Share
E-postmeddelanden är en stor del av våra personliga och professionella liv. Enligt statistik från marknadsundersökningsföretaget Radicati Group finns över 2,6 miljarder e-postanvändare i världen. Du är nog en av dem.
Du har många val för e-posttjänster. En populär e-postprogramvara är Microsoft Outlook. Om du bara har börjat med Outlook och du aldrig använt det tidigare kanske du undrar hur du skickar ett mail.
Oavsett om du är ny för att använda Outlook eller behöver bara en uppdatering kan den här handledningen hjälpa till. I det läser du hur du skriver ett e-postmeddelande och skickar det. Vi täcker också några grundläggande grunder för e-post som meddelandesformatering och hur du bifogar filer till ett e-postmeddelande.
Innan du går vidare för att lära dig hur du använder Microsoft Outlook, se till att ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är packad med inloggningsorganisationsstrategier och mördare tips för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Låt oss nu gräva in materialet om hur man skriver ett email med Outlook.
I skärmbilden ovan kan du lära dig hur du skriver ett email i MS Outlook och skickar det. Eller läs vidare för omfattande skriftliga instruktioner för att hjälpa dig att skapa ditt första e-postmeddelande.
Innan du kan lära dig hur du skickar ett e-postmeddelande med Outlook måste du först öppna det.
Så öppna Microsoft Outlook på skrivbordet. I de flesta fall betyder det att klicka på Syn ikon. Microsoft Outlook öppnas:
Del av skärmen under flikalternativen för Fil, Hem, Skicka ta emot, etc. heter Band.Viktig: Microsoft har flera nuvarande versioner av Outlook tillgängliga. Skärmens utseende och funktionalitet kan mycket lite beroende på vilken version du använder och hur den är konfigurerad.
Du kommer märka att Outlook automatiskt öppnas för din inkorg. Eftersom det här är ett nytt Outlook-konto har vi inte många inkommande e-postmeddelanden.
Observera också att huvuddelen av menyalternativen under flikalternativen kallas för Band.
Nästa steg i att skicka ditt första meddelande med MS Outlook är att lära dig hur du skapar ett nytt e-postmeddelande.
Om du vill skapa ett nytt Microsoft Outlook-e-postmeddelande klickar du på Ny E-post alternativet längst till vänster om Microsoft Outlook Band under Hem flik. De Nya meddelanden fönstret visas i MS Outlook Meddelande flik:
Starta ditt meddelande genom att fylla i rubrikinformationen på Nya meddelanden fönster.Det första du behöver fylla på Nya meddelanden fönstret är e-postrubrikinformationen. Detta består av följande fält:
För att börja, se till att informationen i Från fältet är korrekt. Det här fältet är den aktuella e-postadressen du använder med Microsoft Outlook. Om du använder mer än en e-postadress med Microsoft Outlook ser du en nedpilen till höger om ordet Från. Med den här pilen kan du byta Från fältet till en annan e-postadress om du klickar på den. Här är vad som händer när du klickar på nedåtpilen:
Om MS Outlook är kopplat till mer än en e-postadress kan du växla mellan adresser i Från fält.Därefter vill du identifiera vem du skickar e-postmeddelandet till med Till fält. Du kan göra det här är ett av två sätt:
Här är en titt på Välj namn: Kontakter dialog ruta:
Använd Välj Namnkontakter dialogrutan för att lägga till e-postadresser från din MS Outlook-adressbok.Du måste också slutföra Ämne fält innan du skickar ditt e-postmeddelande. Skriv i det här fältet en kort beskrivning av vad e-posten handlar om. Handledningen nedan diskuterar ämnesrader, men många av principerna gäller även andra e-postmeddelanden:
Du behöver inte kopiera någon i ditt e-postmeddelande för att skicka det, men MS Outlook ger dig möjlighet att kopiera eller blinda kopiera ytterligare mottagare om du vill.
Kontaktpersoner som är kopieras (Cc) På ett e-postmeddelande förväntas vanligtvis inte svara. De mottar endast meddelandet för informationsändamål. Till exempel kan du kopiera din chef till ett viktigt notat.
Kontaktpersoner som är blindkopierad (Bcc) på ett e-postmeddelande är inte synliga för andra som får meddelandet. De förväntas inte svara. Du kanske vill använda det här alternativet om du vill behålla en mottagarens e-postinformation privat.
För att kopiera mottagare till ditt e-postmeddelande, skriv antingen deras e-postadresser i Cc fält eller klicka på Cc fält för att välja kontakter från Välj namn: Kontakter dialog ruta.
Du kan också få tillgång till Välj namn: Kontakter dialogrutan från Cc fält i MS Outlook.Du kan också använda Välj namn: Kontakter dialogrutan för att ange mottagarna blindkopieras på meddelandet. I stället för att klicka på Till eller Cc fältet i dialogrutan, använd bcc fält.
När du har fyllt i e-postrubrikinformationen är du redo att lära dig hur du skriver ett e-postmeddelande. Detta är innehållet i ditt meddelande.
Skriv bara meddelandet i rutan under rubrikinformationen:
Skriv in ditt e-postinnehåll i Nya meddelanden fönster.För råd om hur man skriver en effektiv e-post, granska dessa handledning:
När du har skrivit ditt meddelande är du inte klar. För att maximera effektiviteten bör du använda några av Outlook: s formateringsfunktioner. Låt oss titta närmare på dem:
Microsoft Outlook stöder grundläggande textformateringsverktyg som är gemensamma för andra Microsoft-produkter. Du hittar dem på Band i Formatera text flik:
Du hittar alternativen för textformatering på Formatera text fliken i MS Outlook.Här är en sammanfattning av några av de tillgängliga Microsoft Outlook-formateringsfunktionerna:
Notera: Du kan också hitta många av dessa formateringsalternativ på Meddelande fliken i formatering del av bandet.
För att använda ett av formateringsverktygen markerar du texten du vill formatera med markören. Klicka sedan på formateringsalternativet i det band du vill applicera på texten.
I exemplet nedan har jag tillämpat kursiv och en numrerad lista till texten:
Du kan lägga till formatering till ett e-postmeddelande med MS Outlook.Varning: Outlook använder HTML för att skapa de flesta textformateringsalternativen. Om den person som tar emot meddelandet använder ett e-postsystem som bara stöder vanlig text kan de inte se den formatering du tillämpade.
MS Outlook låter dig också ta bort textformatering snabbt och enkelt. Du kanske vill göra det om du behöver skicka ett meddelande i vanlig textformat. Här är ett exempel:
Du kan ta bort textformatering i MS Outlook med hjälp av Rensa all formatering ikon.Om du vill ta bort textformatering markerar du texten som du vill formatera och klickar på Rensa all formatering ikon i Band. Formateringen är borta.
Du kan enkelt bifoga en fil eller ett objekt till ditt meddelande med hjälp av Bifoga fil ikon eller Fäst artikel ikon. Dessa ikoner finns på Meddelande flik:
Använd Bifoga fil eller Fäst artikel ikon för att bifoga en fil eller ett objekt till ditt MS Outlook-e-postmeddelande.Eller på Föra in fliken hittar du Bifoga fil ikon och Outlook ilura:
På fliken Infoga på Outlook-objekt ikonen låter dig bifoga andra e-postmeddelanden till ditt nya meddelande.Om du vill bifoga en fil eller ett objekt till ditt meddelande placerar du markören i meddelandet. Klicka på ikonen och välj objektet som ska bifogas från datorn eller från listan som visas. Artikeln är bifogad under Ämne linje:
Den bifogade filen visas under ditt Microsoft Outlook-e-postmeddelande Ämne linje.Du kan också infoga en länk i ditt e-postmeddelande från Föra in fliken med hjälp av Länk ikon.
Placera markören i meddelandet där du vill lägga till länken. Klicka på Länk ikon. De Infoga hyperlänk dialogrutan visar:
Använd Länk ikon för att infoga en hyperlänk i ditt Outlook-e-postmeddelande.Skriv URL: en för länken du vill inkludera i Adress fält. Om texten som du vill visa skiljer sig från webbadressen skriver du den i Text som ska visas fält. Klick ok. Länken är infogad i meddelandets kropp:
Du kan infoga hyperlänkar direkt i texten i ditt MS Outlook-e-postmeddelande. Varning: Outlook använder HTML för att infoga en länk. Om den person som tar emot meddelandet använder ett e-postsystem som bara stöder vanlig text kan de inte se den länk du tillämpade. Du kan också lägga till en bild eller en grafisk bild i ditt meddelande från Föra in fliken med hjälp av Bilder eller Online-bild ikoner. Här är Infoga bild dialog ruta:
Du kan infoga bilder i kroppen i ditt MS Outlook-e-postmeddelande.Ett annat sätt att infoga en bild i ditt Outlook-meddelande är genom Uppkopplad ikon (bredvid Bilder ikon). Den här ikonen låter dig välja en bild från din dator för att infoga i din e-postadress. De Uppkopplad ikonen öppnar en Bing bildsökning.
Varning: Många onlinebilder är upphovsrättsskydda. Var noga med att kolla upphovsrättsinformationen på en bild innan du använder den.
För att lägga till en bild, placera markören i meddelandet där du vill att bilden ska visas. Klicka på ikonen och välj bilden. Den valda bilden visas i ditt e-postmeddelande:
Du kan infoga en bild i din e-posttext.Varning:Outlook använder HTML för att visa bilder i meddelanden. Om den person som tar emot meddelandet använder ett e-postsystem som bara stöder vanlig text kan de inte se bilden i ditt meddelande.
Notera: Bilden visas i sin ursprungliga storlek. Dra i kanterna på bilden för att ändra storlek på den.
De Formatera Fliken öppnas automatiskt och du kan formatera bilden du just lagt till.
Ett sätt att göra din e-post mer professionell är att lägga till en professionell signaturmall. Professionella signaturmallar finns tillgängliga via Envato Elements och Envato GraphicRiver.
För att lägga till en professionell signaturbild från en mall, klicka på Signatur ikon från Meddelande flik. På rullgardinsmenyn klickar du på signaturer. De signaturer och Brev dialogrutan visas:
Använd Infoga bild ikon på Signaturer och brevpapper dialogrutan för att lägga till en signaturbild till ditt e-postmeddelande.Om du har mer än ett e-postkonto kopplat till ditt Microsoft Outlook-e-postmeddelande måste du använda Välj signatur för att redigera fält för att välja vilken signatur du redigerar.
Klicka i rutan nedan Redigera signatur och klicka på Infoga bild ikon. Välj din bild från Infoga bild dialogrutan och klicka på ok knapp. Signaturen läggs automatiskt till i alla utgående e-postmeddelanden.
Signaturmallen ovan är baserad på 1127 Email Signature Template från Envatos GraphicRiver.Artikeln nedan innehåller ytterligare information om signaturmallar:
När du har avslutat ditt meddelande, kolla in det noggrant för att se till att det inte finns några misstag eller stavfel. Misstag i ett företag eller personligt e-postmeddelande kan göra ett dåligt intryck. Här är några av de områden du bör kolla på:
När du noggrant har granskat ditt meddelande är du redo att skicka den. Klicka på Skicka knappen längst upp till vänster på Nytt meddelande fönster. Ditt meddelande skickas.
Om du väljer att inte skicka ditt meddelande har du andra alternativ. Du kan:
Här är instruktioner om hur man gör båda:
För att spara ett meddelande som ett utkast, gå till Fil flik. Klicka på Spara alternativ. Det osedda meddelandet sparas i din utkast mapp.
Nästa gång du öppnar ditt e-postmeddelande klickar du på utkast mapp. Dubbelklicka på ditt meddelande för att öppna det.
Om du verkligen ogillar ditt skickliga meddelande kan du välja att inte spara det. Klicka bara på X i övre högra hörnet av Nytt meddelande fönster för att stänga det. Systemet uppmanar: Vill spara dina ändringar? Klicka på Nej knapp.
De Nytt meddelande Fönstret stängs och ditt utkast till e-postmeddelanden kasseras.
Glöm inte att anmäla dig till nyhetsbrevet Tuts + Business och ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är packad med inloggningsorganisationsstrategier och mördare tips för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.
Nu när du har lärt dig hur du skickar ett mail med Microsoft Outlook är du redo att börja använda Outlook. Du har också lärt dig några grundläggande grunder i Outlook, som hur du formaterar ett meddelande, hur du sparar ett meddelande för att skicka senare och hur du bifogar en fil till ett e-postmeddelande. Så gå vidare. Skicka det första Outlook-meddelandet idag!
Accentsconagua