Share
Hittills i våra serier på nyckeltal bör varje företag spåra, vi har tittat på att mäta hur lönsamt ditt företag är och hur bra det kan täcka sina utgifter.
Nu ska vi titta på hur effektiv din verksamhet är. Hur snabbt säljer du din inventering? Hur mycket inkomst bidrar varje medarbetare, hur effektivt är det för att behålla dina anställda och hur effektivt använder du företagets fulla kapacitet?
Du lär dig att räkna ut alla dessa mätvärden, varför det är viktigt att göra det och vad resultaten berättar om ditt företag. Vi ger dig också tips om hur du förbättrar resultatet i framtiden.
Som med de tidigare handledningarna kommer vi att använda några siffror från ditt företags konton, så om du inte är säker på var du hittar dem kan du se våra handledning om att läsa ett resultaträkning och läsa en balansräkning.
Detta är ett mått på hur många gånger du säljer genom din inventering varje år. Det är viktigt för att behålla inventarier kostar pengar, och det är inte en bra affärsmodell att ha högar av varor som sitter i ditt lager under lång tid. Denna mätning kan markera ineffektivitet i ditt företag som äter i vinst.
Formeln för denna mätning är ganska enkel. Den använder en rad från resultaträkningen och en från balansräkningen.
Inventory Turns = Kostnad för sålda varor / genomsnittlig lager
Kostnad för sålda varor (även känd som försäljningskostnad eller kostnad för intäkter) kommer från resultaträkningen. Inventarier kommer från balansräkningen och för att beräkna den genomsnittliga inventeringen skulle du helt enkelt ta medeltalet av inventeringen i början av året och i slutet av året.
Låt oss titta på ett exempel från traktortillverkaren John Deere. Dess 2013-konton visar att kostnaden för sålda varor var 25,7 miljarder dollar. Förteckningen i början av året var 5,2 miljarder dollar och i slutet av året var det 4,9 miljarder dollar, så genomsnittet är 5,05 miljarder dollar. Så blir formeln:
Inventory Turns = 25,7 / 5,05 = 5,1
Det innebär att John Deere i genomsnitt säljer hela sin lager cirka fem gånger per år.
Generellt sett är ett högre antal bättre, eftersom det indikerar att produkterna spenderar mindre tid smutsande i lageret eller sitter på hyllorna innan de säljs till kunder.
Det är emellertid viktigt att inse att detta nummer varierar mycket av branschen. John Deere säljer jordbruksmaskiner, så det går inte att cykla genom sin lager så ofta som en mataffär, som alltid tar med sig nya produkter genom sitt lager. Hela matmarknaden har till exempel en mycket högre inventeringskarakter på 21. Det betyder inte att det är effektivare än John Deere-bara det har en väldigt annorlunda affärsmodell.
Så det är viktigt att jämföra som med liknande. Forskning dina konkurrenter, eller kontakta en branschorganisation eller konsultföretag för att få genomsnittliga nummer för företag inom ditt område. Jämför också ditt nuvarande antal mot dina egna historiska medelvärden, och se efter eventuella minskningar, vilket kan indikera uppblåsta varulager eller långsam försäljning.
Nyckeln här är att minska mängden pengar som är bunden i lager. Du kan uppnå detta antingen genom att påskynda försäljningen eller sakta ner ackumuleringen av ny inventering.
Förhöjning av försäljningen kan vara att öka marknadsföringsbudgeten, till exempel, eller öppna en ny butik på en populär plats. På inventeringssidan är det kanske värt att investera i ett effektivare inventeringsspårningssystem, så att du kan få en tydligare bild av vad du har på lager och vet exakt hur mycket du behöver beställa. Om du kan återupplösa snabbt och tillförlitligt, överväg att vänta tills sista minuten före ombokning, så att du minimerar tiden varorna spenderar sitter i din inventering.
Tänk på att du inte kan klippa för nära benet. Om du håller lager mycket låg och uppnår ett stort antal lagervarv, blir du super effektiv, men kan riskera att irritera dina kunder genom att slutföra lager i kritiska tider. Syftet är att hålla försäljningen snabb och lagrad, samtidigt som du är säker på att möta dina kunders behov.
När ditt företag växer kan det vara svårt att veta hur många anställda som ska anställa. Du behöver tillräckligt med människor för att producera högkvalitativa varor eller tjänster för dina kunder, men om du anställer för många kommer dina kostnader att vara höga och dina vinstmarginaler kommer att drabbas av. Den här metriska ger dig ett bra riktmärke genom att jämföra bemanningsnivåer med den mängd intäkter du tar med. Det kan hjälpa dig att se till att ditt företag tillhandahåller bra service utan att vara ineffektiv.
Ta helt enkelt din totala intäkter och dela den med ditt genomsnittliga antal anställda för året:
Intäkter per anställd = intäkt / genomsnittligt antal anställda
Om du till exempel gjorde 2 miljoner dollar i intäkter i år, och du anställde i genomsnitt 20 personer, skulle dina intäkter per anställd vara $ 100 000.
Intäkter per anställd = $ 2.000.000 / 20 = $ 100.000
För att få din genomsnittliga bemanningsnivå kan du helt enkelt ta medeltalet av antalet i början av året och slutet av året, som vi gjorde med inventering i föregående avsnitt. Men du kan också få en mer exakt bild genom att använda dina löneposter. Se hur många lönecheckar du skrev varje månad och hitta medelvärdet av dessa nummer genom att lägga dem ihop och dela med 12.
Naturligtvis vill du att numret ska vara så stort som möjligt här. Och du vill verkligen att den ska vara betydligt högre än medarbetarnas genomsnittliga lön, annars får du aldrig någon vinst.
Men igen är det viktigt att titta på andra företag i din bransch. Och kom ihåg att andra faktorer, som ersättningar till anställda, spelar en roll här. McDonalds har till exempel en av de lägsta intäkterna per anställd för ett stort amerikanskt företag, till $ 65,000. Apple har däremot en omsättning per anställd på 2,4 miljoner dollar.
Båda företagen är mycket lönsamma, men de befinner sig i mycket olika branscher. Snabbmat restauranger kräver ett stort antal arbetstagare, men de anställda är relativt låga betalda jämfört med Apples ingenjörer. Och McDonalds poäng mycket mycket på andra effektivitetsåtgärder (dess inventeringssvängning är till exempel en massiv 141). Så det är viktigt att jämföra sig med liknande företag och sträva efter högre intäkter per anställd än dina kamrater.
När ditt företag växer kan du också använda intäkterna per anställd som vägledning för hur många nya anställda du ska ta på. Om din nuvarande inkomst per anställd är 100 000 dollar och du har en ny affärsmöjlighet som kan öka intäkterna med 1 miljon dollar, skulle det vara värt att anställa 10 nya medarbetare för att få det gjort. Men om du befinner dig att behöva anställa 20 fler personer för att få den extra $ 1 miljonen i intäkter, kanske det inte är värt.
Klipppersonal ökar förstås din inkomst per anställd omedelbart. Men om du är för hänsynslös riskerar du att äventyra kvaliteten på din tjänst och eventuellt köra bort kunder, vilket skulle minska intäkterna på sikt. Som med vårt första exempel handlar det om balansen mellan effektivitet och god service. Om du kan hitta sätt att uppmuntra dina befintliga anställda att generera mer intäkter, kanske genom att erbjuda bättre incitament eller genom att ge dem utbildning, kan du öka intäkterna per anställd utan att kompromissa med kundtjänst.
Denna mätvärde är speciellt användbar för företag som tillverkar fysiska produkter, men med lite fantasi kan du även söka på andra företag. Det mäter hur mycket av din produktionskapacitet du använder just nu, och det är viktigt för att om det är lågt betyder det att du har en massa fasta tillgångar som slösats bort. Till exempel används dyra maskiner som inte används.
Den här är lite annorlunda eftersom vi inte använder några siffror från bokslutet. Formeln för kapacitetsutnyttjande är:
Kapacitetsutnyttjande = Faktisk utgång / Potentiell utgång x 100
Vad menar vi med verklig och potentiell produktion? Låt oss titta på ett exempel.
Säg att du gör T-shirts, och din fabrik eller verkstad är utrustad att producera 1000 T-shirts per månad. I så fall skulle din potentiella produktion vara 1 000. Om du bara producerar 500, så är ditt kapacitetsutnyttjande 50%:
Kapacitetsutnyttjande = 500/1000 x 100 = 50%
Som vi nämnde används det här numret mestadels i tillverkningen, men du kan anpassa det för att passa olika företag också. Om du kör en yogastudio, kan din potentiella produktion vara det maximala antalet klasser som du kan köra i det här utrymmet varje vecka. Om du kan köra upp till 20 lektioner per vecka, men du kör bara 15, så är ditt kapacitetsutnyttjande 75%.
Ett högre antal indikerar en effektivare användning av dina anläggningstillgångar. I yogastudiet exempel har du mycket fasta kostnader i samband med att hyra eller äga studioutrymmet, behålla det, betala verktyg etc. Du måste betala de fasta kostnaderna om du kör 15 klasser eller 20, så klart det är bättre att springa mer klasser och utnyttja det utrymme du betalar för mest.
I allmänhet driver företagen inte hela tiden 100% kapacitet. Faktum är att om din yogastudio verkligen var i 100% kapacitet skulle det indikera att du behövde investera i ett större studioutrymme för att möjliggöra framtida tillväxt. Det genomsnittliga kapacitetsutnyttjandet bland amerikanska industriföretag är cirka 80%, så du kan använda det som en allmän riktmärke.
Om ditt kapacitetsutnyttjande är lågt, indikerar du att du behöver höja produktionen (förutsatt att du självklart kan sälja dessa extra varor). Det kan till och med vara värt att erbjuda rabatter för att öka försäljningen och hålla produktionen på en viss miniminivå. Om det sjunker för lågt, kommer de stora fasta kostnaderna att vara ett drag på vinsten.
I ett extremt fall där kapacitetsutnyttjandet var permanent lågt och du inte såg någon chans att öka produktionen inom en snar framtid, kan det vara nödvändigt att flytta till ett mindre utrymme och minska dina allmänna kostnader. Det är bättre att göra en effektivare användning av en mindre kapacitet än att ha mycket utrustning som ligger i viloläge.
Om ditt kapacitetsutnyttjande blir nära 100% å andra sidan är det förmodligen dags att investera i mer kapacitet, kanske genom att uppgradera maskiner, expandera ditt utrymme eller flytta till större lokaler.
Att driva en effektiv verksamhet beror på att ha skickliga, motiverade medarbetare. Personalomsättningen mäter den takt som dina anställda lämnar och hög omsättning är ofta ett tecken på missnöjda medarbetare, vilket sannolikt innebär att även de som bor hos dig inte är helt engagerade.
Hög omsättning är också i sig ineffektiv, eftersom du spenderar tidsträning och utvecklar varje anställd, och varje gång en av dem lämnar måste du börja om igen med någon ny. Det kan kosta mer än två gånger en anställds lön att rekrytera och utbilda en ersättare.
Personalomsättning är andelen personer som lämnar under en viss tidsperiod-vanligtvis ett år, men du kan också beräkna det varje månad om det är meningsfullt för ditt företag. Här är formeln:
Personalomsättning = Antal separationer / Medeltal Antal anställda x 100
"Separationer" betyder antalet personer som lämnar ditt företag under året. Vanligtvis skiljer företagen inte mellan olika orsaker till att de lämnar: de inkluderar frivilliga avgångar, uppsägningar och pensionering i "separations" -figuren. Medelantalet anställda är samma siffra som vi använde i avsnittet "Intäkter per anställd".
Om du till exempel har 100 anställda i genomsnitt och 5 av dem kvar under året har du en omsättningshastighet på 5%.
En lägre andel är bra, eftersom det betyder färre människor som lämnar. Du kan få en bra riktmärke från den amerikanska statsstatistiken, som visar att den genomsnittliga personalenomsättningen i USA 2013 var 38%. Priserna varierade emellertid kraftigt av branschen. Byggbranschen hade en omsättning på 62,5%, till exempel medan den i tillverkningen var bara 23,3%. Det varierar också efter region, högst i söder (40,8%) och lägst i nordöstra (33,3%).
Du kan titta igenom den här statistiken för att hitta omsättningsgraden för din bransch och se hur du jämför. De amerikanska regeringskategorierna är dock ganska breda, så det är värt att göra ytterligare forskning för att försöka hitta mer specifik information för företag som din, i din region eller stad. Det är också bra att jämföra med dina tidigare prestationer, för att leta efter eventuella ändringar. Förutom att titta på den totala omsättningen, överväga att dela upp det i frivillig, uppsägning och pensionering, så att du kan få se tendenser i varje område.
Att minska personalomsättningen är ett stort ämne, och det är inte alltid lätt att fixa. En del av bilden betalar folk bra och erbjuder bonusar, förmåner och andra incitament, men pengar är inte allt. Hög omsättning kan också orsakas av ett antal andra faktorer, som att hyra de felaktiga personerna i första hand, problem med organisationskulturen eller arbetsmiljön, brist på utbildning, begränsade marknadsföringsmöjligheter, dålig förvaltning eller till och med en obekväm kontorsplats.
Om du har en hög personalomsättningshastighet är nyckeln till att ta reda på vad som är fel att fråga dina anställda, både genom formella undersökningar och informella möten. Utgångssamtal med personer som lämnar kan också hjälpa dig att åtgärda eventuella misstag och se till att andra anställda är mer benägna att stanna.
Dessa fyra olika effektivitetsmått kan användas tillsammans för att ge dig en tydlig bild av var ditt företag fungerar bra och var det behöver förbättras. Du kan nu mäta exakt hur lång tid det tar att omvandla din inventering till försäljning, hur mycket inkomst varje anställd genererar, hur effektivt du använder dina anläggningstillgångar och hur mycket personalomsättning du upplever. Du vet vad du ska leta efter, och vilka åtgärder du ska vidta för att förbättra dina resultat.
Friska siffror på dessa effektivitetsmått kommer också att öka dina vinster och kassaflöden, så att du kan spåra dessa i samband med lönsamhets- och likviditetsmätningarna vi tittade på i de två första handledningarna.
Den sista delen av sticksåget är att titta på dina kunder. När allt kommer omkring är du livsnerven i ditt företag, och du behöver veta hur effektivt du förvärvar och behåller dem. Så kom tillbaka nästa vecka för att ta reda på viktiga kundmätningar i den sista delen av vår statistikserie.
Grafisk kredit: Linjediagram ritad av Scott Lewis och Graph designad av Michele Zamparo från Noun Project.
Accentsconagua