Använd HelloSign för att få dokument signerade online

Att få signaturer kan vara svårt när man arbetar med lag i olika städer eller länder. Att behöva fysiskt skicka ett dokument till en medarbetare, klient eller annan person för att få dem att skrapa sitt namn för godkännande, spenderar tid och pengar och kan få dina dokument förlorade i posten.

Lyckligtvis finns det en lösning för detta: HelloSign. HelloSign är en webapp som låter dig begära signaturer och skriva juridiskt bindande dokument, utan några fax eller resor till postkontoret. I den här handledningen visar jag dig hur du skickar signaturer, begär signaturer och gör ännu mer med HelloSign.

Komma igång med HelloSign

Få ditt dokument signerat i HelloSign

För att få ditt dokument undertecknat måste du först registrera dig för ett HelloSign-konto eller verifiera det med ditt Google-konto. Sedan, från instrumentbrädan, ser du mot mitten av skärmen och du kommer att se tre alternativ under "Vem behöver signera?" Header: Bara jag, Mig + Andra, och Bara andra. Klicka på det alternativ som passar din situation bäst.

Notera: Du kan inte använda Edit & Sign-funktionerna när du väljer Bara andra alternativ.

Lägga till filer till HelloSign

Titta mot mitten av skärmen under Lägg till (och underteckna) filer av något slag rubrik. Till höger om den här rubriken finns ett område där du kan dra och släppa alla typer av textfiler du vill logga in. Eller om du har sparat ditt dokument online kan du importera filer från Google Drive, Dropbox, Box, Evernote och Microsoft SkyDrive. För att göra detta klickar du på tjänstens respektive knapp för omdirigering till en inloggningssida.

Begär signaturer med HelloSign

Notera: Om du valde Bara mig när du väljer vem som behöver signera ditt dokument, hoppa över det här steget.

Lägga till signaler till ett HelloSign-dokument. 

När du har laddat upp ditt dokument, kolla under Vem behöver signera? rubrik. Du hittar två textrutor där du kan lägga till din extra signers namn och e-postadress. Om du behöver lägga till fler signatörer, kolla under rutorna och klicka på + signer knapp. Du kan också kopiera andra e-postadresser till formuläret från + CC knapp.

Om dina dokument kräver signaturer i en viss ordning (till exempel om du vill att presidenten för ett företags namn ska undertecknas före en vice presidentens namn), kolla på Tilldela ordernummer rutan som ligger under listan med e-postadresser. Nu bredvid varje namn och e-postadress märker du upp och ner knappar till vänster om varje namn. Använd dessa knappar för att ordna ordningen på dina signaler.

Lägga till signaturfält i ett HelloSign-dokument. 

Se nu under Var behöver de skriva under? rubrik och klicka på Förbered dokument för signering knapp. När du gör det visas ett popup-fönster som innehåller ditt dokument. Titta mot toppen av det här dokumentet i rad med knappar märkta signatur, initialer, textruta, kryssrutan och skriv datum. Dra och släpp varje av dessa lådor till respektive ort i ditt dokument. Dra till exempel ett signaturfält till signaturområdet på ditt dokument.

Om du har flera signatörer, se till att vem som skriver och fyller i vilken information i rullgardinsmenyn ovanför respektive ruta.

Lägga till meddelanden till ditt HelloSign-e-postmeddelande.

På undersidan av sidan under Lägg till dokumenttitel och anpassat meddelande rubrik, skriv ett meddelande för dina signaler och namnge dokumentet innan du skickar det till dina signaler.

Nu när du är redo att konfigurera dina signaler följer du nästa del av guiden för att lägga till egna signaturer i ditt dokument. När du är klar, eller om du inte behöver skriva under dokumentet klickar du på det stora Begär signatur knappen ligger längst ned i fönstret för att skicka dokumentet.

Signera dokument med HelloSign

När ditt dokument har importerats till HelloSign, se under uppladdningsområdet och klicka på Redigera och logga in knapp. Om du använder ett delat dokument märks den här knappen Förbereda dokument för signering. Nu kommer du till ett fönster där du kan redigera och underteckna dokument. För exemplet har jag laddat upp en bildfrisättningsformulär från min dator i .doc-format.

Titta mot toppen av Edit & Sign-fönstret, och du kommer att se fem knappar: signatur, initialer, markera, datum och text. Med dessa knappar kan du lägga till respektive information i dokumentet. Men innan du kan skriva under dokument med HelloSign måste du lägga till din signatur till tjänsten.

Lägga till din signatur och inledningar till HelloSign

För att lägga till din signatur och initialer till HelloSign, klicka på respektive knapp i Edit & Sign-fönstret. När du gör det visas ett popup-fönster som ber dig lägga till din signatur till tjänsten. Om du tittar mot den högra sidan av fönstret ser du fyra olika val för att lägga till en signatur till HelloSign: Rita in den, skriv in signatur, ladda upp bildfil och smartphone.

Använd musen för att "dra in" din signatur.

Om du väljer Rita in den, du kommer att föras till ett fönster där du kan använda musen för att rita in en signatur. Klicka bara och håll intill "X" för att börja skriva din signatur. När du är klar klickar du på knappen Nästa och du omdirigeras till en sida där du kan förhandsgranska din signatur. Härifrån klickar du på Föra in om du bara vill använda den här signaturen en gång, eller spara och sätt in om du planerar att använda den igen i framtiden.

Skrivar en signatur med HelloSign.

Klicka på Skriv in signatur kommer att föra dig till en sida där du kan skriva in din signatur. När du skriver kommer signaturens utdata att vara i en handskriftstyp. När du är färdig med att skriva i nämnda signatur klickar du på Föra in för att lägga till signaturen i ditt dokument.

Om du vill lägga till en riktig signatur i din HelloSign-formulär klickar du på Ladda upp bildfilen knapp. Härifrån uppmanas du att ladda upp ett foto eller en skanning av din signatur. I det här exemplet skannade jag en kopia av min signatur i 350dpi med min skanner.

Redigering av en skannad signatur.

Du kommer nu att tas till en sida där du kan rotera, beskära och lägga till kontrast till din uppladdade bild. Rotera bilden efter eget tycke med pilarna under underskriftsfönstret, lägg till kontrast med hjälp av reglaget ovanför din signatur och skörda genom att klicka och dra över signaturen själv. När du har beskuren klickar du på nästa knapp för att förhandsgranska din signatur. Om du är nöjd klickar du på Föra in eller Infoga och spara.

Om du inte har en skanner kan du lägga till en signatur från din smartphone genom att klicka på Smartphone knapp. Det här fönstret uppmanar dig att ta ett foto av din signatur med din smartphones kamera och vidarebefordra den till e-postadressen i mitten av fönstret. När fotot har skickats trycker du på Nästa att beskära din signatur Du kan sedan lägga till din signatur i dokumentet.

Samma alternativ gäller för Initials-knappen som ligger bredvid till höger om signaturknappen inom Edit & Sign-knappen.

Lägger till din signatur eller inledningar till ditt dokument

Väljer en signatur som ska användas i ett HelloSign-dokument. 

Nu när du har en signatur och initialer sparas och är redo att gå, klicka på Användad sparad knappen i fönstret Lägg till signatur. Välj den signatur du vill använda för att logga in med genom att klicka på på bilden. När du väl valt, klicka på Lägg in signatur.

Din signatur kommer nu att läggas till i dokumentet. För att flytta din signatur klickar du bara och drar den i position. Om du behöver lägga till signaturen flera gånger, klicka bara på dokumentet så att en annan kopia av din signatur visas. Om du behöver starta någon del av dokumentet, klicka på knappen Initials och följ samma steg.

Lägga till text, kryssrutor och datum till ditt dokument

Om du behöver fylla i en del av formuläret med text, till exempel när du fyller i för- och efternamn i ett dokument kan du använda HelloSigns textfunktion. Den här funktionen är placerad till höger om signatur- och initialknapparna och är märkt Text. Efter att ha klickat väljer du den del av dokumentet du vill lägga till text till och börjar skriva.

Det är enkelt att lägga till enkla kryssrutor i ett dokument. Allt du behöver göra är att markera kryssrutan från toppen av Edit & Sign-fönstret. Lägg sedan till en kryssruta genom att klicka på dokumentet.

Slutligen kan du också lägga till datum i ett dokument genom att trycka på datumknappen. Efter att du klickat klickar du helt enkelt på var du än vill placera datumet. Datumet uppdateras automatiskt till dagens datum, men om du behöver redigera det klickar du bara på ditt nyligen tillagda datum för att redigera det.

Skapa mallar och länkar

Om du ofta befinner dig att skicka samma dokument till signaler om och om igen, kanske du vill skapa mallar för dina dokument. För att göra detta, se till vänster på HelloSign-webbplatsen och klicka på Skapa mall knapp. När du gör det kommer du till en sida med två alternativ: Skapa mall och Skapa länk.

Om du behöver flera personer att skriva under ett dokument måste du skapa en Mall eftersom länkar inte stöder flera signaler. Mallar kan också skickas till signaler via HelloSign, jämfört med länkar som kan skickas via e-post, sociala medier eller på annat sätt som du vill distribuera det.

Skapa mallar och länkar är nästan identiska processer. Klicka bara på vilken typ du vill göra, ladda upp dina filer, lägg till signaler, lägg till signaturfält och skriv ett meddelande. När du är klar med att skapa en mall, klicka på knappen Skapa mall och du kommer att kunna komma åt den från din Dokument-knapp som finns längst till vänster i HelloSign-fönstret, precis under knappen Skapa mallar.

Om du skapar en länk klickar du på knappen Skapa länk när du är klar. Du kommer sedan till en sida med en länk som du kan ge till användare som du vill ha undertecknat dokumentet. Du kan distribuera den här länken ändå du vill och dina användare kan logga via sin webbläsare.

Visa signerade dokument

Hämtar dokument från HelloSign.

Nu när du skickat dokument till medarbetare, klienter och andra signaturer, hur exakt ser du din syn på dina signerade dokument? Enkelt, klicka bara på dokumentknappen på vänster sida av HelloSign-fönstret. Nu ser du längst upp på sidan bredvid Filtrera efter rubrik. Du kommer att se en rullgardinsmeny. Från den här menyn väljer du sände.

Titta mot mitten av fönstret för att se alla dina skickade dokument. Hitta dokumentet du skickade och visa status för den väntande signaturen till höger om dokumentnamnet. Om dokumentet har skrivits, klicka på pilknappen till höger om det datum då dokumentet skickades. En rullgardinsmeny kommer att visas. Från den här menyn kan du förhandsgranska och ladda ner dokumentet.

Om du har registrerat dig för HelloSign med ditt Google-konto kommer dessa mappar också att visas i ditt Google Drive-konto i den nyligen tillagda "HelloSign" -mappen.

Använda HelloSign med Google Dokument

En annan bra sak om HelloSign är att det integreras bra med Google Docs. När du använder HelloSign i Google Dokument kan du faktiskt underteckna och skicka dokument från Google Docs-gränssnittet och hoppa över HelloSign-gränssnittet helt.

För att starta måste du installera HelloSign-tillägget på ditt Google Docs-konto. För att göra detta, skapa ett nytt Google Docs-dokument och titta mot toppen av fönstret. Klicka på Add-ons knapp. När du gör det visas ett popup-fönster. Titta mot det övre högra hörnet av det här fönstret i sökfältet. Sök efter "HelloSign" och installera HelloSign-plugin.

Nu använder du Google Docs för att öppna ett dokument som du måste logga in, eller få andra att logga in. Klicka sedan tillbaka till tilläggsmenyn och klicka på HelloSign-knappen i rullgardinsmenyn.

Signering av dokument i Google Dokument. 

Titta mot den högra sidan av fönstret, och du kommer att märka ett HelloSign-fönster som frågar den sålunda bekanta frågan: "Vem behöver skriva under det här dokumentet?". Om du väljer Bara jag, du kommer till en meny som visar alla dina sparade signaturer. För att underteckna dokumentet, dra och släpp bara din signatur på dokumentet. När du är klar klickar du på E-post som PDF från HelloSign sidobalk.

Begär signaturer med Google Dokument.

Om du har valt att skicka dokumentet till andra för signering, kommer du till en webbsida där du kan skriva in din underskrivares namn och e-postadress samt välja var dina signaler ska signeras, precis som jag visade dig hur man gör inom standard HelloSign-gränssnittet ovan. Du kan sedan skicka ditt dokument.

Du är nu redo att underteckna dokument digitalt!

Och det sammanfattar denna handledning. Du är nu redo att skicka och ta emot juridiskt bindande digitala signaturer med HelloSign och Google Docs. Om du har några problem, var noga med att lämna en kommentar nedan och vi hjälper dig. Och nästa gång måste du få ett dokument undertecknat - kanske någon gång innan du skickar in dina skatter - var noga med att ge HelloSign ett försök. Det sparar dig porto och a ton av tid, och kommer inte ens att slösa bort en bit papper.