Share
När du lägger till en ny anställd till ditt företag eller en ny medlem i ditt team, kan du inte förvänta dig att de ska veta allt från dag ett. Och även om du säkert bör ta dig tid att träna dem, är tiden alltid bristfällig för träning.
Därför utvecklas företag av alla storlekar standardrutiner, eller standardrutiner. Dessa viktiga processdokument innehåller nödvändiga instruktioner för hur man genomför kritiska processer i ett företag. Skriva standard operativa procedurer säkerställa att ett företag kan fortsätta att fungera smidigt när anställda kommer och går.
Standard operativa procedurer skapar kontinuitet i verksamheten. Anställda, kunder och arbetsplats kommer att förändras. SOP: er kommer att säkerställa att en standard uppsättning uppgifter kan fortsätt att slutföras medan alla skiftar.
I den här artikeln kommer vi att prata om vikten av standard operativa procedurer och hur man utvecklar dem. Låt oss dyka in.
Så, vad är en SOP? Och varför ska du implementera SOP i din verksamhet?
En SOP, eller Standard Operating Procedure, är bara en dokumentation för hur en process fungerar. SOP fungerar bäst som en steg-för-steg-lista över förfaranden som alla kan följa med lite träning.
Företag utvecklar SOPs av olika skäl. En av dessa anledningar är att SOP: s bidrar till att minska träningstiden för nya lagmedlemmar. Ge dem en välbyggd SOP, och de kommer att ha en betydande start för att fullborda uppgiften.
När all HR-utbildning och ombordstigning är klar kan en välskriven SOP fungera som första introduktionspunkt för nya lagmedlemmar.
En av de viktigaste orsakerna till att skriva standard operativa förfaranden är att säkerställa kontinuitet. Har du någonsin jobbat med någon som var avgörande för lagets framgång på grund av sin kunskap och erfarenhet? Jag har sett denna typ av person lämna företag många gånger, och processen bryter ner och kan inte slutföras.
Det är säkert ingen ersättande topp talent enkelt. Men SOP är en bra säkring som hjälper till att säkerställa att viktiga uppgifter fortfarande kommer att slutföras även om nyckelpersoner byter roller eller lämnar nya möjligheter. Även om lagmedlemmar ändras, kommer en välskapad SOP att se till att andra anställda kan slutföra uppgiften.
SOP fungerar också som ett viktigt rättsligt skydd för ett företag. Faktum är att vi arbetar i en omtvistad miljö som är fylld med rättegångar. Att säkerställa att kritiska processer dokumenteras och granskas av anställda kan ge ett skyddslag för ett företag.
SOP ser till att ett företag kan fortsätta att fungera smidigt. (Bildkälla: Envato Elements)Men standard operativa procedurer är inte bara för stora Fortune 500-företag. I min frilanspraxis har jag utvecklat SOPs som hjälpte mig att outsourca vissa delar av mitt företag. Det inkluderar uppgifter som jag föredrar att inte göra, som att skicka mina klienter fakturor eller till och med redigera ett dokument för publicering.
Låt oss möta det: om du inte har en processdokumentation har du ingen process. Du har några steg som du ibland utför slumpmässigt. Standard operativa procedurer är just det - standardiserade. De kan överlämnas till andra utan att processen bryts ner.
Framför allt bör frilansare och småföretagare överväga att skapa SOP så att deras övning kan växa.
Det är troligt att du inte startade ditt lilla företag med det enda syftet att skapa fakturor. Du gick ut och började erbjuda dina tjänster på grund av den passion du har för ditt arbete, inte alla administrativa saker som följer med det.
Men du vet också att du inte bara kan försumma dessa affärsprocesser. Fakturering är till exempel avgörande för att upprätthålla ditt företag och fortsätta ditt kreativa arbete. Det här är den perfekta uppgiften som bör ha en SOP-byggd för den så att den eventuellt kan outsourcas eller hanteras av andra.
Att gå från en kreativ praxis till en växande och blomstrande affär kräver att man genomför de skalbara processerna som du kan lägga ut eller lämna ut till andra lagmedlemmar.
Jag är säker på att ingen blir upphetsad av tanken på att skriva SOP. Men ökar din övning handlar om att sätta upp skalbara system som kan växa med din arbetsbelastning. En del av det är att utveckla SOP för dessa affärskritiska processer. Låt oss prata om hur man bygger dem.
Skriva standard operativa procedurer är inte bara för stora företag. Alla verksamheter som strävar efter att expandera utöver sin nuvarande nivå behöver SOP: er att skala upp.
Låt oss använda det exempel som jag nämnde tidigare, hur man fakturerar för mitt företag, som ett exempel på hur man skriver en SOP.
Standard operativa procedurer kan ta vissa former, men kanske det mest populära formatet är ett textdokument som innehåller en steg-för-steg-lista att följa. Låt oss bygga ett exempel på en SOP (standard operativ procedur) för utfärdande av fakturor till kunder vid månadsslutet.
Det är svårt att få inköp på att göra SOP, om läsaren eller föraren inte förstår varför arbetet är viktigt. Därför börjar jag alltid med Varför.
För mitt vanliga arbetsprocess exempel, kommer jag att hålla det enkelt. Syftet med att skapa fakturor är enkelt: att få betalt! Inklusive det som resonemanget hjälper någon att veta att processen är viktig och att det är viktigt att springa varje månad.
Ett enkelt textdokument som det här borde öppnas med en kort beskrivning av processen och varför det är viktigt för verksamheten.Också se till att du innehåller några administrativa detaljer om vem som ska behålla SOP. Det identifierar vem som ska arbeta med det.
Var passar den dokumenterade processen i den övergripande affärsbilden? När ska det utföras och vilka andra steg krävs innan det kan slutföras? Många processer är beroende av andra steg, så se till att det här är fångat.
Se till att du dokumenterar "När att slutföra" en del av processen så att alla förstår när du ska sätta SOP i rörelse. När utförs uppgiften och hur ofta utförs den? Dessa är alla detaljer som måste fångas i en SOP så att alla kan följas av andra.
Nu har vi kommit fram till den viktigaste delen av SOP-byggprocessen: enkla steg som alla kan följa.
Dokumentera stegen som är inblandade i processen. Gör dem så enkla som möjligt. För mig tycker jag att det är lättast att skriva en SOP-steglista medan jag utför uppgiften för mig själv så att ingenting glömmas bort.
Skapa enkla steg som alla kan följa så att standardoperationsproceduren är repeterbar.Det är möjligt att du kan behöva inkludera villkor i din lista. Det är okej att börja med ett steg med "om ...", så länge du adresserar scenariot.
Många SOP kommer att dra nytta av skärmdumpar som illustrerar de enskilda stegen i en process. Särskilt om du frågar användaren att använda ett specifikt app- eller projekthanteringssystem, hjälper det
För mig brukar jag använda Trello för min freelancing-övning. Skärmdumpar som jag skulle inkludera en SOP skulle innehålla genomgångar av hur man utför en uppgift i Trello, till exempel. Tänk på att användaren kanske aldrig har använt systemet, så mer detaljer är alltid till hjälp.
Det här är det bästa sättet att testa lönsamheten för dina vanliga arbetsprocedurer: försök att lämna dem och se om de bryter.
Jag vet att när jag skriver standard operativa procedurer är jag skyldig att glömma nybörjarperspektivet. Jag har antagligen gjort uppgiften så länge att jag har glömt hur det är att börja med ingen kunskap om processen.
Därför är testningen så viktig. Du måste sätta SOP: erna i aktion för att se om andra förstår dem. Överlåt det till en frilansare eller en annan lagmedlem för att se om det är vettigt för någon ny.
När du har utvecklat SOP, har du kommit till den viktigaste delen av processen: distribuera och göra dem användbara. För många lag ser du att skapa SOP-filer som en engångsprocess som inte behöver regelbundet underhåll. Välskapad dokumentation är inte användbar om den inte distribueras och utnyttjas.
För det första är det avgörande att du har en plats där du kan lagra SOP så att alla som påverkas av dem kan få tillgång till dem. Det här kan vara en Dropbox-delning, en delad nätverksenhet eller till och med en intranätsida.
Framför allt bör SOP: erna vara tillgängliga och lagras på bara en plats. Jag har sett dem bli värdelösa eftersom alla börjar behålla separata kopior av filen och de blir snart synkroniserade. Se till att alla jobbar från samma mästerskade så att SOP: n behåller användbarheten som de var avsedda för.
Jag har arbetat i många situationer där skrivning av dokumentation och SOPs är en engångsprocess. Ett stort tryck händer från överhanteringen för att dokumentera aktiva processer, och laget spenderar många timmar för att dokumentera standard operativa förfaranden.
Sex månader senare utvecklas processer och förändras. Och SOP: erna släpar efter, inte uppdaterade för att matcha den nya processens verklighet. Nästan snart använder ingen SOP eftersom de inte är representativa för hur processen fungerar.
För att bekämpa detta måste du regelbundet uppdatera SOP: erna så att de inte blir för långt borta från synkronisering. Det är kritiskt att underhållsoperatörerna regelbundet granskar standardprocedurer.
Varje SOP bör ha en processägare som är ansvarig för att uppdatera och redigera den regelbundet för att se till att den matchar den aktuella processen. Detta är det enda sättet att SOP håller sin användbarhet och används av ditt team.
Screencasts är ett av mina favoritformat för undervisning, och de arbetar också mycket bra för att dokumentera processer.
Du kanske inte har hört talas om screencasts, men jag är säker på att du har sett dem i aktion. En skärmdump är bara en inspelning av en digital skärm, typiskt med anteckningar och voiceover-berättelse för att lägga till ytterligare detaljer.
En skärmdump är det perfekta sättet att illustrera ett koncept genom att se en expert utföra en uppgift.Prova en screencasting-plattform som Screenflow eller Camtasia för att spela in en process. Även om det bara kompletterar en skriftlig SOP, kan den lägga till en annan vinkel som är mer illustrerande än enbart enbart skriftlig anvisning.
Samtal kan till exempel illustrera och markera specifika delar i videon. Kolla in handledningen nedan för ett exempel på hur du kan använda en anteckning i Screenflow för att skapa väldigt specifika samtal för detaljer.
En av de andra anledningarna till att screencasts fungerar bra är att du kan lägga till ytterligare detaljer som inte passar ett skriftligt format. Jag gillar att skapa "villkorliga" instruktioner i screencasts. Du kan till exempel illustrera alternativ som "om situationen är A, klicka på det här alternativet, om situationen är B, klicka på det här alternativet istället."
Screencasts kan fungera som egna SOP. Jag har funnit att de är ett av de mest effektiva sätten att lära andra. Det gör dem till en perfekt passform för att skapa standard operativa procedurer eftersom de skapar snabb förståelse för granskaren.
Om du har tillväxtmöjligheter för ditt småföretag eller frilanspraxis behöver du system och steg som hjälper dig att skala. Vi har just undersökt frågan om vad som är en SOP. Du har också lärt dig SOP-definitionen. Dessutom har du lärt dig hur du skriver en SOP.
Att sätta på effektiva system på plats gör att du kan lägga till ytterligare anställda i ditt team eller ta på mer arbete när du lägger ut. Kolla in dessa tre utmärkta affärsprocessövningar för att lära dig mer:
Vilka system har du på plats för att dokumentera och växa ditt företag? Se till att meddela mig med en kommentar om denna handledning.
Accentsconagua