Share
Du vet redan vad Numbers är. Du vet redan hur man bygger grundläggande kalkylblad med de inbyggda mallarna, eller hur man använder grundläggande funktioner och formler i Numbers. Men för att vara ärlig har du bara repat ytan på vad Numbers verkligen kan göra.
För det låga priset på $ 20, eller gratis med en ny Mac, är Numbers ett övertygande alternativ till Excel och andra kalkylarksappar. Och ändå, när det gäller allvarligt antal eller datatryckningar, antar de flesta automatiskt dig måste ha Excel.
Inget kunde vara längre från sanningen. Numbers är en kraftfull kalkylarksapp, och med det nyligen tillagda AppleScript-stödet kan du göra mycket mer med Numbers än du någonsin har föreställt dig. I denna handledning kommer jag att visa några djupare data- och nummerknäcktekniker med Numbers, inklusive:
Lägg allt detta tillsammans, och du kan göra ett Numbers-kalkylblad till en anpassad kontaktdatabasapp eller en databas för att spåra nästan allt annat du vill. Låt oss börja!
Jag börjar denna handledning med en grundläggande lista över falska data. Denna lista innehåller 300 personer, med namn, ålder och e-postadresser som anges i respektive kolumner. Du kan skapa ditt eget kalkylblad med egna provdata, eller fortsätt och lägg till din riktiga kontaktinformation, som du kan använda med handledningen. Ditt kalkylblad ska se lite ut så här:
Ställa in en arbetsbok med två kalkylblad Många nybörjare använder bara ett ark medan de arbetar i Numbers. De försöker packa alla sina data, siffror, diagram och allt annat de behöver till ett begränsat utrymme. Detta gör att du rullar upp och ner och sida till sida hela dagen.
Det finns ett bättre sätt: flera ark. Flera ark ger dig friheten att hålla dina data skilda från dina diagram eller annan information, och kan hjälpa dig att hålla din sanity medan du jobbar med större dataset.
Du kan skapa flera ark från samma arbetsbok genom att klicka på + Logga in i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet. Då är det klokt att ommarkera varje ark, så att du inte kommer att förlora spår av dess syfte. Dubbelklicka på varje arks namn (för närvarande inställt på Ark 1 och Ark 2) och ersätt sedan namnen med data och sökverktyg, respektive.
Lägga till och byta namn på ark Att bryta din arbetsbok upp i separata problem och korrekt namnge varje flik skapar en mycket mer skalbar design som kommer att stå tidstestet. Det är viktigt att tänka på mängden data som din arbetsbok kommer att växa till, inte bara den mängd data den för närvarande håller. Det kommer att hålla kalkylbladet redo att tjäna dig långt in i framtiden.
Nu när Sökverktyg fliken har skapats, låt oss skapa ett enkelt sökgränssnitt. Målet är att användaren bara måste ange ett namn för att hitta en kontaktinformation. På så sätt returnerar arket namn, ålder och e-post till den person de angav.
Efter några grundläggande styling, byte av arkordning och borttagning av celler, ska ditt sökverktygsblad se något ut så här:
Sökgränssnittet Vlookup-funktionen fyller automatiskt i celler B4, C4, och D4. För att börja bygga ditt sökverktyg placera du markören i cellen B4 och tryck på = nyckel. Funktionsmenyn kommer automatiskt att komma upp. Börja skriva LETARAD tills siffror visar det som den gissade funktionen. Träffa Lämna tillbaka, och formeln mall fyller i och ber dig att ge de fyra parametrarna som krävs:
I fallet med denna handledning vill du ha söka efter att vara vad som sätts i cellen B1. Du vill sedan att sökområdet ska vara Databladets namn: Email. För kolumnintervall vill vi att personens namn ska visas. Namnen är listade i första kolumnen, så skriv in 1. Jag skulle rekommendera att ställa in nära match till exakt match / falskt. Den resulterande formeln inuti B4 ska se så här ut:
Fyller ut Vlookup Upprepa denna process, placera Vlookup formler i celler C4 och D4. Den enda delen av formlerna du kommer att ändra är return-kolonn. Cell C4 förväntar sig åldern för personen och åldrar listas i andra kolumnen. Så din return-kolonn bör ställas till 2. Om du gissade det return-kolonn skulle ställas till 3 i Vlookup för cell D4, du gissade rätt!
NOTERA: Du kommer att se röda varningsskyltar i vLookup-cellerna när du har skapat formlerna. Detta beror på att din sökcell (B1) är förmodligen tom.
De röda varningsskyltarna kan vara alarmerande. Så låt oss skapa några uttalanden som säger "Om denna Vlookup-formel returnerar ett fel, gör värdet på den här cellen tomt. Men om det inte returnerar ett fel, visa resultatet av Vlookup."
Dubbelklicka på cellen B4 för att avslöja hela formuläret, kopiera sedan allt genom att markera det och trycka på Kommando-C. När du har kopierat det, tömma cellen tillbaka till = signera och starta en ny funktion som heter OMFEL. IfError kräver bara två parametrar:
Det uttryck du vill ha Numbers att utvärdera är Vlookup-formuläret du just kopierat. Klistra in det som den första parametern. Om det finns ett fel, vill du bara ha en tom cell. Så sätt in "" som den andra parametern. När båda parametrarna har lagts in ser formeln ut så här:
Lägger IfError till Vlookup Upprepa denna process för celler C4 och D4. Farväl skrämmande röda fel tecken!
Slutligen, välj alla celler på arket. Gå till Ordna fliken i Format inspektören. Klicka sedan på Låsa knappen för att förhindra att någon ändrar någon av dina formuleringar.
Låsa varje cell på databladet Sökverktyg kan hålla dina formulär säkra, men det gör också att man anger ett namn för att söka omöjligt. För att åtgärda problemet måste du utnyttja AppleScript-trollkarlen.
AppleScript har funnits i flera år, men stöd för AppleScript i nummer har just återvänt. Om du aldrig någonsin använt AppleScript tidigare kan du bara följa med den här handledningen för att göra AppleScript du behöver för din Numbers-databas, men jag rekommenderar att du läser mer om med vår nybörjarhandledning till AppleScript del 1 och del 2.
För att komma igång med att lägga till AppleScript i ditt Numbers-kalkylblad startar du Automator-programmet. Då, när en filväljare kommer upp, välj Nytt dokument, välj sedan Service när du frågade vilken typ av dokument som ska skapas.
Din markör ska sitta i Åtgärder sökruta. Starta en sökning efter Applescript. När det kommer upp, välj Kör AppleScript. Fönstret ska nu se ut så här:
Skapa en tjänst i Automator I redigeringsfönstret, placera följande där du ser (* Ditt skript går här *):
berätta dialogrutan "Numbers" display "Vänligen ange ett namn:" standard svar "first_name last_name" ange namnet till text returnerat av resultatschema 1 av ark 1 av dokumentet för det främre fönstervärdet för (cell "B1") till namnet slutet berätta slut berätta
Även om AppleScript läser bättre än något annat skriptspråk där ute, låt oss gå igenom den här linjen för rad.
Accentsconagua
förnamn efternamn".Ändra i menyn ovanför manusredigeraren Tjänsten mottar till no-ingång i Tal. Ditt sista fönster ska se ut så här:
Lägga till Applescript Slutligen, spara den här tjänsten som Kör sökning. Detta gör att dina användare kan komma åt och köra tjänsten från Numbers. Så när det kommer dags att köra en sökning, kommer din användare att gå till Tal, sedan tjänster, sedan Kör sökning.
Att köra tjänstenDet öppnar en dialog där du frågar efter namnet du vill söka efter - skriv bara namnet och tryck sedan på Lämna tillbaka eller klicka ok.
Ange ett namn i promptenOch nu ser du kalkylbladet i åtgärd och tar upp kontaktinformationen från ditt ursprungliga kalkylblad baserat på din sökning.
Sökresultaten Det är bara ett exempel på kraften i Numbers, med dess formler, funktioner och flera ark, kombinerat med AppleScript och en del enkla kodningar. Du kan använda den för att skapa ett liknande kalkylblad för att snabbt hitta vilken data du vill organisera, eller du kan använda dessa grundläggande verktyg och andra funktioner och mer för att aktivera Numbers i en anpassad app för allt du behöver för att uppnå.
Det är ingen tvekan om någonting att Numbers är en utmärkt applikation för att skapa grundläggande kalkylblad eller diagram. Men det är långt mer än så. I den här handledningen har du sett hur Numbers kan ändras till en anpassad kontaktdatabasapp, komplett med enkel sökning för att hitta den information du behöver. Med dessa verktyg och mer av kraften under huven i Numbers, i kombination med det nyligen tillagda stödet till Applescript, finns det oändliga möjligheter för vad du kan göra med Numbers.
Gå försök ut för dina egna data och antal knackande behov, jag är säker på att du kan hitta massor av sätt att sätta Numbers att använda som du aldrig hade föreställt dig förut!
