Share
Om du har varit i affärer ett tag, är du säker på att du har hört ordstävet: "Du är bara lika bra som de människor du anställer."
I en annan handledning i denna serie om HR för småföretag täckte jag processen med att anställa anställda. Men att anställa bra människor räcker inte ensam. Du måste också ge dessa människor stöd för att utveckla sina färdigheter och göra sitt bästa arbete. Det är där träningen kommer in.
Det här är emellertid problemet: På grund av begränsade resurser och andra prioriteringar ger många småföretag inte samma typ av strukturerade utbildningsplaner som större företag gör. En 2016-rapport från Federation of Small Business i Storbritannien fann att även om 91% av företagare erkände värdet av att investera i personalutbildning och utveckling, uppgav endast 43% att de gjorde det.
Är du redo att skapa ett träningsprogram för ditt lilla företag? (fotokälla)Så i den här handledningen ser vi på hur små företag kan skapa en personalutbildningsplan och ge bättre utbildningsmöjligheter till anställda. Vi ser på några fördelar med att ge bra träning och sedan visa hur du sammanställer en omfattande personalutbildningsplan för ditt lilla företag. Vi kommer att överväga olika typer av träning, inklusive dem med minimal kostnad, så att du kommer att vara utrustad med att utforma en effektiv träningsplan, även om du har en fast budget.
Du uppskattar förmodligen vikten av att träna dina anställda, men bara om det här är en snabb översikt över de viktigaste fördelarna:
När människor inte har utbildats kan de ofta fortfarande utföra uppgifter, men ineffektivt. För att ta ett enkelt exempel, för några år sedan brukade jag skapa PowerPoint-presentationer genom att formatera varje bild separat. Sedan gick jag till en snabb träningshändelse och lärde mig att använda bildspelare och presentationsmallar.
Efteråt var jag mycket mer produktiv - jag kunde skapa en presentation på halva tiden, och slutresultatet var mycket bättre, vilket innebär mindre omarbetande. Detsamma gäller i stort sett alla relevanta färdigheter som dina anställda lär sig - det kommer att göra dem bättre på sina jobb.
Människor värdesätter utbildning och utveckling. En Bridge-undersökning fann att en kultur av lärande i en organisation var # 1-förare av både engagemang och lojalitet bland anställda.
En undersökning fann att 40% av de anställda lämnar jobb inom det första året om de får dålig yrkesutbildning. Omsättning av anställda är kostsamt för ditt företag på så många sätt, inte bara kostnaden för att anställa någon ny, men den förlorade kunskapen, slöseri med tid osv. Träna dina befintliga anställda väl, och de är mer benägna att hålla sig kvar.
Bra träning hjälper till att se till att alla är på samma sida. Det ger dina anställda direkt utbildning om de färdigheter eller beteenden som förväntas av dem. Om allt ditt folk har utbildats på samma sätt, finns det en högre chans att de gör saker på samma sätt.
Oavsett vilken bransch du befinner dig i, uppstår du förmodligen flera, snabba förändringar på grund av teknik och andra faktorer. I den snabbt föränderliga världen måste företagen vara kloka att fortsätta. Att ha välutbildade medarbetare som är snabba med den senaste utvecklingen är väsentlig.
När det gäller personalutbildning och utveckling, har du gott om alternativ tillgängliga för dig. Här är en översikt över de viktigaste typerna av träning du kan erbjuda, med en sammanfattning av fördelarna och nackdelarna för varje.
Den enklaste (och oftast billigaste) utbildningsformen är att få dina anställda att träna varandra. Det gör perfekt mening: Dina anställda har alla olika färdigheter, varför inte uppmuntra dem att dela med sig av dessa färdigheter med varandra?
Fördelen med intern utbildning är att det är enkelt att ordna och involverar noll eller minimal kostnad. Det kan också ha fördelar inte bara för de som tränas, men också för de som gör träningen, som kan känna sig mer bemyndigade och få förtroende, förbättra sina färdigheter och så vidare.
Den största nackdelen är att du inte introducerar ny kompetens eller kunskap i organisationen. Du försäkrar bara att det folk vet, delas bredare. Det kan finnas andra färdigheter eller perspektiv som du bara kan få från externa källor. Och medan vissa anställda känner sig bemyndigade genom möjligheten att utbilda människor, kan andra se det som en börda - du måste vara försiktig med hur du hanterar det.
In-house träning kan ta flera former:
Det finns massor av alternativ där ute för online träning. Du besöker en av dem just nu - på Envato Tuts +, liksom ett brett utbud av affärsövningar, vi har en massa detaljerade videokurser som täcker allt från JavaScript till logotypdesign. Så du kan uppmuntra dina anställda att hämta nya färdigheter online, antingen med gratis handledning eller genom att ta ut en prenumeration för att låta dem se videokurser och e-böcker också.
Det bra med online-utbildning är att det ofta är ganska billigt, och du kan få tillgång till ett brett utbud av träning över många olika ämnen. Det är också flexibelt, så att anställda enkelt kan passa in i det andra arbetet eller göra det på fritiden. Du har inte problemet att alla är ute av kontoret samtidigt för att delta i en schemalagd träningshändelse.
Denna mycket flexibilitet kan dock också vara en nackdel. Anställda måste vara ganska självmotiverade för att slutföra träningen, och det kan sluta bli uppskjuten. Det kan vara värt att arbeta med anställda för att hjälpa dem att planera några timmar med ordinarie träningstid varje vecka. Detta undviker också ett annat potentiellt problem: anställda känner sig som om de blir uppmanade att göra arbetsrelaterad utbildning i sin egen personliga tid.
Det här kanske inte verkar som ett träningsalternativ först, men många branschorganisationer tillhandahåller utbildning för sina medlemmar, samt erbjuder tidskrifter, e-böcker och andra resurser som kan hjälpa din personal att utveckla nya färdigheter.
Fördelen är att det här ofta är mycket riktade, specialiserad utbildning för din bransch, och det kan vara kostnadseffektivt. Förutom att vara medlem i en branschorganisation har andra fördelar, till exempel nätverksmöjligheter, trovärdighet, hålla sig uppdaterad med branschtrender och så vidare.
Å andra sidan kan träningsalternativen vara mer begränsade än med de andra alternativen, eftersom träning inte är den primära funktionen hos en branschorganisation.
Det finns utbildningsmöjligheter överallt: seminarier, konferenser, specialdesignade träningsprogram och så vidare.
Dessa kan vara bra för dina anställda eftersom de ofta är högkvalitativa händelser som tillhandahålls av professionella tränare, och de ger möjlighet att skapa nätverk med andra människor i branschen. Att göra denna typ av investering kan också visa din personal att du verkligen uppskattar sin personliga och professionella utveckling.
Den största nackdelen är kostnaden. Dessa program kan vara väldigt dyra, och då är det också kostnaden för resor, boende etc. Stora företag hämtar fliken för den här typen av saker hela tiden, men ett litet företag kan helt enkelt inte få budgeten för det. Du förlorar också den anställde och deras produktivitet under hela träningstiden.
Ett relaterat alternativ är att anställa ett träningsföretag för att komma till din arbetsplats och utbilda anställda på plats. Du undviker resekostnaderna på det sättet, men det kan fortfarande vara ett dyrt alternativ. Och du förlorar några av fördelarna som nätverk, att komma bort från kontoret mm.
Men å andra sidan får du skräddarsydda, ansikte mot ansikte träning från erfarna proffs. Om din budget kan sträcka sig till den, kan den fortfarande vara ett bra alternativ.
Vissa arbetsgivare betalar för sina anställda att genomföra formell utbildning, som en företagsekonomisk examen eller en redovisningskvalifikation. Detta är ett underbart incitament att erbjuda, även om kostnaderna självklart kan rackas upp ganska snabbt. För att hålla dig till din budget, överväga att bara bidra med ett visst belopp och ha arbetstagaren betala resten eller begränsa den till kortare och billigare program.
Om du har råd med det, är fördelarna en bättre utbildad och utbildad personal med kompetens och kvalifikationer att ta på sig mer ansvar, så att du kan främja inifrån i stället för att behöva rekrytera externt för seniorroller.
Nu när vi har sett olika typer av träning, låt oss börja sätta ihop en träningsplan för dina anställda.
Det första stället att börja är med nya medarbetare: Vad behöver de veta för att snabbt få fart?
En del av det är den praktiska informationen som vi behandlade i handboken för arbetstagarhandboken: Hur fungerar löner och förmåner, vad är policyen för semester, och så vidare. Men en orienteringsplan kommer att gå längre än det. Ge den nya medarbetaren en fullständig introduktion till företaget: din historia, vad du gör, varför gör du det osv. Vad är din filosofi? Hur tycker du om att göra affärer?
Sedan introducera folket. Vad är den övergripande strukturen i verksamheten, och hur kommer den nya medarbetaren att passa in i det? Vem är nyckelpersoner? Som du vet, om du någonsin har introducerats för en massa människor på en stor fest, är det omöjligt att komma ihåg för många namn på en gång. Så håll det lätt och fokusera bara på de nyckelpersoner som den nya medarbetaren kommer att interagera med först.
Och vad med kunderna? Vem är de och vad vill de ha från ditt företag? Detta är viktigt även om personen inte kommer att ha en direkt kundorienterad roll. Ett företag finns för att betjäna sina kunder, så alla i företaget borde förstå hur man gör det och arbetar mot målet att göra det mer effektivt, även om de aldrig hanterar en kund direkt.
Därefter täcka allt som är specifikt för ditt företag eller personens roll. Använder du speciell programvara som arbetstagaren behöver lära sig? Har du särskilda processer som de behöver förstå? Eventuella speciella färdigheter som personen kommer att behöva förvärva om de inte redan har dem?
Som du säkert har insett kommer något av materialet för din orienteringsplan att vara vanligt för alla anställda, medan vissa kommer att behöva anpassas till enskilda medarbetare beroende på deras arbetsfunktion, de färdigheter de anländer med och så vidare.
Börja därför med att skapa ett kärnorientationsutbildningsprogram som innehåller de element som är tillämpliga över hela linjen, och sedan utvärdera det för varje ny medarbetare och lägga till några nödvändiga områden. Om du anställer ett stort antal nya personer kan det vara värt att skapa "moduler" av information som är tillämplig på vissa gemensamma roller, såsom en försäljningsmodul för kundanpassad personal, en modul som handlar om finansiell mjukvara för kontorspersonal, och så vidare. Välj sedan lämpliga moduler för varje nyanställd situation.
Ett viktigt inslag i ett effektivt orienterings- eller inbyggnadsprogram är att utföra regelbundna undersökningar av nya anställda. Fånga upp med dem efter en vecka eller två på jobbet, och ta reda på vad som fungerade och vad som inte gjorde. Vilka frågor lämnades obesvarade, och vilka problem uppstod de i deras tidiga dagar? Ta sedan in det i framtida orienteringsutbildningar.
Att få de nya medarbetarna tränade effektivt är en bra start. Nu kan du gå vidare till dina befintliga anställda. Ofta är chefer och företagsägare ganska reaktiva när det gäller utbildning - de väntar på att anställda begär utbildning, eller de råkar komma över ett träningsprogram som låter bra och berätta för anställda att ta det. Men det är bättre att få ett mer systematiskt tillvägagångssätt och skapa en individuell träningsplan för varje anställd. Här är hur:
Börja med att bedöma medarbetarens nuvarande kompetens, jämfört med vad som är nödvändigt för jobbet. Om du skapade en riktig arbetsbeskrivning när du anställde dem, borde du ha en klar uppfattning om vad som krävs för rollen. Överväga:
Vi pratar personliga färdigheter här, som tidshantering och presentationsförmåga, samt behärskning av programvara, processer och andra uppgifter som är nödvändiga för att utföra sitt jobb. För personer som hanterar andra anställda eller kanske behöver göra det i framtiden måste du också utvärdera sina ledarskap.
Även om de specifika behoven hos arbetstagarens arbete är viktiga, är det också värt att gå utöver det och tänka på företagets behov som helhet.
Har du några skillnadsspalter överlag? Finns det några extra funktioner som du skulle vilja att den här arbetstagaren ska ta på sig i framtiden, för vilken han eller hon kommer att behöva träna? Och vad sägs om trender inom branschen? Finns det någon ny teknik som personen ska utbildas i? Nya ledartrender eller affärspraxis som du vill att de ska förstå?
Trots allt handlar träning om att tillgodose behoven hos både medarbetaren och verksamheten, så se till att du täcker båda vinklarna.
Ibland får medarbetarna tydliga idéer om vad de vill lära sig. Kanske har de hört talas om en ny teknik som de vill behärska. Kanske vill de flytta in i en mer senior roll och vill förvärva ledarskap.
En viktig del av att skapa en träningsplan är att uppmuntra arbetstagaren att föreslå utbildning som de skulle vara intresserade av. Så länge det är relevant för jobbet och inom din budget, försök att tillgodose dessa förfrågningar om möjligt. självmotiverat lärande är ofta den mest effektiva typen. Vuxeninlärning är inte som skolan - människor behöver se vad som finns för dem, att känna att träningen är relevant och att vara helt anpassad till målen.
Nu när du har samlat all denna information, sitta ner med arbetstagaren och skapa en träningsplan tillsammans. Detta är något du bör göra regelbundet, minst en gång per år eller kanske oftare. Planera de färdigheter du vill fokusera på under det kommande året.
Återigen, försök att lyssna på arbetstagaren så mycket som möjligt. Ditt företag har vissa behov, men om arbetstagaren är verkligen motståndskraftig mot idén att lära sig en viss ny skicklighet, är det osannolikt att träningen kommer att bli effektiv. Var redo att kompromissa, och försök att hitta en rättvis match mellan dina behov och dina anställdas.
När du har avgjort kompetensen bestämmer du hur de kommer att förvärvas. Vilka av de alternativ vi tittade på i avsnitt 2 kommer du att använda? En del av detta kommer att baseras på din budget, och vissa kommer att baseras på arbetstagarens preferenser och inlärningssätt. Alla har sitt eget sätt att lära sig - en gemensam ram är att bryta eleverna in i tre grupper:
Det här är bara en snabb sammanfattning, och det finns många andra konkurrerande modeller där ute. Grundidén att komma ihåg är att alla lär sig annorlunda. Så försök att lära känna vilken typ av träning som helst skulle fungera bäst för varje individ och ordna träningsalternativ på den grunden.
När du skapar en träningsplan, och när du återkommer till den och uppdaterar den varje år, kom ihåg att det handlar inte bara om att skaffa färdigheter - det handlar om riktningen för en persons karriär.
Den utbildning som människor gör kan ofta avgöra vilka möjligheter som finns tillgängliga för dem, så det är viktigt att ta hänsyn till detta. Förutom näringslivets och individenas omedelbara behov, ta också tid att planera vidare. Vad är medarbetarens långsiktiga karriärmål? Hur kan du hjälpa dem att uppnå dessa mål?
I vissa fall kan din medarbetares karriärväg sluta ta dem till roller som helt enkelt inte är tillgängliga i ditt företag. Du kan sluta träna folk som lämnar. Det kan vara svårt, men det är oundvikligt. Om personen är tillräckligt bestämd, lämnar de ändå, eller de kommer att stanna och vara missnöjda. Det är bättre att njuta av en lojal, motiverad medarbetares tjänster under några år än en avvecklad medarbetare i årtionden.
Eller som det långvariga företagsskämt sätter det:
CFO frågar, "Vad händer om vi investerar i att utveckla människor och de lämnar oss?"
VD svarar, "Vad händer om vi inte gör det, och de stannar?"
I den här handledningen har du lärt dig hur du skapar en personalutbildningsplan för dina småföretagare. Du har sett fördelarna med träning, utforskat de olika alternativen som finns och sedan sett hur man skapar orienteringsutbildning och pågående individuella träningsplaner för varje anställd.
Denna handledning är en del av en större serie om HR för småföretag. Håll dig klar för resten av serien, där vi tittar på bättre medarbetarkommunikation, HR-programvarulösningar för småföretag och mer.
Innan du går, här är ett sista tips för personalutbildning: Småföretag kan ibland få statliga incitament eller skattekrediter för personalutbildning. Så var noga med att undersöka vad som är tillgängligt i ditt område - det kan hjälpa till att sänka kostnaden för utbildning dramatiskt!
Accentsconagua