Så här filtrerar du e-postmeddelanden i Outlook till specifika mappar (med regler)

Du kan skapa en regel i Outlook som hjälper dig att filtrera e-postmeddelanden till specifika Outlook-mappar. Att ställa in regler i Outlook kan på rätt sätt hjälpa dig att organisera din inkorg, hantera oönskade e-postmeddelanden, hantera dina e-postabonnemang och mer.

Regler är ett nyckelverktyg som kan hjälpa dig att använda Microsoft Outlook mer effektivt. Om du har följt med i denna tutorial-serie vet du redan hur du skapar regler i Outlook. Om inte, kan du lära dig allt om hur du skapar en regel i Outlook in från det här handledning om hur man skapar regler.

En av de mest kraftfulla aspekterna av MS Outlook-regler är möjligheten att ställa in e-postfilter. I denna handledning lär du dig allt om hur du hanterar oönskade meddelanden med autofilter. Först diskuterar vi varför du får oönskade meddelanden och undersöker också det vanliga problemet med cyberbullying. Därefter lär du dig några bästa metoder för att använda e-postfilter. Slutligen lär du dig att ställa in regler i Outlook för att flytta e-post till mappar.

Guide till Inbox Zero Mastery (gratis eBook Download)

Innan du går vidare för att lära dig hur du skapar Microsoft Outlook autofilter regler, se till att ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.

Låt oss nu gräva i materialet om hur man filtrerar e-post med Outlook. 

Varför får du oönskade meddelanden

Om du får e-post får du förmodligen oönskade e-postmeddelanden. Tyvärr är det i dagens online-miljö alltför vanligt för spammare att få tillgång till din verksamhet eller personlig e-post. Även om du tror att du är försiktig med din e-postadress har hackare och andra sätt att räkna ut eller köpa din e-postinformation. De flesta e-postsystem, som MS Outlook, har system för att hjälpa dig hantera spam. I Outlook kan du till exempel rapportera skräppost-men några spam meddelanden kan fortfarande glida igenom och göra det till din inkorg.

Spam är bara en typ av oönskat e-postmeddelande som du kan få. Andra typer av oönskade meddelanden kan innefatta:

• E-postabonnemang. Det är viktigt att notera att e-postabonnemang inte är spam. Du valde att ta emot dessa meddelanden vid en tidpunkt. Du kanske även vill få prenumerationen (du läser den en dag), du vill inte ha den som din inkorg. 
• E-post från tidigare anställda eller kollegor. Tidigare anställda har din e-postadress, förstås, för att de en gång arbetat med dig. Om de lämnade företaget eller fältet under mindre än stellära omständigheter kanske du inte vill få sina e-postmeddelanden i din inkorg. 
• Personliga e-postmeddelanden som du inte vill ha i din inkorg. Precis som du inte vill få e-post från några tidigare kollegor, kan du också ha tidigare vänner vars e-postmeddelanden du inte vill gå till din inkorg. Eller kanske du vill behålla din personliga e-post separat från din företags email.
• Försäljningsemail. Om du någonsin har deltagit i en mässa eller till och med gjort affärer med ett företag, får du förmodligen försäljningsemail. Om du inte befinner dig på marknaden för produkten kanske du vill behålla dessa e-postmeddelanden ur inkorgen.  
  

Det här är bara några exempel på vilka typer av meddelanden du vill få kontroll över. Jag är säker på att du kan tänka på mer. I vissa fall kanske du inte vill ha meddelanden alls. I andra fall vill du inte att de klotter i inkorgen, men du vill ha dem. I båda fallen kan inställning av regler i Outlook hjälpa dig att blockera eller filtrera oönskade e-postmeddelanden.

Vad om mobbning?

Cyberbullying är en speciell typ av oönskade e-postmeddelanden som behöver hanteras annorlunda. Tyvärr är cyberbullying ett allvarligt problem som blir allt vanligare. Det är så allvarligt att vi behöver röra på det här.

Du kanske tänker på cyberbullying som något som händer med barn, men det kan också påverka vuxna. StopBullying.gov definierar cyberbullying som:

"Cyberbullying inkluderar att skicka, publicera eller dela negativt, skadligt, felaktigt eller meningsfullt innehåll om någon annan. Det kan innefatta delning av personlig eller privat information om någon annan som orsakar pinsamhet eller förnedring."

Om cyberbullying händer med dig, gör följande steg:

1. Spara bevisen. Du behöver detta om du behöver vidta åtgärder med juridiska myndigheter eller med ditt företags HR-avdelning.
2. Rapportera meddelandet. Om mobbningär från någon i ditt företag, kan du rapportera meddelandet till din HR-avdelning. Om meddelandet är från ditt företag, rapportera det till din onlinetjänstleverantör och till Outlook. Om du också känner dig hotad, rapportera meddelandet till juridiska myndigheter.
3. Blockera avsändaren.Du kan blockera meddelanden från en viss avsändare i Outlook. Se instruktionerna nedan i denna handledning.
   

Du kan läsa mer om cyberbullying från U.S. Department of Health & Human Services webbplats, StopBullying.gov. 

Hur blockerar och blockerar meddelanden från en specifik avsändare

Du kan använda Outlook-verktyg för att blockera alla meddelanden från en viss avsändare och automatiskt skicka dem till din Skräppost mapp. 

1. Blockera e-postmeddelanden

Så här gör du det: 

Steg 1. Markera meddelandet som ska blockeras

I Outlook-inkorgen väljer du ett meddelande från avsändaren som du vill blockera. I det här exemplet använder vi en fiktiv tidigare anställd, Timothy Tester:

Du kan blockera e-postmeddelanden från en viss avsändare i Outlook. 

Högerklicka på meddelandet. En popup-meny visas:

Om du vill blockera ett meddelande i Outlook klassificerar du ett av meddelandena som Skräp och blockera sedan avsändaren.

Steg 2. Välj alternativet Block Sender

Välj Skräp alternativet från menyn. En annan popup-meny visas:

Blockerade meddelanden går direkt till mappen Skräppost.

Välj det första alternativet, Blockera avsändare. En snabb indikering visar att avsändaren av det valda e-postmeddelandet kommer att sättas på din Blockerade avsändare lista. Klicka på ok knappen för att bekräfta denna åtgärd.

Notera: Det finns en gräns för antalet e-postadresser som du kan blockera i MS Outlook. Den gränsen är 500.

När meddelandet är blockerat försvinner det från inkorgen. Framtida meddelanden från den e-postadressen går till din Skräppost mapp.

2. Unblock Email Messages

När du har blockerat en avsändare kan du ändra dig. Lyckligtvis kan du avblockera en blockerad avsändare. För att avblockera en avsändare:

Steg 1. Välj skräpalternativet

Klicka på något meddelande. Högerklicka för att öppna popupmenyn och klicka på Skräp alternativ. En annan meny visas:

De Alternativ för skräppost valet öppnar Alternativ för skräppost dialog ruta.

Den här gången väljer du Skräppost alternativ från rullgardinsmenyn. De Alternativ för skräppost dialogrutan visar:

Välj Blockerade avsändare fliken från Alternativ för skräppost dialog ruta.

Steg 2. Unblock Sender

Klicka på Blockerade avsändare fliken för att visa en lista med blockerade e-postadresser:

Klicka på den e-postadress du vill ta bort från listan.

Klicka på Ta bort knappen till höger om dialogrutan. Adressen tas bort från Blockerade avsändare lista. Klick ok längst ned i dialogrutan för att spara dina ändringar. Framtida meddelanden från denna avsändare skickas inte till Skräppost mapp.

Notera:Äldre meddelanden från den tidigare blockerade avsändaren kommer fortfarande att finnas i din Skräppost mapp. Om du vill ha dem i en annan mapp måste du manuellt flytta dem.

Tre vanliga skäl till att skapa en Outlook AutoFilter (bästa praxis)

Ofta är de "oönskade" e-postmeddelanden som du får i Outlook inte spam och de behöver inte blockeras. Istället kan de vara meddelanden du vill hantera samtidigt eller meddelanden du vill titta på senare. För dessa meddelanden är det en bra idé att skapa en autofilter för e-post i Outlook. Detta Outlook-filter, skapat med hjälp av Regler i Outlook, skickar automatiskt specifika meddelanden till Outlook-mappar.

Här är några vanliga skäl att använda en Outlook-autofilter:

1. För att hålla relaterade e-postmeddelanden tillsammans. Antag att du arbetar med ett projekt med medarbetare. Som en del av projektkommunikationen får du många e-postmeddelanden. Du vill behålla alla projektrelaterade e-postmeddelanden i en viss mapp så att du snabbt kan hitta dem.
2. För att hålla abonnemangsemail tillsammans. Du har flera e-postabonnemang relaterade till ditt företag. Du har inte alltid tid att läsa dem direkt, men du vill behålla dem att läsa senare. Använd ett Outlook-filter för att sortera dem i en prenumerationsmapp.
3. För att hålla e-postmeddelanden från samma avsändare på samma plats. Låt oss säga att du mentorerar en anställd. De skickar dig massor av e-postmeddelanden med frågor och du vill hålla reda på vad du har gått över med dem. Ett e-postfilter kan hjälpa till.
   

Som du kan se är det en bra övning att hålla relaterade e-postmeddelanden tillsammans. Det finns självklart många andra skäl att ha Outlook-filter-e-postmeddelanden för dig och du kan noga tänka på dina egna exempel där du skapar en autofilterregel i Outlook skulle vara till hjälp.

Så här konfigurerar du en Outlook AutoFilter-regel (Video)

Läs om hur du skapar ett Outlook-filter för att autofiltera e-postmeddelanden i den här korta videon:

 

Eller du kan granska de skriftliga handledningstrenderna nedan.

Så här filtrerar du e-postmeddelanden i Outlook med hjälp av regler

Du kan använda funktionen Outlook Regler för att ställa in en regel som sätter alla e-postmeddelanden från en viss avsändare (eller en grupp av avsändare) till en angiven mapp. Det här hjälper dig att organisera din inkorg och hjälpa dig att hitta viktiga e-postmeddelanden snabbt. För mer information om hur du använder regler, studera vår handledning om att skapa MS Outlook-regler:

I stegen nedan visar jag dig hur du konfigurerar ett autofilter så att prenumerationsemail från en viss avsändare automatiskt går till en Outlook-e-postmapp med etiketten Prenumerationer. Jag använder ett e-postabonnemang som ett exempel här, men stegen kan tillämpas på alla avsändare vars e-postmeddelanden du vill filtrera automatiskt.

Notera:Innan du skapar Autofilter regel för detta exempel skapade jag en MS Outlook-mapp som heter Prenumerationer.För mer information om hur du skapar en mapp i Outlook för specifika e-postmeddelanden, studera denna handledning:

Så här autofilterar du meddelanden från en enstaka avsändare eller flera sändare

Du kan använda Microsoft Outlook Rules-verktyget för att filtrera dina e-postmeddelanden.

Steg 1. Öppna Regelguiden

Se till att du har en mapp för att filtrera meddelanden till. I det här fallet använder vi den nya mappen jag skapade märkt Prenumerationer:

Se till att du har en mapp för att filtrera dina meddelanden till.

Klicka på Fil fliken i det övre vänstra hörnet av skärmen för att komma åt Kontoinformation fönster. Klicka sedan på Hantera Regler och varningar låda för att öppna Regler och varningar dialog ruta:

Du kan komma åt Regelguiden från Regler och varningar dialog ruta.

Steg 2. Välj Flytta meddelanden från någon till en mappmall

Det finns en mall som är inställd för att automatiskt filtrera meddelanden till en mapp, så välj det alternativet. (Det är det första alternativet under Bo Organiserad rubrik.) Klicka Nästa längst ner på Regelguiden. 

Det enklaste sättet att skapa en autofilterregel i Outlook är att använda en mall.

Nästa skärm i guiden visas:

Använd nästa skärm av Regelguiden för att definiera villkoren för din nya autofilterregel.

Steg 3. Välj e-postadressen eller adresserna som ska filtreras

På nästa skärm av Regelguiden, klicka på kryssrutan bredvid det första alternativet och klicka på Människor eller allmän grupp hyperlänk under Steg 2 på guiden (längst ner i dialogrutan). en Regeladress dialogrutan öppnas som visar några av dina kontakter.

Välj den e-postadress (er) du vill tillämpa autofilterregeln på.

Överst ser du kontaktinformationen för ett e-postabonnemang som heter Dagligen. Markera båda kontaktuppgifterna för Daily och klicka sedan på Från knappen längst ner på sidan. Du kommer automatiskt att fylla i fältet bredvid Från med e-postadresserna till de valda kontakterna.

Klick ok. De Regeladress dialogrutan stängs. Klick Nästa längst ner på Regelguiden. Nästa skärm ber dig välja vilka åtgärder Outlook ska ta med de meddelanden som uppfyller detta villkor:

I denna Regelguiden Skärmen berättar om vilka åtgärder som ska vidtas. 

Steg 4. Välj mappen för autofilter

Välj flytta den till den angivna mappen alternativ. Klicka sedan på specificerad hyperlänk i Steg 2 avsnittet av guiden:

Välj den mapp du vill autofiltera dina meddelanden till.

Välj mappen där du vill att de autofilterade meddelandena ska skickas (i det här exemplet, Prenumerationer mapp). Klicka sedan på ok. Klicka sedan på Nästa knappen längst ner på Regelguiden.

De Regelguiden frågar om det finns några undantag från den autofilterregel du just ställde in. Om det finns kan du skriva in dem nu. Om inte, välj Nästa knappen längst ner i guiden.

Steg 5. Använd autofilterregeln

För att slutföra reglerinstallationsprocessen uppmanas du att namnge den regel som du just skapat och aktivera den:

Slå på Autofilter-regeln som du bara har ställt in och avslutat.

Du kan också välja att köra regeln på meddelanden som redan finns i din inkorg genom att klicka i kryssrutan bredvid det alternativet. När du är klar klickar du på Avsluta knapp. Klicka sedan på Tillämpa och då ok på Regler och varningar dialogrutan för att spara dina ändringar.

Du har just skapat en Autofilter regel att sortera e-postmeddelanden från specifika avsändare till en mapp i MS Outlook. När nya meddelanden kommer in från dessa avsändare går de direkt till den mapp du valde i stället för din inkorg. Du kan granska dem för din bekvämlighet.

Mer användbara tips och strategier för e-post

Glöm inte att registrera dig för Tuts + Business nyhetsbrev och ta tag i vår gratis eBook: Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är fylld med strategier för inkorgsorganisation och mördare för att hantera alla dina inkommande e-post mer effektivt.

Starta autofiltrering av e-post idag

Du har just lärt dig att ställa in regler i Outlook för att autofiltera dina Outlook-e-postmeddelanden. Du har också lärt dig några principer om cyberbullying och hantering av skräppostmeddelanden. Nu när du bättre förstår hur du skapar autofilterregler i Outlook, är du redo att börja hantera dina e-postmeddelanden mer effektivt.