Share
Det finns ett vanligt ord i affärsverksamheten: "Ett företag är bara lika bra som sitt folk." Så vad händer när en av dina nyckelpersoner vill sluta?
Även om en viktig gruppmedlems avgång inte är en nyhet som någon företagare vill höra är det en oundviklig del av affärer, och det behöver inte vara en katastrof. Om du hanterar situationen bra, kan du antingen behålla arbetstagaren eller se till att en smidig övergång når de lämnar.
I den här handledningen tittar vi på alla steg som du behöver ta för att se till att sakerna går smidigt. Vi täcker allt från att hantera den första konversationen och sätta ihop ett motbjudande genom att ordna överlämnandet, avsluta pappersarbete och avsluta intervjun om de fortfarande bestämmer sig för att lämna. Och i det sista avsnittet ser vi också på en relaterad fråga: Vad ska man göra när skon är på andra sidan och du är den som vill avfyra en av dina anställda.
Hur ska du hantera anställda som vill sluta? (fotokälla)I slutet av denna handledning kommer du att vara tydlig om hur man hanterar en anställds avgång eller uppsägning effektivt. Det här är en del av en större serie om HR för småföretag, så vi pratar främst om hur en småföretagare kan hantera situationen. I ett större företag gäller många av samma principer, men situationen kommer sannolikt att hanteras av olika personer eller avdelningar.
När en nyckelpersonal berättar att de vill lämna, kan det känna sig som ett slag i ansiktet. Konsekvenserna är en sak, men det kan också vara de personliga känslorna av avslag eller till och med svik.
När allt kommer omkring, när du arbetar nära varandra varje dag i många år, utvecklar du ofta ett förhållande som känns mycket som vänskap. I småföretag med få anställda kan det förhållandet vara ännu närmare och känslan av att arbeta tillsammans mot ett gemensamt mål ännu starkare, vilket gör separation svårare.
Det är också ofta en kappa-och-dolkvalitet för hela saken. När folk intervjuar för ett nytt jobb, brukar de göra det utan att berätta för dig, så att de inte skadar arbetsförhållandet om saker inte bromsar ut. Men det betyder att när de bryter nyheterna, det känns som en bult från det blå, och du är kvar och undrar hur länge de har planerat detta.
Alla dessa känslor är naturliga, men det är viktigt att acceptera nyheterna på ett moget, förståande sätt. Verkligheten är att den genomsnittliga personen idag byter jobb 10 till 15 gånger i sin karriär och spenderar fem år eller mindre i varje jobb. Medan du vill göra allt du kan för att hålla dina anställda nöjda och sänka omsättningen, kommer folk fortfarande att lämna.
Ofta är det ingenting du kan ha gjort för att undvika det. Personen kanske vill byta till en ny industri eller få tillgång till ett tillfälle som ditt företag inte erbjuder. Då finns det personliga skäl: en makas flytt till en ny stad, en sjuk familjemedlem som tar hand om och så vidare. Det finns ingen anledning att ta det personligen. Den gamla linjen "Det är du inte, det är jag" är verkligen sant ibland.
Så skyll inte på, anklagar eller på annat sätt gör arbetstagaren dålig för att göra något de har en perfekt rätt att göra. Det är bra att säga att du är ledsen eller besviken över att du förlorar en sådan värdefull anställd, men var noga med att följa upp det genom att säga att du förstår och är glad för att de har en så välförtjänt ny möjlighet.
Försök att samla in någon information vid denna tidpunkt som kommer att vara användbar för nästa steg du måste ta. Här är några viktiga punkter att täcka:
Om de inte har berättat någon av sina kollegor än, kan det vara en bra idé att be dem att hålla sig för en dag eller två medan du räknar ut det bästa sättet att meddela det. Detta ger dig också tid att sätta ihop ett motbud, om du väljer att göra det. Mer om det i nästa avsnitt:
Om arbetstagaren är extremt värdefull för ditt företag, kan du överväga att göra ett motbjudande. Denna strategi kan lyckas i ungefär två tredjedelar av fallen, enligt en undersökning av The Creative Group. Men det beror mycket på medarbetarens situation, varför det är viktigt att samla information i den inledande konversationen.
Om din medarbetare alltid har drömt om att vara journalist och har landat en konkurrenskraftig rapporteringsposition på inträdesnivå på The New York Times, till exempel finns det förmodligen inget motbjudande i världen som skulle kunna övertyga dem om att stanna hos ditt lilla bokföringsföretag. Så stör inte med ett motbjudande-önskar bara personen väl, gör övergången trevlig för alla, och försök att hålla kontakten för framtiden.
Men det finns många situationer där ett motbud kan vara effektivt. Det mest uppenbara är när personen lämnar på grund av ett högre lönerbjudande någon annanstans. Då har du ett enkelt val att göra: har du råd att matcha det?
Tänk på din budget och försök att göra lite forskning för att ta reda på arbetstagarens sanna värde på arbetsmarknaden. Hur mycket skulle du behöva betala för att anställa en kvalitetsbyte? Det är värt att betala lite extra utöver det för att undvika störningar och kostnader för att göra en ny hyra. För mer information om detta ämne, se denna tidigare handledning från vår HR-serie:
Tänk också på att din löneskala borde vara rättvis, så om du ger en stor höjning till en anställd, kan andra förvänta dig samma sak. Det kan också finnas moralproblem om människor känner att illoyalitet belönas mer än lojalitet. Och försök att fastställa om det finns andra bakomliggande orsaker bortom lön (det brukar vara). Om du inte adresserar dem kan arbetstagaren lämna ett år senare och ditt motbjudande gjorde ingenting annat än fördröja det oundvikliga samtidigt som man ställer prejudikat för att ge upphov till personer som vill lämna.
Vad händer om personen lämnar en annan anledning? Den goda nyheten är att motrabatter inte bara handlar om pengar. Så du kan bli kreativ och tänka på sätt att lösa den personens problem på ett sätt som hjälper dem att stanna hos dig.
Om de lämnar för att ta hand om en sjuk släkting, är det osannolikt att det är osannolikt att erbjuda mer pengar, och det kan till och med störa dem. Men ditt erbjudande kan innebära att du får dem mer flexibilitet att arbeta hemifrån eller att arbeta olika timmar så att de kan samordna vård med en partner eller kanske flytta dem till en frilans- eller kontraktsarrangemang där de bara arbetar för dig när de " kunna.
Detta är bara ett exempel, och du måste naturligtvis noga överväga om de villkor du erbjuder kommer att fungera för ditt företag eller inte. Men poängen är att överväga om du kan ta itu med medarbetarens skäl att lämna på ett sätt som gör alla lyckliga. Försök att göra det så fort som möjligt - inom en dag eller två av att få nyheterna. Om du försenar för länge blir rörelsen en fullbordat faktum, och till och med ett rimligt erbjudande är osannolikt att ändra saker.
Om personen avvisar ditt erbjudande, slösa inte mer tid med förhandlingar. Acceptera bara att de lämnar och agerar snabbt för att säkerställa en smidig överlämning. Det innebär att göra följande:
I vissa branscher där anställda har tillgång till mycket känsliga uppgifter, frågar arbetsgivarna ibland att de lämnar omedelbart, men i allmänhet vill du sikta på så länge en överlämningsperiod som möjligt. En viktig medlem i ditt team har mycket kunskap med dem, och du behöver tid för att se till att det inte går förlorat när de går ut ur dörren.
Förutsatt att du ska anställa en ersättare, starta processen direkt. Den ideala situationen är att få en ersättare upptagen innan personen lämnar, så att de kan träna den personen direkt. På grund av den tid som är inblandad i att anställa personal, kan det inte vara möjligt, men börjar tidigt kommer åtminstone att minska klyftan, om inget annat.
Börja med att överväga om någon i företaget kunde komma in i rollen och fråga om de skulle vilja ansöka. Interna kampanjer är bra för anställdas moral och retention. Och dessutom har vissa Wharton University-studier funnit att interna anställningar tenderar att överträffa externa rekryter, åtminstone de första två åren, medan de kostar mindre.
Du kan också fråga människor om de skulle vilja ta på sig någon av avgångsarbetarens individuella uppgifter. Det kan göra överlämningen enklare eftersom det kan göras direkt.
Om du inte kan få arbetstagaren att träna en ersättare direkt, är det viktigt att dokumentera allt de gör tydligt så att nästa person kan ta över så småningom.
Försök att vara inblandad i detta själv, eller delegera någon annan till din personal för att göra det. Du vill att någon ska förstå handoverdokumenten och kunna förklara dem personligen till ersättaren, istället för att bara presentera dem med en massa filer och anteckningar.
Det kommer också att finnas några administrativa saker att göra innan arbetstagaren lämnar. Detaljerna om vissa av dem kan variera beroende på var du är baserad och relevanta anställningslagar, men här är ett urval:
Du kan behöva fylla i skatteformulär när en anställd lämnar. I Storbritannien, till exempel, måste arbetsgivare fylla i en P45-blankett med angivande av hur mycket skatt som har betalats hittills under skatteåret, med en kopia till skattemyndigheten och andra kopior till arbetstagaren.
Du kan ha gett arbetstagaren ett företags laptop för att använda hemma eller annan egendom. Se till att du har en tydlig inventering av vem som äger vad, och se till att det är allt tillbaka i tid.
Du måste beräkna medarbetarens slutlön och se till att den betalas i tid, samt eventuella utestående bonusar eller andra belopp som ska betalas.
Ta reda på vad som kommer att hända med arbetstagarens företagsförmåner: behåller de tillgång till någon av dem, till exempel vård, eller upphör de på avresedagen? Vad behöver du göra med arbetstagarens pensionskonto för att säkerställa att avgifterna stoppas men att medarbetarnas pengar bevaras för framtiden? Hur många semesterdagar har arbetstagaren tagit, och behöver du betala dem för oanvänd tid?
Se till att medarbetaren är medveten om vad som händer och att du följer lokala regler och bestämmelser. För mer, se följande handledning:
Det är bra att fråga arbetstagaren om att säga upp uppsägningen skriftligen, bara om en eventuell tvist uppkommer senare om hur anställningen slutade. Kontrollera även anställningsföreskrifterna i ditt land för att se om det finns några juridiska meddelanden som du måste ge arbetstagaren när de lämnar. Och granska sekretessavtal och andra juridiska dokument som den anställde har skrivit för att se till att du är båda tydliga på hur de gäller när personen har lämnat.
Det kan verka småaktigt, men på arbetstagarens sista dag, se till att du återkallar åtkomst till alla dina datorsystem samt samlar in några kort eller nycklar som ger tillgång till din fysiska egendom. Du kan lita på den särskilda medarbetaren, men med tiden kommer det att finnas en stor säkerhetsrisk för att ha en massa ex-medarbetare med tillgång till företagskonton och byggnader..
Oavsett omständigheterna för avgången, organisera någon form av händelse att tacka personen för deras service och önskar dem bra är en fin touch. Det visar inte bara avgående arbetstagare utan alla dina befintliga anställda som du värdesätter sitt arbete.
Det sista du behöver göra innan personen lämnar är att genomföra en utgångsintervju. Den information du får här kan hjälpa dig att göra förbättringar och minska chanserna för nyckelpersoner att lämna i framtiden. Det kommer också att hjälpa dig att få tydligare om själva rollen och hur du bäst kan hyra och arbeta med personens byte.
Du vill fråga mer om orsakerna till avgången. (Ja, vi täckte det förut, men nu när avgången bekräftas och arbetstagaren är på väg ut, kan de öppna mer och ge mer information.) Fråga om något särskilt utlöste beslutet, och om du eller någon annan chefer kunde ha gjort något för att förhindra det.
Fråga om hur jobbet var i allmänhet: de bästa delarna och det värsta, allt som hjälpte eller hindrade personen från att göra sitt jobb bra. Var målen och kraven tydliga? Var lönen och fördelarna upp till förväntningarna? Har personen tillräckligt med utbildning och stöd?
Den här intervjumallen från Adelphi University är utformad för ideella organisationer, men de flesta av frågorna kommer att vara användbara för alla typer av företag. Använd den som en guide och lägg till dina egna frågor efter behov.
Hittills har vi behandlat ett scenario där en nyckelmedarbetare vill lämna. Men vad händer om det är tvärtom? Vad händer om du vill avfyra personen för dålig prestanda?
Många av stegen är desamma, särskilt de senare, som att göra pappersarbete, bearbeta lön och utföra en avslutningsintervju. Men det finns vissa skillnader tidigare.
Specifikt måste du dokumentera allt för att undvika en oskälig uppsägning rättegång. Dessutom är det bra att följa en klar process som den här nedan inte bara för att undvika rättegångar, men också för att det ger anställda en rättvis chans att förbättra och behålla sina jobb.
Det första steget när du ser prestationsfrågor är att prata med arbetstagaren och förklara att de inte uppfyller förväntningarna.
I vissa fall kan det vara allt som behövs. Personen kan verkligen inte veta att en viss typ av beteende är oacceptabelt, och de kan göra något som tolererades av en tidigare arbetsgivare. Att helt enkelt prata med arbetstagaren informellt och tydligt och tydligt förklara vad du förväntar dig av dem kan ofta vara nog, få saker tillbaka på rätt spår. Eller de kanske inte har utbildning eller stöd för att göra saker på rätt sätt, så var säker på att fråga om de behöver någon form av hjälp.
Om den dåliga prestationen fortsätter är det dags att börja disciplinära förfaranden. Detta kan ändå inte sluta med att skjuta personen - hålla ett öppet sinne och ge personen chansen att vända saker. Håll alltid frågar om du kan göra något för att hjälpa dem, eller om det finns något om hur arbetsplatsen är inställd som hindrar dem från att göra vad som krävs av dem.
Det bör finnas en serie med två eller tre varningar, så att arbetstagaren får tid att arbeta ut saker. Skriv i varje skede allt skriftligt: skicka ett brev eller e-post till arbetstagaren som anger att deras prestanda är otillfredsställande, förklara exakt varför och bjuda in dem till ett möte för att diskutera det.
Under mötet ge arbetstagaren en chans att ge sin sida av berättelsen och fortsätt att erbjuda support eller utbildning för att hjälpa dem att förbättra sig. Därefter skriva till dem som dokumenterar vad som diskuterades och gör dina förväntningar för framtida förbättringar tydliga.
Ingen gillar att skjuta folk, men ibland blir det enda alternativet kvar. Om dina försök att hjälpa medarbetaren förbättra inte har resulterat i någon signifikant förbättring av resultaten, måste du säga upp sin anställning.
Det finns inget bra sätt att hålla den här typen av möte, men i allmänhet är det bäst att bara vara direkt. Ge helt enkelt nyheterna, som inte ska komma som en överraskning efter alla varningar du har gett tidigare. Ge en tydlig förklaring till orsakerna till uppsägningen och förklara vad som händer nästa.
Därefter följer stegen att följa ungefär samma som de som anges ovan i avsnitt 4 och 5. Slå upp alla administrativa saker och håll en avslutningsintervju. De frågor du frågar i utgångsintervjuet kommer att vara annorlunda, men det är fortfarande viktigt att ha det. Att förstå vad som gick fel från medarbetarens synvinkel kan hjälpa dig att undvika liknande problem i framtiden.
Arbetslagar varierar från land till land, och på vissa ställen kan det finnas ytterligare regler för att göra med den exakta serien av åtgärder som är involverade, den information som du måste ge till anställda om deras rätt att vara representerad av en fackförening och så vidare. Så se till att du undersöker dina lokala lagar och gör allt genom boken.
I denna handledning har du lärt dig hur du hanterar det smärtsamma scenariot där en viktig anställd vill sluta. Vi har också täckt den svåra situationen att behöva skjuta någon för dålig prestanda.
Du har lärt dig att göra motrabatter, arrangera överlåtelsen, göra pappersarbete och andra administrativa detaljer och kör en intervju. Och du har lärt dig stegen att följa för att dokumentera dålig prestanda och sedan avsluta någons jobb.
I nästa del av denna Komplett Small Business HR Guide lär du dig att hantera några av de värsta HR-frågorna i småföretag. Vi ses snart igen!
Accentsconagua