Share
Om du äger ett företag vet du redan hur viktigt ditt Microsoft Outlook-e-postmeddelande är. De är hur du kommunicerar med kunder och de kan också vara hur du får order. Du vill säkerställa och säkerhetskopiera informationen i ditt MS Outlook-konto så att du inte förlorar någon viktig företagsinformation. Om du använder Microsoft Outlook för dina personliga behov, till exempel att kommunicera med vänner och familjemedlemmar eller för skolan, är dessa e-postmeddelanden viktiga också.
Många e-postanvändare, även affärsfolk, tänker inte på hur mycket information de faktiskt lagrar i sitt e-postsystem. De tänker inte på hur man sparar Outlook-e-postmeddelanden tills det är för sent och de har redan förlorat viss information.
Det behöver inte vara så för dig. Om du behöver lära dig hur du säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden, är denna handledning för dig. Du lär dig olika Outlook-säkerhetskopieringsmetoder, allt från hur du exporterar e-postmeddelanden från Outlook till hur du sparar ett e-postmeddelande i Outlook PST-format och mer. Vi diskuterar också hur du säkerhetskopierar andra MS Outlook-data, som kontaktinformation och mer. Slutligen lär du dig om några MS Outlook-tillägg som kan hjälpa dig att säkerhetskopiera Outlook-e-postmeddelanden.
Innan du går vidare för att lära dig hur du använder Microsoft Outlook, se till att ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Du kanske inte tänker på att säkerhetskopiera dina MS Outlook-e-postmeddelanden, men du borde. Vad händer om du förlorat åtkomst till ditt e-postkonto? All e-postinformation som lagrats i ditt konto skulle vara borta. Om du använder ditt Outlook-e-postkonto för företag, vill du inte att det ska hända
Vanligtvis förlorar folk tillgång till sina e-postkonton när de glömmer lösenordet. Självklart finns det vanligtvis några steg du kan ta för att få tillgång till ditt mail, men det kan vara tidskrävande.
Den andra anledningen till att människor tappar åtkomst till sina e-postkonton är att deras konto har hackats. Om ditt Outlook-e-postkonto hackats kan det vara svårt för dig att få åtkomst igen. Om detta händer och du har en aktuell Outlook-säkerhetskopia, åtminstone har du din e-postinformation som du säkerhetskopierade.
Glöm inte att säkerhetskopiera dina viktigaste e-postmeddelanden separat. Vissa e-postmeddelanden innehåller information som är avgörande för ditt företag: ett kontrakt, ett förslag eller en faktura. Du vill vidta extra åtgärder för att se till att du har en extra säkerhetskopia av alla e-postmeddelanden med viktiga affärsdokument eller diskussioner. Vi visar dig exakt hur du gör det i de steg som följer.
Lär dig hur du säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden snabbt med PST-filer i den här korta videon:
Nu när du har lärt dig vikten av att säkerhetskopiera din Outlook-e-postinformation är det dags att börja lära dig hur du gör det. I det här avsnittet visar jag sex metoder för att säkerhetskopiera ditt Microsoft Outlook-e-postmeddelande:
Det första sättet att säkerhetskopiera ditt MS Outlook-e-postmeddelande är att exportera e-postmeddelanden till Outlook PST-format. Innan vi lär oss hur du exporterar Outlook-information till det här formatet kanske du undrar: Vad är Outlook PST-filformat och hur skiljer det från ett Outlook OST-filformat?
En fil med en .pst-fil (PST-formatfil) är en informationsfil som används av Microsoft Outlook och Microsoft Exchange. Exempel på de typer av Outlook-e-postdata du kan spara till en PST-formatfil inkluderar:
Du kan komma åt en Outlook PST-fil från datorn eller servern där filen är sparad. Du kan också kopiera en PST-formatfil till en annan plats.
En PST-fil skiljer sig från en .ost-fil (OST-fil). Outlook OST-filformatet gör att du kan arbeta offline med en kopia av en fil som är lagrad på ditt Microsoft Exchange-konto. Filen synkroniseras när du går online igen.
Låt oss nu lära oss hur du skapar en backup Outlook PST-fil manuellt. Börja i din Outlook-inkorg och klicka på Fil flik. De Kontoinformation skärmen visas:
Det första steget att skapa en backup-e-postfil är att komma åt guiden Importera och exportera.Klicka på Öppna och exportera alternativ:
Välj alternativet Importera / Exportera.Klicka sedan på Import Export knapp. Systemet återgår till din inkorg och Importera och exportera guiden visar:
Guiden Importera och exportera ger dig en mängd olika import- och exportalternativ.Välj Exportera till en fil alternativet och klicka sedan på Nästa> knappen längst ner i guiden. Guiden uppmanar dig att välja en filtyp:
Välj Outlook PST-filformat.Välj den Outlook Data File (.pst) alternativ. Klicka på Nästa> knapp. Därefter uppmanas du att välja en Outlook-mapp som du vill exportera data från:
Välj Outlook-mappen som innehåller data som ska exporteras.Använd rullningsfältet för att flytta upp och ner för att se alla dina nuvarande Outlook-mappar. När du har valt en mapp klickar du på Nästa> knapp.
Notera: Du kan också välja att säkerhetskopiera Outlook-kontakter, kalenderinformation, anteckningar och uppgifter från den här prompten.
Välj var du vill spara din fil.I nästa fråga bläddrar du för att hitta en sökväg för att exportera Outlook-datafilen till. Eller du kan spara filen i standardvägen. Om du sparar filen i standardvägen måste du ange om du vill tillåta dubbla objekt. Du kan också ändra filnamnet på den här prompten, vilket är en bra ide, eftersom filnamnens standard är: backup.pst. Kom ihåg filnamnet och Outlook PST-filplatsen du valde så att du kan hitta din Outlook PST-fil senare.
När du har gjort dina val klickar du på Avsluta knappen längst ner på prompten. Du uppmanas att skapa ett lösenord. Detta är ett valfritt steg, men det kan vara viktigt om data som du säkerhetskopierar är känslig och måste skyddas.
När du har exporterat din valda mapp till en PST-fil kan du kontrollera om filen finns där genom att öppna mappen Utforskaren.
När du har skapat din backup-e-postfil kan du öppna Utforskaren och hitta Outlook-säkerhetskopieringsfilen du just gjort. Du kommer att känna igen det eftersom filen Typkommer vara Outlook Data File:
Gå till Outlook PST-filplatsen för att hitta den säkerhetskopieringsfil du skapade. I det här fallet, låt oss flytta några filer till en ny mapp som jag just skapat kallad Testning. När du har flyttat filen till en ny Outlook PST-filplats öppnar du Utforskaren för att se din säkerhetskopior av Outlook:
Säkerhetskopiera Outlook PST-filer kopieras till en ny plats.Det är bra att kunna skapa backupfiler, men de kommer inte att vara till stor hjälp för dig tills du kan öppna dem igen i ditt e-postkonto. För den här övningen har jag skapat en säkerhetskopierad e-postfil som heter XYZProject.pst använder mitt andra Outlook-e-postkonto. Jag kommer att öppna den filen från mitt e-postkonto i Outlook.
För att komma åt din säkerhetskopior av Outlook, starta från Outlook Kontoinformation skärm. Klick Öppna och exportera> Öppna Outlook-datafil.
Utforskaren öppnas till standardplatsen. Om du har sparat din Outlook-säkerhetskopieringsfil på annat håll måste du navigera till den plats där din backup-PST-fil är lagrad. För det här exemplet behöver jag navigera till Testning mapp jag skapade tidigare:
I det här exemplet finns Outlook PST-filens plats i testmappen.Klicka på filen och klicka sedan på Öppna. Systemet återgår till din inkorg.
Den återställda säkerhetskopieringsfilen visas längst ner på Navigeringsfönstret.I navigeringspanelen till vänster ser du en ny kategori längst ner på panelen, under arkiv: Outlook Data. Den här kategorin innehåller informationen från den säkerhetskopieringsmapp som du just öppnat. För att öppna filen och få tillgång till dina data, klicka på pilen till vänster om den. Eftersom mappen jag arkiverade var en undermapp av mina Inkorg mapp när jag arkiverade den, den strukturen bevarades. Jag måste också klicka på pilen till vänster om ordet Inkorg.
Nu kan du se den återställda mappen.Du kan nu öppna mappen för att se e-postmeddelandena inuti. Du kan också dra och släppa meddelandena till andra e-postmappar.
Ett snabbt och enkelt sätt att säkerhetskopiera ett enda e-postmeddelande är att dra det från din Outlook-inkorg till en Utforskaren mapp.
Börja med att öppna din Outlook-mapp som innehåller det meddelande du vill säkerhetskopiera. Öppna sedan Utforskaren till mappen där du vill lagra backup-e-postmeddelandet:
Du kan dra och släppa e-postmeddelanden för att flytta dem från Outlook till Utforskaren.Klicka på e-postmeddelandet och dra det in Utforskaren att skapa en säkerhetskopia e-post kopia:
Den säkerhetskopierade Outlook-filen som du skapade med dra och släpp är en Outlook-objektfil, inte en Outlook-datafil.Som du kan se, det e-postmeddelande vi kopierade in Utforskaren är nu i min mapp som en Outlook-objekt (inte en PST-fil). Om du dubbelklickar på objektet inifrån Utforskaren, Meddelandet öppnas i Outlook.
En annan metod för att säkerhetskopiera ett Outlook-meddelande är att spara e-postmeddelandet som en HTML- eller TXT-fil. Den här filen kan sedan lagras i molnet. Du kan till och med bifoga filen till ett e-postmeddelande, om du vill.
Börja med att öppna din Outlook-inkorg, klicka på det e-postmeddelande du vill säkerhetskopiera för att öppna det. I exemplet nedan backar jag ett mail om en faktura:
Här är Outlook-e-posten som säkerhetskopieras. Bilagan ska säkerhetskopieras separat. Notera: Fakturafästet säkerhetskopieras inte med den här metoden. För att säkerhetskopiera bilagan hämtar du den, gör en kopia och byter namn på kopian.
Klicka på Fil fliken längst upp på skärmen. Följande skärm visar:
Du kan spara en Outlook-e-post i HTML- eller TXT-format.Till vänster klickar du på Spara som alternativ. Utforskaren visas. Markera sökvägen där du vill lagra ditt säkerhetskopieringsmeddelande. Klicka på pilen till höger om längst ned på skärmen Spara som typ. Du får se följande rullgardinsmeny med filtypsalternativ:
I rullgardinsmenyn kan du välja vilken typ av fil du vill spara e-postmeddelandet som.Välj den filtyp du vill spara e-postmeddelandet i.
Om du har ett annat e-postkonto är det snabbt och enkelt att skapa en säkerhetskopia av ett e-postmeddelande genom att vidarebefordra det till din andra e-postadress. En fördel med denna metod är att bilagan också vidarebefordras.
Börja med att öppna Outlook-e-postmeddelandet som du vill säkerhetskopiera.
Du kan vidarebefordra ett Outlook-e-postmeddelande för att säkerhetskopiera det.Klicka på Framåt ikon i Band.
Välj ett e-postmeddelande för att vidarebefordra ditt meddelande till.Skriv en eller flera e-postadresser där du vill skicka säkerhetskopia-e-postkopian.
Om du har skärmdumpsprogram som är laddad på din dator kan du ta en skärmdump som säkerhetskopia för att visa att du har fått ett visst e-postmeddelande (och vad den emailen sa).
Den här metoden för säkerhetskopiering av e-post kan vara till stor hjälp när du arbetar med teknisk support om du vill referera till ett e-postmeddelande som du fått från dem.
Vi har gett dig många Outlook-säkerhetskopieringsmetoder. Men det finns också många programvaruverktyg som kan hjälpa dig med Outlook-säkerhetskopior. Här är en beskrivning av bara några av dem:
Oavsett om du är företagsägare eller företagare, är e-post ett viktigt kommunikationsverktyg. Det är viktigt att se till att dina e-postmeddelanden är så professionella som möjligt. Dessa handledning kan hjälpa till:
Om du behöver bli bättre på att använda MS Outlook, kolla in resten av våra praktiska Outlook Tutorials i serien: Vad är MS Outlook? (Pro Email Software Tool).
För att bättre hantera din e-postbrevlåda och behålla dina inkommande e-postmeddelanden, glöm inte att registrera dig för nyhetsbrevet Tuts + Business och ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Nu när du har lärt dig hur du skapar MS Outlook-säkerhetskopior, är du redo att konfigurera ditt system för att säkerhetskopiera dina Outlook-e-postmeddelanden. Du kommer att kunna komma åt dina data även om du förlorar åtkomst till ditt Outlook-konto. Så, vad hindrar dig från att skydda din Outlook-affärsinformation? Varför inte ställa in din Outlook-backup idag?
Accentsconagua