Share
Behöver du ditt jobb att skicka vanliga e-postmeddelanden, projektrapporter, förslag eller annan lång skriftlig kommunikation? Om så är fallet är du inte ensam. Skrivning är en stor del av många jobb. I själva verket söker 8 av 10 arbetsgivare enligt National Association of Colleges and Employers utkik efter skriftlig kommunikationsförmåga på kandidatens CV.
Bra skrivförmåga kan få dig att verka mer trovärdig. Ännu viktigare är att lära sig att bli en bättre författare kan hjälpa dig att vara effektivare på ditt jobb.
Att lära sig att skriva bättre kan öka din trovärdighet och hjälpa din karriär. (Bildkälla) Även om du inte är en professionell författare kan du lära dig hur du skriver bättre. I den här artikeln ger vi tio steg om hur du blir en bättre författare - oavsett vad du jobbar med.
För många icke-författare kan förfrågan att skriva något tycka överväldigande. Du kan till och med ha flashbacks till skolskrivningsuppdrag. Om du inte åtnjuter de här skoluppgifterna kanske du kanske känner dig lite rädd för att kunna skriva något för ditt jobb.
Men om du är organiserad kan du skriva ett professionellt dokument när du blir frågad. De flesta människor gillar inte att skriva eftersom de inte förstår hur man gör det bra. Men panik hjälper inte dig att slutföra din skriftliga uppgift.
Det finns sätt att bli en bättre författare. Som en annan arbetsrelaterad uppgift följer bra skrivning en process. I den här artikeln kommer jag att dela den processen med dig. Så om du har tilldelats att skriva en rapport, ett memo, ett brev eller till och med bara ett långt mail - kan du hantera det. Följ bara dessa enkla steg för att bli en bättre författare.
Innan du kan börja skriva måste du veta varför du har fått tilldelats att skriva något. Med andra ord, vad är syftet med ditt skrivande? För att upptäcka syftet med ditt skrivprojekt, fråga den här frågan: Vad är det här för?
Här är några av de vanligaste syftena bakom arbetsuppgifter:
För att ge några konkreta exempel kan du ha fått tilldelats att skriva ett projektförslag för att få finansiering för ett kommande projekt. Denna uppgift kommer sannolikt att innebära lite övertygande skrivande. Eller din chef kanske har bett om en e-post sammanfattning av ditt aktuella projekt. E-post sammanfattningen kommer sannolikt att innebära informativt skrivande.
Ibland är syftet med ditt skrivande uppenbart. Men andra gånger kanske du behöver fråga. När du förstår varför du måste skriva vad du ska skriva, är du redo att gå vidare till nästa steg.
För att ditt skrivande ska vara bra måste det vara korrekt. I de flesta fall kräver det kunskap eller forskning. Börja med att göra en lista över allt du vet om ämnet du har tilldelats. Om du inte vet något, men tro att det borde vara en del av ditt skriftliga uppdrag, inkludera det på listan med ett frågetecken bredvid det.
Om du behöver några illustrationer eller bilder för din skriftliga uppgift är det en bra idé att hitta dem just nu. I vissa fall kan du behöva ordna ett foto som ska skapas eller en illustration ska skapas. Om ditt skrivande måste godkännas av ditt företags tekniska team eller juridiska avdelning, ska du också ge dessa områden en uppfattning om att ditt projekt kommer.
Gå sedan igenom listan du skapade och undersök den saknade informationen (objekten med frågetecknen). I många fall kan informationen vara tillgänglig inom ditt företag. Var inte rädd att fråga någon om information du inte har.
Om informationen inte är tillgänglig, kan du behöva bedriva egen forskning. Om den saknade informationen kräver mycket mer arbete från din sida, fråga din chef eller den person som tilldelade skrivprojektet till dig om de tycker att information verkligen behövs för denna uppgift.
Nu när du har samlat in informationen som är relevant för ditt skrivprojekt, är det dags att börja minska det. Håll dig fokuserad när du bestämmer vad du behöver och behöver inte.
Det kan hjälpa till att sätta informationen i grov ordning utifrån vad som är viktigast för den person som kommer att få ditt skriftliga dokument eller e-post. Skydda bort några bitar av information som inte är direkt relaterade till din skriftliga uppgift - men förkasta dem inte helt. Den extra informationen kan vara till nytta om någon har ytterligare frågor efter att du har gjort ditt uppdrag eller om din chef tilldelar dig ett uppföljningsprojekt.
Om du till exempel arbetar med ett projektförslag vill du definitivt inkludera information som förklarar varför projektet är viktigt. Om du har information om projektets historia är det förmodligen mindre relevant för ditt förslag.
På grund av skoluppdrag där komplexa konturer tilldelades som måste ha romerska siffror och obligatoriska avhandlingar, har många vuxit för att hata konturer. Oroa dig inte. Denna disposition är inte en av dessa.
För den här korta översikten finns en introduktion, minst två eller tre huvudsakliga stödpunkter om ämnet du täcker och en slutsats. Lägg till titeln för ditt skrivprojekt, och du är i princip klar med din skiss. Se, det var inte svårt!
Se till att din introduktion är kraftfull - det är det första som läsaren ser väl när de öppnar dokumentet. På samma sätt spendera lite extra tid på din slutsats eftersom det är den sista som de kommer att läsa. Plus, din slutsats bör innehålla en uppmaning som berättar läsaren vad man ska göra nästa om du skriver ett övertygande stycke.
Kom ihåg att detta inte är skolan. Du kommer inte att vända den här konturen. Skissen är att hjälpa dig att bli organiserad, så du är den enda som det behöver vara meningsfullt att.
Med all din förberedelse komplett, handlar det bara om att fylla i din skiss med den information du samlade tidigare. Håll syftet med din att tänka på när du skriver.
I de flesta fall vill du använda aktiv röst för ditt professionella skrivprojekt. Det är lättare för de flesta att läsa. Om du skriver ett övertygande dokument (se steg 2), t.ex. ett försäljningsbrev eller ett förslag, vill du inkludera några försäljningsord i ditt skrivande. Och glöm inte att be om försäljningen i ditt uppmaning till handling.
Om ditt företag har en stilguide för skriftlig kommunikation, håll även dessa krav i åtanke när du skriver. Om det inte finns någon stilguide, ta en titt på den stil som används i liknande meddelanden för att få en bild av den skrivstil som är acceptabelt för ditt skrivande. Om du till exempel skriver ett e-postmeddelande med dina nuvarande projekt kan du fråga en kollega om de har skrivit en liknande e-post och om de skulle vara villiga att visa det för dig.
När du har skrivit ett utkast kan du tro att du är klar. Men att leverera eller skicka ditt skriftliga uppdrag medan det fortfarande är fullt av misstag kan få dig att se mindre än professionell. Granska ditt dokument noggrant för att se till att det inte finns några fel.
Börja med att använda ditt skrivverktygs stavnings- och grammatikkontroll, men lita inte helt på dem. Stavning och grammatik checkers kan missa många typer av vanliga misstag. Så, du vill läsa över ditt förslag noga och eftertänksamt. Om du har en vän eller kollega kan det vara en bra idé att be dem att läsa och leta efter misstag.
Om någon behöver godkänna ditt utkast, kanske de vill se det när du har kontrollerat ditt dokument. En noggrann granskning av ditt skrivande kan betyda skillnaden mellan bra skrivande och bra skrivande.
Hur dokumentet ser ut kan påverka hur din läsare reagerar. För längre skrivprojekt, speciellt, vill du använda en professionell mall för att se till att dokumentet ger rätt intryck. Och om du skriver för din chef eller för en kund är det första intrycket viktigt.
Också, om du har bilder eller fotografier kan du också lägga till dem på det här steget. För att få en uppfattning om skillnaden som en professionell mall kan göra, ta en titt på dessa artiklar med exempelrapport och förslagsmallar:
Som du kan se kan en professionell mall sammanfoga ditt skriftliga uppdrag och ge det ett attraktivt, sammanhängande utseende. Lyckligtvis finns det många högkvalitativa mallar tillgängliga. Till exempel hittar du hundratals förslag till mallar av hög kvalitet på Envato Elements och GraphicRiver.
När det gäller första intryck är också hur dokumentet ser ut när det är mottaget. Tänk på de första intrycken innan du skickar ut ditt skrivprojekt.
Om ditt skrivprojekt var ett e-postmeddelande, se till att det har en bra ämnesrad. En bra ämnesrad beskriver vad e-posten handlar om utan att vara för vag. Samtidigt bör din e-post ämnesrad vara kort och till punkten.
Om du skriver ett längre dokument och du ska maila det, granska förpackningen. Om möjligt ska ditt skrivprojekt skickas i ett kuvert eller lådan med företagets logotyp på den. Dessutom bör det finnas ett rapportomslag och ett försäkringsbrev som förklarar vad dokumentet är för.
Beroende på vilken typ av skrivprojekt du har jobbat på har du bara spenderat var som helst från några timmar till några dagar att skriva det. Men extraansträngningen har varit värt det för att din skrivbrikke inte bara är bra, det är bra. Nu är du redo att skicka dokumentet.
Dubbelkontrollera din leveransinformation för att se till att den kommer till rätt person. För ett tryckt dokument är den informationen sannolikt en fysisk adress. För ett mail, se till att du skickar det till rätt e-postadress.
Om du inte hörs tillbaka från mottagaren är det okej att följa upp dem om några dagar för att se till att de fått det. Du kan också erbjuda att svara på eventuella frågor som de har.
Här är Envato Tuts +, vi har massor av resurser för att hjälpa dig att förbättra dina skrivförmåga. Många av våra handledning gäller för specifika typer skrivningar som du kanske måste göra. Här är några av våra handledningar du kanske vill utforska:
Även om du inte har skrivande bakgrund kan du lära dig hur du blir bättre på att skriva. Stegen i den här artikeln hjälper dig att lära dig att bli en bättre författare oavsett vad ditt yrke. Lycka till med din nästa skriftliga uppgift!
Accentsconagua