Share
Att hålla reda på alla dina kontakter är svårt nog för ditt personliga liv, men med affärskontakter vet du vem som kan göra eller bryta ditt yrkesliv. Det är därför du behöver en CRM-a kontakt relationschef som hjälper dig att göra kontakter mellan dina professionella kontakter och hålla all din information om dem på ett ställe.
De flesta CRM-verktyg är dyra och komplicerade att komma igång med, men en av de enklaste för individer och småföretag att komma igång med är Zohos ContactManager. En del av Zoho-uppsättningen verktyg som inkluderar kontorsprogram på internet, e-postverktyg och mer, Zoho ContactManager kan lagra dina kontakter, erbjudanden och uppgifter och hålla dem synkroniserade i ditt team så att alla vet vem alla är viktiga för ditt företag är.
Att komma igång med någon CRM-app kan vara förvirrande, så i den här handledningen kommer jag att visa dig hur du börjar använda tjänsten för att hantera dina affärskontakter och erbjudanden, vilket ger dig en enstaka butik för lagets kundorganisation. Allt du behöver göra är att skapa ett gratis konto och följa med, och du kommer att ha dina kontakter organiserade på nolltid.
För att starta, starta din favoritwebbläsare och gå vidare till ContactManager-webbplatsen och logga in med knappen Logga in längst upp till höger på skärmen. När du är inloggad ser du till höger om fönstret i sidofältet. Se till att du har klickat in i Hem flik och titta mot mitten av fönstret.
Du bör se tre olika importalternativ: CSV / XLS-fil, Zoho-kontakter och Gmail. Om dina kontakter sparas lokalt i ett CSV- eller XLS-dokument väljer du CSV / XLS-fil alternativ och titta mot mitten av skärmen där du hittar en "Välj fil" -knapp. Du kommer nu att bli uppmanad att ladda upp nämnda fil. När du har laddats upp, klicka på Nästa-knappen längst ned i fönstret.
Tilldela kontakthanteringsfält.Nu kommer du till ett fönster där du kan tilldela varje kolumn i din CSV-fil till ett kontakthanteringsfält för att ContactManager ska kunna läsa och sortera nämnda kontakter. För att göra detta ser du mot skärmens mitt och tilldelar alla rullgardinsmenyerna till höger om fönstret till dess titel på vänstra sidan av fönstret. Om du till exempel har en kolumn i ditt XLS-dokument med namnet Förnamn, tilldela det till alternativet förnamn via rullgardinsmenyn. När du är klar gör du det här, klicka på Nästa knappen och dina kontakter importeras.
Importerar kontakter från Gmail.Om du väljer alternativet Gmail från kontaktimportområdet kommer du att bli ombedd att godkänna ditt Google-konto med ContactManager. Efter autentisering ser du mot Centrum i importfönstret: Du får se alla dina Gmail-kontakter i en rullningslista. Du kan välja varje kontakt för att importera individuellt genom att klicka på dem, eller om du vill importera alla kontakter samtidigt, klickar du på Allt knappen ovanför listan med kontakter. När du är klar väljer du kontakter, klicka på Klar Val av kontakter knappen ligger längst ner på sidan.
Nu blir du uppmanad att tilldela kontaktord i olika kontakthanteringsfält, som vi gjorde med kolumner när du importerade kontakter från en XLS- eller CSV-fil. När du är klar med att ange fält, tryck på Lämna knappen ligger längst ner i fönstret.
För att lägga till kontakter i ContactManager, se till vänster i ContactManager-fönstret mot sidofältet. Härifrån klickar du på knappen Kontakter och tittar längst upp till höger på skärmen. Klicka på knappen märkt Lägg till kontakt.
Nu ser du mot mitten av skärmen där du hittar två alternativ för att lägga till kontakter till ContactManager: Facebook och gör det själv. Om du väljer Facebook, blir du uppmanad att verifiera ditt Facebook-konto med ContactManager.
Lägga till en kontakt från Facebook i Zoho ContactManager.När du är autentiserad kan du använda textrutan som ligger mitt i fönstret för att söka efter namn och e-postadresser till Facebook-användare. För att lägga till en användare i din ContactManager-kontaktbok klickar du på personens konto i rullgardinsmenyn när du söker. Då kommer du till kontaktens sida i din ContactManager adressbok. ContactManager drar in så mycket information om den valda kontakten som möjligt från Facebook, men du kan behöva redigera den här informationen genom att klicka i textrutorna under din kontakt namn och skriva in ytterligare information. När du är klar med att lägga till information klickar du på Spara knappen ligger längst ner på sidan.
Lägga till en kontakt manuellt i ContactManager.Om du föredrar att lägga till kontakter i ContactManager manuellt väljer du Göra det själv alternativ och titta mot mitten av menyn. Härifrån kan du ange kontaktuppgifter för din nya kontakt. Dessutom kan du också lägga till taggar för enklare organisation inom ContactManager. Till exempel, om du anlitar flera frilansare, kan det vara värt att märka dem som "frilans" för enklare sökning. När du är färdig lägger du till kontaktinformation och taggning genom att trycka på Spara knappen som ligger längst ner i fönstret.
Nu när du har lagt till några kontakter i ditt ContactManager-konto kan du visa dem på ett av två sätt: genom sökning eller i listvy. Att använda sökalternativet är ganska enkelt: titta mot övre högra hörnet på skärmen i sökrutan. Klicka i den här rutan och skriv in namnet på kontakten du vill visa och klicka på deras namn i rullgardinsmenyn för att visa deras info. Det är lika enkelt som det. Du kan också söka efter tagg, e-post eller något annat som har lagts till i din kontakt.
Om du vill se dina kontakter i en listavisning tittar du till höger om ContactManager-fönstret och klickar på Kontakter knappen från sidofältet. Titta mot mitten av kontaktfönstret där du hittar alla dina tillagda kontakter i en lista.
Om du har ett stort antal kontakter kan du visa dem alla på en lista på lite sätt. Det här är taggar som är till nytta. Du kan se alla dina ContactManager-taggar i nedre högra hörnet på sidan Kontakter. Om du vill visa alla kontakter inom en tagg klickar du på taggen.
Visa kontakter per företag. Du kan också se dina kontakter sorterade av arbetsgivare också. För att göra detta klickar du på Företag fliken som ligger mot vänster sidofält. Härifrån ser du en lista över alla företag som finns i dina kontakter. Om du vill visa alla dina kontakter från ett visst företag klickar du på företagets namn för att se en lista över dem.
När du är inne på ett företags sida kan du även se alla erbjudanden och uppgifter som företaget är kopplat till. För att göra detta klickar du på handla eller uppgift knappen ligger mitt i företagets sida. Dessutom kan du lägga till kommentarer på en företagsida genom att klicka på kommentarer flik.
Du kan inte bara använda ContactManager för att hålla reda på dina kontakter, men du kan också använda den för att hålla reda på affärsaffärer också. För att komma åt denna funktionalitet klickar du på Erbjudanden fliken från sidofältet. Mot mitten av sidan ser du ett tomt avtalfält. Om du vill lägga till en överenskommelse i ditt ContactManager-konto fyller du i den här informationen.
Lägga till en ny affär i Zoho ContactManager. När du fyller i din affär kan du associera den här affären med kontakter i ditt ContactManager-konto med hjälp av Associera med fält. I det här fältet skriver du in kontaktens namn och väljer deras kontakt i rullgardinsmenyn.
Slutligen kan du märka avtalet via etiketttextrutan längst ner på sidan. När du är färdig att fylla i din affärsinformation, spara den genom att klicka på Spara knappen ligger under taggtextrutan.
ContactManager är också ett bra sätt att hålla ditt team uppdaterat med olika uppgifter som kan gå runt på kontoret. För att skapa en uppgift, klicka på knappen Uppgift på sidofältet och titta mot mitten av fönstret. Precis som med erbjudanden fyller du i information om din uppgift och tilldelar den till en kontakt eller ett företag.
Om du tittar längst upp i sidans sidor på ContactManager ser du ett alternativ som är märkt Hem. Med det här alternativet kan ContactManager-användare visa en kontinuerlig ström av all aktivitet som pågår i sitt ContactManager-konto. Om en till exempel en ny kontakt läggs till visas den i det här flödet, även om kontakten skapades av en annan anställd.
Dessutom kan du snabbt och enkelt skicka meddelanden, skapa erbjudanden eller skapa uppgifter inom hemmenyn också. För att göra detta, se upp till toppen av sidan där du hittar tre knappar: Status, Lägg till överenskommelse och Lägg till uppgift. Klicka på en av dessa knappar för att utföra sin respektive uppgift direkt från hemmenyn.
Skickar en status till ContactManager.Om du skapar en ny status från ContactManager kan du bifoga filer till din uppdatering av dra och släppa dem på statusen, och du kan översticka statusen till Facebook genom att klicka på Facebook knappen ligger längst ner i statusuppdaterings textrutan. När du är redo att publicera din statusuppdatering, klicka på Dela med sig knappen ligger längst ned till höger i statusuppdateringsrutan.
Ditt team är nu redo att använda ContactManager för att samarbeta och hålla dig uppdaterad om de senaste erbjudandenen, kontakterna och uppgifterna. Det blir lättare än någonsin att veta vem som är vem, och du sparar tid från att söka igenom gamla e-postmeddelanden och anteckningar varje gång du måste ringa en kund.
Om du har ett annat CRM-verktyg, eller behöver hjälp med att komma igång med ContactManager, var god och låt oss veta i kommentarerna nedan. Och var noga med att kolla resten av Zohos verktyg. de är bra webbapps som är lite kända men kan täcka de flesta av de behov som ditt företag kan ha.
Accentsconagua