Share
Om du har jobbat i ett företagsjobb, vet du noga allt om Key Performance Indicators (KPI). Stora företag använder dem hela tiden för att mäta sina framsteg och se till att de är på rätt spår för att nå sina mål.
Men många småföretag saknar ett knep: En ny undersökning av Geckoboard fann att nästan hälften av små och medelstora företagare inte har identifierat några KPI. Samma undersökning fann att de företag som do Spåra KPI: er regelbundet var ungefär dubbelt så stor som möjligt för att nå sina mål.
Så i denna handledning lär du dig att tillämpa detta kraftfulla planeringsverktyg till ditt lilla företag. Du lär dig vilka KPI, fördelarna med att använda dem, olika typer av KPI, och hur du ställer in effektiva KPI och övervakar dem.
I slutet kommer du vara redo att använda KPI-rapportering för att ta ditt lilla företag till nästa framgångsnivå.
Vilka är viktiga resultatindikatorer (KPI)? (grafisk källa)Låt oss börja med en snabb definition. Så här definierar företagets mjukvaruföretag Klipfolio KPI: er:
En Key Performance Indicator är ett mätbart värde som visar hur effektivt ett företag uppnår viktiga affärsmål.
Termen "mätbart värde" är viktigt här. KPIs drivs av specifika uppgifter, så att de ger en tydlig åtgärd av dina framsteg. I stället för att bara säga "Våra kunder älskar oss" kan du säga något som: "88% av kunderna säger att de skulle köpa från oss igen, en ökning från 85% förra året och 82% skulle rekommendera oss till andra , från 80% förra året. "
Det är mycket kraftfullare än en anekdotisk dom, och det kan hjälpa dig genom att lyfta fram problem och låter dig hantera dem snabbt. Om den kundnöjdhetsprocenten börjar gå i fel riktning, kan du till exempel köra extra undersökningar för att få reda på exakt varför människor är mindre nöjda med din tjänst.
Det kan vara att du har en viss anställd som behöver bättre träning eller en konkurrent som erbjuder något du inte eller något annat. Din KPI är som ett tidigt varningssystem. När du inte träffar dina mål kan du tänka på det som ett rött varningslampa som blinkar på ditt kontor.
Exemplet jag gav är kundnöjdhet KPI, men du kan använda KPI på olika områden i ditt företag: du kan använda finansiella KPI, operativa KPI, försäljnings KPI, och så vidare. Vi kommer att titta på de olika typerna mer detaljerat senare.
Det är också värt att betona att Klipfolio-definitionen använder ordet "nyckel" två gånger. Vad betyder "nyckel"? Det beror på ditt företag. En mätning som är viktig för ett företag kanske inte är relevant för en annan. Och vad som är viktigt för ditt eget företag kan förändras över tiden, när du växer och börjar komma över olika problem och möjligheter.
Vi kommer att titta på att välja KPIs mer detaljerat senare, men för nu, kom ihåg bara att "nyckel" är en subjektiv bedömning och den drivs av vad du vill fokusera på i ditt eget företag vid en viss tidpunkt.
Så varför använder KPIs?
Tja, de undersökningsdata jag nämnde i introduktionen verkar ganska övertygande för mig. Småföretag som regelbundet sparar KPIs är dubbelt så sannolikt att träffa sina mål. Här är en mer detaljerad titt på varför KPIs är så effektiva.
Om du är en solo entreprenör, försöker du förmodligen att jonglera om ett dussin olika jobb samtidigt, från redovisning till produktutveckling till marknadsföring. Det kan vara lätt att sluta med en att göra lista en mil lång men ingen verklig klarhet kring vilka uppgifter som är viktigast när du flyttar ditt företag framåt.
Inställning och spårning av KPI kan hålla dig på rätt spår. Om du har ställt in dem korrekt, speglar de de viktigaste delarna av ditt företag just nu. För var och en av uppgifterna på din lista kan du fråga dig själv hur det kommer att bidra till att träffa ett av dina KPI, och prioritera i enlighet därmed. Du kan se till att du spenderar större delen av din tid på uppgifter som kommer att ha en direkt inverkan på något som är verkligen viktigt för ditt företag.
Om du har anställda, tjänar KPIs också några ytterligare syften. De hjälper inte bara dig och dina medarbetare att fokusera på rätt saker, utan ger dig också möjlighet att hantera dina anställda mer effektivt.
Om du anlitar en försäljningschef, kan du till exempel komma överens om några realistiska försäljnings KPI, och sedan mäta den personens prestation mot KPI. Det är en mer objektiv åtgärd, och det är lättare att hålla personen på rätt spår. Istället för att säga, "Jag skulle vilja se dig göra mer försäljning", kan du säga, "KPI vi enades om var att ta in 20 nya kunder om månaden, men vi har bara tagit in 12 denna månad."
Det kan leda till en mycket mer produktiv diskussion. Utan KPI på plats kan din försäljningschef bli defensiv om din vaga önskan om "mer försäljning" och hävdar att dina förväntningar var orealistiska.
Med KPI tas den delen ut ur ekvationen. Försäljningschefen har redan gått med på målet om 20 per månad och diskussionen kan fokusera på varför det målet inte har uppfyllts. Kanske behöver de mer stöd från andra områden av verksamheten, kanske prissättningen är för hög eller kanske det finns en konkurrensnackdel som sätter potentiella kunder bort.
KPI kan också hjälpa dina anställda att känna sig mer engagerade genom att ställa klara förväntningar. Samma Geckoboard-undersökning fann att hälften av brittiska medarbetare säger att deras övergripande prestanda äventyras när de inte är medvetna om nyckel företagsinformation och mätvärden.
Folk älskar att veta exakt vad som förväntas av dem, och att de känner att de gör en verklig inverkan. När ditt företag blir större kan det vara svårt att uppnå, men tydliga KPI kan hjälpa.
Som du tar med på fler anställda kan du till och med använda "cascading KPIs". Om du till exempel har flera säljare kan du dela upp den totala KPI på 20 nya kunder per månad, så att varje person ansvarar för 5 nya försäljningar. Deras individuella KPI passar tydligt in i en övergripande KPI.
KPI är ett viktigt ledningsverktyg, men liksom alla verktyg har de också sina begränsningar. Att ha ett starkt fokus på ett visst mål är bra, men det kan också leda till att försumma andra viktiga saker som inte fångas i data.
Om du har ställt in dina KPI korrekt bör de spegla de viktigaste delarna av ditt företag, men data som ses isolerat kan alltid vara vilseledande. Det är viktigt att hålla den övergripande affärssammanhanget i åtanke.
Låt oss återvända till det försäljnings KPI-exemplet. I så fall stimulerar du ditt säljteam för att få nya kunder, men du fokuserar inte på hur värdefull varje kund är. Ditt säljteam skulle göra det bättre genom att ta in fem kunder med lågt värde än att locka ett enda stort företag som kommer att spendera stora mängder under en längre tid, även om den senare skulle vara mer värdefull för din verksamhet.
Du kan naturligtvis byta KPI för att fokusera på varje kunds livstidsvärde som en åtgärd, men då kan det fortfarande finnas problem. Om ditt säljteam fokuserar rent på att klicka på KPI, kan de sluta försena nya kundanmälningar när de har träffat det månatliga numret, så att den nya verksamheten bidrar till följande månads siffror istället.
Så det är viktigt att komma ihåg, både för dig själv och för din personal, att att göra rätt för ditt företag är det viktigaste kriteriet för varje beslut. KPI: erna är ett medel för det ändamålet, inte slutet i sig själva. Att utforma dina KPIs på rätt sätt tar dig långt, men ändå vara säker på att behålla viss flexibilitet och låt inte siffrorna bli en ohälsosam besatthet.
Så vilka typer av KPI är det? Egentligen kan du spåra allt du vill, och områdena kommer att vara olika för varje företag, men här är några populära exempel:
Denna grupp KPI mäter botten av din verksamhet: ekonomisk framgång. Det kan vara intäkter, nettoresultat, kassaflöde, balansräkningens hälsa eller något mer specifikt. Om skulden till exempel är ett problem för ditt företag kan din totala skuldnivå vara ett KPI som du vill spåra.
För mer om skuldexemplet, se min senaste handledning om att få ut av skuld och för fler exempel på finansiella KPI, se denna handledning om finansiella mätvärden:
Dessa handlar om effektiviteten i din affärsverksamhet. Hur snabbt skickar du beställningar till kunder? Om du har en inventering av fysiska produkter, hur länge håller produkterna kvar i den inventeringen innan de säljs? Det finns många möjligheter här: för mer, se min handledning om operativa mätvärden.
Alla företag behöver locka nya kunder. Även om du inte vill vara nästa Amazon, är en viss tillväxt hälsosam. Det hjälper dig att ge dig mer pengar att investera i ditt företag och ge bästa möjliga service. Åtminstone måste du ersätta befintliga kunder som avgår av olika skäl.
Så du kan spåra nya kundanmälningar, ledande generering, totalomsättning eller en rad andra mätvärden.
Förutom att ta in nya kunder måste du behålla de befintliga. Denna grupp av KPI spårar dina befintliga kunders lycka, vanligtvis baserat på regelbundna undersökningar, även om du kan mäta det på andra sätt, till exempel antalet upprepade inköp.
Du kan använda en enkel KPI som övergripande nöjda kunder, eller du kan titta på mer detaljerade mätvärden som hur snabbt du löser problem, nivåer av kundengagemang med dina produkter eller appar, interaktioner på sociala medier etc..
Du får ofta se KPI-definierade som indikatorer för "ledande" eller "fördröjning". "Ledande" indikatorer förutser ett visst utfall, medan "eftersläpande" indikatorer mäter vad som hände tidigare.
Personligen tycker jag inte att denna distinktion är till hjälp. Att mäta framtiden är logiskt omöjlig, så allt du mäter har redan hänt (och det är också "saktar"). Men många av de tidigare händelserna kan också användas för att göra förutsägelser om framtiden (och så är "ledande").
Så jag rekommenderar att du fokuserar mer på de områden i ditt företag som du vill spåra, men jag nämner skillnaden mellan "ledande" / "fördröjning" så att du är medveten om det.
Du kan se fler KPI-exempel i min serie om företagsvärden, till exempel:
Så vilka KPI ska du använda?
Först av allt, här är vad inte att göra. Börja inte med att fråga dig själv vilka uppgifter du har tillgänglig. Börja med att identifiera de viktigaste sakerna för ditt företag och bekymra dig om hur du samlar in data senare.
De flesta företag har idag enorma data tillgängliga, så samla inte allt - det kan vara överväldigande och distraherande. Var selektiv och se till att du samlar och spårar bara vad som är viktigast.
Vilka KPI ska du mäta? (grafisk källa)Så börja med att referera tillbaka till din affärsplan. (Du har en affärsplan, inte du? Om inte, se min företagsplaneringshandledning.)
Även den mest informella affärsplanen bör ha en tydlig lista över strategiska mål. Börja med den här listan och utveckla KPI för att återspegla var och en av de områden som är mest viktiga.
Brittiska högskolor ideella Jisc ger en användbar lista med frågor att fråga dig själv när du ställer in KPI. Här är en kondenserad version av den listan:
Se artikeln länkad till ovan för hela listan med frågor (men kom ihåg att några av dem är mer lämpliga för större institutioner och kan behöva anpassas till dina småföretagsmål).
När du har identifierat rätt områden att fokusera på måste du välja specifika KPI för att mäta.
Det viktigaste att sträva efter är specificitet. KPI bör vara skarpt fokuserade och mätbara. Du är förmodligen bekant med SMART-mål, om inte, eller om du behöver en snabb uppdatering, se denna utmärkta handledning från David Masters om att ställa in mål för ditt lilla företag:
Kortfattat bör SMART-mål vara:
KPIs är inte precis som SMART-mål. En skillnad är att medan SMART-mål oftast har ett måldatum, är KPIs vanligtvis pågående. Men ramverket är fortfarande användbart för att säkerställa att du fastställer bra, specifika, mätbara KPI.
För varje KPI bör det finnas ett visst miniminummer som du strävar efter. Tänk på mitt enkla exempel på 20 nya kunder per månad.
Vissa företag tycker också om att inkludera några extra nivåer, till exempel ett trafikljussystem. I så fall kan uppnå målet på 20 nya kunder per månad vara grön, vilket indikerar att du mår bra. Mellan 12 och 20 kan vara orange, vilket indikerar att du misslyckades med att slå målet, men du blev nära. Mindre än 12 kan vara röda, vilket indikerar att du har ett allvarligt problem att ta itu med.
Naturligtvis är inställning av KPIs en meningslös aktivitet om du inte aktivt övervakar dem regelbundet och vidtar åtgärder så snart du ser ett problem.
"Hur ofta ska jag spåra KPI?" Kan du fråga.
Svaret är: "Så ofta som möjligt".
Om du kan kan du skapa en typ av instrumentpanel som samlar alla dina data på ett ställe och är lätt att uppdatera. Vissa redovisningssysslor erbjuder denna funktion och det finns också många specifika "business dashboard" mjukvaruleverantörer som kommer att dra in data från flera system för dig och låter dig spåra det i realtid.
Det beror helt klart på vilken data du spårar och hur mycket du är villig eller kan investera i mjukvarulösningar. Om du föredrar att hålla saker enkelt kan du bara dra data i en enkel kalkylark eller databas. Var bara säker på att du, eller någon i ditt företag, gör det en prioritet att göra det ofta.
Om du inte möter mål kan det vara frestande att fokusera på att föra numret högre, men det viktigaste är att identifiera den bakomliggande orsaken till problemet. Det kan ta tid, men om du fokuserar på det konsekvent för månad efter månad ska du se en förbättring.
Över tiden behöver du förmodligen förfina dina KPI. Du kan göra detta som en del av dina vanliga ändringar i din affärsplan. Om dina strategiska mål ändras, bör dina KPI ändras också.
Och även om du kan bli frestad att ändra de som du fortfarande inte lyckas träffa, de som faktiskt behöver ändras är de som du konsekvent uppnår. Om en KPI är "grön" månad efter månad kan det tyda på att detta område av ditt företag går bra och du behöver inte fokusera på det längre. Eller kanske du kan överväga att ställa in ett mer aggressivt mål.
Utgångspunkten är att du måste spåra dina KPI regelbundet, vidta åtgärder när du inte möter mål och förfina dina KPI för att se till att de speglar framstegen mot företagets viktigaste mål.
I den här handledningen har du lärt dig vilka KPI är och hur de kan hjälpa ditt företag. Du har sett några exempel på olika typer av KPI, och du har lärt dig hur du ställer in effektiva KPI. Slutligen har du lärt dig hur du övervakar dina KPI regelbundet och hur du ska förfina dem för att de ska vara relevanta.
Så du är nu redo att sätta KPIs för ditt eget företag. Använd den process som vi har täckt idag, se till att du bara spårar vad som är väldigt viktigt, och se till att du spårar det så ofta som möjligt och uppdaterar KPIs när du behöver. Om du gör allt detta borde du vara bra på väg att gå med i den minoriteten av småföretag som framgångsrikt uppnår alla sina mål.
Accentsconagua