Share
Dina kontakter i Google Gmail är viktiga. Som småföretagare vet du att ditt företag handlar om människor. Att hålla kontakten med de personer du gör affärer med är en av nycklarna till affärsframgång. Genom att organisera och hantera dina Gmail-kontakter kan du bygga och stärka dina affärsrelationer.
Om du är som många Gmail-användare har du inte tänkt på dina kontakter i Gmail. Vad du behöver veta är att Gmail innehåller verktyg för kontakthantering som gör att du kan använda dina Gmail-kontakter i många av Googles andra produktivitetsverktyg för G Suite, inklusive kalender.
I den här handledningen lär du dig allt du behöver veta om Gmail-kontakter. Du lär dig att hitta kontakter i Gmail, lägga till nya Gmail-kontakter och praktiska sätt att använda dina Gmail-kontaktgrupper.
Binnan du gräver i denna handledning, ladda ner vår nya eBook (GRATIS): Den ultimata guiden till Inbox Zero Mastery. Den är full med ett antal professionella emailorganisationsstrategier som du kan använda för att snabbt använda.
Notera: Den här handledningen fungerar med de nya funktionerna i Google Contact. Om du använder den klassiska Gmail-kontaktlistan växlar du till den nya listan över Gmail-kontakter innan du fortsätter.
Du kanske undrar varför att organisera din kontaktlista är viktig. När allt kommer omkring lagrar Gmail automatiskt kontakter som du skickar e-post till. Varför bry sig om att organisera dem bättre?
Svaret är enkelt. Att organisera dina kontakter sparar tid och hjälper dig att bättre utnyttja Googles funktioner. Kom ihåg, med tiden kan du få hundratals namn på din kontaktlista, varav du inte har någon anledning att någonsin kontakta dig igen. Är det inte bättre att organisera dina kontaktnamn i grupper som är meningsfulla och hjälper dig att hitta och nå de kontakterna du verkligen behöver snabbt?
Din kontaktlista i Gmail är en del av ditt Google-konto. Det innebär att Gmail-kontaktlistan du har ställt in är samma som kontaktlistan i Google som du använder med G-Suite-verktyg.
Google har några begränsningar för hur många kontakter du kan ha. För närvarande är gränsen för totalt antal Google-kontakter 25 000 eller en lagringsgräns på 20 MB (inte räknar bilder). Om du skickar och tar emot många e-postmeddelanden kan du överstiga det numret innan du inser det.
När du väl har konfigurerat dina Google-kontaktgrupper kan du använda de här grupperna för att:
Låt oss börja med en snabb videoöversikt av hur du arbetar med Google Gmail-kontakter.
Titta på den här snabba skärmbilden för att lära dig grunderna om hur du lägger till, organiserar och hanterar dina Google Gmail-kontakter:
Eller gå igenom de detaljerade skriftliga stegen nedan för mer information, med början på detaljer om hur kontakterna kommer in i din gmaillista.
Det första steget för att organisera dina Gmail-kontakter är att hitta och lägga till de kontakter du behöver. Även om du aldrig har lagt till en Gmail-kontakt håller Gmail reda på vem du har skickat e-postmeddelanden till i Ofta kontaktad lista det genererar.
Google genererar också automatiskt en Alla kontakter lista som innehåller alla kontakter som du lägger till eller importerar. För att hålla din Alla kontakter lista hanterbar, tänk på det som ett tillfälligt hållplats för kontakter tills du flyttar dem till en kontaktgrupp.
Börja i huvudfönstret i Gmail. För att öppna Ofta kontaktad lista, välj Gmail> Kontakter. Din nuvarande Google Kontakter fönsterskärmar.
Nuvarande Google Kontakter fönster med Ofta kontaktad lista.Det här är ett relativt nytt Gmail-konto som jag skapade för dessa handledning. Trots det märker jag att jag redan har tre namn på den automatiskt genererade Ofta kontaktad lista.
Jag har inte heller ett socialt konto för Google+ som är kopplat till det här Gmail-kontot, så cirklar visas inte i sidofältet. Om jag hade ett Google+ konto, cirklar skulle dyka upp under grupper i sidofältet.
Notera: Kontaktnamn som används i denna handledning är inte avsedda att representera riktiga personer.
Låt oss lära oss hur vi får fler kontakter på min lista.
Den första metoden för att få namn på din kontaktlista i Gmail är att importera dem. Börja med att välja Mer> Importera i vänstra panelen på din Google Kontakter fönster. De Importera kontakter från andra konton rutan visar.
Välj ett importalternativ.I den här handledningen kan vi säga att du vill importera kontakter från ditt Outlook-e-postkonto. Klicka på Outlook.com alternativ.
Du kommer att bli ombedd att godkänna Villkor och Integritetspolicy. Du blir också uppmanad att ange ditt lösenord. Fortsätt att följa anvisningarna tills dina Outlook-kontakter har importerats. Google visar en lista över importerade kontakter.
Dessa kontakter importerades från Outlook.De nya kontakterna placeras i en Google-kontaktgrupp som heter Importerad Outlook.com [Datum]. Oroa dig inte, men du kan ändra namnet på den här gruppen senare.
Om du har kontakter du vill importera från någon av de andra alternativen, välj det alternativet just nu. Följ anvisningarna för att importera dina kontakter.
Notera: Du kan bara importera 3000 kontakter i taget. Om du behöver importera mer än 3000 kontakter lägger du i kontaktlistan CSV-format och bryta den i separata listor med mindre än 3000 namn.
Om du är aktiv på sociala medier förstår du hur viktigt sociala medier nätverk kan vara för ditt lilla företag. Du kan lägga till professionella kontakter du utvecklar via sociala medier till din Gmail-profil. För mer information om hur du bygger en professionell Google + -profil, granska den här handledningen:
Gmail gör det enkelt att integrera dina Google+-anslutningar i dina Gmail-kontakter sedan din Google+ cirklar visas i din Kontakter sidofältet.
Låt oss titta på cirklar på Gmail-kontot som jag har kopplat till min Google+ profil. Jag klickar på min Skrivande kollegor cirkel för att titta på de kontakterna i Google Kontakter fönster. (Namnen på dina Google+ cirklar kommer att vara olika, liksom dina anslutningar.)
Du kan lägga till en Google+-anslutning till din kontaktlista i Google.Jag bestämmer att jag vill lägga till Andrew från min Skrivande kollegor cirkel till min kontaktlista. Jag väljer Andrew från listan. Ett kontaktkort visas med informationen från Andras Google+ profil.
Klicka på Lägg till kontakter ikon för att lägga till Google+-anslutningen till dina Gmail-kontakter.För att lägga till Andrew i min Gmail-kontaktlista, klickar jag på Lägg till i kontakter ikon (det ser ut som en person) ovanför bilden. Han är nu i min Gmail-kontaktlista.
För kontakter från andra sociala medier, exportera dem till CSV-format först. Det finns också några plugin-program som kan importera kontakter från sociala medier.
Ibland kanske du vill lägga till en kontakt som du just träffat. Kanske, någon gav dig sitt visitkort på en mässa. Du kan lägga till en ny kontakt i Gmail.
Använd sökfältet högst upp i fönstret för att leta efter en kontakt för att lägga till eller använda ikonen längst ner till höger i fönstret.
Att använda Lägg till nya kontakter ikonen, klicka på den. Skriv namnet på den kontakt du vill lägga till när du är snabb. Systemet kan föreslå kontakter från befintliga Google+ profiler baserat på namnet du skriver.
Klicka på Skapa knapp. Ett tomt kontaktkort visas.
Skriv kontaktinformationen på blankt kort.Skriv så mycket information som möjligt om din nya kontakt. Lägg till en bild om du har en. Klicka på Spara knappen för att spara det nya kontaktkortet.
En viktig del av organisationen av dina Gmail-kontakter är att ta bort kontakter som du inte längre behöver. Kanske har någon lämnat en organisation eller förändrat karriär. Så här tar du bort kontakter från din Google-kontaktlista.
Börja med Kontakter fönster öppet. Klicka på namnet på kontakten du vill ta bort. Deras kontaktkort öppnas. Klicka på de tre punkterna ovanför fotot för att öppna en undermeny.
Om du vill ta bort kontakten klickar du på Radera.Klicka på Radera möjlighet att ta bort kontakten. Kontakten raderas från dina Gmail-kontakter och tas bort från alla kontaktgrupper.
Om du klickar på Ta bort från listan "Alla kontakter" alternativet tas kontakten bort från Alla kontakter lista, men återstår i alla kontaktgrupper där du placerat dem.
Det kan hända att din kontaktlista har dubbla poster. Detta händer ibland när du manuellt lägger till nya kontakter och glömmer att de redan finns på din lista.
Lyckligtvis har Google ett verktyg som hjälper dig att hitta och eliminera dubbla kontakter. Från sidofältet klickar du på Hitta dubbletter alternativ. Systemen visar eventuella dubbletter. Du har möjlighet att Avfärda (ignorera) eller Sammanfoga duplikaten.
Om du markerar Sammanfoga Alternativet kommer kontaktinformationen för duplikaten att kombineras på ett enda kontaktkort.
Hittills har vi gått över hur man lägger till Gmail-kontakter. Använda grupper funktion kan du organisera dina kontakter. Med den här funktionen kan du gruppera kontakter tillsammans.
Du kanske vill skapa en grupp för potentiella kunder, säljare, anställda, kollegor, nuvarande kunder och mer. Möjligheterna är oändliga.
Börja från Kontakter fönster. Klicka på Ny grupp alternativ i sidopanelen. De Ny grupp popup-skärmar.
Skriv namnet på den nya Google-kontaktgruppen.Skriv namnet på den grupp du vill lägga till. Klicka på Skapa grupp knappen för att skapa Gmail-kontaktgruppen.
Du har nu en grupp, men det finns inga kontakter i den. Börja med gruppen öppen som du vill lägga till kontakter till. Klicka på Lägg till person ikonen längst ned till höger på skärmen.
Om du vill lägga till en ny kontakt klickar du på Skapa knapp.Om du ser personens namn, klicka på det för att lägga till dem i gruppen.
Om du vill lägga till en ny kontakt klickar du på Skapa knapp. Ett tomt kontaktkort visas.
Skriv personens kontaktuppgifter till kortet. Lägg in en bild för personen om du har en. Klicka på Spara knappen för att skapa den nya kontakten och spara den i din Gmail-kontaktgrupp.
Om du vill byta namn på en Google-kontaktgrupp startar du med gruppen öppen. Klicka på Byt namn på grupp ikon (det ser ut som en penna). De Byt namn på grupp popup visas.
Skriv in gruppnamnet och klicka på ok knapp.Skriv in det nya namnet på gruppen i Vänligen ange ett gruppnamn fält. Klicka på ok knapp. Gruppnamnet ändras.
Sortera dina kontakter med första eller listnamn. Börja med att öppna en grupp eller huvudkontaktlistan. Klicka på Sortera alternativ ikonen längst upp till höger.
Google-kontakter sorteras alfabetiskt med förnamn.Klicka på det alfabetiska sorteringsalternativet du vill. Välj mellan sortering med kontaktens förnamn eller efter efternamnet.
Här ser du hur ett efternamn ser ut.
Google-kontakter sorterade alfabetiskt efter efternamn.Tilldela en eller flera kontakter till en annan Gmail-grupp. Börja med gruppen öppen. Placera musen över bilden bredvid kontaktnamnet som ska överföras. Bilden ersätts av en kryssruta. Klicka på kryssrutan för att välja den. En menyrade visas över toppen av Kontakter fönster. Kryssrutor visas också av alla namn i gruppen.
Klicka på Ändra grupper ikonen för att omfördela kontakten till en annan grupp.Om du behöver väljer du fler namn. Klicka på Ändra grupper ikonen (det ser ut som människor) i menyraden. En rullgardinsmeny med nuvarande gruppnamn visas.
Välj ett gruppnamn för att tilldela din kontaktperson.I det här fallet vill jag flytta Joe Testperson från gruppen Testgrupp till gruppen Ny testgrupp. Jag klickar på Ny testgrupp att placera en check med det gruppnamnet. Jag klickar på Testgrupp för att ta bort kontrollen med det gruppnamnet.
Klicka i det vita utrymmet. Du får en uppmaning att din [Kontaktnamn] har flyttats från en grupp till en annan.
Från tid till annan kan du behöva ta bort hela grupper. Det är lätt att göra det.
Börja med gruppen du vill radera öppen. Klicka på Radera grupp ikon (det ser ut som en papperskorgen).
För att radera gruppen klickar du på Radera ikon.En popup visas.
För att radera gruppklicket Radera.Välj ett av följande:
När du har konfigurerat din Google-kontaktlista och grupper i Gmail finns det många praktiska sätt att använda dem. Här är bara några.
Dela en Google Kalender-händelse med en enskild kontakt eller en hel grupp. Börja med din Google Kalender öppen. Gå till https://calendar.google.com för att hitta din Google Kalender. Lägg till Gmail-kontaktgruppen till evenemanget som du skulle göra en person. Om personen du bjuder in använder Google Kalender, läggs händelsen till sin kalender inom en halvtimme.
Notera: Evenemangsinbjudningar med mer än 200 gäster är föremål för speciella begränsningar.
Använd Googles kontaktgrupper för att skicka gruppemail. Det här är särskilt användbart om du arbetar med ett lag och du måste hålla lagmedlemmarna informerade. Skicka gruppemail från din Gmail-inkorg, eller använd menyraden högst upp i listan med kontaktgrupper. Det finns två sätt att skicka gruppemail.
Från din Gmail-inkorg klickar du på Komponera knapp. I Till fält, skriv namnet på kontaktgruppen. Du kommer att se de enskilda e-postadresserna i Till fält när du trycker på Stiga på nyckel. Avsluta att skriva ditt meddelande och skicka som vanligt.
Med din kontaktgrupp öppen, placera musen över bilden till vänster om ett kontaktnamn. Bilden ersätts av en kryssruta. Klicka på kryssrutorna bredvid namnen på alla kontakter du vill skicka en grupp e-post till. En menyrade visas över toppen av Kontakter fönster.
Klicka sedan på Fler åtgärder ikonen (det ser ut som tre vertikala prickar) till höger om menyraden.
Om du vill skicka ett gruppmeddelande till de valda kontakterna klickar du på E-post alternativ.Klicka på E-post alternativet på rullgardinsmenyn. Ett nytt e-postmeddelande öppnas. Skriv och skicka meddelandet som vanligt.
Starta en Google Hangout med en eller flera av dina kontakter.
Börja med en grupp eller Alla kontakter listan öppen. Placera musen över bilden bredvid ett kontaktnamn. Bilden ersätts av en kryssruta. Klicka på en kryssruta för att välja kontaktnamnet. En menyrade visas över toppen av Kontakter fönster.
Klicka sedan på Fler åtgärder ikonen (det ser ut som tre vertikala prickar) till höger om menyraden. Från Fler åtgärder rullgardinsmenyn, klicka på Hänga alternativ. En popup visas och frågar dig att skicka en inbjudan till din hangout.
Du kan bjuda in en eller flera kontakter till en Google Hangout.Klicka på Skicka inbjudan knapp. När dina inbjudna svarar kan du börja chatta.
Notera: Om Hänga alternativet är gråtonat, kan kontakten ha Hangouts inaktiverad. Det kan hända att det inte finns tillräckligt med information på kontaktkortet för att skicka en Hangout-inbjudan.
Om du vill veta mer om hur du använder Google Hangouts för ditt lilla företag, granska den här handledningen:
Tänk på att organisera dina kontakter är viktigt, men det är också att organisera din e-postbrevlåda. Låt inte din inkorg bli en oorganiserad röra.
Lär dig hur du hanterar dina e-postmeddelanden rätt. Spendera mindre tid i din inkorg medan du behandlar dina meddelanden mer effektivt.
Vi har ett specialerbjudanden för dig. Anmäl dig till Tuts + Business Nyhetsbrev och Hämta Inbox Zero Mastery eBook gratis. Upptäck hur man tillämpar de bästa teknikerna för e-posthantering nu.
Att lära sig att hitta och organisera dina Gmail-kontakter är en stor tidsbesparing. Du kommer också att utveckla starkare relationer för ditt lilla företag, eftersom du bättre utnyttjar dina Gmail-kontakter.
Läs mer om hur du arbetar med Gmail i vår multi-part Ultimate Beginner Guide för att använda Gmail. Det omfattar hur du konfigurerar ditt konto, tips om inkorgsorganisation, snabba e-postgenvägar och mer.
Accentsconagua