Så här säkerhetskopierar du alla dina Gmail-e-postmeddelanden (fullständig guide)

Det har aldrig varit viktigare att säkerhetskopiera Gmail-e-postmeddelanden. Med hackare letar du efter svagheter i kontot, kan det hända att ditt e-postkonto kan äventyras. Meddelanden kan gå vilse. Du kan till och med förlora åtkomst till ditt Gmail-konto. Om det händer, vill du ha en bra Gmail-säkerhetskopiering.

Många av oss håller företagsinformation i våra Gmail-e-postkonton. Att förlora den informationen kan vara ganska dyr. Därför är det viktigt att se till att data inte går förlorad.

Det finns flera sätt att säkerhetskopiera Gmail-e-postmeddelanden, men många Gmail-användare förstår inte vad de ska göra. I den här handledningen lär du dig att säkerhetskopiera Gmail. Vi förklarar hur du använder Google-säkerhetskopieringsverktyget (Google Takeout) för att säkerhetskopiera din Gmail. Vi diskuterar också några få Gmail-säkerhetskopieringsverktyg från tredje part.

Lära sig Nyttiga tips och strategier för e-post

Innan vi hanterar Gmail-säkerhetskopior, glöm inte att registrera dig för Tuts + Business nyhetsbrev och fånga oss gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är packad med inloggningsorganisationsstrategier och mördare tips för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.

1. Varför behöver du Gmail-säkerhetskopior

Din Gmail innehåller viktig företagsinformation. Kunder och framtida kunder använder det för att kontakta dig. Det kan till och med innehålla känslig projektinformation.

Men om dina e-postmeddelanden förlorades eller äventyras?

Sanningen är att e-postkonton och andra onlinekonton hackas in hela tiden. Nyheten är fylld med konton för dataöverträdelser och andra säkerhetsfel. Om någon annan hade tillgång till ditt e-postkonto är det möjligt att du kan förlora några av de viktiga affärskommunikation.

Medan du konfigurerar starka Gmail-lösenord kan du minska risken för att en hackare kommer in i ditt e-postmeddelande, inget system är idiotiskt. I värsta fall kan du till och med behöva ta bort ditt Gmail-konto om det äventyras. För anvisningar om hur du gör det följer du stegen i denna handledning:

Och det är naturligtvis ett användarfel. Ingen tycker om att tänka på det, men data försvinner ofta när en användare av misstag raderar ett Gmail-meddelande. Om du agerar snabbt kan du kanske återställa ett raderat meddelande. Men om någon tid har gått och du inte har något Gmail-backup-system på plats, kan du ha förlorat det meddelandet för alltid. För anvisningar om hur man hämtar bort borttagna Gmails, granska handledningen, Hämta dina borttagna (eller arkiverade) e-postmeddelanden i Gmail.

Med uppdaterade Gmail-säkerhetskopior kan du återställa dina förlorade e-postmeddelanden om någonting någonsin skulle hända med ditt Gmail-konto. Det finns flera metoder du kan använda för att säkerhetskopiera ditt Gmail-konto.

2. Hur säkerhetskopieras Gmail-mejl med Google Takeout

Google Takeout skapar en kopia av hela ditt Google-konto, inklusive din Gmail-data. För att använda det, här är vad du ska göra:

1. Börja med att skriva https://takeout.google.com/settings/takeout i webbläsarens Adress fält. Om du inte är inloggad på ditt Google-konto måste du logga in innan du kan använda verktyget. Om du är inloggad, Google Takeout skärmen visas:

Använda sig av Google Takeout för Gmail-säkerhetskopior

2. Använd rullningsfältet till höger på skärmen för att visa listan över data som du kan säkerhetskopiera med verktyget:

För att säkerhetskopiera ditt Gmail-konto, kontrollera att reglaget är till höger.

Du får se alla olika typer av data som du kan komma åt med ditt Google-konto.

3. Skjut Gmail-reglaget (till höger på skärmen) till höger för att säkerhetskopiera ditt Gmail-konto. Om du klickar på nedpilen till vänster om skjutreglaget expanderar skärmen och du kan ytterligare förfina vilka delar av Gmail du vill säkerhetskopiera: 

Säkerhetskopiera specifika Gmail-etiketter.

Välj ett av följande alternativ: 

• Klicka på växeln bredvid Ta med allt ditt mail att säkerhetskopiera all din Gmail.
• Klicka på växlingsknappen bredvid Välj etiketter för att få fram en skärm som låter dig välja vilka etiketter (mappar) du vill säkerhetskopiera. 

 4. När du har valt datatyper för säkerhetskopiering klickar du på Nästa knappen längst ned till vänster på skärmen. De Anpassa arkivformat skärmdisplayer:

Välj Gmail-säkerhetskopieringsformat.

Använd den här skärmen för att definiera följande egenskaper i ditt arkiv:

• Filtyp. Standardfilstypen för din arkivfil är .zip. Klicka på nedåtpilen för att välja .tgz-filtypen. (Den här filtypen kan vara svår för de flesta användare att öppna.)

• Arkivstorlek. Den maximala filarkivstorleken är 50 GB. Klicka på nedpilen för att välja en av följande filstorlekar: 1GB, 2GB, 4GB, 10GB, 50GB. 

• Leverans metod. Så här får du din arkiverad data. Klicka på nedåtpil för att välja mellan att ta emot en länk för nedladdning av e-post, en fil på Google Drive, en fil på Dropbox eller en fil på OneDrive.

Varning: Arkiv som är lagrade på Google Drive räknas mot Google-lagringskvoten. Om ditt arkiv är särskilt stort kan du välja ett annat sätt att ta emot det.

 5. När du är klar med att välja alternativen för arkivformat, klicka på Skapa arkiv knappen i nedre vänstra hörnet.

Du får se ett meddelande på nästa skärm som ditt arkiv håller på att förberedas. (Arkivprocessen är inte omedelbar.) När ditt arkiv är klart kommer du att bli underrättad om arkivets plats via e-post. Så här kan e-postmeddelandet se ut: 

Ett e-postmeddelande meddelar dig att din Gmail-säkerhetskopiering är klar för granskning.

Notera: Din e-post kan variera beroende på vilket leveransalternativ du valde.

6. Följ anvisningarna i e-postmeddelandet för att komma åt ditt Gmail-arkiv. (I exemplet ovan skulle jag klicka på Hämta arkiv knapp.)

3. Andra metoder för att skapa en Gmail-säkerhetskopiering

Medan Google Backup-verktyget är ganska rakt framåt måste du komma ihåg att skapa Gmail-arkivet. Ett mer automatiserat sätt att säkerhetskopiera ditt Gmail-e-postmeddelande är att använda en skrivbordsklient som Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) eller Apple Mail. 

Notera: I det här exemplet använder jag Outlook. Om din skrivbordsklient är annorlunda kan stegen du följer vara något annorlunda.

Ställ in din skrivarklient så att den hämtar meddelanden från Gmail till din dator via IMAP-protokollet. Så här gör du:  

Steg 1. Slå på din IMAP-åtkomst

1. Gå till Inställningar> Inställningar> Vidarebefordran och POP / IMAP i Gmail för att se till att IMAP är påslagen. Din skärm ska se ut så här:

Gå till Gmail inställningar att möjliggöra IMAP-åtkomst.

Om IMAP inte är aktiverat klickar du på Aktivera IMAP toggle.

2. Google anser att de flesta stationära e-postprogrammen är mindre säkra. Så måste du ändra säkerhetsinställningarna i ditt Google-konto så att det ger dig tillgång till skrivbordets e-postklient till ditt Gmail-konto. För att börja, gå till https://myaccount.google.com/. Du kommer att se Mitt konto skärm:

Använd Mitt konto skärm för att ge din skrivbords e-poståtkomst till dina Gmail-e-postmeddelanden.

3. Välj Appar med kontoåtkomst. De Inloggning och säkerhet skärmen visas. Bläddra ner på Inloggning och säkerhet skärm till Tillåt mindre säkra appar: alternativ:

Google anser att de flesta andra e-postsystem är mindre säkra. Du måste glida reglaget till höger.

Skjut växeln till höger så att skrivbordet e-postklienten kan komma åt ditt Gmail-konto.

Steg 2. Lägg till ditt Gmail-konto till din e-postklient för skrivbordet

Ditt nästa steg är att lägga till ditt Gmail-konto i din e-postklient för skrivbordet. Den exakta processen du använder för att göra detta varierar beroende på skrivbordets e-postklient.

1. För MS-Outlook, klicka på Fil. När Kontoinformation skärmen visas, Klicka på Lägg till konto knapp:

Klicka på Lägg till konto knappen för att ge Outlook tillgång till dina Gmail-meddelanden.

2. Du uppmanas att ange Gmail-kontot och lösenordet som du vill lägga till i Outlook. Skriv informationen och klicka på Ansluta knapp. Följande meddelande visas:

Du har gett Outlook åtkomst till dina Gmail-meddelanden.

3. Klicka på ok för att slutföra anslutningen av ditt Gmail-konto till ditt skrivarkonto. Dina konton är anslutna. 

Du får ett e-postmeddelande med ämnesraden: Microsoft Outlook Test Message i din Outlook-inkorg. I din Gmail-inkorg får du samma meddelande. 

Från och med denna tidpunkt skickas meddelanden som skickas till din Gmail-adress också till MS Outlook. Även om du skulle förlora åtkomst till ditt Gmail-konto, kan du fortfarande få åtkomst till dina Gmail-meddelanden via Outlook. Kom ihåg om du tar bort ett meddelande från ditt Gmail-konto, kommer det också att tas bort från din Outlook-inkorg.

Varning: Filter och andra organisatoriska verktyg som du har applicerat i din Gmail-inkorg, kanske inte vidarebefordras till ditt skrivbords e-postsystem. 

4. Gmail-säkerhetskopieringsverktyg från tredje part

En annan metod för att säkerhetskopiera dina Gmail-meddelanden är att använda ett tredjeparts backupverktyg. Här är fyra populära alternativ:

1. UpSafe

UpSafe Gmail backup verktyg är gratis och lätt att använda. 

UpSafe är en gratis och lättanvänd Windows Gmail-säkerhetskopiering som gör att du snabbt kan säkerhetskopiera dina Gmail-filer på hårddisken. En bra säkerhetsfunktion för det här verktyget är att appen aldrig har tillgång till dina inloggningsuppgifter för Google. Säkerhetskopieringar är dock inte automatiska. Så du måste komma ihåg att säkerhetskopiera ditt Gmail-konto regelbundet.

2. Gmvault Backup

Gmvault-säkerhetskopieringsverktyget fungerar på ett stort antal plattformar.

Använd GMvault på Windows, Mac, OSX eller Linux-maskiner. Med den här populära open source-appen kan du schemalägga säkerhetskopior automatiskt, vilket är bra eftersom du inte behöver oroa dig för att glömma att säkerhetskopiera din Gmail. Det är också ett bra verktyg för att flytta e-post från ett konto till ett annat. Det är kommandoradsbaserat, vilket innebär att det inte finns något grafiskt gränssnitt. Men du kan uppnå mycket genom att lära dig några enkla kommandon.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail-verktyget erbjuder molnbaserade backupfunktioner.

Spinbackup kombinerar molnbaserade backupfunktioner och cybersecurity-funktioner i ett enda paket. Om ditt företag behöver båda alternativen, kan det här enskilda verktyget vara ett bra val. Det låter dig konfigurera automatiska säkerhetskopior av inte bara dina Gmail-meddelanden, men alla data på din Google Drive, inklusive dina kontakter och din kalender. Prissättningen varierar beroende på dina behov och antalet användare.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools är specialiserat på säkerhetskopiering och dataåterställning.

SysTools erbjuder ett brett utbud av säkerhetskopieringsverktyg och dataåterställningstjänster, inklusive funktioner för säkerhetskopiering av moln för Gmail och Google Apps. Både en Windows och Mac-version av Gmail Backup-verktyget är tillgängligt. Beroende på vilket operativsystem du använder kan dina meddelanden sparas i olika format. Du kan också använda ett filter för att välja vilka meddelanden som säkerhetskopieras.

5. Gör Gmail Backups en del av ditt arbetsflöde

Att förlora Gmail-meddelanden kan vara dyrt. Dina Gmail-säkerhetskopior bör vara en vanlig del av ditt arbetsflöde. Här följer några bästa metoder i Gmail Backup som hjälper dig att vägleda dig:

1. Fortsätt att följa bra Gmail-säkerhetsrutiner. När du har ett Gmail-backup-system på plats kan du se till att du inte förlorar viktiga e-postmeddelanden, men målet är fortfarande att ditt konto ska vara så säkert som möjligt. Se till att de Gmail-lösenord du använder är säkra och utnyttja andra Gmail-säkerhetsåtgärder.
2. Automatisk säkerhetskopiering jämfört med manuell säkerhetskopiering. Medan vissa säkerhetskopieringsverktyg i Gmail tillåter dig att schemalägga en vanlig automatisk säkerhetskopiering, gör andra inte. Beroende på vilken e-postadress du får får din backupfrekvens variera. Ju fler meddelanden du får, desto oftare behöver du säkerhetskopiera Gmail. Förstå det backup-system du använder. Om ditt verktyg inte tillåter dig att schemalägga rutinmässiga säkerhetskopior, lägg till en vanlig tid för att säkerhetskopiera dina Gmail-meddelanden manuellt.
3. Kontrollera regelbundna säkerhetskopieringsfiler. Även om ditt säkerhetskopieringsverktyg körs automatiskt, bör du fortfarande granska dina säkerhetskopieringsfiler från tid till annan för att försäkra dig om att verktyget körs korrekt. Om du märker att säkerhetskopieringsfilerna inte finns eller om säkerhetskopieringsfilerna är 0 byte i storlek, läs din säkerhetskopieringsdokumentation eller kontakta supportgruppen för säkerhetskopiering för att lösa problemet.
4. Övervaka ditt lagringsutrymme för säkerhetskopiering. Var medveten om hur mycket lagringsutrymme du har för dina säkerhetskopieringsmappar. Om du är nära att överskrida din lagringsgräns, överväg att lagra äldre backupfiler på en annan plats eller ta bort dem. (Varning: Om du tar bort äldre backupfiler kan du kanske inte återställa dem om du behöver dem senare.) 

Slutsats

Om du inte säkerhetskopierar Gmail-e-postmeddelanden regelbundet riskerar du att förlora din information. Nu när du vet hur du säkerhetskopierar Gmail kan du minska risken för dataförlust genom att säkerhetskopiera Gmail.

Använd de steg vi just har visat dig för att göra vanliga Gmail-säkerhetskopior.