Share
Anställande av anställda är ett viktigt steg i utvecklingen av ditt lilla företag. Plötsligt, istället för att göra allt själv, kan du delegera uppgifter och fokusera på viktiga saker. Med fler personer som bidrar kan ditt företags tillväxt ta av.
Men med anställning av anställda kommer också en hel del extra administrativ huvudvärk, och en stor del av det är att räkna ut hur man kör löneavgift. Inte bara måste du utreda hur mycket du ska betala för varje person och göra överföringen, men du måste också räkna ut löneskatter. I en undersökning av amerikanska småföretag från National Small Business Association, rankade löneavgifterna nummer 1 av alla skatter i både ekonomisk och administrativ börda.
Att få fel kan vara dyrt också. År 2015 införde IRS 6,25 miljoner påföljder över $ 4,25 miljarder i samband med sysselsättningsskatter.
Så i denna handledning lär du dig hur du ställer in dina system och bearbetar lön för ett litet företag med flera anställda. Oavsett om du bara har anställt dina första anställda eller om du har kört löneavgifter en stund och vill förbättra din process har den här handledningen tagits upp. Du kommer att lära dig om de olika alternativen du har, de steg du behöver gå igenom, och mekaniken för hur du kan hålla skatt och göra betalningar till dina anställda.
Observera att vissa detaljer, såsom skatter och andra poster som ska dras, varierar i olika delar av världen och för olika typer av företag och anställda.
I denna handledning går jag igenom de allmänna stegen för att skapa ett lönesystem, men kom ihåg att detaljerna kan vara olika i din specifika situation, så var noga med att få en guide från din lokala regering som förklarar vad du behöver göra. I USA är IRS Publication 15 till exempel en användbar guide till arbetsgivarens federala skatteansvar (även om stater och städer också har egna skattregler för att ta hänsyn till).
Låt oss börja med att titta kort på vad ett lönesystem är och hur det fungerar.
I grund och botten har ett lönesystem två huvudfunktioner: för att säkerställa att de anställda får betalt rätt belopp och för att säkerställa att regeringen får betalt rätt skatt.
Numera driver många företag sina lönesystem genom att använda specialiserad programvara eller online-appar (som vi kommer att titta på i nästa avsnitt). Men den form det tar är inte viktigt: så länge du gör allt exakt, kan du också köra lönelistor med egna manuella poster.
Så de grundläggande komponenterna i ett lönesystem är:
Det här är grunderna, men beroende på dina anställdas situation kan du också behöva redovisa övertid, bonusar, avdrag för pensionssystem och mer.
Betala anställda låter som om det ska vara lätt att göra, men när du börjar ta hänsyn till skatt och andra överväganden kan det bli ganska komplicerat, med betydande felrum. Så många företag väljer antingen att lägga ut lönebearbetning eller att använda specialiserad programvara eller tjänster.
Här är de viktigaste alternativen för hur man behandlar löneavgifter, med sina fördelar och nackdelar:
Enligt National Small Business Association lägger 41% av småföretag i USA ut sina löneservice till ett externt företag. Och de flesta företag med mer än fem anställda lägger ut.
Fördelen med att få ett annat företag att göra din löneavgift är att du inte längre har huvudvärk, och att de kommer att få det rätt eftersom det är deras huvudsakliga verksamhet.
Den största nackdelen är att det kan vara dyrt. Samma NSBA-undersökning fann att en tredjedel av de små företagen spenderar mer än 6 000 dollar per år på administration av lön och löneavgifter. Det är en ganska stor investering för ett litet företag.
Naturligtvis finns bättre erbjudanden där ute, så du kanske inte behöver spendera så mycket. Få citat från några företag för att se vad det kostar. Ett par av de största företagen inom detta område är ADP och Paychex. Några av de företag som nämns i nästa avsnitt erbjuder även fullservicealternativ.
Ett annat populärt alternativ, särskilt för mindre företag, är att driva löneavgiften själva, men med hjälp av specialiserad programvara eller onlineapps för att styra dem genom processen och utföra beräkningarna för dem.
ADP och Paychex erbjuder också denna typ av lösning, och det gör också många andra företag, som Intuit, Gusto och Patriot Software.
Fördelen med detta tillvägagångssätt är att det ofta är billigare att anställa en full-service lönleverantör, men du får fortfarande en pålitlig service, så länge du matar in rätt information, kommer mjukvaran att göra nödvändiga beräkningar och göra processen enklare för du.
Nackdelen är att du inte får så mycket som du skulle från en fullservice leverantör, så du är ansvarig för att du använder programvaran korrekt. Och det kostar fortfarande mer än alternativ 3, vilket är ...
Om du är övertygad om dina egna ekonomiska och tekniska förmågor och din förståelse för landets skattekod, eller om du har någon på personal som kan göra det för dig, kanske du vill köra löneavgiften helt internt. Du kan beräkna löner och skatter själv, skriva ut lönecheckar och bearbeta betalningarna till dina anställda.
Fördelen med detta tillvägagångssätt är att du inte behöver betala några andra leverantörer, och allt är under din kontroll.
Den uppenbara nackdelen är att det kan vara ganska komplicerat, och att göra det utan hjälp kan resultera i kostsamma fel. Också glöm inte att din egen tid har en kostnad kopplad till den. Om du spenderar mycket tid och energi på löpande löner, dirigerar du tid och energi bort från andra mer produktiva saker du kan göra.
Vi kommer att gå igenom några av stegen i resten av denna handledning, och det finns onlinekalkylatorer och andra verktyg som kan hjälpa dig, men det kan fortfarande vara ganska svårt att sköta ditt eget lönesystem, så åtminstone överväga några av de online eller fullservice-leverantörer.
När du väl har bestämt dig för ditt tillvägagångssätt, är det första steget i löneprocessen att samla nödvändig information om var och en av dina anställda.
På ett minimum består det av:
Det mesta av detta är ganska enkelt, men jag ska bara förklara lite om den andra punkten på skattebidrag. Det beror på ditt skattesystem, men i USA kan anställda till exempel ansöka om olika ersättningar för att minska sin skatt beroende på huruvida de är gifta, hur många barn de har och så vidare. Du behöver veta denna information så att du kan hålla rätt mängd skatt. Du kan samla det genom att ha medarbetaren fylla i en W-4-blankett.
Om du använder löneprogrammet ska det beräkna lönen för dig, men det är fortfarande bra att veta hur man gör det, så att du kan förstå och verifiera resultaten.
Lyckligtvis är beräkningen av bruttolön (dvs det totala beloppet före skatt) ganska enkelt.
Om din anställd betalas en årslön fördelar du bara lön med det totala antalet löneperioder under året. Till exempel, om din anställd tjänar $ 30,000 per år, skulle hennes månadslön vara $ 30.000 / 12 = $ 2.500. Om du betalade henne varje vecka, skulle du helt enkelt dela med 52 istället för 12.
Om du betalar per timme, multiplicerar du bara antalet arbetade timmar med lönefrekvensen. Låt oss säga att arbetstagaren tjänar 30 dollar per timme och en övertid på 45 dollar per timme. Under den senaste veckan arbetade hon 40 ordinarie timmar och 10 övertidstimmar. Hennes bruttolön skulle vara:
Också vara säker på att lägga till några bonusar eller andra engångsposter. Hittills är det ganska enkelt, men saker blir mer komplicerade när skattmannen blir involverad ...
Dina anställda måste betala skatt på sin lön, och i de flesta länder måste de också bidra med en del av sina löner för att finansiera någon form av socialförsäkringssystem. Det är ditt jobb att ta ut pengarna ur lönecheckarna och skicka det till lämpliga myndigheter.
Utöver det kan du som arbetsgivare behöva betala skatt baserat på antalet arbetstagare du har eller, oftare, hur mycket pengar de tjänar.
Så ditt ansvar som arbetsgivare är att se till att ditt lönesystem upprätthåller rätt skatt och social trygghet från anställda och att du som arbetsgivare betalar rätt belopp av löneskatt.
Detaljerna varierar stort beroende på land, men här är ett exempel på hur det skulle fungera i Storbritannien:
Låt oss säga att din anställd, Tina, har en årslön på 60 000 £.
I Storbritannien, som i många andra länder, får anställda ett skattefritt tillägg varje år. En person kan tjäna 11 000 kr innan de betalar någon skatt. Så Tina kommer bara betala skatt på £ 49.000 av hennes årliga inkomst.
Därefter beskattas intäkterna med olika ränta när det ökar. I Storbritannien är banden:
Så kommer skatten på Tinas lön att se ut så här:
Varje månad så skulle hennes lön se ut så här:
Observera att du också behöver utföra en liknande beräkning för att ta reda på hur mycket du kan hålla kvar för National Insurance. Dessutom måste du själv göra en försäkringsavgift, som en arbetsgivare, baserat på en procentandel av Tinas månatslön över ett visst tröskelvärde.
I vissa fall kan du behöva göra andra justeringar av din anställdas lön, till exempel bidrag till pensionsplan, sjukförsäkringspremier eller eventuell semester eller sjukpenning.
Var tydlig om huruvida dessa justeringar ska göras före eller efter källskatt. Till exempel i många länder dras avdrag för pensionsplaner ofta innan skatt beräknas, vilket effektivt minskar arbetstagarens skattepliktiga inkomst och ger incitament för pensionsbesparingar.
När du väl har utarbetat hur mycket du ska betala och hur mycket du ska hålla, är det dags för den roliga delen: faktiskt skickar dina anställda sina svunna intjänade pengar!
Traditionellt gjordes det vanligtvis med check, men elektroniska banköverföringar blir alltmer populära. National Federation of Independent Business konstaterar att nästan 60% av de anställda i USA betalas genom direkt insättning i sina bankkonton.
Hur det fungerar är ganska enkelt: du får bara din medarbetares bankkontoinformation och gör överföring till sitt konto, antingen genom att använda din banks webbbankprogramvara eller genom att använda din löneprogramvara, som ofta innehåller den här funktionen (till exempel är Intuit direkt insättningstillägg).
Det är billigare och snabbare än att skriva ut och skicka kontroller, och det finns mindre risk för att kontrollerna blir vilse eller stulna. Observera att även om du gör betalningen elektroniskt, behöver du fortfarande lämna ett uttalande till varje anställd som visar detaljerna i deras lön för den perioden och eventuella skatter hålls kvar.
Du måste också göra rapporter till skattemyndigheterna och skicka dem eventuella medel som du har hållit tillbaka från anställda.
I Storbritannien, till exempel, skulle du skicka den 1 100 £ du behöll från Tinas lön, plus de nödvändiga försäkringsavgifterna till Hennes Majestätens Inkomster och Tull den 22: e månaden. Underlåtenhet att betala i tid leder till en ögonvattenande 3% dagligen ränta plus andra påföljder.
Du måste också skicka rapporter varje månad om hur mycket du betalade dina anställda och hur mycket du drog av från deras lön. Och du måste rapportera till HMRC när du anställer en ny anställd eller när den anställdes omständigheter förändras.
Då måste du göra en årsrapport till HMRC i slutet av varje skatteår, samt att skicka ett "P60" -sagn till alla dina anställda som sammanfattar deras totala lön och avdrag för året.
Andra länder har egna krav, men det är troligt att det blir en ganska liknande process. Grundidén är att du regelbundet rapporterar till skattemyndigheterna och gör snabba betalningar av alla pengar du har behållit från anställdas lönecheckar, plus eventuella pengar du är skyldig dig själv.
Varje lands skattemyndighet kommer också att ha regler om vilka löneuppgifter du behöver behålla och hur länge, så se till att du håller allt du behöver.
Så nu vet du hur du sätter upp och kör ett lönesystem för ditt lilla företag. Som du har sett, är det ganska enkelt att beräkna grundlönen, vilket innebär att avdrag för skatt, social trygghet och andra saker kan göra processen ganska komplicerad.
En bra tjänsteleverantör eller mjukvarusystem tar bort mycket huvudvärk från dig, så investeringen kan väl vara värt det, särskilt när ditt företag växer och anställer fler människor.
Nu när du har ett gott grepp om löneuppgifter, är det dags att läsa om de roligare aspekterna av att anställa anställda till ditt företag:
Löneskriftsikon designad av Yamini Ahluwalia från Noun Project.
Accentsconagua