du har inga problem att reagera på din nästa e-postintroduktion effektivt.