Share
En sak frågar jag mig själv: "Hur kan jag arbeta mer effektivt?" Effektiva arbetsflöden är svåra att få och ännu svårare att hålla sig effektivare. Alla har en tendens att falla i rutter som hamnar kostar mer tid. Ruttarna är "bekväma" eftersom de är vad du redan gör. De blir till en fälla. Därför kommer jag att påminna dig om att ompröva ditt arbetsflöde med några tips om optimering.
Alla arbetsflöden kan separeras i två grundläggande funktioner: en processfas och en dokumentationsfas. Processfasen är vad du gör för att få saker gjorda, medan dokumentationsfasen är den oändliga processen att dokumentera det som du har gjort. Jag har genom åren upptäckt att dokumentationsfasen är lika viktig som att göra arbetet. Senare, när en fråga uppstår om vad jag gjorde eller hur arbetet gick, kommer bra dokumentation att spara dagen.
För många människor kommer dokumentationen nära att vara deras arbete. Det är en annan fälla som kommer att smyga på dig. För att undvika den fällan, tänk på dokumentationen som en del av ditt arbete och inte en separat fas. För att uppnå denna prestation behöver du verktyg för att automatisera och hålla dokumentationen enkel, men effektiv.
Det enklaste verktyget för att komma igång med att göra dokumentation lätt är Text Expander. Det här enkla programmet sparar tid som de flesta inte tycker om att spara. Från att automatiskt ställa in stavfel (min största nighmare) för att expandera textmallar är det ett bra program för att spara skrivartid. När du har lagt till snippets skriver du ddate expanderar till datumet. Med 3139 utdrag slutar jag spara mycket tid!
Text Expander ddate At Work För att integrera dokumentationen i mitt arbetsflöde utvecklade jag Todo Workflow för Alfred och FoldingText Workflow för Alfred. Dessa verktyg kombineras med FoldingText program, vilket är en super uppsättning av TaskPaper program, håll mitt dagliga arbete väl dokumenterat genom att göra det enkelt och effektivt.
Mina jobb inkluderar att vara en heltidsmissionär i Tak, Thailand, assistent till redaktionell personal för Envato, frilansprogrammerare, teknikhandledare, pappa med åtta underbara barn och mannen till den bästa fruen i världen. Glöm aldrig att din familj är en del av ditt jobb och inte ett hinder för ditt arbete! Det är där många misslyckas i arbetskraften. Du kan spara mer tid genom att hålla din familj lycklig än det effektivaste arbetsflödet någonsin kommer att göra.
Jag håller ett FoldingText-dokument för alla mina todos och en för alla mina projekt. Todo-filen, namngiven today.txt, skapas varje dag av Todo Workflow använda t: skapa kommando. Det här kommandot tar alla mina dagliga uppgifter, veckovisa uppgifter, månadsuppgifter och schemalagda uppgifter med upprepningar för att skapa en ny todo-lista och arkivera alla mina färdiga uppgifter från föregående dag. Det är också en stor del av min dokumentation. Arbetsflödet gör att användaren kan konfigurera och redigera dessa olika typer av todo-objekt och kompilera allt tillsammans och öppna filen FoldingText.
Todo List Creation Alla projektfiler får bokmärkas i Alfred använda FoldingText Workflow. Med projektdokumentet öppet, skriver du ft: mbkmark med ett namn sparar en länk till dokumentet. För att använda länkarna, ska FoldingText URI handler (the ft: addurihandler kommando) och Alfred URI handler (ett annat arbetsflöde för Alfred) måste installeras.
Jag kan öppna dokument med ft: bokmärke kommando. Detta ger mig en lista som söker efter mina bokmärken för den jag behöver.
Jag har skapat olika listor i varje projekt med taggar. I FoldingText är en tag ett ord prefixat med en @ karaktär. När jag jobbar kan jag spara en anteckning till en tagg i Alfred med ft: notetag. Detta kommer att lista alla taggar i den översta delen FoldingText dokument och en anteckning. Använder en Text Expander snippet gör en daterad anteckning snabbt och enkelt utan att lämna programmet som jag använde.
För att hålla reda på vad jag gör lägger jag till en post i en tidskrift. Till exempel, t: gör visar alla mina tidskrifter. Om du markerar en och skriver en anteckning lägger du anteckningen till journalen. När jag jobbar lägger jag till dessa små noteringar för att spåra framstegen på de olika delarna av mitt arbetsflöde. De notes.txt journal är bra för att göra anteckningar om idéer jag har utan att lämna vad jag gör.
Efter dokumentation är organisationen av ditt arbete en prioritet. På datorn kan dokument lätt gå vilse mitt i allt. På mitt system har jag över en miljon filer. Dålig organisation kommer att göra att hitta något omöjligt och ta upp dyrbar tid i sökningen.
Ta den tid du behöver för att organisera dina filer och behålla dem så. Två bra handledning för att hjälpa dig är att hålla en Mac Clutter Free With Hazel 3 och en inkorgmapp och ta Hazel 3 och inkorgen till nästa nivå. Jag använder ett system som liknar detta för att hjälpa till med att organisera mitt arbete.
Unix mottot har hjälpt mig att behålla ett optimerat arbetsflöde: "Gör en sak och gör det bra." I en tid när fler och fler program samlar större och större funktionssatser är det svårt att hitta små program som gör en enda uppgift bra och snabbt. Följaktligen äts mycket tid med långa lastcykler av dessa behemoth-program.
Ett bra exempel är Mail.app som kommer på en Mac. Det tar evigt att ladda för att skicka ett enkelt e-postmeddelande. Av den anledningen höll jag på att använda webben för Gmail istället för lokala program. Nackdelen är att webbapplikationer inte enkelt gränsar till andra program.
Jag började spara tid email när jag hittade Brev program. Det är en minimal, Markdown-baserad e-postklient som endast är avsedd att skriva e-post. Det gör en enda uppgift och gör det bra. jag använder Alfred att leta upp adressen och Brev att skriva en snabb e-post.
Let.ter App och Alfred En av mina huvuduppgifter för Tuts + är att ladda upp nya videokurser som de produceras. När jag började arbeta för redaktionell personal av Tuts + skulle jag få kursnoterna (texten som följer med videokurser) i en mängd olika filformat och format. Det första att göra var att flytta dem till vanlig text, Markdown-format med numrering som matchade ordningens order. Nu har kursplaneringsformatet ett standard och ett konsekvent format. Det gick lätt att ta en timme förberedelsestid för mig!
Oavsett vad projektet är, spenderas tid för att skapa en formaliserad standard för dokument som skickas runt i en grupp, slösas aldrig bort. Att standardisera allt från sina platser och filtyp till innehållet i dokumentet är viktigt. När det är en standard, anpassas det till ett speciellt behov, det är enkelt och automatiserbart.
Tuts + Editors valde en Markdown vanlig textfil standard med ett konsekvent format. Redaktörerna och instruktörerna finner numrering efter kapitel och lektion lättare för dem, men för uppladdning och redigering i systemet finner jag att en sekventiell numrering gör det enklare att upptäcka fel. Därför har jag en textmanipuleringsrutin som införlivat den ena från den andra för att få exakt vad jag behöver. Det tar två sekunder att omorganisera numreringen istället för timmen och få allt rätt.
För att lägga till extra information jag behöver i kursplanen, en två sekund Text Expander snippet lägger till fälten snyggt och håller med dokumentets konsekventa layout. Allt som är mall-kan vara en bris att arbeta med i Text Expander och kommer verkligen att spara din tid.
När e-böcker från Packt Publications läggs på Tuts +, ingår ett errata-ark för hur du laddar ner källkoden. Jag använder ett utdrag för att ange filnamnet och ett annat utdrag för att fylla i innehållet.
Jag behöver två bitar av information för utdraget: webbadressen för koden och bokens titel. Med informationen som sparats på urklippet i ordningen med webbadress och namn lägger ett annat kodas innehållet ihop.
Jag använder två Dropzone Åtgärder för att packa upp och packa böckerna i ett konsekvent format. Automatiserar en process som utförs upprepade gånger sparar mycket tid. Åtgärderna kommer att packa upp och byta namn på eBook-filerna i sin egen katalog för enkel åtkomst. Packaren tar de angivna filerna och slår dem upp med hjälp av namnet på moderkatalogen. Den första uppsättningen av tio e-böcker som jag tog tog mig över tre timmar (ladda upp, ladda ner och titta upp informationen också). Nu är det en 30-minuters process för allting.
Dropzone Automating Aldrig nöjd med en process. Håll alltid bakom dig: Oavsett vilken åtgärd jag utför mer än två gånger, ska det automatiseras! Att få ner det kommer att spara mycket tid. Min handledning Spara tid genom att automatisera Mac definierar automatisering med många exempel för Mac.
Ofta finns det ett behov av att flytta information från en plats till en annan. Byte mellan fönstren i olika program kommer att sakta ner ditt arbetsflöde. Att stanna i ett fönster så länge som möjligt innan du byter program sparar tid.
När en kurs avslutas måste många viktiga uppgifter flyttas till ett kalkylblad för att underlätta visning och arkivering. Jag trodde att det mesta av informationen inte var tillräckligt lätt att bearbeta med ett program och placera det automatiskt i kalkylbladet.
Keyboard Maestro sparar dagen i det här scenariot. Med Keyboard Maestro, Jag lagrar tio bitar av information åt gången innan du flyttar till kalkylbladet för att deponera det. Jag kartlägger Kontroll-C och Kontroll-V till tio urklippsbuffertar. jag trycker Kontroll-C och ett nummer som ska sparas till den bufferten. När en snabbtangent kartläggs mer än en gång, Keyboard Maestro visar ett litet popup-fönster för att välja vilken som ska användas. Det är fantastiskt hur mycket tid denna enkla idé sparar!
För att behandla textinformation brukade jag skriva många awk skript och kör dem i kommandoraden. Det fungerar, men det är inte lika effektivt. Nu, TextSoap fungerar det mesta av det för mig. Kombinerat med mina TextSoap Cleaners Workflow för Alfred, mycket tid sparas genom att bearbeta texten direkt i urklippet utan att lämna tangentbordet. Jag har även en TextSoap städare som tar hela kursplanen och ger en enkel lista över kapitelrubriker. Listan går till en Keyboard Maestro snabbtangent för att i följd ge mig rubrikerna i bakåtriktad ordning. Det är det enklaste sättet att ladda upp dem!
TextSoap kondenseringskurs Anmärkningar till rubrikerMedan jag skrev den här artikeln, fortsatte jag att jag inte hade automatiserat fyllningen i kalkylbladet från en kursnotationsfil än med att använda Keyboard Maestros clipboard buffertar. Så tackade jag det och har nu ett fullständigt skalskript som drivs av TextExpander som tar hela innehållet i kursfilen från urklippet och skapar hela raden med information för kalkylbladet.
Med den standardiserade layouten på kursinformationen kunde jag skapa den nödvändiga greps och sed redigeringskommandon för att dra ut varje bit information. Nu fyller du i kalkylbladet med kursinformation och tar precis tre sekunder! Med ett genomsnitt på 20 kurser som görs en månad kan jag nu spara fem timmar i månaden!
Med viss kunskap om zsh scripting, Rubin, eller PHP, många av de verktyg jag har nämnt är utökbara och gjort ännu kraftigare för att hjälpa dig att automatisera ditt arbetsflöde. Därför studera och experimentera! Tid spenderad gör det aldrig bortkastat. Ett av mina mottos är: "När du slutar studera dör du!"
Ibland finns det uppgifter som kan göras av datorn utan användarinteraktion. Det är när en andra dator kommer in i spel eller åtminstone kör processen i bakgrunden.
Uppladdning, nedladdning, videoförädling mm är exempel på många uppgifter som ett andra system kan göra medan du arbetar med ett annat system. Jag har ofta två till tre datorer som körs på olika uppgifter. Detta sparar mycket tid. En gång när jag behandlade många videor hade jag fem datorer som löpande löpande på olika uppgifter. Letar efter sätt att multitaska arbetet på din dator med bakgrundsuppgifter hjälper dig att förbättra ditt arbetsflöde.
Resan till att optimera ditt arbetsflöde är en oändlig process. Varje dag får du mer och olika uppgifter att hantera. Kom alltid ihåg: det är ett jobb som ska automatiseras! Fasta inte fast i arbetsskåren, men gör ditt arbete mer effektivt.
Har du några ytterligare tips för att automatisera uppgifter eller optimera ditt arbetsflöde? Dela dem i kommentarerna nedan.
Accentsconagua