Share
Vad du ska skapaÄr din faktura en eftertanke? Om det är, gör du ett misstag.
Som småföretagare borde du veta att din faktura ingår i din branding. Det måste se bra ut eftersom det representerar ditt företag.
Din faktura måste också vara tydlig. Det borde ingen tvekan om hur mycket du fakturerar för eller hur din kund ska betala dig.
En otydlig faktura kan skapa onödiga betalningsförseningar. Det kan också slösa bort din tid som kunden försöker kontakta dig med sina frågor.
I denna handledning lär du dig hur du gör en professionell faktura med en MS Word-faktura mall. Jag börjar med att notera elementen i en bra faktura. Därefter tar jag dig igenom steg-för-steg-processen för hur du gör en faktura i Word. Slutligen delar jag några resurser där du kan hitta dina egna Word faktura mallar.
Att skapa en faktura är värdelös om fakturan inte är informativ och hjälpsam. Faktum är att en oprofessionell faktura kan vara sämre än ohjälpsam. Det kan förvirra eller störa din klient. Här är några viktiga delar av bra fakturor. Din faktura ska:
Du kan lära dig mer om grunderna om hur man skapar en faktura i det här inlägget:
Låt oss titta närmare på varje fakturaelement.
Utan rätt information kan din kund inte veta vad fakturan är för. De kanske inte ens vet hur mycket du ska betala eller var du ska skicka din betalning till.
Här är den grundläggande informationen som alla fakturor ska innehålla:
För att undvika förvirring, se till att dina fakturor innehåller rätt information.
Dina betalningsvillkor är särskilt viktiga. De rätta termerna kan uppmuntra din kund att betala snabbt. För att lära dig mer om de bästa betalningsvillkoren som ska användas, granska den här handledningen:
Hur fakturan ser ut är också viktig. Du bör överväga att din faktura ingår i ditt varumärkesarbete. Som ditt brevpapper, visitkort och andra märkesvaror, representerar det ditt företag.
Din klient kommer sannolikt att spara din faktura i sina filer. Nästa gång de behöver beställa liknande tjänster, kan de använda din faktura för att få din kontaktinformation. Så det intryck som din faktura gör kan vara en bestående. Din faktura behöver se skarp och professionell.
Du kanske inte har råd med en grafisk formgivare för att göra en anpassad faktura, men en bra fakturamall är billigt (mellan $ 5 till $ 9) och kan hjälpa dig att skapa en professionell faktura på några minuter.
Du kan hitta professionella fakturamallar på Envato Market (GraphicRiver) eller bläddra igenom ett kuratiserat urval av mönster med minimal stil MS Word-faktura i den här artikeln:
Dessa faktura mallar har tydliga mönster, förmåga att anpassa dem snabbt till ditt småföretag, och skaffa dem till dina kunder och samla in betalningar professionellt.
När ska du fakturera din kund?
Svaret kan verka självklart. I de flesta fall fakturera när arbetet är klart. Men var uppmärksam på eventuella tidigare avtal du gjort med kunden. Om du till exempel har kommit överens om att fakturera kunden en gång i månaden, följ sedan igenom avtalet.
Överraskande är några småföretagare tveksamma att skicka ut fakturor. De kan skicka sina fakturadagar eller till och med veckor efter att projektet är slutfört.
Undvik att göra det. Sena fakturor innebär sena betalningar. Klienter förväntar dig att fakturera dem för tjänster som görs. Så skicka dina fakturor i tid.
Låt oss nu titta på hur du gör din egen faktura.
Du kan använda en mall för att skapa en professionell faktura med Word. Här är en stegvis guide för att hjälpa dig att skapa egna fakturor:
För att se till att du inte lämnar någonting ur din faktura, gör du en lista med vilken information du vill inkludera. Här är några ställen att leta efter fakturainformation:
När du har samlat din fakturainformation är du redo att börja.
I det här exemplet använder jag en Word-mall för att skapa en faktura för Anytown Consulting, det företag som vi först såg i denna handledning:
I det här nya exemplet har Anytown Consulting skapat en bok om e-bok för Jane Doe. Den enkla fakturan vi ska skapa är för en ebook-täckt design och lite mötetid. Du kan följa samma process för att skapa fakturor för dina kunder.
När du väl vet vad din faktura behöver inkludera, välj den rätta Word-fakturamallen. Jag använde denna fakturamall från Envato Market eftersom den har en ren och professionell känsla. Du bör välja fakturamallen som passar dina företags behov.
När du har hämtat faktura fakturan, öppna Windows Filutforskare och dubbelklicka fakturamallfilen för att öppna den. Filen har en .zip-förlängning:
Öppna Word-fakturamallen Zip-fil.Klicka på undermappen, huvudfiler. Att välja den färg som går med din logotyp, dubbelklicka i mappen för den färg du vill använda. Mallen jag valde kommer med fem färgscheman:
Välj den faktura mallfil som passar ditt färgschema bäst.Varje färgschema finns i sin egen mapp. Jag valde det blå fakturans färgschema eftersom det går bäst med min logotyp. Dubbelklicka i mappen för att öppna den och mallfilerna för den här färgschemat:
Öppna den blå Word-fakturamallen.För att öppna Word-mallen, dubbelklicka på filen med .docx förlängning. Faktura mallen visas i Skyddad vy:
Faktura mallen öppnade i Word Protected View.I skyddad vy är de flesta redigeringsfunktionerna avstängda. Vi vill anpassa mallen för våra småföretag, så vi behöver redigeringsfunktionerna tillgängliga. Så vi ska stänga av skyddad vy.
Om du vill aktivera normala redigeringsfunktioner och stänga av skyddad vy klickar du på Tillåt redigering knappen till höger om den gula linjen högst upp på fönstret. Du är nu redo att börja anpassa mallen.
När du har laddat ner mallen, gör den till din egen genom att anpassa den. Innan vi börjar är det dock en bra idé att spara mallfilen under ett annat namn så att du kan återgå till originalmallen om du någonsin vill använda den igen.
Nu är du redo att anpassa din faktura. Börja med att byta ut logotypen.
För att ersätta logotypen, klicka på rutan till vänster om mallen som säger "Logo placera här."Du får se handtag runt lådan:
Välj "Logotyp placera här" rutan.Vid behov, använd handtagen runt logotypens platshållare för att ändra storlek på logotypen. (Notera: Handtagen ser ut som ihåliga prickar.)
Klicka på Föra in alternativet från menyn längst upp i fönstret. Klicka nu på Bilder ikon för att välja din logotypfil från din dator. Din skärm ska se ut så här:
Klicka på ikonen Bilder och välj din logotypfil.Välj den logotypfil du vill lägga till på din faktura. Klicka på Föra in knappen längst ner till höger på Utforskaren fönster. Logotypen läggs till på din faktura:
Sätt in din logotyp i din faktura.Om så behövs, använd handtagen i hörnen av logotypen för att ändra storlek på logotypen så att den passar fakturan. (Notera: Om du använder de andra handtagen kommer du att förvränga din logotyp.)
Nu kan du också radera platshållaren genom att ändra fyllfärgen till vit. För att göra det, välj platshållaren. Högerklicka för att få fram en popup-meny:
Ta upp logotypens platshållare meny.Klicka på Formatera form alternativ. Sidformatmenyn Formatformat visas. Klicka på Fylla alternativ:
Klicka på Formatform och sedan Fyll alternativ.Se till att växelknappen av Fast fyllning alternativet är valt. Klicka på Färg ikon i mitten av Formatera form sidofält för att visa Tema färger palett:
Visa paletten Temanfärger.Klicka på den vita rutan längst upp till vänster på färgpalett för att applicera den vita färgen på platshållaren. Fakturan ska se ut så här:
Applicera den vita färgen på platshållaren.Nu är vi redo att börja lägga till vår information, med början av adressinformationen.
För att ändra din returadress i mallen, klicka på returadressfältet. Handtag kommer att visas runt texten:
Klicka på returadressfältet.Markera texten du vill ändra för att markera den. Din skärm ska se ut så här:
Markera texten.Skriv över den markerade informationen med din företagsadress, telefonnummer och hemsida.
Upprepa processen för att ändra texten för klientens information och annan textinformation du vill ändra.
I den här mallen är följande alla textfält:
Alla dessa fält kan ändras med den ovan beskrivna processen. Du kan även ta bort text som du inte vill ha genom att högerklicka på den markerade texten och välja Cut alternativet i rullgardinsmenyn.
När du är klar ska din faktura se något ut så här:
Ordfaktura mall med anpassad text applicerad.Vi har diskuterat hur man personifierar merparten av fakturan, men texttexten för fakturering är i tabellformat och behöver särskild hantering.
För min provfaktura vill jag bara betala för två tjänster:
Det betyder att min faktureringstabellen innehåller många extra rader. Vi måste ta bort de extra raderna.
Börja med att markera alla utom två tabellrader genom att markera dem. Nästa, Högerklicka för att visa rullgardinsmenyn:
Välj tabellraderna och högerklicka.Klicka på Radera celler möjlighet att ta bort de oönskade tabellraderna. Välj Ta bort hela raden alternativ och klicka ok. Din faktura bör se ut så här:
Radera oönskade rader.Ändra texten i varje cell genom att markera den (dvs.. markera den) och skriva över det. Var försiktig så att du inte väljer flera celler samtidigt.
Dollarns siffror under Tidspris kolumn och Kosta kolumnen är också text. Du kan ändra dem genom att skriva över dem också.
Glöm inte att ändra siffrorna Subtotal, Tax och Total. De beräknas inte automatiskt i denna fakturamall i Word.
I det här exemplet finns ingen kundrabatt, så jag tog bort den tabellraden med den tidigare beskrivna processen.
Din faktura bör se ganska bra ut just nu. Ta en stund för att se till att alla fält är korrekta. Glöm inte att ändra Total inköp siffran längst upp till höger på fakturan. Detta är ett textfält.
Det är en bra idé att korrekturläsa hela fakturan just nu. Leta efter felstavningar i klientens namn eller adress och andra typsnitt.
Om du har ändrat fakturan mycket kan du också behöva flytta några av textfälten. För att göra detta, välj textfältet (du ska se handtagen) och dra den till där du vill att den ska vara.
Din färdiga faktura ska se ut så här:
Final anpassad MS Word faktura design.Notera: Jag använde versionen av Word från Office 365 för att skapa denna faktura. Om du har en tidigare version av ordet kan dina steg vara lite annorlunda.
Din faktura är viktig för ditt lilla företag. En professionell faktura ger ett bra intryck med dina kunder och hjälper dig att få betalt snabbt. En oprofessionell faktura kan orsaka förvirring och försena betalning.
En bra faktura bör:
Du kan skapa din egen faktura med hjälp av en faktura mall för Word. Kom igång genom att hitta rätt fakturamall för dig på Envato Market.
Accentsconagua