Share
I näringslivet är kommunikation ett vanligt problem. I en undersökning av träningsföretaget Fierce Inc. ansåg 86% av respondenterna brist på samarbete eller ineffektiv kommunikation för misslyckade arbetsplatser.
Kommunikationsproblemet blir större när ett företag växer och tar på sig fler anställda, men även småföretag kan lösa problem. När du bara har en eller två anställda kan du förmodligen bara hålla sakerna enkla och informella, men när du tar på dig mer personal och börjar organisera företaget i grupper med en förvaltningsstruktur, måste du vara uppmärksam på hur du kommunicera med dina anställda - och hur de kommunicerar med dig och med varandra.
I denna handledning tittar vi på hur vi kommunicerar effektivt med anställda. Vi täcker strategier för att hålla alla informerade, sätt att kommunicera företagets nyckelvärden och metoder för att söka återkoppling och lösa konflikter.
Vi tittar också på några verkliga exempel på vägen för att illustrera viktiga punkter. I slutet av handledningen har du några solitativa tips för att förbättra medarbetarkommunikationen i ditt lilla företag.
Kommunicerar du bra med dina småföretagare? (fotokälla)Detta är en del av vår serie på småföretag HR. Följ med för att få råd om att hyra och behålla den bästa talangen, erbjuda konkurrenskraftig lön och fördelar, bygga en mångsidig och inkluderande företagskultur och mer.
När du bara börjar, är det enkelt att hålla alla på samma sida. Men när du börjar växa och har många lag, kanske baserat på olika platser, blir det en riktig utmaning att hålla alla anställda informerade om vad som händer på andra områden av verksamheten.
Även i småföretag kan avdelningar stärka sig i "silor", med liten kommunikation mellan dem. Det här avsnittet tittar på några sätt att bryta ner hindren och hålla informationen som flyter runt företaget.
Förmodligen det enklaste sättet att hålla alla informerade är att skicka ut e-postuppdateringar. Det är ett populärt verktyg - en Ragan-undersökning fann att 60% av företagen skickar ut e-nyhetsbrev minst en gång i veckan och 14% skickar även dagligen e-postmeddelanden.
Fördelen är att det är ett enkelt och pålitligt sätt att nå alla inom företaget, och det är också enkelt att skapa e-postlistor för vissa grupper av anställda om du vill segmentera saker. Människor ständigt kontrollerar deras e-post, så det är troligt att dina meddelanden kommer att läsas och du kan enkelt använda programvara för att spåra nivåerna av engagemang (öppna priser, klickfrekvenser etc.).
Å andra sidan är mass-e-post ganska en top-down kommunikationsmetod som sannolikt inte kommer att främja intressanta konversationer på det sätt som några av de andra verktygen gör. Människor kan bara svara individuellt på dig - eller de kan slå den fruktade "Svara alla", som snabbt kan hota ojämförliga, inbox-täppa trådar om folk tar det för långt. Det leder till ett annat problem med e-post - samma Ragan-undersökning visade att 80% av personerna klagade över överbelastning av e-post. Använda e-post lägger bara till problemet, och det finns en chans att dina anställda bara stämmer ut meddelandena.
För att använda e-post effektivt, försök att göra det engagerande och roligt, med en del avlösen för personer som läser det - kanske en freebie, en användbar resurs eller information som de verkligen kan använda i sina jobb. Håll det också visuellt - överväg att använda en professionellt utformad e-postnyhetsbrevmall:
Företagets intranät har funnits i flera år, och tyvärr blir många av dem sällan besökta kyrkogårdar av föråldrade politiska dokument och olästa företagsbloggar.
Men det behöver inte vara så här. Om du utformar det rätt och gör det tillräckligt engagerat kan en intranät vara ett bra sätt att gnista samtal. Nyckeln är att göra det enkelt för människor att skicka egna kommentarer och artiklar och att uppmuntra användningen först, så att den bygger kritisk massa. Om människor ser intressanta samtal som äger rum, kommer de att göra det till en plats de besöker varje dag. Om de ser inaktuellt innehåll uppifrån och ned, bokmärker de det och kommer sällan tillbaka.
Programföretaget Dex Media skapade till exempel ett intranät som heter The Buzz, där det är lätt att kommentera och ställa frågor. Deras VP för Corporate Communications berättade Interact Intranet:
"Nu har medarbetare över hela verksamheten en röst och en plats där de kan dela sina idéer och åsikter ... Människor sätter upp team- och projektwebbplatser, kommenterar inlägg och ställer frågor, och vi utvecklar en mer modern, entreprenörsrik, ser företagskultur som ett resultat. "
Om du inte vill investera i att bygga en intranät kan du uppnå en liknande effekt med molnprogramvara och chattteknik.
Här på Envato Tuts + har vi till exempel ett lag spredt över hela världen, från Florida till Thailand. Vi använder Slack för informella konversationer grupperade av ämnen och intressen, och webbaserade applikationer som Trello och Basecamp för mer formella projekt och samarbete. Och folk använder också Google Docs och andra molnbaserade erbjudanden för att enkelt dela information.
Det finns många andra alternativ, så det handlar bara om att hitta vad som fungerar för ditt företag och uppmuntrar kommunikation. Kolla in den här kuraterade beräkningen för fler möjligheter:
Ansikts-möten och träning kan också hjälpa människor att hålla sig uppdaterade. Du kan planera träningssessioner för en anställd från ett område för att korta dem i en annan. Till exempel kan en säljare hålla en träningspass för dem i en produkthanteringsroll och berätta om den feedback de får från potentiella kunder och de trender som de ser i branschen. Det perspektivet kan vara värdefullt för dem med mindre direkt kundkontakt och kan bidra till en mer framgångsrik produktutveckling.
Att ha solid dokumentation av företagspolicyer är ett annat viktigt kommunikationsverktyg. Det kan hjälpa medarbetare att veta hur man kan göra saker utan att behöva slösa bort tid att fråga sig. En anställdshandbok är ett bra verktyg för detta. Vi har handledning på träning och på anställningshandböcker någon annanstans i denna serie:
Varje framgångsrikt företag har egna värderingar och mål. Oavsett om du har formulerat dem tydligt eller inte, existerar de. Ditt företag existerar för ett visst ändamål (utöver att bara tjäna pengar!), Och du har ett visst sätt att göra affärer som skiljer sig från andra.
Det är viktigt för alla medarbetare att vara på samma sida om företagets värderingar och uppdrag, men det kan lätt gå vilse i det dagliga arbetslivet, speciellt när du börjar växa.
Om du vill kommunicera dina värderingar effektivt och autentiskt måste du först och främst vara tydlig om dem. Om du behöver hjälp med det, se följande handledning:
Sedan börjar processen med vad denna utmärkta Harvard Business Review-artikel kallar "sälja varumärket inuti".
Vad jag tycker om denna formulering är att det uppmuntrar entreprenörer att närma sig medarbetarkommunikation på samma sätt som de närmar sig extern marknadsföring. Målen är trots allt lika med både anställda och kunder: att främja en positiv bild av företagets varumärke och uppnå högre grad av engagemang och lojalitet.
Företagsägare tar ofta ett sådant engagemang och lojalitet för givet med sina anställda, eller kanske tror de att det ska komma automatiskt till gengäld för att ge lönecheck, men det är helt enkelt inte fallet. Undersökning efter undersökning visar att stora delar av arbetskraften frigörs från sina jobb och planerar att lämna. Med anställda, precis som hos kunder, måste engagemang och lojalitet förvärras.
HBR-artikeln innehåller några bra exempel på hur företag har gjort det. De är mestadels baserade på stora företag, men småföretag kan göra liknande saker, så jag rekommenderar att du läser det för att få några idéer.
Till exempel fick några chefer på Nike titeln "Corporate Storyteller" och uppmuntras att berätta för historier som illustrerar företagets nyckelvärde av Gör det bara:
"Nike grundare Bill Bowerman, i ett försök att bygga en bättre sko för sitt lag, hällde gummi i familjen våffeljärn, som födde prototypen av Nike berömda Waffle Sole. Genom att prata om sådana uppfinningsfulla rörelser hoppas företaget hålla innovationsandan som kännetecknar sina annonskampanjer levande och väl inom företaget. "
Naturligtvis är det bästa sättet att stärka företagens värden inte att prata om dem utan att leva dem. Artikeln citerar också Minnesota-baserade Quality Bicycle Products, som är engagerad i att skydda miljön. Anställda som bor inom tio mil från företaget får en $ 2 daglig kredit för cykling, carpooling eller buss till jobbet. Det är värderingar i åtgärd.
Kommunikation är en tvåvägsgata. Förutom att kommunicera med dina anställda måste du uppmuntra dem att kommunicera med dig, både om hur de känner sig i jobbet och om viktig information eller idéer om verksamheten.
Att använda några av de strategier som vi just nämnde, till exempel samarbetsprogram och chattverktyg, hjälper till viss del. Men även i små företag kan människor vara rädda för att tala om sina känsliga problem i offentliga forum eller framför chefen.
Så regelbundna medarbetarundersökningar är ett måste. Det är bäst att få en extern konsult att genomföra undersökningarna av två skäl:
Med ett litet företag med få anställda kan du behöva gå till extra längder för att säkerställa att människor fortfarande inte kan identifieras. En konsult kan hjälpa till med det. Också överväga att koppla resultaten till några riktmärken, till exempel en extern organisation som Great Place to Work. Det kan hjälpa dig att se var du mår bra och var du behöver jobba hårdare. Granskning regelbundet och upprätthållande av konsistens i frågorna kan också hjälpa dig att upptäcka trender över tiden.
Som småföretagare är det ingen ursäkt för att du inte träffas regelbundet med dina anställda. Även Facebook VD Mark Zuckerberg möter regelbundet med anställda på inträdesnivå i så kallade "Zuck Reviews".
Ännu bättre än en formell granskning är dock ett informellt möte. Zuckerberg är ett fan av promenader möten, tillsammans med andra tekniska armaturer som Steve Jobs och Jack Dorsey. Människor kan ofta lossna upp och känna sig fria att prata sina tankar när de går utomhus i stället för att sitta över ett skrivbord eller runt ett konferensbord.
Så, även om du är upptagen, planera lite tid med varje anställd så ofta du kan. Även om vi har pratat om några större tekniska lösningar, kan en enkel ansikte mot ansikte chatt ofta vara den mest effektiva kommunikationsformen. Det kan verka som om det är första gången, men om du gör det regelbundet kommer du att kunna bygga en förtroende som uppmuntrar anställda att öppna dig och tala fritt.
I ett stort företag är en viktig funktion hos HR-avdelningen att lösa konflikter mellan anställda och hantera klagomål. Om en anställd känner sig orättvist behandlad, eller om två anställda inte bara kan lösa sina skillnader, behöver de en lämplig aveny för att problemet ska lösas.
Som småföretagare kan de här sakerna bli ditt ansvar, så här är en titt på några bästa metoder:
Först måste du ha en plan. Konflikt kommer att uppstå från tid till annan i någon organisation, även om arbetsplatsens kultur är generellt hälsosam, så du måste ha en metod att hantera den. Om ditt företag är för litet för att ha en HR-representant måste du kanske gå in, men titta också på företaget för att identifiera andra personer som kanske har kompetensen att fungera som effektiva medlare.
Skapa sedan en konfliktlösningsprocess. Följande checklista från Human Resources-avdelningen vid University of California, Berkeley, ger en utmärkt utgångspunkt:
Försök att uppmuntra hälsosamma kommunikationsmönster genom att be folk att hålla personligheter och känslor ur den och försöka beskriva problem och konsekvenser objektivt utan att göra anklagelser.
Konflikt kan vara svårt att hantera, både för de som är involverade och för dem som försöker förmedla. Men om det inte är upplöst kan det leda till ackumulerade vrede och en förgiftad arbetsmiljö.
Se Berkeley-artikeln för mer information, såväl som det här inlägget om att använda det märkligt namngivna men kraftfulla "giraffspråket" för att tvinga konflikter. Om saker blir så dåliga att du känner att du inte kan hantera det, eller om situationen kräver en nivå av opartiskhet som du inte kan ge, överväga att föra in en extern medlare eller arbiter.
I den här handledningen har du lärt dig hur du kan förbättra medarbetarkommunikationen i ditt lilla företag. Du har sett några exempel från framgångsrika företag och lärt dig några tekniker du kan använda i din verksamhet idag.
Oavsett om du slutar förlita dig på programvaruverktyg, enkäter, nyhetsbrev, ansikte mot ansikte möten eller en kombination av dem alla, kan du lägga din egen frimärke på dem och skapa egna bästa praxis. Kommunikationen är ju bäst när den är äkta, så gör vad som känns äkta för dig.
Nästa upp i denna serie om småföretag är HR en titt på några av de viktiga HR-kraven för småföretag. Då tittar vi på andra ämnen som de värsta HR-frågorna och de bästa HR-programvarulösningarna. Så håll dig stillad!
Accentsconagua