Share
Vad kommer att tänka på när du hör frasen affärsbrev? Går vita kuvert med snygga brevpapper och kramskrivning att komma i åtanke? I de flesta fall skulle du ha rätt.
Även om nästan allt är gjort via e-post idag, är affärsbrev inte utdöda eller anses helt oskadd, så det lönar sig fortfarande att veta hur man skriver och formaterar dem ordentligt.
Som du säkert har lärt dig i grundskolan består affärsbrev av olika delar. Detta avsnitt omfattar vad som ingår i varje del och rätt företagsformat.
Det är viktigt att veta hur man adresserar ett företagsbrev korrekt, speciellt om du förväntar dig ett svar.
Det här avsnittet innehåller din fullständiga adress, telefonnummer och e-postadress. Vissa människor gillar att inkludera sitt fullständiga namn längst upp i listan, men vissa tycker att det är överflödigt eftersom du kommer att underteckna brevet med ditt namn ändå. Du behöver inte inkludera detta om papperet du använder har ett brevhuvud.
Vad ska inkluderas och formateras:
Stava ut månaden och inkludera hela året. Skriv månad, datum och år om du skickar ett företagsbrev i USA, men starta datumet med dagen (t ex den 18 oktober 2018) om du skickar ett brev i Storbritannien eller Australien.
Ta med mottagarens information, från och med deras namn, följt av deras jobbtitel och fullständiga adress. Adress till mottagaren med hjälp av Fru, Herr, eller använd eventuell lämplig titel som behövs
Hälsningen som används i adressaten måste inte vara densamma som den som används här. Allt beror på hur nära eller bekant du är med adressen och sammanhanget i ditt brev. Dekanen vid Vetenskapskollegiet kan vara din moster, men om du skriver till henne i officiell kapacitet är det bäst om du använder hälsningen "Dean (efternamn) " eller "Dr (Efternamn)"För att det finns en chans att andra människor hanterar sin korrespondens. Militära och religiösa titlar ska skrivas som är.
Är du osäker på mottagarens kön? Använd inte Mr eller Mrs, skriv bara "Kära"Följt av deras fullständiga namn. Om du inte vet vem den exakta kontakten är, "Till den som detta berör" ska göra. Du kan också kontakta den avdelning eller grupp som hanterar ditt brev, till exempel "Medlemmar av Hiring Committee"Eller"Condominium Association Management. "
Avsluta alltid hälsningen med ett kolon, inte ett komma.
Brevets kropp består vanligtvis av en till tre korta stycken, var och en med en särskild avsikt och organiserad för tydlighet.
Avslutningen innehåller en eller två meningar som ber mottagaren att ta de åtgärder som begärs i ditt brev och tacka dem för att läsa ditt mail.
Exempel på stängning av affärsbrev:
Den kostnadsfria stängningen är en frasättningsfras insatt före din signatur. Du har massor av alternativ här, men i allmänhet bör du undvika de som betecknar uppskattning eller tack i brev där du inte begär något.
exempel
Skriv brevet under det kostnadsfria stänget. Se till att du lämnar minst fyra enda mellanslag mellan ditt namn och stängning så att det finns tillräckligt med utrymme för din signatur. Du kanske vill inkludera din jobbtitel, telefonnummer och e-postadress under ditt fullständiga namn också.
Innan e-postens ålder skrev folk "Stängsel"Längst ner i affärsbrev för att ange att kuvertet innehåller andra dokument. Tänk på det som den tryckta versionen av "se bifogat"För e-post.
Inkapslingar noteras längst ner till vänster om brevet, ett par utrymmen under din underskrift, följt av en lista över de medföljande dokumenten. Till exempel:
Bilagor:
Företagsbokstäver kommer vanligen i ett av tre huvudformat, hela blocket, ändras eller indragas. Även om det inte finns något korrekt eller felaktigt format finns det fall som i universitetsapplikationer, där ett visst format krävs. Om du inte är säker på vilket format som ska följas, kolla bara tidigare brev du har fått från institutionen och följ samma formatering.
Fullständigt block är det vanligaste formatet för affärskort eftersom det är det enklaste. Du behöver inte oroa dig för inslag och allt är kvar motiverat. Enkelavstånd används i stället för inslag för nya stycken.
Nedan är ett exempel på en fullständig blockbrev från University of North Carolina Writing Center:
Det modifierade formatet är lite svårt att komma ihåg eftersom inte allt är kvar - motiverat. Adressat, hälsning och brevets kropp lämnas motiverat, medan avsändarens adress, datum, fria stängning och signatur är justerade till höger.
I exemplet nedan finns det två mellanslag mellan avsändarens adress och det datum då brevet skrevs och tre mellanslag mellan mottagarens adress och hälsning. Det finns också två mellanslag mellan bokstavens första stycke och hälsning och två mellanslag för varje ny paragraf.
Den fria stängningen, signaturen och sista stycket i brevet är alla två mellanslag.
Nedan är ett exempel på ett företagsbrev i modifierat format från Savvy Business Correspondence:
Det indragna eller semi-blockformatet liknar det modifierade formatet, förutom att början på varje stycke är inryckt.
Din företagsbrev måste göra ett bra första intryck, för i vissa fall läser den bokstaven den första gången mottagaren "möten" ert företag.
Företagen är inte de enda som kan använda brevpapper. Solopreneurs, arbetssökande, och alla som vill göra ett varumärke för sig själv, kan använda brevpapper för att göra sina bokstäver unika. Letterheads kan också användas för att verifiera dokumentets äkthet till mottagaren, vilket ofta är fallet för statliga brev och bankbokstäver.
Du hittar professionella brevpappersmallar på Envato Elements eller GraphicRiver.Brevpappersdesign varierar, det enda som är konsekvent är att det måste innehålla ditt företags namn och logotyp, adress och kontaktinformation. Om du inte har en logotyp eller ett företagsnamn, ersätt det här med en del med ditt fullständiga namn. Eftersom företagsbokstäver är formella väljer du ett brevhuvuddesign som inte är för upptaget eller färgstarkt, vilket förringar det meddelande du skickar.
Använd inte brevpapper eller doftpapper.
Vill du skapa ditt eget brevhuvud? Kolla in dessa mallar från Envato:
Det är bra att spara träd, men tryck inte för mycket text på en sida så att det inte finns någon marginal kvar. Lämna 1 "till 1.5" per sida.
Undvik fina teckensnitt och svårt att läsa kursiv. Håll dig till Verdana, Arial, Courier New eller Times New Roman med en minsta teckensnittstorlek på 12.
Använd ett mellanslag mellan stycken för att göra brevet lättare att läsa. Du bör också använda minst ett enda utrymme mellan alla element i brevet, förutom mellan din signatur och det tryckta namnet där fyra rader är obligatoriska.
Affärsbrev bör vara kortfattat för att bara behöva en sida, men det är inte alltid fallet. Juridiska avtal, klagomål och några rådgivande brev kräver ibland ytterligare sidor.
För att undvika förvirring om brevsidorna separeras, bör andra och efterföljande sidor innehålla ett brevhuvud och ett sidnummer överst. Du kan också vilja inkludera datum och mottagarens namn.
Affärsbrev skickas av alla orsaker. Företag skickar det till sina kunder eller till andra företag som de arbetar med, till exempel leverantörer eller logistikpartner. Individer skriver företagsbokstäver för företag och mindre formella ändamål också.
Här är några exempel på typer av företagsbokstäver:
Inte alla klagomål kan sändas och adresseras korrekt på sociala medier, vissa ämnen är lite känsliga eller pinsamt att du inte vill riskera att det blir virus. Då finns det klagomål där ett samtal till företagets kundservice hotline inte räcker. För alla dessa klagomål är ett tryckt klagomål svaret.
Gör ditt klagomål kortfattat, till den punkten och artig. Gör inte bara om vad företaget gjorde fel berätta för dem exakt vad du vill att de ska göra åt det.
Ett avgångsbrev är vad en anställd skickar till sin chef när de vill sluta sitt jobb. I de flesta fall måste du tillåta minst 14 dagar eller två veckor före ditt officiella avresedatum från företaget.
Nedan är ett exempel på ett uppsägningsbrev från American Recruiters:
Notera: Om du inte känner till kön av den person som kommer att få ditt brev är det bättre att använda en generell hälsning som "till vilken den kan innebära" än att använda "Mr / Ms." eller "Sir".
Ett tryckt brev skickas tillsammans med ett CV för att förklara varför du är en bra kandidat till jobbet. Bra omslag är som aptitretare i en mening att det ger rekryterare en känsla av vad de kan förvänta sig av dig utan att nödvändigtvis upprepa vad som redan finns på ditt CV.
Läs dessa guider för mer information om hur du skriver ett brev:
Rekommendationsbrev skickas för att verifiera en sökandes goda ställning hos en tidigare arbetsgivare eller chef. I vissa fall är dessa rekommendationer inget annat än en mall som genereras av någon från HR efter att ha fyllt i blanketterna om en anställdes start- och slutdatum. Om du skriver ett brev till en bra anställd är det dock bättre om du går utöver mallen för att visa att du uppskattar den tid du arbetade tillsammans.
Kolla in den här guiden om du behöver hjälp med att skriva en rekommendationsbrev:
Brev som begär information lämnas ofta till företag av enskilda personer eller företrädare för andra företag när de vill ha information om en viss produkt eller tjänst. Dessa bokstäver kan också skrivas till myndigheter när de begär information om att ansöka om tillstånd eller att fråga om en statlig procedur.
Nedan är ett exempel på ett brev för att begära information från Word Mart:
Notera: Om du inte känner till kön av den person som kommer att få ditt brev är det bättre att använda en generell hälsning som "till vilken den kan innebära" än att använda "Mr / Ms." eller "Sir.":
Har du någonsin fått ett brev med angivande av att din telefonposts förfallodatum justerades eller att beloppet du betalar har ändrats? Det är ett justeringsbrev. Det handlar inte bara om datum och mängder men justeringar eller ändringsbrev skickas också när företag vill meddela kunder om förändringar i den produkt eller tjänst de köpt.
Nedan är ett exempel på en förfallodagsjusteringsbrev från Corporate Finance Institute:
Aktiebokstäver, nya produktmeddelanden och välgörenhetshändelser är affärsbrev. Brev som meddelar en ny VD, en börsintroduktion, och även de som bjuder in dig till en konvention, omfattas också av affärsmeddelande brev. Dessa brev skickas antingen som internt meddelande så att alla anställda är medvetna om förändringar inom företaget eller som ett meddelande till företagets intressenter.
Här är ett exempel på en företagsinbjudan till ett pedagogiskt seminarium från Letters.org:
Notera: Om du inte känner till kön av den person som kommer att få ditt brev är det bättre att använda en generisk hälsning som "till den den kan innebära" än att använda "Mr / Ms." eller "Sir".
Att använda rätt rättfärdigande och inkludera alla de rätta elementen är inte tillräckligt för ett bra företagsbrev. Ännu viktigare är att hitta rätt ton och se till att din mottagare förstår ditt brev.
Håll följande tips i åtanke när du skriver ett företagsbrev.
Undvik högfalutinord och blommiga beskrivningar. Håll första stycket kortfattat. Om du inte vet hur du ska börja skriver du bara "Jag skriver med hänvisning till ... " Förklara sedan din förfrågan därifrån.
Det är lättare att få mottagarens samarbete om du skriver ett brev med fördel i åtanke. Betona vad du kan göra erbjuda dem istället för vad du vill att de ska göra.
Vad är syftet med det brev du skickar? Tänker du tack, sympati eller krävande betalning för skuld? Vad som än är, måste du fastställa rätt ton så att mottagaren förstår hur brådskande din begäran är.
Undvik jargong om du inte är helt säker på att mottagaren förstår vad du pratar om.
Även om detta är ett företagsbrev, är det okej att använda personliga pronomen som du, jag, vi och oss. Stick med "jag" om du skriver baserat på din åsikt och använder "vi" om du skriver på företagets vägnar.
Visste du att "CC" betyder courtesy copy? Tillbaka på dagen när bokstäver där skrivet, "CC" menade kolkopi eftersom det är vad typister använder när de gör dubbletter. Hur som helst, det här är den förkortning som du bör inkludera under höljet om du planerar att skicka en kopia av brevet till någon annan.
Om du skickar en giltig kopia till fler än en person, ange det andra namnet under den första utan "CC".
Exempel:
"Cc: Mark Smith, finansdirektör XYZ Widgets"
Enligt textexperter, Textförfrågan öppnas endast 20% av e-postmeddelanden och 95% av texterna läses inom tre minuter efter mottagandet, medan en stor mängd mail går vilse eller försvinner omedelbart, det är inte konstigt att vissa företag går så långt som att skicka korrespondens via tryck och e-post följt av en förkortad version som text, bara för att säkerställa att mottagaren får det.
För att upprätthålla en formell form när man anpassar sig till det digitala mediet, ingår formateringen och alla delar av det tryckta affärsbrevet fortfarande i ett brev med e-post, med undantag för två små skillnader. Ämneslinjen tjänar som en brev sammanfattning eller en indikation av vad brevet handlar om. Avsändarens information finns längst ner i brevet, precis under avsändarens tryckta namn.
Om du vill veta mer om hur du formaterar e-postmeddelanden studerar du följande handledning:
Använd ett företags kuvert om du skickar ett brev via post. Använd ett kuvert med företagets logotyp så att mottagaren omedelbart kan känna igen det från ditt företag och för att förhindra att ditt brev blir sönder med andra reklamfiltr som de mottar.
Om du inte är säker på om din handstil är läsbar, använd din skrivare och ordbehandlare för att skriva ut adressen på kuvertet. Skicka viktiga dokument och tidskänsliga brev via kurir.
Nu när du har lärt dig hur du formaterar ett brev kan du börja skicka dina egna brev.
Accentsconagua