Hur man bygger ditt eget produktivitetssystem med OmniOutliner

Det är bara omöjligt att hitta den perfekta lista-appen för dina egna behov. Det kan hända att du behöver något enkelt för att hålla reda på de saker som behöver fixas i ditt hus, eller kanske du vill ha en komplett projektledare som kan hålla reda på dina projekt, uppgifter, förfallodagar och hur mycket varje uppgift kommer att kosta. Enkla att göra-lista apps tenderar att vara för Enkla och avancerade är så komplexa att de tar dig för evigt för att lära sig att använda.

Så bygg din egen att göra-lista-app istället. Nej verkligen. I den här handledningen visar jag dig hur du bygger din egen personuppgiftslista med bara de funktioner du behöver, med OmniOutliner. Du behöver aldrig en ny att göra-lista-app igen.

Varför OmniOutliner?

Vi ska göra denna grundläggande översikt till ett komplett produktivitetssystem.

Kort om att du faktiskt kodar din egen applistor som är för mycket för att bara förenkla dina egna uppgifter. Det näst bästa alternativet är att använda en app som är anpassningsbar nog för att du ska kunna göra det till ett produktivitetssystem. Det är precis vad OmniOutliner är. Det är en redogörelse för app med flera kolumner som är så anpassningsbara, det var grunden för den ursprungliga versionen av OmniFocus, den populära GTD-lista-appen.

OmniOutliner är bara tillgängligt på Mac och iPad, men om du använder en dator kan du använda UV Outliner som är tillräckligt stor för att den ska fungera nästan samma som stegen i denna handledning. Alternativt kan du få något liknande att arbeta i någon kalkylarks app, om än utan OmniOutliners fina funktioner, och Org-läget i Emacs erbjuder ännu ett mer geekigt alternativ för att skapa en egen gör-att-göra-lista.

Du kan följa med den här handledningen genom att skapa ett nytt OmniOutliner-dokument - jag använde det inbyggda Klassisk med nivåstilar mall som grund för denna handledning. Eller du kan ladda ner den bifogade Todo skissen som innehåller alla funktioner som vi lägger till i den här handledningen, och justera sedan det själv. Jag använder också OmniOutliner 4 Standard för Mac i den här handledningen, men du kan få exakt samma resultat med någon ny version av OmniOutliner för Mac eller iPad.

Superpower en skiss

När du startar ett nytt dokument från en mall i OmniOutliner, kommer det att innehålla några rubriker, underrubriker och punkter som exempel. Låt oss ersätta dem med några projekt, delprojekt och uppgifter du behöver göra som de första stegen mot att skapa ditt eget produktivitetssystem.

Men först måste du tänka igenom hur detaljerat du vill ha din att göra-lista. Du kanske bara vill hålla reda på uppgifter och ingenting annat. I så fall behöver du bara en nivå och ingen projekthierarki. Eller kanske du vill gruppera allt i detaljerade projekt, delprojekt, uppgifter, deluppgifter och mer. För det kan du göra så många nivåer som du vill - det är det trevliga med ett redigeringsverktyg.

I denna handledning ska jag lägga till projekt (Arbete och Personlig), delprojekt (Hus och bil under Personlig) och sedan uppgifter under varje delprojekt. För att göra det, ange dina projekt som den översta raden av konturen, skriv sedan in en gång och ange dina delprojekt och slutligen dra in en gång under delprojekten och ange dina uppgifter.

Projekt, delprojekt, och uppgifter och underrubriker om du vill.

Nu, låt oss göra allt ser trevligare ut. Vi ger projekten och delprojekten sin egen unika stil, vilket gör att uppgifterna kan sticka ut på egen hand. För att göra det, klicka på jag knappen i det övre högra hörnet på verktygsfältet OmniOutliner för att öppna inspektören och sedan klicka på den blå rutan bredvid Hela dokumentet i sidostilen till vänster. Välj typsnitt och bakgrundsfärg, tillsammans med andra designelement du vill ha för hela dokumentet, för att hålla allt konsistent. Jag behöll standardmarmorbakgrundsfärgen och använde typsnittet Open Sans i 14 poäng.

Vi upprepar dessa steg för att få projekthuvudena att sticka ut. Med inspektörsfönstret fortfarande öppet klickar du på ett av dina projekt och klickar sedan på Nivå 1 Rader knappen och välj typsnittstyp och bakgrundsfärg du vill ha. Repetera för delprojekten genom att klicka i ett delprojekt och sedan välja Nivå 2 Rader knapp och styling det som du vill. Jag använde grafit bakgrundsfärgen och 28 poäng Open Sans för projekt, och Orange med 20 poäng Open Sans för delprojekt. 

Kolumner för allt

Din att göra-lista ser bra ut för att konkurrera med en projektledare, men den har fortfarande inte tillräckligt med funktioner. Det är där OmniOutliner kolumner kommer in. Du kan lägga till kolumner för dina uppdragsdatum, slutdatum, taggar och mer, så än en gång måste du tänka igenom vad du vill spåra i din att göra-lista. För denna handledning lägger jag till tre kolumner för att inkludera en kryssruta för uppgiftens slutförande, ett förfallodatum och en rullgardinsmeny.

Låt oss börja med förfallodagen. Klicka på + ikonen som är andra till höger i verktygsfältet OmniOutliner för att lägga till en ny kolumn och skriva in en titel för den kolumnen i första raden. Öppna nu inspektionsfönstret igen från jag knappen, välj den andra fliken i inspektören och välj vilken typ av kolumn du vill ha. För förfallodagen väljer vi Datum kolumntyp, välj sedan det datumformat du vill ha i det sista alternativet eller klicka på Anpassad formatering ... och dra och släpp element för att göra förfallodagen se hur du vill. Slutligen finns det ett sammanfattningsalternativ - välj Minimum eller Maximal för att visa närmast eller längst bort förfallodagen högst upp på dina projekt, eller välj Ingen att bara ha förfallodatum på dina uppgifter själva.

Du kan nu lägga till dina uppgifter för att se till att allt ser ut som du vill. OmniOutliner låter dig skriva in datum i nästan vilket format som helst; du kan skriva i dag, +2w, eller 31 december 2015 för dagens datum, 2 veckor från idag respektive 31 december 2015. Datumigenkänningsmotorn är ganska bra, så du kan enkelt schemalägga dina uppgifter för det datum du behöver utan att behöva nå en kalender. Eller du kan få en kalender inuti OmniOutliner genom att sväva över det högra hörnet av din datafält och välj det datum du vill ha där.

Hämta förfallodagar som du vill ha.

Nu, låt oss gå vidare till taggar (eller kategorier, som de skulle ringas i OmniFocus). Detta ger dig möjlighet att lista liknande uppgifter tillsammans - säg att lista alla dina inköpsuppgifter från jobb och hem med a handla tagg för att enkelt hitta dem tillsammans. För att göra detta lägger du till ytterligare en kolumn och i inspektören väljer den här tiden Popup-lista som typ och välj Ingen för sammanfattningen. Du kan sedan ersätta standardlistalternativen med de taggar du vill använda; Jag har lagt till handla, skrift, och resa.

Att lägga till taggar till dina uppgifter är senare lätt. Börja bara skriva, och OmniOutliner kommer automatiskt att föreslå rätt tagg. Eller du kan bara skriva en ny tagg i dina uppgifter-taggrutan, och den läggs till i din popup-lista för användning nästa gång.

Lägg till taggar eller kontext för dina uppgifter om du vill.

Den sista kolumnen vi lägger till är en kryssruta för att markera våra uppgifter så fullständigt när de är färdiga-och det här är ett bra ställe att sätta Sammanfattning att använda. Lägg bara till en kolumn, dra den längst till vänster om din översikt så att kryssrutan visas före dina uppgifter och välj kryss~~POS=TRUNC skriv in inspektören. Den här gången, fortsätt och klicka på Sammanfattning lista och välj stat också. Det visar hela ditt projekt som komplett när du har slutfört alla underuppgifter, eller du kan bara klicka på kryssrutan på ditt projekt för att automatiskt markera alla sina deluppgifter som komplett.

Det avslutar vår att göra-lista, men du kan lägga till extra kolumner om du vill inkludera mer information. Säg att du vill hålla reda på hur mycket varje handla uppgift kommer att kosta. Lägg bara till en annan kolumn för utgifter, och sätt kolumntypen till siffra. Välj sedanvaluta nummer stil för formatet och ange sammanfattningen till Total. Det visar de totala kostnaderna för alla dina uppgifter under varje projekt, vilket är ett utmärkt sätt att automatiskt hålla reda på din projektkostnad.

Du kan använda samma idéer för att lägga till många fler funktioner till din att göra-lista, så gärna experimentera. Men nu får vi se hur du lägger din arbetslista till jobbet.

Sätta din Todo lista på arbete

Vår to-do list ser nu bra nog ut och har funktionerna som behövs för att ta på sig någon applistor som finns där ute. Det är dags att sluta tweaking och börja få saker gjort med det. Om du inte redan har sparat din gör-lista någonstans säker - om du använder OmniOutliner på din Mac och iPad, spara den till din OmniPresence-mapp - den kostnadsfria synkroniseringstjänsten för Omni-appar, så dina uppgifter kommer att synkroniseras automatiskt.

Det finns ytterligare en sak som du vill anpassa innan du börjar använda OmniOutliner som din att göra-lista-app. Öppna appinställningarna genom att trycka på Kommando- eller från Fil menyn, välj den Tangentbord flik. För att göra det enklare att ange uppgifter ändrar du Flik inställningar till Gå till nästa cell, och den Lämna tillbaka inställningar till Dela den nuvarande raden vid infogningspunkten. Det låter dig trycka på fliken efter att ha skrivit in en uppgift för att lägga till förfallodatum och tagg och låter dig snabbt skriva in nya uppgifter genom att bara trycka på enter efter att ha skrivit in en uppgift.

Tweak dina tangentbordsinställningar i OmniOutliner

Nu läses du för att använda OmniOutliner för verkligt arbete. Lägg till dina uppgifter i nya rader under dina delprojekt och använd dina tangentbordspilar för att snabbt lägga till förfallodatum och taggar. Om du vill ha deluppgifter, tryck bara på flik att indraga en uppgift - eller ändra en uppgift i ett delprojekt genom att trycka på Kommando- [. Du kan till och med lägga till kommentarer och bilagor till dina uppgifter. Tryck på Kommando- "eller klicka på noteringsknappen längst till vänster för att lägga till en anteckning och dra och släpp filer eller mappar för att bifoga dem till din uppgift. Du kan även spela in en ljudnotering på dina uppgifter genom att klicka på mikrofonknappen i verktygsfältet.

En komplett lista i OmniOutliner, med kryssrutor, projekt, förfallodagar, taggar, kommentarer och bilagor.

Du behöver också ett sätt att sortera dina uppgifter för att se vad som behöver göras nästa, söka igenom dem och fokusera på bara de uppgifter som gäller för ditt nuvarande arbete. Sortering är enkelt: högerklicka på din Förfallodatum kolumn och sortera efter Tidigast till Senaste för att se de uppgifter som behöver göra först. Du kan sedan upprepa det och välja Ingen när du vill se dina uppgifter i standardorder igen. Sökningen är lika lätt; klicka bara på Command-Alt-F och skriv någonting för att söka igenom dina uppgifter med snabba resultat som visas i vänster sidofält. Du kan skriva ett uppgiftsnamn, tagg eller till och med förfallodatum (till exempel fredag) för att hitta uppgifterna med det.

Det finns också Focus-verktyget som låter dig bara visa uppgifter i ett projekt eller delprojekt. Högerklicka bara till vänster om projektet du vill fokusera på och välj Fokus. Nu ser du bara projektets innehåll, för att hålla dig orolig för vad du behöver göra hemma medan du är på jobbet. Då, när du vill se allt igen, högerklicka till vänster om projektet igen och välj Unfocus. Alternativt kan du bara klicka på triangeln till vänster om ett projekt för att snabbt gömma delprojekt och uppgifter medan du fortfarande ser alla projekt.

Sök och sortera dina uppgifter, filtrera dem per projekt och mer för att hålla reda på vad som händer.

Du kanske också gillar att ta dina uppgifter med dig. Det finns ingen OmniOutliner för iPhone eller Windows-datorer än, så det bästa alternativet är att exportera din arbetslista. Det trevligaste alternativet är att exportera som HTML (Dynamisk), som låter dig bläddra igenom alla dina projekt och uppgifter i en webbläsare med nästan samma funktioner som OmniOutliner själv (om än utan möjlighet att lägga till eller slutföra uppgifter). Eller så kan du exportera som PDF för mycket av samma funktionalitet eller som OPML så att du kan se din översikt över andra konturappar (notera att de flesta bifogade program inte stöder flera kolumner, men du kommer förlora det mesta av dina funktioner genom att göra det).

Slutsats

Du har nu fått den perfekta att göra-listan för dina uppgifter som har exakt den stil och funktioner du alltid har velat ha. Du kan använda dessa tips för att tweak din att göra-lista så mycket som du vill ha och få den så minimal eller så funktionell som du vill, och hitta lätt de uppgifter du behöver jobba på och fortsätt när allting är till följd av.

Om du har problem med att tweeta din OmniOutliner-lista gör du en kommentar nedan och vi skulle gärna hjälpa dig så att du kan hämta listan du har alltid velat ha!