Så här konfigurerar du ett Gmail-svar (Off Off Office)

Att ta semestertid är viktigt om du vill vara skarp och fokuserad. Detta gäller särskilt för småföretagaren, som kan ha många roller att spela i sin verksamhet.

Tyvärr kan i dagens anslutna världs e-post det verkar som om du alltid arbetar, även när du försöker ta en paus. Du bär förmodligen din telefon eller mobilenhet med dig, även på semester. Var din mobilenhet är, det finns e-post. Där det finns e-post finns det arbete.

Kontinuerlig kontroll av ditt företags email är inget sätt att få en ordentlig vila på din semester. Det finns ett bättre sätt. Ställ in en Gmail-semesterrespons. En Gmail-semesterrespons skickar bort ett Gmail-svar till alla som skickar dig ett mail under den angivna tiden.

Använd Gmail-svaret utanför kontoret för att ställa in förväntningar från kunder och kollegor. Använd det för semestern, eller någon annan gång kommer du att vara borta från kontoret. Kom ihåg att få ett meddelande från kontoret är mycket bättre än att inte få något svar alls.

Ställ in ett Gmail-påminnelsemail (grafik).

Denna handledning ger steg för steg instruktioner för att skapa ett semestersvar i Gmail. Det ger dig också några bästa semesterpraxis för semestermail. Till sist kommer jag att beröra hur du kan underlätta övergången till jobbet när din semester är över.

Innan du dyker in i denna handledning, ladda ner vår nya eBook (GRATIS): Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Det hjälper dig att få din email-inkorg organiserad när du är tillbaka från semester. Den är fylld med ett antal bra e-posthanteringstekniker som du kan lägga till för snabb användning. 

Låt oss nu börja med denna handledning hur du ställer in din semesterrespons.

Så här konfigurerar du en autosvar-e-post med hjälp av Gmail

I skärmbilden ovan kan du lära dig hur du snabbt ställer in en automatisk Gmail-responder. Eller läs vidare för skriftliga instruktioner för att hjälpa dig att konfigurera ett Gmail-meddelande, tips om bästa praxis att följa och mer:

1. Slå på semesterresponsmeddelandet

Låt oss konfigurera ditt semesterresponsmeddelande i Gmail. Så här gör du steg för steg:

Steg 1

Från Gmail, klicka på inställningar symbol. Du hittar den längst upp till höger på e-postskärmen.

Inställningar buttton.

Steg 2

På rullgardinsmenyn klickar du på inställningar alternativ.

Välj inställningar.

Steg 3

De inställningar skärmdisplayer. Bläddra till botten av inställningar skärm för att hitta Semesterrespons alternativ.

Slå på och ställ in första dagsdagen.

Standarden är att semesterresponsen ska vara avstängd. För att ändra det valet, klicka på Semesterrespons på växlingsknapp.

Ange datum då din semester börjar i Första dagen fält. Du kan också klicka i mitten av ett av datumfälten för att hämta en kalender. Från kalendern, välj datum eller datum (er).

Steg 4

Om du inte vet när du kommer tillbaka rekommenderar jag också att fylla i fältet Senaste dagen. De Sista dagen Fältet bestämmer den sista dagen som ditt meddelandesmeddelande från Gmail kommer att skickas. För att fylla i fältet, klicka på kryssrutan för att aktivera Sista dagen fält. Ange sedan datumet eller använd kalendern för att ange datumet.

Vissa e-postexperter rekommenderar att du lägger till några extra dagar till ditt returdatum. Denna buffert kan ge dig en extra chans att komma ikapp innan folk försöker kontakta dig. Denna taktik kan komma tillbaka om någon känner till ditt faktiska returdatum dock. Så var försiktig med det.

Lägg till sista dagen datum.

Steg 5

Nu är det dags att skapa ditt exakta meddelande från kontoret. Börja med att ge ditt meddelande en ämnesrad.

Kom ihåg att ämnesraden är en av de viktigaste delarna av ett mail. Vissa mottagare kommer inte att läsa över ämnesraden. Så, du vill förmedla så mycket information här som möjligt. Jag skriver "Begränsad e-poståtkomst till 8/18" här eftersom det berättar mottagaren vad de behöver veta.

Fyll i din e-postadress.

Steg 6

Eftersom du inte kan förutsäga vem som mottar ditt semesterresponsmeddelande kan du inte adressera ditt semestersvar till en individ eller grupp. Det är bäst att bara skriva in din e-postkropp.

Skriv sedan in e-postens kropp. Det är alltid en bra idé att inkludera en alternativ kontakt om det finns ett brådskande problem som måste hanteras snabbt. Om du har flera projekt kan du namnge en annan kontakt för varje projekt. Låt dina backupkontakter veta att de kan få extra meddelanden medan du är borta.

Skriv in ditt e-postmeddelandets kropp.

Om du använder en Gmail-signaturmall, kommer din Gmail-signatur att tillämpas på din semesterrespons-e-postadress. För mer information om signaturmallar, ta en titt på:

Steg 7

Slutligen lägger du märke till en kryssruta längst ner som gör att du kan begränsa auto-svaret till personer i din kontaktlista. Jag rekommenderar att du väljer det här alternativet. Du vill inte att ditt semestersvar ska gå till nyhetsbrev som du prenumererat på eller till skräppostmeddelanden som du får.

Välj alternativet för att begränsa auto svaret.

När du är nöjd med ditt Gmail-meddelande, klicka på knappen Spara ändringar.

Observera att Gmail endast skickar semesterresponsmeddelandet till en mottagare en gång vart fjärde dag. Om en mottagare ignorerar ditt semestersvar och skickar dig mer än ett e-postmeddelande på en dag, kommer de inte att få ditt Gmail utan meddelande om och om igen.

2. Testa semesterresponsmeddelandet

När ditt Gmail-autosvar-e-postmeddelande har konfigurerats kanske du vill ha en vän som hjälper dig att testa funktionen. För att testa ditt meddelande, be din vän att skicka ett e-mail på den första dagen du är ute. 

Om semesterresponsen fungerar, ska din vän få ditt meddelande från kontoret. Om de inte mottar semestermeddelandet, upprepa stegen ovan tills semesterrespons-e-post är korrekt inställd.

3. Stäng semestermeddelandemeddelandet av

Om du inte angav en sista dag för din semesterrespons e-post för att avsluta, stäng av automatiskt svaret e-post manuellt när du är tillbaka från semester. Återgå till inställningar skärm och bläddra till botten. Klicka på Semesterrespons av växlingsknapp.  

Om du vill veta mer om Gmail, granska några av våra andra handledning, inklusive:

Semesterrespons bästa praxis

Som alla andra e-postmeddelanden som du skickar representerar din semesterfirma i Gmail ditt lilla företag. Du vill att den ska se professionell och förmedla en positiv bild.

Även om denna handledning gäller specifikt för Gmail kan du använda många av dessa bästa metoder med andra e-postsystem.

Här följer några av de bästa metoderna för att se till att din Gmail utan kontorsmeddelande lämnar rätt intryck:

• Humör. Du kan bli frestad att göra en snarky ur kontorsmeddelande, som t.ex. kontorsemail som anges i detta HubSpot artikel av Lindsey Kolowich. Om du inte är mycket säker på att denna typ av svar kommer att bli väl mottagen av dina kunder och kollegor, lämna inte en rolig semester email. Det är för lätt för humor att slå tillbaka.
• Vad ska inkludera. Ditt autosvarmeddelande ska innehålla följande information: datum du kommer att vara borta, när du kommer tillbaka, och vad läsaren kan göra i en nödsituation. Det är också en bra idé att inkludera en grov uppskattning av när de kan förvänta sig ett svar.
• Formatera. Använd korrekt e-postformat i ditt autosvar email. För att lära dig mer om korrekt e-postformat, granska vår Tuts + handledning, Howto Master Proper Email Format - och undvik professionell katastrof. Eftersom du inte kan förutsäga vem som mottar ditt semesterresponsmeddelande kan du inte adressera det till en individ eller grupp.
• Mall. Om du har en signaturmall som ställts in för dina e-postmeddelanden, är det här en viktig del av ditt varumärke att använda det här. Detta gäller särskilt om du är en liten företagare eller frilansare. 
• Säkerhetskopieringskontakt. Det är en bra idé att rikta din e-postmottagare till någon annan som kan svara på frågor. Välj någon som en backup som är bekant med dina projekt som en kollega eller virtuell assistent (VA). Glöm inte att fråga din backup om de kan hantera dina samtal medan du är borta.
• Andra system. När du har slutfört din semesteransvarig i Gmail, glöm inte att notera din frånvaro i andra verktyg, t.ex. på din kalender eller i några projektplaneringsverktyg där du listas som en resurs. Detta steg kommer att förhindra att personer planerar dig för möten under din tid borta.
• Motstå frestelse. Medan du är på semester kan du vara frestad att logga in på ditt e-postmeddelande och svara på några meddelanden. Gör det inte. Om dina kontakter inser att du svarar på meddelanden kommer de att anta att du är tillgänglig. Andra kommer inte att respektera din tid borta från jobbet om du inte respekterar det själv.

När du har konfigurerat ditt autosvar, är du redo att njuta av din semester. Men som alla goda saker måste din semester komma till ett slut.

Här är några idéer som hjälper dig att lätta dig tillbaka till jobbet.

En praktisk checklista för när semesteret är över

Med en semestermail inställd för att meddela dina kontakter att du inte är tillgänglig kan du koppla av och njuta av din semester.

När din semester slutar vill du vara säker på att du återvänder till jobbet uppdaterat och redo att gå. Tyvärr kan de första dagarna vara grova om du inte har en plan.

Här är en praktisk checklista som hjälper dig att lätta dig tillbaka till jobbet efter att du är ute av kontoret:

1. Stäng av Gmail från kontorsmeddelande.Det finns inget mer irriterande än att fortsätta att få en semestermail långt efter att personen har återvänt. Om det är möjligt bör detta vara en av de första sakerna du gör när du kommer tillbaka till kontoret.
2. Skanna igenom dina meddelanden innan du svarar. En snabb genomgång av meddelanden kan du veta vad du kan förvänta dig. Det kan också minska din arbetsbelastning om du upptäcker att en avsändare redan har svarat på sin egen fråga.
3. Prioritera dina returmeddelanden och uppgifter. Försök inte göra allt på din första dag tillbaka. Notera några sanna nödsituationer eller uppenbara skräppostmeddelanden. När du har tagit hand om nödsituationerna och raderat skräppostmeddelandena, svara på de andra meddelandena i den ordning de mottogs i.
   
4. Kolla din kalender för eventuella kommande möten. Planera tid för att förbereda sig för planerade möten. Du kan bli frestad att fokusera på att bara rengöra din inkorg när du kommer tillbaka till jobbet, men det här kan göra dig oförberedd för andra aspekter av ditt arbete.
5. Var inte panik. Det kan ta dig flera dagar att komma ikapp. Det är normalt. Om du behandlar nödfrågor först kommer de flesta av dina kunder och kollegor att förstå om de måste vänta en dag eller två för att du ska kunna komma tillbaka till dem.
6. Lämna arbetet i tid. Alltför ofta återvänder vi från semester och ångrar alla fördelar med en bra vila genom att överdriva den under den första veckan tillbaka. Oavsett hur backlogged din arbetsbelastning verkar, lämna arbetet inom en rimlig timme och försök att inte stressa om din e-postbrevlåda.

Även om denna handledning skrivs specifikt för Gmail-användare kan många av punkterna på denna checklista också användas av dem som använder andra e-postsystem.

Vad innebär att du ställer in ett Gmail Vacation Responder-medel för dig?

Med en semesterrespons från Gmail behöver du inte vara "inkopplad" hela tiden. Ditt företag kommer att överleva din tid borta från jobbet. Genom att ställa in ett automatiskt svar e-post korrekt i Gmail kan du se till att din semester är en sann paus från jobbet och låt dina kunder och kollegor veta vad du kan förvänta dig medan du är borta.

Tänk på att dina e-postmeddelanden, inklusive ditt Gmail-meddelande, ingår i din branding. Du kommer att vilja följa bästa praxis för semesterrespons så att ditt meddelande är så professionellt som möjligt.

När du återvänder till jobbet finns det några steg du kan vidta för att göra övergången från semester enklare. Börja med att stänga av din Gmail utan kontorsmeddelande och prioritera meddelanden att svara på.

Du kan också fånga vår nya eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Herravälde. Den är tillgänglig för gratis nedladdning, när du anmäler dig till nyhetsbrevet Tuts + Business. 

Använd den här mördaren för att få din e-postbrevlåda ordnad efter att du är tillbaka från semester. Lär dig hur du rengör din inkorg snabbt och börja bearbeta e-postmeddelanden som ett proffs.

Svarar du på e-post under din tid utanför kontoret? Varför eller varför inte?