Share
Nu är folk inte maskiner, och ingen av oss kan vara helt produktiva. I själva verket syftar till perfektion är ett recept på utbrändhet. Men det finns sätt att förbättra produktiviteten. Till att börja med måste du ta tag i vad som är överväldigande för dig. När du har gjort det kommer du vara redo att integrera produktivitetssystem i ditt liv.
Klar att ta itu med den höga smutsiga tvätten? Låt oss ta det.
Vi har allt för mycket att göra från tid till annan. Vissa dagar är vi mer upptagna än andra. Men mest av tiden klarar vi bara bra.
Problemet kommer när det är för mycket att göra blir överväldigande. Kanske stiger deadlines, och du önskar att du hade använt den senaste veckan för att knocka ner och arbeta i stället för att du vann den senaste kontorsnerfpistolskärmen. Eller kanske du har spenderat några månader i kryssningsläge, så plötsligt uppstår en massa lukrativa möjligheter. Personligt liv kan också kasta produktivitetskurvbollar-ett nytt barn, hemma, en förlossning, en skilsmässa-som alla kan låta dig undra hur man klarar sig.
Alternativt är det också möjligt att du vill vara mer produktiv så att du kan uppnå ett livslångt mål som du har släppt vid vägen. Oavsett om det är att starta ett företag, skriva en roman, lära sig ett nytt språk eller lära sig att koda, måste du skära ut en bit tid från din vecka för att få det att hända. Detta är särskilt svårt om du har ett heltidsjobb och barn. Som sådan kan det även vara överväldigande att tänka på att dessa mål ska ske, som livets stora problem.
En annan källa till produktivitet överväldigande kan helt enkelt behöva lära sig mer om produktivitet och vad som krävs för att få dig motiverad. Du kan vara i denna situation om:
Att inte lära sig att vara produktiv är kostsamt. Företagen ger mest pengar när de är effektiva och välskötta. Oavsett om du äger ett företag, ökar du karriärpotentialen-och din personliga potential-om du lär dig att hantera ditt liv effektivt.
Vem som helst kan göra det, och vägen framåt är att bygga ett produktivitetssystem som passar dig. Men innan du kan bygga ett sådant system måste du hitta en väg ut ur den överväldigande röra du är i. Låt oss titta på hur man gör det.
Det är dags att göra krig med den överväldigande mängd saker du måste göra. Vad gör någon allmänhet innan han leder sin armé till strid? Han finner ut så mycket som möjligt om fienden. Han får måttet av sina fiender, så han vet vad han kommer att möta.
Som människor är våra hjärnor utformade för att låsa på nackdelen. Detta betjänade människa arten i det förflutna, men det är ofta ohjälpligt i den moderna världen. En konsekvens av denna negativitetsförspänning är att vi föreställer oss att våra problem ska vara större än de verkligen är. Eftersom problem eller saker vi måste snurra runt i våra huvuden börjar de se större och skrämmande ut.
Det är dags att släppa din rädsla och få ett mått på det djur du är ute efter att möta. Låt oss se det där djuret i ögonen.
Ta en penna och papper och skriv ner allt som löper genom din hjärna som du tror behöver göra. Ge dig själv en bra 20 minuter för att få allt ut ur ditt system.
Tips: När du har gjort det första gången är det en bra idé att börja med en penna och anteckningsblock med dig överallt. Då kommer när som helst ett föremål för din tillagningslista att komma ihåg, du kan jota det direkt, så det täpper inte upp dina mentala luftvågor.
Genom att skriva ned de uppgifter som du måste ta itu med lägger du dig på rätt spår för att börja göra något åt dem. Du fattar ett beslut. Du rensar också ditt sinne, vilket ger dig den extra energi du behöver för att börja vidta åtgärder på din att göra lista. Som Dale Carnegie skriver i Hur man slutar oroa sig och börja leva:
Erfarenhet har visat mig, gång på gång, det enorma värdet av att komma fram till ett beslut. Det är misslyckandet att komma fram till ett fast syfte, oförmågan att sluta gå runt och runda i galande kretsar, som driver män till nervösa nedbrytningar och levande hells. Jag finner att femtio procent av mina bekymmer försvinner när jag kommer fram till ett tydligt bestämt beslut. och en annan fyrtio procent vanligtvis försvinner när jag börjar utföra det beslutet.
Hur kommer Carnegie till ett beslut? Hans första steg är att skriva ner vad han oroar sig för.
Så fortsätt och plocka upp den penna och pappret nu. Då är du redo för steg 3.
Nästa steg är att gå igenom din lista som mäter det till väsentliga och organisera det. Syfte att göra två saker med objekten på din lista:
För att göra denna process så enkel som möjligt kan du använda Eisenhower Matrix. Denna matris kommer från ett citat som tillskrivs amerikanska presidenten Dwight D. Eisenhower:
Det som är viktigt är sällan brådskande, och det som är brådskande är sällan viktigt.
Om du sätter detta citat i ett diagram får du följande beslutsverktyg:
Eisenhower sägs ha använt detta verktyg för eget beslutsfattande.
Rita ut diagrammet på ett papper, eller ladda ner Eisenhower Matrix från Businesstuts + och skriv ut en kopia. Därefter lägger du varje föremål på en lista i en av de fyra sektionerna i diagrammet:
Vad är det som skiljer sig mellan brådskande och viktiga uppgifter?
Urgentuppgifter har en viss tidsfrist som ligger nära till hands. Denna tidsfrist är vanligtvis ålagts av någon annan eller av omständigheter. Exempel på brådskande uppgifter är att göra dagligvaruhandeln (innan skafferiet är tomt) eller svara på din chefs e-postadress.
Viktiga uppgifter har ingen viss tidsfrist, men de spelar fortfarande roll för dig. De är ofta relaterade till dina personliga mål. Exempel på viktiga uppgifter är att träna, skriva i din dagbok, lära sig ett nytt språk och hjälpa dina barn med sina läxor.
Brådskande och viktiga uppgifter är viktiga för dig och har en viss tidsfrist. Exempel är att skriva ett papper för en högskolekurs du tar, eller ansöka om ett nytt jobb.
Uppgifter som inte är brådskande eller viktiga borde egentligen inte vara på din att göra-lista, åtminstone inte när du tar itu med överväldigande. Om du vill notera dem, skapa en ny lista som heter strävanden.
Om du har svårt att bestämma var du ska placera specifika uppgifter på matrisen kan du ge dem en rating. Betygsätt varje uppgift mellan -5 och +5 för betydelse (med +5 som den viktigaste) och mellan -5 och +5 för brådskande. När du har fått det här värdet, vet du var du ska placera uppgiften i ditt diagram.
Varje ny dag kommer nya uppgifter att läggas till i din att göra-lista. I synnerhet brådskande uppgifter tenderar att dyka upp i sista minuten. Med varje ny uppgift som kommer in, tilldela den en rating på ditt diagram. När du övar det, börjar du göra det nästan instinktivt.
När du börjar vara ärlig om vad som behöver göra, och vad du kan släppa, börjar du känna dig bättre. Det som verkade som en oöverstiglig klippa att klättra är nu bara några små steg framåt. Du vet nu exakt vilka steg du ska ta och vilken ordning du ska ta dem. Prata om att vidta åtgärder, låt oss ta en titt på hur du ska närma dig att rensa din lista.
Innan vi börjar det här avsnittet, låt oss få en sak klar: en att göra-lista är sällan tom. När du väl har rensat din platta kommer nya uppgifter snabbt att komma med för att fylla den.
Naturen hyser ett vakuum, och det gör också den mänskliga själen. Vi gillar att ha något att göra. Det bra med din uppgiftslista är att det visar dig vad du ska göra nästa. Du kommer att vara fokuserad istället för att hoppa i likhet från en uppgift till en annan.
Så här ska du närma sig varje typ av uppgift på din lista.
Urgent och viktiga uppgifter. Av uppenbara skäl är dessa de som först klarar av. Ta ut din kalender (eller köp en kalender om du inte har en), och schemalägg tid på din dag för att få dessa färdiga. Du har tid att göra dem. Om du inte kan hitta tid, är de förmodligen inte viktiga eller brådskande, och du måste omplacera dem på Eisenhower Matrix.
Urgent (men inte viktiga) uppgifter. Fråga dig själv: Vad gör dessa uppgifter brådskande? Behöver du verkligen göra dem? Om de måste göras, kan du delegera dem till någon annan? Om du måste göra dem, och delegering är omöjlig, lägg sedan till dem i din kalender-men först efter att du har slutfört de brådskande och viktiga uppgifterna.
Tips: En stor källa till så kallade "brådskande" uppgifter är e-post. Försök minska antalet gånger du kontrollerar e-post varje dag. Detta kommer att frigöra extra tid för att fokusera på viktiga uppgifter.
Viktiga (men inte brådskande) uppgifter. Ställ in tid varje dag för att fokusera på viktiga uppgifter. Var försiktig så att du inte överbelastar dig själv. Om en av dina viktiga uppgifter är att träna, men du har inte gjort någon övning i flera månader, så planerar du en timme om träning kommer att överväldiga dig. I stället schemalägger du tio minuters träning, eller justera din dag för att få träna. Till exempel kan du cykla till jobbet istället för att ta bilen?
Icke-brådskande, icke-viktiga uppgifter. Vad gör de fortfarande på din lista? Slå av dem!
Du kanske tänker "Det här är mycket bra, men mitt problem är att hitta motivationen att få saker gjort."
Om du tänker på det här och du har inte men ändå utfört steg 2 och 3, gå tillbaka och gör dem. Motivation är ofta en konsekvens av att vidta åtgärder. När du vidtar åtgärder för att ställa upp din uppgiftslista kommer du att motiveras för att fortsätta att vidta åtgärder.
Det sagt, motivation och fokus är viktiga komponenter i produktiviteten. I framtida artiklar i den här serien ser vi på verktyg som hjälper dig att fokusera på uppgiften och tekniker för att hålla dig motiverad.
När din backlog av uppgifter är rensad är du redo för nästa steg.
Eisenhower Matrix är ett exempel på ett produktivitetssystem. Det är inte det enda systemet på något sätt, men det är lätt att lära sig, vilket gör det till ett bra ställe att börja. Många fler produktivitetssystem har utvecklats, bland annat Getting Things Done (GTD), Pomodoro Technique, och Krossa inte kedjan. Vi kommer att täcka dessa system i en serie artiklar om produktivitet hos Businesstuts+.
Genom att prova ut dessa system utvecklar du en produktivitetsverktyg. När du läser den här artikeln och lär dig att använda Eisenhower Matrix har du redan sådd din verktygslåda med ditt första system. Nu är du redo att experimentera med andra produktivitetssystem.
När du har försökt olika system börjar du lära dig vad som fungerar för din tankegång och livsstil. Du kan sedan ta aspekter från de olika systemen för att hacka ihop ditt eget system. Vi visar hur du utvecklar det här anpassade produktivitetssystemet för att matcha dina behov.
Så håll dig hos oss, och du blir en produktivitetsninja.
Grafisk kredit: Panic Designad av Cédric Villain från Noun Project.
Accentsconagua