Så här formaterar du kalkylblad i Excel med format

När du vill formatera celler i Microsoft Excel kan du göra det manuellt genom att välja teckensnitt, teckensnittsfärg och storlek, bakgrundsfärger och gränser, eller du kan göra formateringen snabbt och automatiskt med hjälp av stilar. Om du använde stilar i andra program kommer du att känna till konceptet: En stil är en blandning av formatering som du kan applicera om och om igen, som målarfärg.

Det finns två fördelar med att använda stilar:

• Fart. När du har många celler att formatera, är det snabbare att tillämpa en stil än att tillämpa alla formateringsfunktionerna individuellt. Och om du behöver ändra en formateringsfunktion för alla celler - precis som färgen eller typsnittet - ändrar stildefinitionen omedelbart uppdateringen av cellformatering.
• Konsistens. När du formaterar många celler är det enkelt att göra ett misstag och välja en något annorlunda färg- eller teckensnittstorlek. Men när du tillämpar stilar tillämpas exakt samma formatering varje gång.

Excel har inbyggda stilar som du kan använda, och du kan också ändra dem och skapa din egen. Här är hur.

Obs! Om du vill formatera dina tabeller för visning på webben, prova Excel till HTML-omvandlare tillgänglig på Envato Market. Det konverterar dina Excel-kalkylblad till lyhörda, helt formaterade HTML-tabeller.

screencast

Om du vill följa med denna handledning med din egen Excel-fil kan du göra det. Eller om du föredrar, ladda ner zip-filen som ingår i den här handledningen, som innehåller en exempellagbok som heter excel styles.xlsx.

Använda Inbyggda Styles

Excel har flera inbyggda stilar som du kan använda, så låt oss börja med dem. Välj först raden av kolumnrubriker i första arbetsarket i arbetsboken (B4: F4).

Dra över kolumnrubrikerna för att välja dem

På fliken Startsida på ribban kan du hitta stilar på höger sida. Beroende på hur stor skärmen är, kommer format antingen att vara en enda knapp eller ett område med en nedåtpil i nedre högra hörnet. Klicka på vilken du ser (den här skärmbilden är från Windows-versionen och Mac-versionen är nästan identisk).

Avsnittet Cellstilar kan visas olika, beroende på hur stor skärmen är

Rul muspekaren över någon av stilarna för att se en förhandsgranskning av hur det ser ut på kalkylbladet (endast Windows). Obs: stilnamnen, som Bra, Dålig, och Titel, är bara föreslagna användningsområden. Du kan använda vilken stil som helst för vilket syfte som helst.

I Windows-versionen kommer rullande över en stil att ge dig en förhandsgranskning av hur det kommer att se ut

Klicka på en för att applicera den till valet, klicka sedan någonstans i kalkylbladet för att avmarkera och få en bättre titt.

Klicka någonstans på kalkylbladet för att avmarkera och se de stilar du tillämpade

Gå nu till det andra arbetsbladet (Försäljning per kund) och upprepa: välj kolumnrubrikerna längs rad 5 och använd samma stil. Avmarkera för att få en bättre titt

Applicera samma stil på kolumnrubrikerna på det andra arket

Hittills verkar det inte mycket imponerande, men här är det som blir coolt: ändra formateringen genom att ändra stilen.

Ändra en inbyggd stil

Välj någon av de celler du just formaterat, och gå sedan tillbaka till Styles rulla ned och högerklicka på den stil du just tillämpat. Välj Ändra från popup-menyn. 

Högerklicka på en stil för att ändra den

Dialogrutan som visas visar vilka delar av formateringen som ingår i stilen.

En stil kan innehålla flera olika typer av attribut

Så till exempel kan du ha en stil som innehåller teckensnitt och färginformation, men påverkar inte nummerformatering. Eller tvärtom. För detta exempel ändrar vi teckensnitt, färg och bakgrund och lägger till anpassning till stilen.

Klicka på Formatera knappen högst upp i dialogrutan, och det ger den vanliga dialogrutan Formatceller. Gör följande ändringar:

Anpassningsfliken: Ställ in Horisontell inriktning till Center

Centrera rubrikerna horisontellt

Fliken Typsnitt: Välj en tyngre vikt font och något större storlek (jag valde Franklin Gothic Medium, 12 pt.), vit färg

Välj ett annat teckensnitt och större storlek

Fyll flik: Välj en mörk färg

Välj en mörk färg fyllning

Klick ok. Observera att dialogrutan Stil visar att justering nu är en del av stilen. Klick ok igen.

Kolumnrubrikerna ändras inte bara i den aktuella arbetsboken, men när du klickar på fliken för den första arbetsboken ser du att de ändrats, även. 

Cellerna ser annorlunda ut när du ändrar stildefinitionen

Ännu bättre, du behöver inte bero på de inbyggda stilerna. Du kan skapa din egen.

Skapa och tillämpa en anpassad stil

Det bästa sättet att skapa en anpassad stil är att formatera en cell på det vanliga, manuella sättet och skapa sedan en stil från exemplet formatering. Vi gör det med kalkylbladstitlarna.

Men vilka stilar som inte kan göra är att kontrollera regnearkstrukturen, så vi måste först göra det. På det första kalkylbladet gör du cell A1 två gånger höjden och sammanfogar cellerna A1: F1 (välj cellerna och klicka sedan på Merge & Center på Hem fliken på ribban).

Med den sammanslagna cellen vald, använd följande format:

• Olika boldfaced typsnitt (jag valde Impact)
• Större storlek
•  Mörk bakgrundsfärg, ljus förgrundsfärg
• Tjock ramgräns
• Vertikalt centrerad

Formatera celler från början och använd flera attribut

Klicka tillbaka på Styles knapp eller avsnitt, välj sedan Ny cellstil.

Vrid formateringen till en ny stil

Ge det namnet på Sheet Titel, välj sedan alla kryssrutor utom den första. Klick ok.

Ge stilen ett namn och välj attribut som ska inkluderas

Använd nu stilen i det andra kalkylbladet. Gå till det andra kalkylbladet, så som du gjorde i det första kalkylbladet, välj och slå samman de översta 7 cellerna (A1: G1) och gör raden längre. Klicka i Styles knapp eller sektion, välj sedan Sheet Titel stil som ligger högst upp i listan.

Använda din anpassade stil på ett annat arbetsblad

Använda anpassad stil i en annan arbetsbok

När du skapar stilar är de bara tillgängliga i arken i arbetsboken där du skapade det. För att kunna använda anpassade stilar i andra arbetsböcker måste du importera dem.

Öppna filen som heter Sammanfoga Styles.xlsxs, vilken är den andra filen som ingår i denna handledning. Eller du kan använda din egen fil. Men inte stäng arbetsboken du har arbetat med. Det måste vara öppet för dig att få stilar.

Klicka på Styles knapp eller sektion, och du får bara se standardstilarna. Din anpassade stil är inte där, och den inbyggda stilen du modifierat har det ursprungliga utseendet. Så längst ner på stilar klickar du på Merge Styles i Windows, eller Importera cellstilar i Mac-versionen.

Om du vill ta med stilar i en annan arbetsbok väljer du Merge Styles i Windows eller Import Styles på Mac

Dialogrutan som visas kommer att visa den andra öppna filen (du kan ha mer än en). Dubbelklicka Använda Styles.xlsx (eller annan fil, om du använde din egen), klicka sedan på Ja i meddelandeboxen som ber dig bekräfta.

Nu kan vi använda de stilar vi just importerat. Välj kolumnrubrikerna längs rad 5 (A5: M5) och använd sedan Accent 1 stil. Välj och slå samman de 13 bästa cellerna (A1: M1), gör rad 1 längre och använd sedan Sheet Titel stil.

Efter att ha tillämpat Sheet Title-stilen i en annan arbetsbok

Slutsats

Nu kan du se varför stilar är så bra: det är snabbare att använda en stil än det är att tillämpa flera formateringsattribut, och det finns ingen chans att celler av samma stil kommer att ha olika attribut på grund av mänskligt fel. När du ändrar utseendet på en stil ändras också alla celler formaterade med den stilen omedelbart. Och om du vill använda stilar från en arbetsbok i en annan arbetsbok, kom ihåg att de båda måste vara öppna.

Nästa gång du behöver ändra stilen på ett kalkylblad ändrar du inte varje element individuellt. Använd istället dessa knep för att formatera ditt kalkylblad med stilar och se hur mycket tid du kan spara genom att inte behöva ändra formatering för varje enskild kolumn eller cell.