Så här använder du Google Sheets för att göra ditt första kalkylblad

När du hör termen kalkylark, Vad tycker du om? Tycker du om dem som ett verktyg som du kan använda för din verksamhet och projekt, eller ett verktyg som du ser din revisor använder när du besöker deras kontor?

Gör inget misstag - kalkylblad föredras verkligen av företagare och revisorer som ett enkelt sätt att köra beräkningar och formler på stora dataset.

Men det är inte den enda användningen för ett kalkylblad. Faktum är att vi ofta använder kalkylblad för planering och organisering av innehåll, även inom Envato Tuts +. Oavsett om du använder ett kalkylblad för kreativa projekt, organisera ditt företag eller samarbeta med andra, Google Sheets är ett bra verktyg för att göra just det.

Denna handledning kommer att fokusera på hur du använder Google Sheets. Även om du inte vet hur du använder Google-kalkylblad, hjälper den här handledningen dig att komma igång och tänka på hur du arbetar med data.

Varför använda Google Sheets?

Innan vi fokuserar på att använda Google Sheets, är det några av anledningarna till att jag tycker att kalkylblad är unika från andra typer av dokument för hantering av projekt och processer:

• Kalkylblad är extremt skalbara, med praktiskt taget oändliga rader och kolumner som du kan lägga till dina data till.
• Kalkylblad är flexibla, med förmågan att sätta praktiskt taget alla typer av data inuti cellerna.
• Kalkylblad accepterar formler och funktioner så att du kan ta rå data och skapa beräkningar.

Du kanske redan är bekant med att använda en app som Microsoft Excel för att skapa kalkylblad. Det är säkert sant att Excel är den mest populära och allmänt accepterade kalkylarksappen, men Ark har också sina egna fördelar.

Den uppenbara fördelen att använda Google Sheets är att den äger rum i molnet. Alla enheter som har en webbläsare eller tillgång till iOS- och Android-appar kan använda Arkiv. 

Ark är också kopplat till ditt Google Drive-konto, så det är enkelt att byta enheter och fortsätta arbeta med ditt projekt. Den enhetens integrering innebär att dina dokument alltid är säkerhetskopierade och redo att fungera oavsett enhet.

Titta och lära dig

I skärmbilden nedan kommer jag att täcka några av de grundläggande färdigheterna som kan hjälpa dig att komma igång med Google Sheets. Den här skärmdumpen är en guidad introduktion till att använda Google Sheets för att skapa ditt första kalkylblad.

 

Läs vidare i denna handledning för att se över viktiga färdigheter som du kan använda för att få ut det mesta av Google Sheets.

Så här börjar du med Google-ark

För att komma igång med Google Sheets behöver du först skapa ett gratis Google-konto. Om du redan använder Gmail, har du till exempel tillgång till Ark direkt.

För att hoppa till Ark, börjar jag alltid med att hoppa till Googles startsida. Du kan redan använda Google Drive för att lagra och säkerhetskopiera dina filer. Google har en hel serie med webbläsarbaserade verktyg som Dokument och Ark som du kan använda i en webbläsare.

Du kan skapa en ny Arkfil från var som helst i Google Drive genom att klicka på Ny knappen och välja Google Sheets.

För att skapa ditt första kalkylblad, klicka på Ny knappen och välj Google Sheets. Nu tar det dig över till ett tomt ark som du kan komma igång med genom att helt enkelt skriva in de tillgängliga cellerna. Detta är din tomma duk som är redo för platt data, formler och mer.

Ett sätt att få en headstart på att skapa ett kalkylblad är att använda a mall, en förbyggd fil som har celler, formler och idéer för att organisera dina data. Det kan vara en stor fördel att bygga upp kalkylbladet från början. 

Kolla in rundan och handledningen nedan för att lära dig mer om mallar i Google Sheets:

Hur man skriver din första formel

Hittills har vi bara berört att lägga till platta data i kalkylbladet. Låt oss titta på enkla exempel på formler och funktioner som tar data i kalkylbladet och omvandlar dem på något sätt.

För att börja skriva din första formel, skriv ett lika tecken ("=") i cellen. Sedan kan du börja skriva in en formel. Du kan antingen skriva in formuläret direkt i fältet eller hänvisa till andra celler för att arbeta med dem, till exempel = A1 + B1.

Du kan skapa formler antingen direkt inuti en enda cell, eller genom att arbeta med data som redan har skrivits in i andra celler.

Här är några formler som du kan använda för att arbeta med data:

• Grundläggande matteoperatörer , tycka om +, -, *, och /
• Textomvandlingsformler, som = UPPER, = LOWER, eller = TRIM (prova dessa på text för att se effekterna!)
  
• Datumfunktioner, Like = TODAY för att skriva ut dagens datum, eller = MÅNAD för att få månaden från ett visst datum
  

Ark är smart nog att hjälpa dig att förlänga formlerna enkelt. När du har lagt till den första formeln i en sekvens behöver du inte skriva om den för varje rad. Håll bara över hörnet av cellen, och när du ser symbolbytet till en "+" -ikonen, klicka och dra ner den för att förlänga formeln.

Du behöver inte skriva samma formel om och om igen i Ark - ta bara tag i formeln och dra ner den för att applicera den på varje rad.

För en komplett lista över formler och funktioner, hoppa över till Googles officiella dokumentation. Kolla in handledningen nedan för en kraschbana om att använda formler och funktioner för att arbeta med data i Google Sheets.

Så här delar du ark

En av mina favoritfunktioner i Google Sheets är överlägset möjligheten att dela och samarbeta med andra. Du kan lägga till andra användare i kalkylbladet och få dem att hoppa in för att samarbeta på jobbet med dig.

För att komma igång med delning klickar du på det blå Dela med sig knappen i det övre högra hörnet av Sheets. Då kan du helt enkelt lägga till e-postadresser för alla som du vill inkludera som samarbetspartner.

Klicka på Dela-knappen och lägg till e-postadresser för att bjuda in andra att redigera, kommentera eller visa kalkylbladet.

Se till att du anger behörigheter för samarbetare. Du kan klicka på penna-ikonens rullgardinsmeny för att kontrollera om de kan redigera, kommentera, eller bara se kalkylbladet så att inga oavsiktliga ändringar görs.

Kolla in hela handledningen nedan för att se en komplett guide om hur du använder Google Sheets för samarbete:

Så här använder du grundläggande formatering i Google Spreadsheets

Formatering i Google Sheets handlar om att lägga till visuella signaler om vad dina data innebär. Det kan sträcka sig från enkla fet och kursiv effekt på text till gränser som hjälper till att separera specifika celler från resten av kalkylbladet.

Flera viktiga formateringsverktyg som du kanske vill prova är:

• Gränser segmentera vissa data i flera tabeller för att klargöra att data är separerade.
• Cellskuggning lägger till en bakgrundsfärg till dina celler, och den är till hjälp för rubrikrader eller andra speciella celler.
• Teckensnittstyp kan hjälpa dig att avaktivera viss text med specifika typsnitt val och fet och kursiv stil.

Alla dessa verktyg bor på verktygsfältet precis ovanför data. Prova dem att tillämpa stilar på de data som finns i dina kalkylblad.

Dessa celler har givits formatering för att göra data både enklare att läsa och meningsfulla med nummerformat som matchar syftet med data.

Om du är intresserad av att bli en formateringsexpert, se till att klicka på länken nedan och se formateringsalternativen i åtgärd:

Hämta och fortsätt lära

Du har just lärt dig hur du använder Google Sheets. Även om jag älskar att använda Microsoft Excel för avancerad analys och ekonomisk modellering, kan Google Sheets vara ett användbart verktyg för alla som behöver hålla orden organiserade och strukturerade. Denna handledning fokuserade på de kritiska funktionerna för att hjälpa dig att få fart på lärandet av Google Sheets.

Tutorialsna nedan är ett bra sätt att fortsätta lära dig hur du använder Google-kalkylblad. Var och en av dem har ett annat verktyg eller en funktion som kan hjälpa dig att tänka på att använda Google Sheets för dina egna projekt.

Hur använder du Google Sheets? Vad var det första projektet du använde med det som gjorde att du kunde se potentialen? Låt mig veta vad du använder Google Sheets för i kommentarfältet nedan.