Share
Om det finns en sak i hjärtat av allt Tuts + gör det, är det folk. Vi har för närvarande tio redaktörer och kursproducenter som i sin tur lagar en pool av chefer, kopioreditors, assistenter och analytiker. Några av dessa redaktörer arbetar med så många som hundra olika instruktörer i ett visst år och från alla hörn av världen. När du börjar multiplicera dessa nummer tillsammans, motsvarar den en mycket stor grupp människor, alla arbetar tillsammans för att skapa handledningar och kurser som är konsekventa i tillvägagångssätt och kvalitet. I koncept är det ganska enkelt. I utförande är det ingen liten prestation.
Vi använder ett antal kommunikations- och projekthanteringsverktyg på Tuts +, men vi har nyligen utarbetat ett nytt och väldigt specifikt arbetsflöde för planering, idrifttagning och revidering av innehållet. Målet att göra livet bättre för alla som är involverade i Tuts + redaktionella sida, så att vi kan göra ännu mer bra saker för dig att lära dig.
Vårt redaktionella team är nästan helt avlägset (från HQ i Melbourne), spridda över hela världen i olika tidszoner. Friheten att välja när och hur man arbetar är inbyggt i jobbet. Det är en stor fördel och är en stor del av varför jobbar för Tuts + är så bra. Men eftersom laget växte och diversifierades genom åren, blev arbetsflödena mer och mer olikartade och sålunda gjorde slutprodukten. Det blev uppenbart att om vi ville ha en mer konsekvent och enhetlig innehållsstrategi, behövde vi börja fungera mer som ett lag.
När behovet av förändring blev erkänt spenderade vi månader att försöka hitta en balans mellan autonomi och konsistens. Sedan dess har vi uppdaterat våra processer och riktlinjer över hela linjen och helt omarbetat hur vi närmar oss innehållsplanering och skapande. En viktig del av denna process var en djupgående granskning och omdefiniering av vårt redaktionella arbetsflöde.
Det blev uppenbart att om vi ville få alla på samma sida och ge större öppenhet för arbetsplanerna för innehållsplanering i hela vårt team, skulle vi behöva implementera ett enhetligt arbetsflöde över alla ämnen och kategorier.
Inom det hela kommer det här tillvägagångssättet med några höga mål. För att vara riktigt användbar, skulle det behöva spåra statusen för varje enskild handledning och kurs publicerad över nätverket, samtidigt som den fungerar som en viktig dokumentationsprocess för de viktigaste kommunikationspunkterna bakom varje enskild innehållsdel. En hel del konversation och beslutsfattande mellan redaktörer och instruktörer går in i allt vi publicerar, och det är viktigt att dra så mycket av denna kommunikation ut av privat e-post som möjligt, så att andra lagmedlemmar kan vara inblandade.
Med en sådan mängd projekthantering, samarbete och redaktionella applikationer som finns tillgängliga idag, var det svårare att välja en plattform för att ta vårt lag vidare än vad du skulle föreställa dig.
Det bästa rådet i denna situation är: glöm programvaran. I stället för att leta efter verktyg för att basera det nya arbetsflödet, byggde vi istället arbetsflödet oberoende av vilken applikation som helst, och tittade sedan omkring för att se vad som passar.
Vid detta tillfälle var det nödvändigt att destillera de universella aspekterna av den redaktionella processen ner i klara steg. Varje Tuts + Editor har sina egna föredragna metoder och arbetsflöden. Vi var tvungna att fråga oss: vilka steg gör en handledning eller kurs typiskt ta genom sin resa från befruktning till färdigställande?
Så småningom kom vi fram till ett enkelt diagram som skisserade hela processen. Oavsett hur personlig och unik vilken redaktörs arbetsflöde var, är oddsen det inkluderade dessa grundläggande steg.
Beväpnad med en tydlig förståelse för exakt hur systemet skulle fungera, kunde vi nu fortsätta att hitta ett verktyg för att underlätta processen.
Samarbetande skrivprogram var ute (vi har redan ett CMS). Vi behövde ett kommunikationsverktyg, inte ett skrivverktyg. Skalbarhet och flexibilitet var dock viktiga. Om vi skulle lägga till över hundra instruktörer, alla arbetar självständigt och har konversationer med deras redaktör, skulle innehållet göra appen svår att använda?
Efter att ha tillämpat dessa idéer och höll det önskade arbetsflödet, stod en app som den klara vinnaren.
Strax tillbaka när vi började förbättra vår redaktionella process såg vi på Trello men avskedade det snabbt på grund av dess förenklade inställning. Ju mer vi jämförde med diagrammet, desto mer var det meningsfullt att varje enskild del av innehållet rör sig horisontellt, fram och tillbaka genom arbetsflödet. Om varje handledning var ett kort och varje steg i processen var en lista kunde deltagarna enkelt dra handledning från ett steg till ett annat och spåra deras framsteg när de rörde sig genom systemet.
Det visar sig att Trello bara visas naiv. Under huven döljer det en riktigt imponerande funktionssats. Här är några av de organisatoriska funktioner som hjälper dig att skära igenom röran i Trello:
Liksom de flesta projekthanteringsverktyg kan Trello du tilldela specifika personer till en uppgift (så många som du vill) och tillämpa förfallodagar, som sedan tjänar till att utlösa påminnelser och meddelanden.
Den visuella karaktären hos varje uppgift är en viktig aspekt av Trello. Tilldelade användares avatarer visas på kort, tillsammans med färgade etiketter för enkla referens- och bifogade miniatyrbilder för omedelbar identifiering. Brist på aktivitet på ett kort kommer att minska dess opacitet, så allt som inte får den uppmärksamhet det förtjänar kommer synligt att börja blekna. Det finns även ett färgblindigt vänligt läge som vid aktivering skiljer färgade områden genom att lägga till mönstrade bakgrunder.
Slutligen, och viktigare för oss, kan kortvolymen på en upptagen "bräda" snabbt tömmas genom att filtrera baserat på person, ämne, nyckelord och så vidare.
Kortfattat passar Trello mycket bra med vår önskade redaktionella process.
En viktig del av hela processen var att inse att det inte skulle finnas en enda applikation byggd för våra exakta behov.
Det viktigaste området som vi funnit sakna i Trello är möjligheten att underlätta gruppdiskussioner. I processer där gruppdiskussioner går i centrum är Basecamp en mycket bättre lösning som gör det mycket lättare att sparka och hålla reda på en gruppkonversation.
Som sagt, Trello odlar en känsla av gemenskap. Alla medlemmar i en styrelse, det vill säga redaktörer, chefer eller instruktörer, är upptagna att känna att de är välkomna att delta i någon uppgift eller konversation. Avatars sätter ansikten mot namn, diskussioner och lagslag bildas.
År 2013 fanns det ingen enda plats där vi snabbt och enkelt kunde ta pulsen på hela vår kropp av kommande innehåll. Det var inte heller ett snabbt sätt att lämna ut ett ämnesområde (inklusive allt in-progress-innehåll, alla relevanta instruktörer och framtida innehållsplaner) till en ny redaktör, tillfälligt eller permanent.
Nu har vi allt detta och mer, men genomförandet av vårt nya arbetsflöde var definitivt en inlärningskurva. Här är några av de viktigaste lektionerna vi kom över längs vägen:
Accentsconagua