Hur man strukturerar en kreativ byrå

En av de viktigaste besluten om att skapa en kreativ byrå är hur man strukturerar den. När du arbetar på egen hand spelar strukturen ingen roll väldigt mycket. Att dela upp arbetsbelastningen, till och med bara mellan administrativt arbete och klientarbete, verkar inte betyda alltför mycket när du är den person som behöver göra allt, oavsett vilka divisioner du kommer med. Men när du kan sluta med flera personer som arbetar med klientprojekt och kanske till och med en assistent på administrativa sidan, måste du vara mycket tydlig på vem som är ansvarig för vad.

Risken för att ingen struktur upprättas är att du enkelt kan slå upp i situationer där du behöver betala någon för den tid då de inte gjorde något arbete eller gjorde samma arbete som en annan person redan hade slutfört. Att lägga en solid struktur och tydligt arbetsflöde på plats som visar hur olika uppgifter går igenom dina affärsprocesser är nödvändiga för att en byrå ska växa.

Vem har myndigheten?

Det här verkar som en enkel fråga: Det är din byrå, så du är ansvarig. Men det finns några nyanser som du behöver lösa, även om du antar att du alltid kommer att vara högst upp på högen. Det är värt att överväga att du kanske inte alltid är den stora kahunaen.

Du kan reservera rätten att gå över varje enskilt litet beslut själv, men den typen av mikrohantering fungerar sällan sällan.

Många framgångsrika myndigheter är resultatet av ett partnerskap - två eller fler erfarna frilansare som sammanfogar sig för att ta på sig större projekt är en relativt vanlig utgångspunkt för byråer. I sådana fall måste du definiera dina ansvarsområden direkt utanför flaggan. Om en person har ansvaret för att få in klientarbete, styra projekt eller hantera böckerna, måste de ha befogenhet att fatta beslut inom sitt kompetensområde utan problem från andra partners. Men de partnerna behöver också försäkringar om att en person inte kan dominera byrån.

För de människor som väcktes efter byråns grundande kommer strukturen att vara mer en fråga om ansvar än myndighet. Den ansvariga personen är trots allt alltid ansvarig. Men du måste klargöra hur mycket auktoritet varje person har inom sitt kompetensområde. Du kan reservera rätten att gå över varje enskilt litet beslut själv, men den typen av mikrohantering fungerar sällan sällan. Framgångsrika byråer delegerar universellt vissa typer av beslut så att chefen befrias för att fokusera på de uppgifter som han bara kan hantera.

Om du inte redan är bekväm med delegerande beslut (eller till och med hela uppdrag) är det en färdighet som är värt att öva. Du kan fortfarande vara i de tidiga stadierna för att överväga hur din byrå kan köra, men gör en punkt för att identifiera uppgifter som du inte behöver göra själv eller beslut som någon annan kan göra.

Så fort du har någon annan som arbetar för dig, även om du just börjat subcontracting en liten del av ett större projekt, bör du börja praktisera överlämna en begränsad myndighet till det lilla stycket. Delegering är en färdighet och det är en som varje byråsägare behöver ha.

Dina strukturella alternativ

Det finns flera kreativa företag som har meddelat att de använder en platt hierarki - att det inte finns några chefer. Det är ett tilltalande alternativ, men en som är särskilt svår att genomföra. Du behöver ett helt team av människor som kan hantera att arbeta i egen regi och om alla skulle kunna göra det, skulle de alla vara frilansare.

För de flesta byråer är struktur och hierarki viktig. Du behöver anpassa din struktur till dina egna preferenser och förmågan hos de personer du ska arbeta med, men det finns några viktiga frågor som du behöver lösa.

• Projekt kontra stycken: Frågan om hur man dela upp arbetet är först en fråga om huruvida du ska lämna ett hel projekt över till en person på ditt lag eller om du delar upp vissa bitar till olika individer.

  En del av detta beslut kommer att bero på vilka typer av projekt du planerar att ta på och hur lätt de ska dela upp. I många fall innebär uppdelning av uppgifter effektivitet, eftersom en person kan repetera samma typ av arbete om och om igen snabbt. Men det finns också frågan om att se till att ingen i din byrå sitter och väntar på arbete från någon annan.

• Kommunikationsalternativ: En byrås olika kommunikationskrav beror på om alla är på samma kontor, i samma tidszon. eller bara på samma planet. Hur lätt kommunikation är för två personer i din organisation kommer att kräva krav på huruvida du kan ha en mjuk hierarki, där alla kan komma i kontakt med alla andra eller om kommunikation måste gå igenom kanaler.
• Ansvarighet: Som ansvarig kan du behöva göra någon annan ansvarig för ett dåligt beslut. Det är svårt att göra, men att sätta ut klara förväntningar när det gäller ansvar och myndighet minskar ofta sådana problem. Det kan hända att du inte behöver specificera konsekvenserna av en skruv-up, men du behöver minska risken att alla i byrån kommer att drabbas av en sådan situation.
• Klientåtkomst: Om du vill vara ensam med ditt företag måste du göra all kommunikation med kunden genom dig. Det kan vara ett tufft förslag. Alternativet lägger ut när och var ditt team kan kontakta kunder. Det kan i sin tur innebära att du behöver träna ditt lag för att kommunicera med kunder som du vill.
• Evolution: Din strukturella krav när det bara är du och en enda annan person som arbetar för din byrå kommer att vara väldigt annorlunda än vad de är när det finns fem lagmedlemmar, eller tio eller tjugo. Du måste se till att det finns en mekanism för evolution som är inbyggd i din struktur.

Sätt allt i skrivning

När du utarbetar strukturen som din byrå ska köra på, ta massor av anteckningar. Medan det är frestande att anta att du inte bara kommer ihåg att berätta för alla du jobbar med varje detalj men att de också kommer ihåg allt, det är sällsynt att varje person i en byrå visar sig ha perfekt återkallelse. Beroende på var din byrå är baserad kan du också ha en laglig skyldighet att skriva vissa saker.

• Kontrakt: Med varje person som arbetar med din byrå måste du skriva ut ett visst kontrakt. För alla anställda behöver du ett anställningskontrakt som beskriver både deras ansvar och deras fördelar.

  För frilansare och entreprenörer behöver du ett kontrakt som beskriver något liknande. Det här är en gång som du finner det bra att gå till en advokat för att skriva upp kontrakten, även om du bara får en mall som du kan använda om och om igen.

• En anställdas handbok: Att skriva ut en handbok för anställda (och möjligen också en för entreprenörer) kommer att spara mycket arbete på lång sikt. Viktigast, det sparar dig från att behöva recitera all information som ingår i den till nya anställningar. Men en handbok kan också skydda dig juridiskt genom att se till att alla som arbetar för din byrå har tillgång till de policyer som du fattar beslut om. Det kan faktiskt lösa många juridiska problem, som anklagelser om en orättvis avfyring.
• Dina egna referensdokument: Du kommer att ha mycket på din tallrik när du kör en fullvärdig byrå. Lägg inte dig i en position där du måste komma ihåg alla dessa detaljer - snarare skapa några referensmaterial som du kan följa. Det sparar tid och stress på lång sikt. Från ett skriftligt arbetsflöde till en bruksanvisning för din byrå, var inte rädd för att skriva egna referensmaterial.

Kontrollera regelbundet på din struktur

Även efter att din byrå är helt etablerad och saker tycks följa perfekt, är det viktigt att kontrollera hur saker och ting går. Det kan finnas små tweaks till ditt system som du behöver göra - och det är alltid bäst att fånga små saker så snart som möjligt.

Du kan också hitta varningsskyltar tidigt på att du måste ta in en annan person: Om strukturen är fast men saker har gått igenom sprickorna kan det innebära att alla bara har för mycket på sina tallrikar. Tyvärr kan det också betyda att det finns ett dåligt äpple i fatet. I båda fallen kan du undersöka var problemen är kan berätta om du behöver börja anställa (och om du behöver låta någon gå först).

Några gånger om året räcker det ofta för att se hur din byrå fungerar, åtminstone när det gäller struktur. Kvartalsvisa diskussioner med varje person som arbetar med dig, plus en titt på hur effektivt byrået är att slutföra projekt är vanligtvis tillräckligt för att få eventuella problem att tända.

varning

Du bör alltid söka självständig ekonomisk rådgivning och läsa igenom villkoren för försäkring, skatt, juridisk eller ekonomisk fråga, service eller produkt. Denna artikel är endast avsedd som en guide.