Share
Hur mycket tid spenderar du på e-post varje vecka? Om du är som de flesta av oss är svaret ... timmar. Uppskattningarna varierar beroende på exakt hur mycket tid den genomsnittliga arbetstagaren spenderar på e-post, men en sak är säker. Tid som spenderas på e-post är tid som inte ägnas åt andra uppgifter.
I en studie uppskattade deltagarna att de tillbringade över sex timmar om dagen på personliga och arbetsmail. Enligt studien, publicerad av Reuters I augusti 2015 började vissa deltagare kontrollera e-post innan de ens kom ut ur sängen. Det är mycket tid på e-post.
Vad händer om du kan få tillbaka några av de timmar du spenderar på e-post? Finns det ett sätt att spendera mindre tid på e-post? Ja, det finns det.
En anledning till att mycket tid spenderas på e-post är att många av oss inte lär sig att använda tidsbesparande funktioner i vårt e-postsystem. Gmail har till exempel många inbyggda genvägar som kan göra det enklare med e-post och spara dig lite tid.
Gmail-genvägar sparar tid och förbättrar ditt arbetsflöde. (grafisk källa) I den här handledningen lär du dig hur du aktiverar genvägar i Gmail och använder dem för att spara tid. Jag delar också några genvägar som är specifika för din stationära dator.
Du kanske undrar, är det värt det? Snabbtangenterna sparar verkligen tid?
Om du spenderar mycket tid på e-post som många småföretagare gör, kan den sparade tiden vara betydande.
Enligt den senaste statistiken som upprättats av DMR får den genomsnittliga kontorsarbetaren 121 e-postmeddelanden om dagen. Så låt oss använda den siffran som ett exempel. Om du mottar så många e-postmeddelanden om dagen, kan bara en minut sparad vid behandling av varje e-post innebära två timmars sparad tid varje dag eller tolv timmars sparad tid på en vecka. För en liten företagare med många ansvarsområden kan spara några timmar om dagen betyda mer tid på arbete som betalar.
Låt oss till exempel säga att du vill utföra tre processer på ett e-postmeddelande som du mottog:
Om du gjorde dessa uppgifter utan genvägar måste du göra följande:
Däremot kan du utföra samma uppgifter snabbare med följande tangentbordsgenvägar:
För kortkommandon för att verkligen spara tid måste du memorera dem. Det kan tyckas som en skrämmande uppgift när du inser att det finns bokstavligen dussintals Gmail-genvägar.
Var inte panik. Du behöver inte veta varje Gmail-genväg, det är att spara tid. Bara fokusera på att lära genvägarna för de operationer du utför oftast och du sparar fortfarande mycket tid.
För mindre och mindre använda genvägar, skriv ut ett diagram över genvägarna och håll det nära din dator för referens.
Låt oss då titta på hur du aktiverar Gmail-genvägar.
Innan vi tittar på hur du aktiverar Gmail-genvägar finns det några Gmail-genvägar som alltid är påslagna. Här är en kort lista över dessa genvägar för att komma igång med att använda:
| När du vill… | Gör det här… |
| Flytta bakåt och framåt genom listor | Använd Upp och Ner piltangenter |
| Välj information | Använd Stiga på nyckel- |
| Kopiera mottagare till ett e-postmeddelande | Tryck Ctrl + Flytta + c från Nytt meddelande skärm |
| Lägg till blinda kopia mottagare till ett mail | Tryck Ctrl + Flytta + b från Nytt meddelande skärm |
| Ändra den skickade från adressen (om du har ställt in fler adresser) | Tryck Ctrl + Flytta + f |
| Flyttar markören till huvudfönstret | Tryck Flytta + Esc |
De flesta andra genvägar fungerar inte om du inte aktiverar dem. I nedanstående steg får du lära dig hur du aktiverar genvägar i Gmail.
Klicka på inställningar ikonen längst upp till höger på huvudskärmen i Gmail. En rullgardinsmeny visas.
Klicka på ikonen Gmail Inställningar.Klicka på inställningar alternativet på rullgardinsmenyn för att visa inställningar skärm.
Ange skärmen Inställningar.De Tangentbordsgenvägar alternativet är mot mitten av skärmen, så rulla ner tills du kan se den. Systemets standard är att genvägarna ska stängas av.
Gmail-standard är kortkommandon avstängda.Välj växelknappen för Tangentbordsgenvägar på alternativ.
Byt kortkommandon på.Glöm inte att rulla till botten av inställningar skärm och klicka på Spara ändringar knapp.
Spara ändringar för att tillämpa dem.Dina Gmail-genvägar är nu aktiva.
För att få ut mesta möjliga av dina genvägar i Gmail måste du förstå hur du använder dem. Här är tre typer av genvägar som kan spara tid:
Låt oss titta på varje typ av genväg separat. Nedan har jag skapat en separat genvägstabell för varje typ av genväg.
För att använda ett av dessa tabeller, utför den åtgärd som anges i Gör det här kolumn. De Behöver aktivering? Kolumn indikerar att Tangentbordsgenvägar alternativet måste vara på för att använda genvägen.
Vissa genvägar kräver att Gmail-konversationsvy visas innan du kan använda genvägen. Om du vill lära dig mer om hur du aktiverar konversationsvy, granska den här handledningen:
Notera: Om du använder en popup-blockerare i din webbläsare, stäng av den innan du använder Gmail-genvägar.
Låt oss ta en titt på de olika snabbtangenterna i Gmail. För din bekvämlighet har jag listat varje typ av genväg i tabellformat för att du ska kunna använda som din egen Gmail-genvägs cheatsheet.
Använd kompositionsgenvägar för att skapa ett nytt meddelande eller svara på eller vidarebefordra ett befintligt meddelande. I följande tabell visas genvägar som kan spara tid när du skriver ett meddelande.
| När du vill… | Gör det här… | Behöver aktivering? |
| Öppna ett nytt meddelandefönster ovanpå huvudskärmen i Gmail | Typ c medan från huvudskärmen i Gmail | Ja |
| Öppna ett nytt meddelandefönster | Typ Flytta + c från huvudskärmen i Gmail | Ja |
| Öppna ett nytt meddelandefönster i en ny webbläsarflik | Typ d från huvudfönstret i Gmail. | Ja |
| Öppna ett mellanslag för att svara på det aktuella meddelandet längst ner i meddelandet | Typ r medan i konversationsvy | Ja |
| Öppna ett nytt svarfönster ovanpå det aktuella meddelandet | Typ Flytta + r medan i konversationsvy | Ja |
| Öppna ett mellanslag för att svara på alla mottagare av det aktuella meddelandet längst ner i meddelandet | Typ en medan i konversationsvy | Ja |
| Öppna ett nytt svarfönster för att svara på alla mottagare av det aktuella meddelandet ovanför det aktuella meddelandet | Typ Flytta + en medan i konversationsvy | Ja |
| Vidarebefordra det aktuella meddelandet | Typ f medan i konversationsvy | Ja |
| Vidarebefordra det aktuella meddelandet från ett nytt fönster | Typ Flytta + f medan i konversationsvy | Ja |
| Spara meddelandet du komponerar som ett utkast på din dator | Typ Ctrl + s från ett meddelande du komponerar | Ja |
| Skicka meddelandet du komponerar | Tryck Flik + Stiga på | Ja |
Använd genvägar för inkorgshantering för att ordna dina meddelanden. I följande genvägstabell visas genvägar som hjälper dig att organisera din inkorg.
| När du vill… | Gör det här… | Behöver aktivering |
| Arkivera samtalet | Typ e | Ja |
| Ställ en stjärna genom samtalet | Typ s | Ja |
| Visa att en konversation i Prioriterad inkorg är viktig | Typ + från konversationsvyn | Ja |
| Välj en konversation | Typ x | Ja |
| Visa att en konversation i Prioriterad inkorg är obetydlig | Typ - från konversationsvyn | Ja |
| Flytta en konversation till papperskorgen | Typ # | Ja |
| Öppna ett meddelande | Typ o från huvudskärmen i Gmail med ett meddelande valt | Ja |
| Skicka meddelanden i en konversation direkt till arkiven såvida de inte riktas till dig | Typ m | Ja |
| Öppna Etiketter meny | Typ l | Ja |
| Flytta en konversation till en annan etikett eller till papperskorgen | Typ v från huvudskärmen i Gmail med ett meddelande valt | Ja |
| Markera ett meddelande som läst | Tryck Flytta + jag från huvudskärmen i Gmail med ett meddelande valt | Ja |
| Markera ett meddelande som oläst | Tryck Flytta + u | Ja |
| Arkivera den aktuella konversationen och gå till föregående | Typ från meddelandet | Ja |
| Arkivera den aktuella konversationen och gå till nästa | Typ från meddelandet | Ja |
| Rapportera ett spammeddelande | Typ ! | Ja |
| Arkiverar din konversation och går till nästa | Typ y + o | Ja |
| Markera all mail i den aktuella etiketten | Typ * + en från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Avmarkera all mail | Typ * + n från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Välj all läsning | Typ * + r från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Markera allt oläst mail | Typ * + u från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Välj alla stjärnraderade mail | Typ * + s från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Markera all ostjärt post | Typ * + t från huvudfönstret i Gmail | Ja |
Använd navigationsgenvägar för att snabbt flytta till olika delar av Gmail-systemet. I följande tabell visas navigeringsgenvägar.
| När du vill… | Gör det här… | Behöver aktivering? |
| Gå till sökrutan | Typ / | Ja |
| Flytta till listan med meddelanden | Typ k | Ja |
| Flytta till föregående konversation | Typ j | Ja |
| Gå till nästa inkorg avsnitt | Typ ' från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Gå till föregående inkorgsavsnitt | Typ ~ från huvudfönstret i Gmail | Ja |
| Återgå till inkorgen eller en lista över konversationer | Typ u från ett meddelande | Ja |
| Flytta markören till Chatsökning låda | Typ q | Ja |
| Se Fler åtgärder rullgardinsmenyn | Typ . | Ja |
| Flytta till den första ikonen i verktygsfältet i Gmail | Typ , | Ja |
| Gå till All Mail skärm | Typ g + en | Ja |
| Gå till en lista med alla stjärnanpassade konversationer | Typ g + s | Ja |
| Gå till din kontaktlista | Typ g + c | Ja |
| Gå till din utkastslista | Typ g + d | Ja |
| Gå till etikettsökrutan | Typ g + l | Ja |
| Gå till din inkorg | Typ g + jag | Ja |
| Gå till din Skickade post skärm | Typ g + t | Ja |
Det finns några genvägar som inte passar in i någon kategori. Här är ett exempel: du kan trycka på Esc för att ta bort markören från det aktuella fältet.
E-post behöver inte vara en stor tid för den småföretagaren. Du kan minska hur mycket tid du spenderar på Gmail genom att lära dig Gmail-genvägar och förstå när du ska använda dem.
För att lära dig mer om hur du använder e-post i allmänhet och Gmail specifikt, studera dessa handledning:
Lycka till att få ut det mesta av dessa genvägar i Gmail! Gärna dela dina egna tips om hur du sparar tid i Gmail i kommentarerna nedan.
Accentsconagua