Share
Otroligt, miljontals fax skickas fortfarande och mottas över hela världen varje år. Till skillnad från föråldrade format som kassetter, VHS-tejp och disketter - faxapparaten vägrar att gå bort och förblir en tjänst som vissa företag fortfarande behöver. I den här handledningen ser vi på hur du kan använda din Mac för att skicka och ta emot fax samt hitta några lämpliga alternativ!
Faxen (telefax) -maskinen som vi vet det kom fram 1964 och utvecklades av Xerox. Raffinerad 1966 var det ett tekniskt underverk. Genom att använda det traditionella telefonsystemet kan du skicka en kopia av ett dokument överallt i världen till en annan faxmaskin. Innan då, om du behövde ett juridiskt dokument eller ett avtal som skickade till ett annat land - var du tvungen att skicka in den.
Med tiden gick faxmaskinen oumbärlig och för många företag var det som nödvändigt som en telefon. Men under slutet av 1990-talet, med tillkomsten av billig och tillgänglig internetanslutning i kombination med e-post- och datorskannrar för mindre än 50 dollar, började faxmaskinens användbarhet minska.
Innan då, om du behövde ett juridiskt dokument eller ett avtal som skickade till ett annat land - var du tvungen att skicka in den.
Faxmaskinen fungerar som en telefon. Du skriver in ett nummer och trycker på "ratt". Så länge det mottagande numret har en faxmaskin hämtar den och dokumentet som du behöver skicka börjar börja matas via din faxmaskin. Om du behöver skicka ca 20 sidor av ett dokument, var beredd att stå där för en mycket lång tid överväger universum och allting i det samtidigt som man matar i sida efter sida. Du kan ha en faxmaskin som har en av de innehavarna att lägga på flera dokument på, men om du någonsin har använt dem kommer du att veta att så snart du stänger av dig, bestämmer faxmaskinen att den skulle gilla Allt sidorna på en gång.
Många företag skulle driva en dedikerad telefonlinje bara för faxändamål. Beroende på storleken på ditt företag visade det sig att det var ganska dyrt om du inte behövde det dagligen. Dessutom, om du ringer internationellt, kommer du sannolikt att behöva ta ut en ny inteckning innan alla sidor har skickat.
Det finns väldigt få skäl till varför en faxmaskin behövs, men de kan vara mycket viktiga. Det finns fortfarande många juridiska företag där ute som använder sina datorer bara för att skriva. Ett faxmeddelande behandlas på samma sätt som en kopia av ett originaldokument av de flesta juridiska företag. Beroende på de juridiska omständigheterna kan ett skannat dokument som har skickats till dig motsätta sig att det kunde ha blivit manipulerat (jag ger dig en minut att tänka varför det inte är mer troligt än ett manipulerat faxdokument).
Ett faxmeddelande behandlas på samma sätt som en kopia av ett original dokument av de flesta juridiska företag ...
Vissa mindre företag har funnits länge och behöver inte nödvändigtvis budgeten för att fortsätta investera i ny utrustning. Eftersom faxmaskinen har funnits så länge är det troligt att många företag som hanterar varandra har blivit så vana vid tekniken att det bara inte ses som ett problem. Placering av beställningar för leveranser, bekräftelse av fakturor och hundra andra liknande uppgifter görs fortfarande av fax för många etablerade småföretag. Som det säger säger: "Om det inte är sönder, fixa det inte".
Jag kommer att detaljera några olika sätt att faxa med en Mac innan du diskuterar alternativ för företag som bara börjar.
Ja, e-post ger all funktionalitet av fax med ingen av kostnaderna eller begränsningen. Du kan skicka ett 20 siddokument på några sekunder, komplett med fullfärgsbilder och till och med bifoga ljud och video. De flesta människor och företag har e-post. Alla företag som inte arbetar åtminstone någon form av onlinekommunikation kommer att finna sig i hårdare tider som resten av världen blir alltmer ansluten.
Fram till Mac OS X 10.6 Snow Leopard hade Apple tillverkat ett USB-modem som var tillgängligt sedan 2005. Innan 2005 inkluderade Apple ett 56k-modem i alla sina Mac-modeller. Med introduktionen av bredband och det är hög antagande tog Apple bort modemet, men gjorde det tillgängligt som tillval.
Om du har Mac OS X upp till Snow Leopard eller under kan du ansluta USB-modemet till din Mac och börja använda faxfunktionerna direkt. Så här faxar du ett dokument:
Det är det, ganska enkelt!
Men det finns en nackdel, Apple avbröt modemet för några år sedan och OS X Lion och Mountain Lion stöder inte modemet. Det fanns lösningar för Lion men det är bara inte möjligt i Mountain Lion. Om du kör Lion eller över och / eller inte har Apple USB-modemet, fortsätt läsa!
Skrivare tillverkare som HP och Epson har kontorspecifika multifunktionsskrivare. Förutom att skanna och kopiera, innehåller vissa modeller inbyggda faxfunktioner. Modeller som HP M1212 (bilden nedan) kan skanna, skriva ut, kopiera och faxa. Det är en fristående faxmaskin, men ansluten till din Mac, du kan även skicka och ta emot fax direkt på din dator.
Fördelarna med en vanlig faxmaskin betyder att mycket mindre papper är bortkastat eftersom det dokument du behöver faxa kan skickas direkt från din dator till multifunktionsskrivaren, som skickar den till mottagaren. Dessutom kan fax tas emot direkt till din Mac istället för att skrivas ut. Om du har ett signerat dokument som du behöver skicka kan multifunktionsskrivaren fortfarande faxa på traditionellt sätt.
Nackdelen är att det fortfarande är en fristående faxmaskin. Det kommer fortfarande att kräva en dedikerad telefonlinje (och kostnaderna för samtalskostnaderna) om du inte är beredd att dela din huvudlinje med det och hantera det.
Det finns ett antal företag som erbjuder en fax-till-e-posttjänst. En populär populär leverantör som erbjuder denna tjänst är eFax. Dessa tjänster skiljer sig åt genom att du inte skickar och tar emot fax i traditionell mening, du skickar dem till e-post. Så hur fungerar det här? Tänk på eFax som Skype för fax. Det finns vanligen en servicekostnad som kan starta från cirka $ 10 per månad.
Ta emot en fax
När du registrerar dig för en tjänst som eFax kan du välja ett telefonnummer i det land du är baserad på. När någon vill skicka ett fax skickar de det till det numret och ... du får det via e-post som ett PDF! Det betyder inget slösat papper och du har en omedelbar digital kopia. Den digitala kopian kommer att finnas på din Mac och i molnet.
Sänder en fax
Skicka ett fax är detsamma som att skicka ett mail till någon. Du skapar bara ett nytt e-postmeddelande och bifogar det dokument du vill faxa (om det är ett Word-dokument eller PDF) och sedan skicka det till en viss e-postadress. Eftersom tjänster som eFax fungerar med bara ett visst antal dokument, kommer jag att visa dig hur du ser till att du kan skicka några typ av dokument som ett fax.
Öppna dokumentet som du vill faxa. Detta kan vara allt som skulle skrivas ut. Kom ihåg att faxkvaliteten är väldigt låg så försök inte skicka bilder! Enkel text med enstaka grafik kommer att göra.
Klick Skriva ut för att få fram förhandsgranskningsfönstret.
Nu har vi vår email redo att gå, vi måste skicka den. Låt oss anta det telefonnummer jag vill skicka det till är (212) 555-5555. Med den internationella uppringningskoden för USA som +1 kommer vi in [email protected]. Se till att skicka den från en e-postadress du har registrerat med eFax och faxet skickas direkt. Oroa dig inte om mottagarens nummer är upptaget, fortsätter eFax att försöka tills det skickas.
Tips: För frekventa eFax-faxmottagare, lägg till deras faxadress till Kontakter för snabb åtkomst utan att behöva komma ihåg deras nummer!
Fax på farten
En ganska fantastisk funktion i en fax-till-e-posttjänst är att om du har ditt e-postkonto inställt på din iPhone eller iPad, kan du skicka och ta emot fax från det också. Om du är ute efter affärer och väntar på ett fax, kan du fortfarande ta emot dem. På samma sätt, om du har ett PDF- eller Word-dokument som du måste skicka som ett fax, behöver du inte hoppas att någon är på kontoret.
Medan du förmodligen undrar om det verkligen är värt att prenumerera på en tjänst kan du använda några gånger om året, det finns gratis tjänster som gör det möjligt för personer och företag att ta emot fax via e-post. Vissa sådana tjänster är gratis fax till email, wonderfax och faxtastic.
Dessa tjänster ger dig ett gratis telefonnummer som låter dig ta emot fax via e-post. De arbetar genom att ta ut högre priser för de som gör telefonsamtalet och kräver att du utnyttjar deras service minst en gång var 90: e dag. Företag som inte behöver faxa men fortfarande behöver (eller har några kontakter som behöver) faxdokument, är det värt. Men om du upptäcker att du får ett fax kanske en eller två gånger per år kanske det inte ens är värt det.
För de flesta människor och företag är alternativet till fax e-post, utan fråga. Det är gratis, lättillgängligt och har ingen av de begränsningar som faxningen har. Om du kan digitalisera så mycket av processen som möjligt och (om tillgänglig) använda alternativa metoder, kommer det att hjälpa till att flytta kontorsvärlden tillsammans!
Accentsconagua