Share
Excel är ett av de mest kraftfulla och enklaste användningsverktygen för att arbeta med data. Ett kalkylblad är egentligen bara ett verktyg för att organisera, beräkna och granska dina data med.
Vad händer när vi behöver bygga alternativ i vårt kalkylblad? Det är här om uttalanden verkligen spelar in.
Föreställ dig att vi har ett kalkylblad med en lista över betyg från våra skolkurser. Jag vill påminna mig själv om jag passerar eller misslyckas med en klass med en enkel "passande" eller "misslyckande" text. Jag kan skriva en IF uttalande formel att titta på den slutliga betyget, och skriv sedan "passande" eller "misslyckande" baserat på poängen.
Detta enkla IF-uttalandeexempel ser på poängen i kolumn B och påminner mig om jag passerar eller misslyckar en klass baserat på poängen.En Excel IF-formel gör dina kalkylblad mycket smartare. Vi kan ge en cell olika val för vad som ska visas baserat på ett tillstånd. En IF-formel låter oss bygga in logik till vårt kalkylblad. I denna handledning lär jag dig hur du använder dem.
I den här skärmbilden ser du hur jag använder IF-uttalanden i Excel för att göra ett kalkylblad smartare. Titta på den här videon för att gå igenom byggnads IF-uttalanden och kolla in handledningen nedan för skriftliga instruktioner.
Innan vi fortsätter med handledningen rekommenderar jag att du laddar ned det gratis exemplar-arbetsbok som jag har skapat för denna handledning.
Det finns tre viktiga delar till ett framgångsrikt IF-uttalande:
Ett Excel IF-uttalande börjar med = IF (. Den officiella Excel-dokumentationen visar strukturen i ett Excel IF-uttalande:
= IF (logisk_test, [värde_om_sant], [värde_om_falskt])
På vanlig engelska, här är hur jag tänker på att använda en IF-uttalande:
= IF (vad ska du kontrollera för, vad ska du visa om det är sant, vad ska du visa om det är falskt)
Enkelt nog? Om detta fortfarande verkar lite vagt, låt oss gå vidare till vårt allra första exempel på hur man använder ett IF-uttalande, för att se hur det fungerar.
I det här exemplet använder du fliken med titeln "Check for Blank" i exempels arbetsbok.
Vi börjar med det enklaste möjliga IF-uttalandet exempel. I det här fallet ska vi bara kontrollera om en cell är tom och skriv ut ett meddelande.
Låt oss säga att vi skapar en anmälningslista för vårt festseminarium. Vi måste skriva en formel för att avgöra vem som ska påminna sig för att anmäla sig till en maträtt. I början är våra uppgifter en enkel lista över namn och vad de har anmält att ta med:
Även om jag kan se att vissa celler är tomma, låt oss skriva en IF-formel för att skriva ut vem vi behöver påminna i kolumn D. Min IF-formel bör kontrollera om cellerna i kolumn C är tomma och skriva ut en påminnelse till personen om de har inte anmält sig än.
Här är vad jag skrev:
= IF (C2 = "", "påminna dem!", "De har redan anmält sig.")
Låt oss dissekera denna formel i fyra delar:
Accentsconagua
C2 = "",Att skriva två citattecken utan text mellan dem kommer att kontrollera om en cell är tom. Kommunen i slutet hjälper oss att gå vidare till nästa del av formeln. Och till sist, här är resultatet när vi avslutar formeln och dra ner den:
Efter att ha skrivit IF-satsen och dra ner den, matar varje cell i kolumn D det korrekta värdet.Perfekt! Observera att när den intilliggande cellen i kolumn C är blank, skriver ut Excel som vi behöver påminna den personen om att registrera sig. Vi kunde filtrera till kolumn D nu och sedan skicka dem en påminnelse via e-post.
Detta är ett enkelt exempel på hur vi kan använda formulärformulär i Excel för att ge våra kalkylblad lite logik. Låt oss titta på några andra.
Använd fliken Testvärden i exempels arbetsbok för den här övningen.
Hittills använde vi ett IF-uttalande för att se om en cell inte innehöll någon text. Låt oss nu använda ett IF-uttalande för att testa ett numeriskt värde.
I det första exemplet kontrollerade vi om cellerna i kolumn C innehöll en viss bit text. Observera att vi använde lika signalen för att se om en cell var lika med ett tomt. Vi kan använda någon av matteoperatörerna för att testa för värden, till exempel:
Låt oss säga att vi måste ta inventering av vårt lager. Vi säljer vår produkt i satser om 10, så varje sats vi räknar ska ha exakt det beloppet. Låt oss skriva en formel för att se efter det.
I nedanstående data har jag gått ut och lagrat produkter i mitt lager. Jag måste skriva en formel i kolumn E för att kontrollera och se till att vi har exakt 10 av varje produkt. Vi bör skriva ut ett varningsmeddelande om vi inte har 10 av varje objekt.
I kolumn E är här den formel som jag ska skriva:
= IF (D4 <> 10, "behöver uppmärksamhet", "")
Låt oss dissekera formeln:
Behöver uppmärksamhet följa upp handlingsresultat.I skärmbilden ovan ser du hur jag använde formeln för att lägga till varningsmeddelanden för var och en av mina lagerantal. Om värdet i kolumn D inte exakt är 10, kommer Excel att skriva ut "behöver uppmärksamhet" i kolumn E.
Det finns en speciell IF-formulär som är inbyggd i Excel för att fixa fel i dina formler. IFERROR-formuläret liknar ett IF-uttalande, men fångar ett stort antal fel och ersätter dem med mer användbar data.
Enligt Microsofts dokumentation finns det fel i ditt kalkylblad som IFERROR kan fånga och revidera:
För att använda IFERROR, fäst en befintlig formel med en IFERROR-formel och ge sedan ett återgångsvärde.
Så här tänker jag på att använda IFERROR:
= IFERROR ([din befintliga formel], [vad ska du ersätta felet med])
Låt oss gå igenom ett extremt användbart fall för IFERROR.
Använd IFERROR fliken i exempels arbetsbok för det här avsnittet.
Ett ställe som du stöter på fel är med VLOOKUP-formeln. Om du använder en VLOOKUP för att matcha värden finns det risk att ditt uppslagstabell inte innehåller en matchning. När det händer kommer du att få ett "N / A" -fel i dina kalkylblad.
I kalkylbladet nedan har jag en lista med frilansare som arbetar för mig på ett jobb. Jag har sitt företag listade och vill veta vad varje person gör. För de flesta frilansare har jag ett uppslagstabell till höger som drar in sina roller.
Detta kalkylblad har några N / A-fel eftersom mitt sökbord saknar matchningar.Jag har redan skrivit en VLOOKUP för att dra in arbetsrollen, som matchar företagen i kolumn B med mitt uppslagstabell:
= LETARAD (B2, $ E $ 4: $ F $ 6,2, FALSE)
Här är problemet: flera av företagen finns inte i mitt uppslagstabell, varför vi har dessa otäcka N / A-fel. Låt oss ersätta dem med något mer elegant. Den IFERROR som vi vill skriva kommer att följa denna struktur:
= IFERROR (den befintliga formeln, vad ska du ersätta ett fel med)
I mitt fall kommer jag att ersätta felet med en påminnelse att kontakta min HR-chef för att kontrollera vad frilansaren arbetar med. Här är min föreslagna formel:
= IFERROR (VLOOKUP (B3, $ E $ 4: $ F $ 6,2, FALSE), "Kontakta HR")
Denna formel ser komplex ut, men kom ihåg att allt vi gör är att bracketing en befintlig VLOOKUP med ett ersättningsvärde. Vi omger bara vår nuvarande formel med en IFERROR och ger Excel ett återgångsvärde.
Jag har ersatt N / A-fel med en mycket mer användbar och läsbar "Kontakt HR" -text.Kort sagt, IFERROR är ett speciellt IF-uttalande som Microsoft designade för vår bekvämlighet. Det fångar automatiskt formelfel och matar ut ett ersättningsvärde.
IF-uttalanden är en metod för att lägga till villkorlig logik på dina kalkylblad. I denna handledning lärde du dig att använda formeln och några möjliga användningsområden för det i dina kalkylblad.
Oavsett hur länge jag använder Excel, fortsätter jag att få reda på att jag har mer att lära mig. Om du vill fortsätta lära dig hur kalkylblad kan användas, här följer några handledning:
Om du har ett Excel IF-uttalande, låt mig veta i kommentarerna. Eller om du har idéer om hur du använder dessa formler för att dela med andra läsare, är kommentarerna öppna.
