Share
En av de mest kraftfulla aspekterna av Google Dokument är möjligheten att dela dokument, kalkylblad och presentationer med andra, så att du kan gemensamt redigera dessa dokument tillsammans i realtid från var som helst i världen.
Samarbetare på ett dokument kan visa, kommentera eller till och med göra ändringar i dokumentet, beroende på vilka rättigheter du ger dem. Det finns aldrig anledning att skicka dokument bifogade filer eller slå samman redigeringar från flera kopior av ett dokument igen.
I den här handledningen visar jag dig hur du använder delningsalternativen för Google Dokument för att dela dina dokument, kalkylblad och presentationer med andra så att de kan visa eller redigera dem. Det är enkelt att dela ett dokument, men den här handledningen visar dig hur du använder alla alternativ i Google Dokument för att dela dokument på de sätt du vill ha.
Om du vill lära dig mer om Google Docs, granska dessa handledning:
Låt oss nu upptäcka hur du delar dina dokument i Google Dokument, bjud in samarbetare, kontrollera dokumentbehörigheter, diskutera dina dokument genom delade kommentarer, hantera meddelanden korrekt och mer. Ta reda på vad som händer när du delar ett Google Doc, hur det fungerar, samt hur du kontrollerar ett antal användbara alternativ.
Det första du behöver veta om delning i Google Dokument är Siktalternativ, som kontrollerar vem som kan visa dokument. Dina nya dokument, kalkylblad och presentationer i Google Drive är privata som standard, men från Dela med sig knappen kan du välja att göra dina dokument synliga för vissa individer, alla som har en länk till dokumentet eller offentligt på webben.
Om du vill se din nuvarande delningsinställning när du har ett dokument öppet i Google Dokument, sveper du helt enkelt över Dela med sig knappen högst upp till höger på ditt dokument. Där ser du en popover som visar det aktuella dokumentets sekretess, som alltid kommer att vara privat.
Höja över Dela med sig knappen för att visa din nuvarande inställning.För att ändra inställningen, klicka på Dela med sig knapp. De Dela med andra skärmen visas.
Från Dela med andra skärm kan du ange namnen eller e-postadresserna till dem du vill dela dokumentet med i Google Dokument.Ange namnen på personer från din kontaktlista eller e-postadresserna till personer du vill dela dokumentet med.
Klicka på Skicka knappen efter att du har angett namn eller e-postadresser.Fortsätt att lägga till namnen och e-postadresserna till alla som du vill dela dokumentet med. Du kan också lägga till en anteckning för dina medarbetare i Lägg till en anteckning fält.
Klicka på Skicka knappen längst ned till vänster på skärmen när du är färdig med att lägga till samarbetare.
Du kan också använda Google Dokument Dela med andra skärm för att aktivera länkens synlighetsalternativ. Om alternativet länk siktning är påslagen kan alla som har en länk till ditt dokument få tillgång till den.
Klicka på länken i övre högra hörnet för att få en delbar länk.För att slå på Länkdelning alternativ, klicka på länkikonen längst upp till höger på skärmen. En skärm med länk visas.
Dela länken för att dela dokumentet.Systemet ger dig en länk som du kan dela med andra.
Notera: Det är viktigt att komma ihåg att aktivera länkets delningsalternativ minskar den mängd kontroll du har över som kan se dokumentet. En av dina granskare kan dela länken med andra, och de andra skulle kunna komma åt dokumentet.
Du kan vidare definiera vem som kan se ditt dokument. Börja från Dela med andra skärm.
Klicka på Avancerad länk för att öppna Delningsinställningar meny.Välj sedan Avancerad.I Dela inställningar menyn kan du ändra vem som kan se dokumentet.
Lista över personer som har tillgång till dokumentet.Notera Ägarinställningar på botten av sidan. Dessa inställningar är endast tillgängliga för ägaren av dokumentet. De låter dig begränsa vilka medarbetare som kan göra med dokumentet.
Från Delning inställningar meny, välj Byta för att visa länkdelningslägen.
Från Dela inställningar menyn, välj Ändra för att visa andra alternativ.Här är en beskrivning av vart och ett av alternativen:
Om du vill tillåta specifika personer att visa dokumentet väljer du Spara, som kommer att återvända till Dela inställningar meny. Skriv in e-postadresserna till de personer som kommer att få tillgång till dokumentet längst ner på menyn, under Bjuda folk.
Från Dela inställningar menyn i Google Dokument, skriv bara in e-postadresserna till de personer som behöver åtkomst till ditt dokument.För att ge tillgång till en stor grupp specifika personer, välj Någon som har länken från alternativen Synlighet. Välj Spara att återvända till Dela inställningar meny. Från Dela inställningar menyn kan du markera länken till dokumentet och dela med dig via e-post, social media eller textmeddelande.
Från Dela inställningar meny, markera länken som ska delas. Kopiera och klistra in länken för att distribuera till den som behöver tillgång till dokumentet.Vill du veta hur du delar ett Google Doc offentligt på webben? Det är enkelt i Google Dokument. För att ge åtkomst till någon eller bädda in en Google Doc på en webbsida, välj Offentlig på webben från alternativen Synlighet. Välj Spara för att återgå till menyn Dela inställningar. På menyn Dela inställningar kan du markera länken till dokumentet och dela via sociala medier för att ge någon tillgång till ditt dokument.
I det här avsnittet läser du hur du delar Google Docs med mer kontroll genom att konfigurera samarbetare. Det finns fyra Samarbetsalternativ som ger de specifika personerna du delar ett Google Doc med olika nivåer av åtkomst till dokumentet. Dokumentinnehavaren kan tillåta andra personer att visa, kommentera, redigera eller bli ägare till dokumentet.
För att visa Medarbetare alternativ, välj Dela med sig knappen högst upp till höger på ditt dokument. Klick Avancerad. I Dela inställningar meny, bjud in specifika personer eller grupper med hjälp av e-postadresser eller kontaktgrupper för e-post.
När du anger dessa adresser, Medarbetare alternativ blir synliga. Om du klickar på nedpilen bredvid pennaikonen med varje namn. Här kan du välja mellan följande alternativ: Kan redigera, kan kommentera, eller kan visa.
När du väl har tryckt på pilen bredvid penna kan du ändra alternativen Samverkan från rullgardinsmenyn.Här är en beskrivning av varje alternativ:
Med det här samarbetsalternativet kan andra personer redigera dokumentet. Samarbetare kan arbeta i ett dokument samtidigt i realtid, så det är inte nödvändigt att skicka ändringar fram och tillbaka.
Varje redaktör som arbetar i dokumentet kommer att synas som ikoner längst upp till höger på skärmen bredvid kommentarer knapp. Varje samarbetspartner kommer att ha en annan färg runt deras ikon, och vilken del av dokumentet de för närvarande redigerar kommer också att ha en markör som har samma färg som ikonen.
Med det här samarbetaralternativet delas en person som dokumentet delas med i Google Dokument, skulle kunna se dokumentet och kommentera, men skulle inte kunna ändra dokumentet på något sätt. Det här alternativet är till hjälp när du letar efter feedback på ett projekt, men vill inte att någon information ska ändras utan din kunskap.
Om du vill kommentera ett dokument markerar du den specifika texten som du vill kommentera och högerklickar för att välja Kommentar. Du kan också använda tangentbordsgenväggen Ctrl-Alt-M, eller den kommentarer knappen längst upp till höger på skärmen bredvid Dela med sig. Ägaren till dokumentet kommer att se de markerade sektionerna och kommentarfälten på höger sida av skärmen.
Om du vill tillåta andra att bara se ett dokument markerar du Kan visa alternativ. Det här alternativet är särskilt användbart för att distribuera en mall som måste användas av andra. Genom att ställa in samarbetsalternativet till Kan visa, samarbetare kommer att tvingas till Göra en kopia av dokumentet för att göra ändringar, så att ingen kan ändra mallen direkt.
Ett fjärde samarbetsalternativ, Ägare, är bara tillgänglig när du redan har delat ett dokument i Google Dokument med någon annan. När dokumentet är delat kommer ägarens namn att visas på Vem har tillgång lista på Dela inställningar meny.
Du kan överföra ägarbeteckningen Is till en annan samarbetspartner i Google Dokument.Med det här senaste ägaralternativet kan du överföra äganderätten till dokumentet till någon annan. Den visas i rullgardinsmenyn bredvid samverkarens namn om du äger dokumentet.
Välj Är ägare möjlighet att ändra ägande av dokumentet i Google Dokument.Skaparen av dokumentet är ägaren som standard. Om äganderätten till dokumentet överförs till någon annan finns det några saker som dokumentskaparen inte längre kan göra, till exempel:
Samarbetare med Kan kommentera eller Kan redigera kapacitet kan lämna kommentarer på ett gemensamt dokument i Google docs. En kommentar kan instruera ägaren av dokumentet att fixa ett enkelt stavfel eller kan öppna en dialog om en viss del av dokumentet.
Om du vill lägga till en kommentar till ett gemensamt Google-dokument markerar du den del av dokumentet du vill kommentera. Det kan vara ett visst ord, en specifik mening eller en hel paragraf. Efter att ha markerat avsnittet högerklickar du och väljer Kommentar.
När du markerar texten du vill kommentera, högerklicka och välj Kommentar.En textruta med ditt namn kommer längst till höger på skärmen för att du ska skriva in din kommentar.
En textruta som den ovanstående visas längst till höger om dokumentet. Skriv in i den här rutan och klicka på Kommentar.Om någon skriver en kommentar på ditt dokument kan du börja en dialog genom att svara på deras kommentar. Under kommentaren visas en textruta som säger Svar. Här kan du skriva ditt svar.
För att svara på en kommentar, klicka i kommentarfältet och typen i textrutan längst ner.Om kommentaren är en enkel korrigering som inte kräver något svar kan du göra de nödvändiga justeringar av dokumentet och markera kommentaren som löst genom att klicka på Lösa knappen bredvid kommentaren. Genom att lösa en kommentar är kommentaren dold. För att öppna kommentaren igen, klicka på Kommentar knappen högst upp till höger på dokumentet.
Även efter att en kommentar har lösts kan du se den igen. Klicka på kommentarer knappen högst upp till höger på ditt dokument.
Använd Re-open länka till återupptagna upplösta kommentarer i delade Google Dokument.För att återuppta resolverade kommentarer klickar du på länken Blå återuppta bredvid dokumentet. Kommentarer läggs tillbaka i dokumentet.
Vi täcker hur du delar ett Google Doc med lämpliga meddelanden i det här avsnittet. Du kan automatiskt meddela medarbetare via e-post när en ändring görs i ett delat dokument. Den här funktionen är praktisk om du arbetar med ett dokument och behöver låta dina medarbetare veta om dina ändringar.
Öppna ditt dokument. Se till att ditt dokument delas med minst en annan person.
Klicka på kommentarer knappen högst upp till höger på dokumentet. Klicka på anmälningar knappen under den.
Klicka på anmälningar knappen för att se en rullgardinsmeny.När du klickar på anmälningar knappen visas en rullgardinsmeny med dina anmälningsalternativ.
Välj dina anmälningsalternativ från rullgardinsmenyn.Du kan ändra anmälningsalternativen i rullgardinsmenyn i ditt delade Google-dokument med följande inställningar:
Om du vill skicka e-postmeddelanden till alla som dokumentet delas med väljer du Allt alternativ. Detta är ett bra val när ett dokument skrivs av ett lag.
Om du bara skickar ett e-postmeddelande till dig själv när en kommentar görs eller om dokumentet ändras, välj du Bara din alternativ. Det här är ett bra val när du är den främsta författaren och behöver granska feedback, men granskarna behöver inte se varandras kommentarer.
Om du vill stänga av e-postmeddelanden väljer du Ingen alternativ. Detta är ett bra val om det inte är viktigt att du ser kommentarer och ändringar snabbt.
Om du aktiverar e-postmeddelanden får du en sammanfattande anmälan via e-post när de görs. Gå till din inkorg för att se meddelandet. Se exemplet email nedan:
Gå till din e-postbrevlåda för att visa dina e-postmeddelanden från ditt delade Google-dokument.Ibland kan du behöva ta bort en samarbetspartner från ett dokument. Det kan hända när en lagmedlem lämnar laget och behöver inte längre tillgång till dokumentet. Så här tar du bort en samarbetspartner från ett delat dokument i Google Dokument.
Notera: Endast ägaren av ett dokument kan lägga till eller ta bort samarbetare i ett dokument.
Kontrollera först att du arbetar i ett dokument som har medarbetare.
Börja på Dela inställningar menyn från ditt dokument. Du ser en x bredvid varje namn i Vem har tillgång lista.
Klicka på x för att ta bort en samarbetspartner från ditt delade dokument.Om du vill ta bort en samarbetspartner från ditt delade dokument klickar du på x Nästa personens namn. Personens namn försvinner från listan.
Redigering i realtid i Google Dokument låter dig samarbeta med någon, var som helst utan förvirring eller krångel. Ta det här exemplet från en skola. De använder Google Docs som deras morgonmeddelanden.
Lärare kan lägga till meddelanden till sidan för specifika händelser, och alla lärare kan använda sina projektorer för att visa meddelandena samtidigt under homeroom. Detta sparar tid och förvärring. Överst på sidan kan du se de andra lärarna som för närvarande redigerar eller tittar på meddelandena och även se vilken del av dokumentet de redigerar direkt.
Morgontidningarna ser något ut så här när de arbetar på dem.
Här kan du se hur det ser ut när flera personer samarbetar på samma dokument samtidigt i Google Dokument.En ikon visas längst upp i dokumentet för varje person som arbetar på den. Markörerna i dokumentet matchar färgen på den person som redigerar dokumentet.
Google Docs gör det enkelt att dela och samarbeta på dokument, kalkylblad och presentationer, och det finns flera sätt du kan använda. Nu när du vet hur du delar dokument i Google Dokument och kan styra ett antal användbara inställningar är det dags att använda den.
Medan du inte behöver andra för att hjälpa dig att redigera varje enskilt dokument som du skapar kan delning av dokument i Google Docs vara riktigt praktiskt. Här är några exempel på när du kan försöka samarbeta och sätta dela dokument i Google Dokument till bra användning:
Om du har några frågor eller vill dela ett exempel på hur du använder Google Dokument för att dela och samarbeta, lämna en kommentar nedan.
Och om du vill ta det till nästa nivå och importera dina Google Docs-dokument direkt till WordPress som inlägg eller sidor, ta WordPress Google Docs-plugin för en snurrning!
Redaktionell Anmärkning: Det här inlägget publicerades ursprungligen 2014. Det har reviderats omfattande för att göra aktuell, exakt och uppdaterad av vår personal - med särskilt stöd från Laura Spencer.
Accentsconagua