Share
I en tidigare artikel-Vad är Digital Asset Management och Varför behöver du det? -Jag tittade på rollen fotografierna spelar i våra liv, varför vi behöver spara dem och hur digital tillgångsförvaltning hjälper oss att göra det. I den här artikeln tar vi en titt på hur digitala kapitalhanteringssystem är strukturerat, utforska skillnaderna mellan bibliotek och arkiv i digital asset management och profilera befintliga arkiv som används idag.
Digital asset management startar när du trycker på slutaren och slutar endast när tillgången kasseras, om den någonsin kasseras. Digitala förvaltningssystem, inklusive bibliotek och arkiv, kan sättas upp på olika sätt för att tjäna olika prioriteringar, men i alla fall arbetar samma nyckeluppgifter och funktioner tillsammans för att skapa ett effektivt system som hanterar tillgångar från början till slut. Samtliga digitala kapitalförvaltningssystem har samma tre huvudfunktioner: urval, bevarande och tillgång.
"Vi är vad vi samlar in; vi samlar vad vi är. "-Elisabeth Kaplan, arkivist på George Washington University
Vi väljer vad vi vill spara. Vi kan inte rädda våra hela liv, så vi väljer stunder, fotografier och videor vi kan och kommer att spara. Vid urvalsprocessen sätter vi några bilder från varandra och ger dem särskild betydelse. Vi sammanställer våra versioner av historier som vi väljer att komma ihåg dem och som vi vill att andra ska se dem.
I ett digitalt kapitalförvaltningssystem använder vi tre processer för att hjälpa oss att sortera och rangordna våra digitala bilder:
En digital asset management kan byggas med hjälp av filstrukturen i en dators operativsystem.Vi måste behålla det vi väljer att hålla, hålla det säkert mot eld, vatten, stöld och tidens ödmjukhet. I den digitala världen måste vi också hålla våra bilder säkra mot oavsiktlig borttagning, filkorruption och föryngring. I digital asset management innebär konservering överväganden av hårdvara, media och format:
En samling bilder är endast relevant om vi kan komma åt bilderna. Namngivning och sortering av bilder är de första övervägandena för att identifiera bilder, spåra deras platser och hjälpa oss att hitta bilden eller bilderna vi söker. De flesta digitala tillgångssamlingar är dock för stora för att endast förlita sig på namngivning och sortering för att hjälpa oss att få tillgång till vad vi behöver, så vi använder också en kontrollerad ordlistor för att tagga bilder med att klassificera information och beskrivningar.
Konsistens och succession är också kritiska överväganden för att upprätthålla ett tillgängligt arkiv. För att ett katalogiseringssystem ska lyckas måste strukturen, namnen och taggarna standardiseras och användas. En ytterligare fördel med att använda standarder är att andra kan bidra till eller komma åt arkivet efter behov. Att lära andra att komma åt systemet skyddar arvets arv. om bara en person förstår hur bilderna hanteras går kunskapen om tillgångarna med personen.
Varje digitalt kapitalhanteringssystem beror på ett arkiv av något slag. Ett arkiv är både den samling av material vi sparar och platsen där materialen hålls. I världen av digital fotografi och video är ett arkiv samlingen av digitala bilder och videoklipp som vi har valt, lagrade på ett annat medium än det som används som en del av den viktigaste digitala processen.
Ett välstrukturerat och underhållet arkiv har följande egenskaper:
Att spara något annat i arkivet är slöseri med resurser och gör arkivet svårt att navigera och använda.
Strukturering och organisering av ett arkiv omfattar endast några komponenter som namnger konventioner, filstruktur, nyckelord och versionskontroll, men de komponenterna måste användas och användas konsekvent för att arkivet ska fungera.
Tack och lov minskar kostnaderna för att lagra digitala tillgångar och lagringsmedia tar mindre plats än de brukade. Ändå är det frestande och lätt att sammanfoga arbets- och arkivkopior av bilder och behålla dem som en och samma. Men det är de inte. Det är också enkelt att förvirra arkiv och säkerhetskopior. Ett arkiv är inte en säkerhetskopia, men du säkerhetskopierar ett arkiv.
Ett arkiv kan bibehållas bortsett från arbetssystemet, men för att vara effektivt måste ett arkiv vara en del av det digitala kapitalförvaltningssystemet du bygger.
Om ett arkiv är kärnan i digital kapitalförvaltning är ett arbetsbibliotek cirkulationssystemet. Arbetsbibliotek och arkiv är anslutna och samarbeta, men de är olika saker. Arkiv är för bevarande; bibliotek är för användning.
Ett arbetsbibliotek är där vi samlar in och hanterar digitala bilder. Vi cirkulerar ofta bilder in och ut ur ett bibliotek - till andra program för redigering, till kunder för granskning, till en tredje part för utskrift, och så vidare. Det är också vanligt att ha flera kopior av bilder i biblioteket. Till exempel kan en kopia vara vattenmärkt för webbanvändning, och en annan kopia kan skärpas för utskrift. Ett arbetsbibliotek har sannolikt också bilder vi inte anser vara värdefulla på lång sikt.
Trots dessa skillnader kan vi - och bör hantera arbetsbibliotek med en del av samma vård som vi tar med till arkiv.
Följande tabell beskriver de olika funktionerna i arkiv och bibliotek:
| Arkiv | bibliotek |
|---|---|
| Arkiv innehåller primära eller ursprungliga filer - unika filer som inte kan ersättas. | Det kan finnas andra kopior av filerna i ett bibliotek, var och en med olika egenskaper (färdig storlek, till exempel), men alla kopior är derivat av ett original. Förlorade eller skadade filer kan bytas ut. |
| Arkiverade bilder håller varaktigt värde. | Bilder i ett bibliotek kan inneha varaktigt värde eller bara ha värde för ett visst ändamål eller tidsperiod. |
| Bildfiler cirkulerar inte in och ut ur ett arkiv. Om arkiverade filer behövs görs kopior för användning. | Filer cirkulerar in och ut och runt ett bibliotek; till exempel till andra program för redigering, till kunder för granskning, eller till en upphandlad myndighet för utskrift eller användning i annat material. |
| Ett arkiv är strukturerat och filerna är organiserade med ett tydligt, förståeligt och konsekvent system. | En biblioteksstruktur är organiserad men filerna håller på att organiseras. till exempel namngiven, sorterad, rankad och nyckelord. |
| Lagringsstrukturen som används för ett arkiv är mycket pålitlig men är sannolikt inte bärbar eller snabb. | Bibliotekslagring är uppbyggd för snabb och enkel, frekvent åtkomst. |
| Arkiv säkerhetskopieras med ett kostnadseffektivt alternativ och uppdateras bara så ofta som arkivet ändras. | Säkerhetskopiering måste vara ett löpande och tillförlitligt system för duplicering av biblioteket. Bibliotekskopior uppdateras löpande. |
Alla digitala kapitalförvaltningssystem kommer att ha någon version av ett bibliotek och arkiv, som fungerar med den gemensamma uppsättningen principer som vi har diskuterat. Dessa principer kan emellertid tillämpas på olika sätt för att strukturera ett digitalt kapitalförvaltningssystem som passar användarens behov. Ett system kan vara så enkelt och litet som bildhanteringssystemet på en smartphone i kombination med en online arkiveringstjänst. Ett annat system kan vara lika stort och komplext som något av de nationella arkiven.
För att få en känsla för några av de olika möjliga variationerna i digital kapitalförvaltning har jag undersökt typer av arkiv som används idag. Vi kommer att titta närmare på enskilda arkiv i framtida artiklar, men för en snabb introduktion får du en viss känsla av sorten i digital kapitalförvaltning.
Regeringar och offentliga institutioner upprätthåller offentliga arkiv. Nationella arkiv - ibland kallade bibliotek - agera som public record keepers. De fångar, bevarar och gör tillgängliga dokument och material skapade av regeringens verksamhet. Detta inkluderar material om individer, såsom födelsebevis eller militära journaler, och material om en regering, såsom en konstitution eller stadga.
Ett nationellt arkiv innehåller också material från en regeringens verksamhet. Detta kan omfatta korrespondens, stadgar, manuskript, parlamentariska förfaranden, vitbok och mycket mer. Materialen skulle också innehålla dokument från domstolar och en rad nationella organ. Nationalarkivet, Storbritannien, till exempel, hävdar att man har register över släktforskning, medeltida skatt, straffprov, utländska historia och till och med UFO-observationer.
Från 1999 till 2001 firade amerikanska nationalarkivet årtusendet med Picturing the Century, en utställning av fotografier som firar 100 års amerikanskt liv. Fotografierna drogs från över 8 miljoner bilder som arkiverna innehöll. Fotografi av George W. Ackerman, "Bonde läser sin gårdspapper", 1931. (Bild publicerad av National Archives, Item 33-SC-15754c.)Ett nationellt arkiv kan innehålla material som produceras av individer av nationell betydelse och material om en nation som produceras av individer. Till exempel installerade Australiens nationalarkiv en utställning av föremål och dokument som tillhör Stanley Melbourne Price, som anses vara en visionär för australiensisk internationell statsstad. Bibliotek och Arkiv Kanada har en stor samling porträtt tagna av Yousuf Karsh. Dessa fotografier började i Karshs privata arkiv men förvärvades av Bibliotek och Arkiv Kanada, eftersom ämnena fotograferade - statschefer, forskare och artister, till exempel - var offentliga figurer som påverkat kanadensiska samhället. Samlingen har också offentligt värde på grund av den påverkan som Karshs karriär hade på fotografering nationellt och internationellt.
Ett intressant projekt som genomförs av Förenade kungarikets arkiv innebär att man katalogiserar och gör krigsdagböcker tillgängliga från första världskriget. Projektet gör informationen tillgänglig för allmänheten, så att de har en bättre känsla av de realiteter som trupperna står inför. Samtidigt söker projektet offentligt stöd för att identifiera några av de personer och händelser som nämns i dagböckerna och visa på fotografier.
Innehållet i alla dessa arkiv, inklusive bilder, är relevant för vem vi är som samhälle. Vidare antas det att den genomsnittliga personen har rätt att veta vad som finns i arkivet och kunna komma åt det. Arkiverna regleras och underhålls därför av offentliga institutioner med prioritet för att garantera öppenhet och tillgång.
Museer är offentliga eller privata enheter som underhåller arkiv för att fånga, bevara och göra tillgänglig information om institutionen och dess innehav. Arkivister väljer material som dokumenterar institutionens mål och aktiviteter. Eftersom museets syfte är att samla in och tolka konstnärlig, kulturell eller vetenskaplig betydelse, innehåller museets arkiv material med långsiktigt värde för social och historisk forskning eller institutionell ansvarlighet. Ett museum behåller arkiv med prioritet för långsiktigt bevarande och utbildning.
Smithsonian Institution Archives är ett intressant exempel på ett museumsarkiv eftersom arkivet innehåller material som dokumenterar institutionens arbete, vilket innefattar att utveckla kunskap om arkivering och bevarande. Smithsonian etablerar arkiv- och bevarandepraxis som blir standarder för rekordhantering. Som ett resultat har Smithsonians arkivister och arkiv blivit informationsresurser för andra arkiv. En av institutionens projekt innebär att digitalisera och arkivera cirka 3 miljoner bilder, vilket innebär att Smithsonian också ställer in arkivstandarder inom digital kapitalförvaltning.
Smithsonian är en modell för arkivutveckling. Old Archives Area, fjärde våningen, Smithsonian Institution Building, foto 1 av 11 (februari 1970) från Smithsonian Institution Archives (SIA2011-1082 och SA-800).
Nya arkiv. Samlingslagring för Smithsonian Archives i Capital Gallery (2008) från Smithsonian Institution Archives (SIA-1024x76)Andra icke-statliga och ideella sociala organisationer har också material som är av socialt och historiskt värde för allmänheten. Amnesty International, till exempel, arkiverar brev, fotografier och organisationsrekord som produceras och samlas in av grupper som arbetar med olika människorättsfrågor. Dessa material visar organisationens ansvarighet och ger social och politisk information kritisk för att förstå nationella och internationella frågor.
Människorättsorganisationens vittne är ett annat exempel på en social organisation som arkiverar social och politisk information, men som Smithsonian sätter också standarder för insamling och arkivering av informationen. Där Smithsonian arbetar med stillbilder arbetar Witness med video. En av organisationens mål är att förespråka för ljudmedia, policy och tekniska standarder för att säkerställa att video är ett livskraftigt bevismaterial.
Privata arkiv är de som underhålls av företag, organisationer och individer. Arkiverna kan vara små eller stora, men i alla fall är tillgången till arkiven begränsad till de som är auktoriserade av arkivets ägare eller chef. Privata arkiv har ofta, men inte alltid, ett specialiserat syfte. De upprätthålls i ett system med en struktur som tar hänsyn till ägarens individuella behov i arkivet.
Mary Evans Picture Library är ett intressant exempel på ett privat arkiv. Startade av Mary Evans och hennes man Hilary, 1964, samlar biblioteket historiska bilder och illustrationer - skapade av "vanliga" konstnärer som inte representeras i konstgallerier och museer. Biblioteket gör dessa bilder tillgängliga med licens för kommersiell användning. Biblioteket har en massiv digitaliserad samling: cirka en halv miljon bilder på nätet, med cirka 500 nya bilder tillagda varje vecka. Biblioteket representerar också ett antal mindre, privata, vinstdrivande bibliotek.
Det kan också hända att privata material eller material som hålls i ett privat arkiv håller allmänintresset. Ett sådant arkiv - ett annat intressant exempel på ett privat arkiv - är etablerat i Italien av Saverio Tutino. Tutino samlade in memoarer, brev, dagböcker och anteckningar skrivna av arbetarna, bönderna och det gemensamma folket i Italien och gjorde samlingen tillgänglig för allmänheten. Arkivet har blivit så känt att sitt hem, Pieve Santo Stefano, nu är känt som dagstidningens stad. Italienarna fortsätter att donera sina material till arkivet, och arkivet har blivit en rik resurs för information till artister, romanförfattare och dramatiker.
Det finns naturligtvis också vanliga arkiv i den privata sektorn. Du kan hitta några kommersiella arkiv där du förväntar dig att hitta dem. till exempel i ett pressarkiv. Den kanadensiska Press Images Archive erbjuder arbete skapat av photojournalists med kanadensiska pressen och andra fotobyråer. Förutom att tillhandahålla nyhetsfoton för kommersiell användning, är det kanadensiska Press Images Archive en resurs för kändisporträtt och fotografier.
Det sista arkivet jag vill presentera i denna artikel är Flickrs projekt, The Commons. Commons uppdrag är att katalogisera fotografier som finns i offentliga fotografiska arkiv för att öka allmänhetens tillgång till dessa samlingar. Projektet startades med Kongressbiblioteket 2008 och har sedan dess vuxit till att omfatta över 100 deltagande institutioner.
Allmänheten uppmanas att bidra till projektet genom att ge information och kunskaper om bilderna. Eftersom målet är att samla in så mycket information som möjligt kan varje Flickr-medlem lägga till taggar eller kommentarer till en bild. Det finns inget kontrollerat nyckelord ordförråd snarare, Flickr lämnar det till sunt förnuft, förmanande medlemmar, "Om du är en dork om det, skäm på dig. Detta är för mänsklighetens bästa, kille! "
Digitala förvaltningssystem kan vara stora eller små, enkla eller komplexa. De kan byggas på försökta och sanna system eller utvecklas som toppmoderna modeller. Men alla digitala kapitalförvaltningssystem är byggda för att ge tre funktioner: urval, bevarande och åtkomst. Och alla digitala tillgångshanteringssystem kommer att ha en arkiveringsprocess för att bevara ursprungliga, värdefulla bilder och någon form av bibliotek för att hantera bilder som används och cirkuleras.
Det bästa digitala kapitalförvaltningssystemet du kan bygga kommer att bygga på resurser som tillgodoser dina behov, mål och intressen.
Accentsconagua