Share
Liksom många småföretagare kommer en stor del av ditt arbete säkert till dig via din inkorg. Uppföljning av dina e-postuppgifter i Gmail innebär att du håller dig högst upp på din arbetsbelastning. Ännu viktigare, det kan betyda skillnaden mellan att få affärer eller förlora affärer.
På en viss arbetsdag kan en företagsägare få e-postmeddelanden från:
Som företagsägare måste du hålla fast vid alla uppgifter som genereras genom dina Gmail-meddelanden. Skulle det inte vara bra om du bara kunde dumpa din att göra lista i din inkorg?
Med Gmail kan du integrera dina meddelanden med en arbetslista och förbättra din produktivitet i Gmail. I denna handledning förklarar jag varför en uppgiftslista är viktig. Jag ska visa dig hur du skapar och redigerar uppgifter med hjälp av Gmails arbetslista. Jag visar dig också hur du använder Gmail-uppgiftslistan i Google Kalender.
Att hålla en uppgiftslista kan göra stor skillnad i produktiviteten. En uppgiftslista hjälper dig att hålla dig på rätt spår. Här är några konkreta fördelar med att använda en uppgiftslista:
Människor som använder uppgiftslistor tenderar att spendera mer tid på att arbeta mot sina mål och slösa bort tid. I allmänhet är de mer produktiva. Läs mer om effektiva produktivitetstekniker - för att hjälpa dig att hålla dig ovanpå din att göra-lista:
Gmail har det perfekta verktyget för att hjälpa dig att skapa och behålla en att göra lista, vilket är verktyget för Gmail-arbetslistor.
Om du vill använda Gmail för att hantera dina uppgifter är Gmail-verktygslistan för dig. Här följer steg för steg hur du får ut det mesta av uppgifter i Gmail, (börjar med en snabb videoöversikt innan du hoppar in i den skriftliga handledningen).
För att börja använda Gmail-arbetslistan måste du kunna skapa och redigera uppgifter.
Börja från huvudskärmen i Gmail.
Du kan öppna en uppgiftslista från Gmail. Klicka på den röda pilen bredvid ordet Gmail. En rullgardinsmeny visas.
Klicka på alternativet Uppgifter på rullgardinsmenyn.Klick uppgifter för att öppna din Gmail-arbetslista. Din uppgiftslista visas längst ned till höger på Gmail-skärmen.
Din uppgiftslista visas längst ned till vänster.För att skapa din uppgift, skriv namnet på uppgiften bredvid den första kryssrutan. Du har just skapat din första uppgift.
Skriv namnet på uppgiften.Skriv namnet på uppgiften bredvid kryssrutan.
För att lägga till en annan uppgift, klicka under den första uppgiften. En annan kryssruta visas. Du kan lägga till en uppgift i den andra kryssrutan genom att skriva namnet på uppgiften. (Du kan också använda plus symbol längst ner på Gmail-listan.)
Upprepa processen så ofta som du behöver för att slutföra din e-postlista.
Nu när du har skapat en uppgift, kanske du vill lägga till anteckningar eller andra detaljer till den. För att visa detaljer dialogrutan, klicka på pil till höger om uppgiften detaljer dialogrutan visas.
Ange uppgifter om uppgifter i dialogrutan Detaljer.Från detaljer dialogrutan du kan:
Jag förklarar hur du utför de två första uppgifterna i det här steget. Vi diskuterar hur du flyttar en uppgift i ett senare steg.
Låt oss börja med att ange ett förfallodatum. Klicka i Förfallodatum fält. En kalender visas.
Kalender för förfallodatum visas när du klickar i fältet Förfallodatum.För att tilldela ett förfallodatum, klicka på datumet i kalendern.
Om du vill lägga till en anteckning i uppgiften klickar du på anteckningar fält och skriv din anteckningstext.
Skriv en anteckning i fältet Anteckningar.Du har just lagt till ett förfallodatum och en anteckning till en Gmail-uppgift. Den information du lade till visas under uppgiften på din checklista.
Låt oss nu granska processen för att redigera Gmail-uppgifter.
När du har skapat några uppgifter kanske du vill redigera uppgiften och dess uppgifter. Lyckligtvis är redigeringsprocessen enkel. Öppna aktivitetslistan genom att öppna detaljer dialog ruta. Det finns två sätt att öppna detaljer dialog ruta:
Klicka på Redigera detaljer för att ändra detaljerna i en Gmail-uppgift.En gång i detaljer dialogrutan öppnas kan du välja ett annat förfallodatum från kalendern eller skriva över uppgiftsnamnet och anteckningarna.
När du har slutfört din Gmail-arbetslista kan du bestämma dig för att ta bort en uppgift. Kanske är uppgiften inte längre nödvändig eller kanske avvecklas det på uppgiftslistan av misstag. Oavsett fall är det inte svårt att ta bort en uppgift.
Ta bort en uppgift om du vill ta bort en uppgift. Eller du kan flytta uppgiften till en annan arbetslista. Jag ska visa er båda metoderna. Låt oss börja med att ta bort en uppgift.
Med din uppgiftslista öppen, klicka på den uppgift du vill ta bort. Klicka på papperskorgen längst ned till höger i din arbetslista.
Använd papperskorgen för att ta bort en uppgift.Uppgiften är raderad.
Antag att uppgiften var på fel lista. Du kan ta bort en uppgift från din lista genom att tilldela den till en annan lista.
Klicka på den uppgift du vill ta bort och klicka på pil till höger om uppgiften. De detaljer dialogrutan visas.
Du kan flytta en vald uppgift till en annan lista.Klicka på Flytta till lista knappen längst ned i dialogrutan för att se en rullgardinsmeny med dina nuvarande Gmail-arbetslistor.
Välj Gmail-arbetslistan där du vill flytta din uppgift.Klicka på aktivitetslistan där du vill flytta uppgiften. I det här fallet listar matvaror. Om listan du väljer inte är aktiv för närvarande får du följande meddelande: "Listan" Livsmedel "är inte synlig nu, så den här uppgiften visas inte längre."
Det finns flera metoder du kan använda för att förbättra organisationen av dina Gmail-listor. I det här avsnittet diskuterar jag:
Du kan ändra ordningens uppgifter i listan. Börja med din öppna Gmail-arbetslista. Klicka på den uppgift du vill flytta. Klicka på Åtgärder alternativet längst ner till vänster i aktivitetslistan. I rullgardinsmenyn visas.
Välj Flytta upp eller Flytta ner för att flytta din uppgift i din arbetslista.För att flytta uppgiften upp i listan, klicka på Flytta upp alternativ. För att flytta uppgiften ner i listan, klicka på Flytta ner alternativ. Den valda uppgiften flyttar upp eller ner ett objekt i din arbetslista.
Upprepa processen för att fortsätta flytta uppgiften.
Du kan också använda inslag för att skapa underuppgifter på din Gmail-arbetslista. Börja med en öppen uppgiftslista. Klicka på den uppgift du vill omvandla till en underuppgift.
Klicka på den uppgift du vill göra till en underuppgift.Klicka på Åtgärder alternativet längst ner till vänster i aktivitetslistan. I rullgardinsmenyn visas.
Klicka på Alternativ för att ange en uppgift under en annan uppgift.Om du vill ange uppgiften i din Gmail-uppgiftslista klickar du på Indrag alternativ. Den valda uppgiften är indragen under föregående uppgift i din arbetslista. I det här fallet Kör stavningskontroll uppgift.
Verktyget Kör stavningskontroll är en deluppgift av textuppgiften Review Tutorial.För att avbryta uppgiften väljer du uppgiften och klickar på Åtgärder. Klicka sedan på Un-strecksatsen alternativet i rullgardinsmenyn.
Att sortera uppgifter på din Gmail-arbetslista är ett bra sätt att hålla sig organiserade. Med Gmail kan du automatiskt sortera dina uppgifter på tre sätt:
Låt oss börja med att sortera uppgifterna vid förfallodagen.
Starta i huvudfönstret i Gmail med aktivitetslistan öppen.
Du kan använda rullgardinsmenyn Åtgärder för att sortera din arbetslista.Klick Åtgärder längst ner till vänster i aktivitetslistan för att få fram rullgardinsmenyn.
Du kan sortera din Gmail-arbetslista efter förfallodagen.Klick Sortera efter förfallodagen att organisera uppgifterna på listan senast det datum de är förfallen. Förfallodagen framgår från tidigast till sista datum. Uppgifter utan förfallodatum visas i slutet av listan.
Förfallodagen framgår från tidigast till sista. Uppgifter utan förfallodatum visar senast.För att ändra sorteringsordningen till det senaste förfallodatumet till tidigast förfallodatum, återgå till Åtgärder rullgardinsmenyn. Klicka på Omvänd sorteringsordning alternativ.
Starta i huvudfönstret i Gmail med aktivitetslistan öppen. Det första vi behöver göra är att markera några uppgifter som färdiga. För att markera en uppgift som färdig, klicka i kryssrutan till vänster om uppgiften.
Markera några uppgifter som färdiga genom att klicka i kryssrutan.en bock visas bredvid varje avslutad uppgift. Den färdiga uppgiften är korsad, men fortfarande synlig.
Klicka sedan på Åtgärder längst ner till vänster i aktivitetslistan för att få fram rullgardinsmenyn.
Du kan välja att visa bara slutförda uppgifter.Klick Visa utförda uppgifter. Endast de färdiga uppgifterna visas.
I den här vyn är det bara synliga uppgifter som är färdiga.När du har tagit upp din Gmail-arbetslista på olika sätt kan du vilja återvända till din ursprungliga sorteringsordning. För att göra detta klickar du på Åtgärder alternativet att visa rullgardinsmenyn. På rullgardinsmenyn klickar du på Visa i min order.
Uppgiftslistan används i din ursprungliga sorteringsordning.
Notera: Alla uppgifter som du markerade som färdiga tidigare visas fortfarande som färdiga.
Du kan dela din Gmail-arbetslista genom att skriva ut den eller genom att skicka den till andra.
För att skriva ut din arbetslista, starta från huvudskärmen i Gmail med din aktivitetslista öppen. Klicka på Åtgärder möjlighet att visa Åtgärder rullgardinsmenyn.
Du kan skriva ut din arbetslista.Klicka på Skriv ut uppgiftslista alternativ. Uppgiftslistan visas i ett separat fönster tillsammans med Skriva ut dialog ruta.
Kontrollera dina skrivarinställningar i dialogrutan Skriv ut.Kontrollera att dina skrivarinställningar är korrekta. Klick ok att skriva ut din arbetslista.
För att maila din arbetslista, starta från huvudskärmen i Gmail med din aktivitetslista öppen. Klicka på Åtgärder möjlighet att visa Åtgärder rullgardinsmenyn.
Du kan skicka din Gmail-arbetslista via e-post.Klick E-postlista. Ett nytt meddelandefönster öppnas bredvid uppgiftslistan.
Klicka på Skicka för att maila din Gmail-arbetslista till någon annan.Skriv in e-postadressen till den person som du vill skicka din e-postlista till överst i det nya meddelandet. Klicka på Skicka knappen i det nedre vänstra hörnet av det nya meddelandefönstret.
Medan du kan göra en hel del med Gmail-listan, är en lista förmodligen inte tillräcklig. Du kanske vill skapa separata uppgiftslistor av olika skäl, till exempel kan du ha en separat uppgiftslista för varje projekt. Du kanske vill ha en personlig uppgiftslista.
Lyckligtvis kan du skapa mer än en arbetslista i Gmail. Vi har redan förklarat hur du flyttar en uppgift till en annan arbetslista. I det här steget visar jag dig hur man ska:
Starta i huvudfönstret i Gmail med aktivitetslistan öppen.
Klicka på ikonen Lista för att visa listrutan.Klicka på Lista ikonen längst ned till höger på e-postaktivitetslistan. En popup-meny visas.
Du kan skapa en ny lista från popupmenyn Lista.Klicka på Ny lista alternativ. De Ny lista dialogrutan visas.
Skriv namnet på din nya lista i dialogrutan Ny lista.Skriv namnet på din nya lista i Skapa en ny lista med namnet fält. Klicka på ok knapp. En ny uppgiftslista skapas. Din nya lista är nu aktiv e-postlista. Din andra Gmail-lista är inte synlig.
Om du har mer än en Gmail-arbetslista upprättad måste du veta hur man byter mellan dem.
Börja med din aktivitetslista i huvudfönstret i Gmail. Klicka på listikonet längst ned till höger i uppgiftslistan. En popup-meny visas.
Det finns nu två tillgängliga listor.Nerst på popup-menyn ser du en lista över alla e-postlistor. I detta fall, L Spencer lista och personliga uppgifter.
Klicka på den för att visa en av uppgiftslistorna. Gmail-aktivitetslistan du valt blir den aktiva listan. Du kommer att se den i uppgiftslistan. Den inaktiva listan (listan du inte har valt) är inte synlig.
Ibland kan en uppgiftslista överträffa dess användbarhet. När det händer måste du radera det.
Om du vill radera en Gmail-uppgiftslista börjar du med den aktivitetslista du vill radera i huvudfönstret i Gmail. Klicka på listikonet längst ned till höger i uppgiftslistan. En popup-meny visas.
Du kan radera en arbetslista.Klicka på Radera listan alternativet på popupmenyn. En systemprompt visas och frågar dig om du vill bekräfta att du vill radera den aktiva aktivitetslistan för Gmail permanent. Klick ok. Den aktiva listan raderas.
Notera: Din standardlista (den första listan som visas när du öppnar Gmail-verktyget) kan inte raderas. Du kan dock radera alla andra uppgiftslistor.
Verktygslistan i Gmail är också inbyggt i ditt Google-kalenderverktyg.
Öppna Google Kalender med samma Google-konto som det konto du brukade skapa din Gmail-uppgiftslista. Det huvudsakliga Google Kalender-fönstret visas.
Du kan visa din Gmail-arbetslista i ditt Google Kalender-fönster.Till vänster om Google Kalender, mot mitten hittar du Mina kalendrar. Den sista kalendern som anges under Mina kalendrar är påminnelser. Här hittar du din Gmail-arbetslista.
Klick påminnelser och klicka på pilen till höger för att öppna ett popup-fönster.
Klicka på Byt till Uppgifter för att visa din lista över Gmail-uppgifter.Klicka på Byt till Uppgifter alternativet att öppna aktivitetslistan i Gmail till höger i ditt Google Kalender-fönster. Det märker du också aktivitets kryssrutor visas överst på din Google Kalender-händelselista.
Du kan arbeta med din Gmail-arbetslista i Google Kalender.När din e-postlista är synlig i Google-kalendern kan du arbeta med det på samma sätt som i Gmail. Du kan också använda kryssrutorna högst upp i din kalender för att markera en uppgift som komplett.
När du återvänder till Gmail visas alla ändringar som du har gjort i din uppgiftslista i Google Kalender i din arbetslista i Gmail.
Om du vill lära dig mer om hur du arbetar med Gmails funktioner kan du utforska vår Gmail-läroguide, den ultimata nybörjarguiden för att använda Gmail. Det innehåller handledning om hur man arbetar med Gmail-sökning, lösenord, anpassning av gränssnittet och mer. Eller börja lära dig mer med den här handboken för snabbtangenter i Gmail:
Gmail-uppgifter kan hjälpa dig att arbeta mer produktivt med de viktiga e-postmeddelandena. Skapa en Gmail-arbetslistor baserad på uppgifter som kommer i din inkorg.
Du kommer att kunna stanna ovanpå din arbetsbelastning. Bäst av allt svarar du snabbt på meddelanden från kunder och potentiella kunder. Förbättra din produktivitet på e-post är inte svårt, när du väl vet hur du använder Gmail-uppgifter effektivt.
Vill du lära dig mer om produktivitet? Läs vår serie om viktiga produktivitetsprinciper.
Accentsconagua