Share
Tidshantering är ett ämne som ofta uppkommer i samtal mellan frilansare. Det beror på att var och en av oss måste ta ansvar för att få allt på sin platta gjort, utan att någon annan skämtar oss om arbetet.
Men när du etablerar en byrå blir situationen hårdare: Förutom att få det kreativa arbetet som du behöver för att hålla kunderna nöjda måste du också tilldela arbetet till alla andra hos byrån, om inte fortsätt kontrollera för att allt ska bli gjort.
För vissa frilansare är det ett snabbt sätt att bli galen. För andra handlar det bara om att se till att det finns ett bra system på plats och att du vet vad dina prioriteringar är. Förutsatt att du känner dig bekväm med ett litet ledaransvar, är det mycket genomförbart att få alla organiserade.
Även om du har gjort det så långt beroende av ett kalkylblad eller några handskrivna anteckningar, innebär övergången till att köra en byrå att du måste gå högteknologiskt. Det är dags att välja ett projekthanteringsverktyg som låter dig tilldela arbetet till ditt lag. Det är bara för ineffektivt att hantera arbetet på något annat sätt. I synnerhet kommer du att vilja ha ett verktyg som ditt team kan uppdatera utan att du markerar varje ruta för dem - du vill ha alla sina uppdateringar om deras arbete på bara en plats.
Det är alltid viktigt att se till att dina verktyg är lätta att arbeta med - ingen vill spendera timmar som kämpar med ett projekthanteringsverktyg innan de kan komma igång med själva projektet.
Bästa praxis är att välja ett verktyg som låter dig placera alla de kreativa tillgångarna som är kopplade till ett visst projekt på ett ställe. Det behöver inte ligga inom samma verktyg som du använder för att hantera projektuppgifter (även om det finns många appar som gör båda), men det behöver vara tydligt organiserat, med ett sätt att spåra olika versioner av varje projekt.
Du måste bestämma om du vill att dina kunder ska ha tillgång till dina projekthanteringsverktyg också. Det är ett alternativ som många kunder verkar vilja, även om att få dem att faktiskt utnyttja dessa verktyg är ett krångel. Det finns dock ett visst värde för att kunna diskutera ett projekt bort från kundens uppmärksamhet.
Exakt vilka andra funktioner du kanske vill ha i ett projekthanteringsverktyg kan bero på vilken typ av arbete din byrå tar på sig och arbetsflödet du följer. Det är alltid viktigt att se till att dina verktyg är lätta att arbeta med - ingen vill spendera timmar som kämpar med ett projekthanteringsverktyg innan de ens kan komma igång med själva projektet. Det är också användbart att leta efter möjligheter att effektivisera projekt. Om du till exempel tar på liknande projekt om och om igen, väljer du ett verktyg som låter dig starta nya projekt från mallar det logiska draget.
Det är i allmänhet värt att överväga en webbaserad app för ditt projekthanteringsverktyg dessa dagar, så att ditt team har tillgång till programvaran oavsett var de är. Det finns vissa alternativ som du kan köra på din egen server, men om inte det är något du redan vet hur man gör och som du kan felsöka för, är det förmodligen mer praktiskt att betala för ett alternativ.
Med en byrå är det alltid bäst att göra uppgifterna som standardiserade och lätt repeterbara som möjligt. Du vill inte fortsätta att lära ut nya människor hur man gör samma jobb om och om igen, så det är perfekt att ställa upp saker så att du har samma person som gör samma uppgift om och om igen. Det kan vara lite mindre kul än att låta alla ta del av ett visst projekt som de tycker är intressanta, men det är mycket mer hanterbart.
Om du har en eller två personer som hanterar en viss uppgift - och redan vet vad du ska göra - kan du kanske få dem igång på ett nytt projekt med lite mer än en snabb omtale. Självklart vill du ha ett mer robust system för att hantera arbete än de snabba anmärkningarna, men att kunna få bollen att rulla snabbt är ovärderlig i en byrå, speciellt om du är villig att ta fart på jobb.
Den svåraste delen av att standardisera hur du dela upp projekt kommer in om du lita på entreprenörer snarare än anställda. När du först börjar, är det osannolikt att du har heltidsanställda men om du inte kan vara säker på att en viss freelancer du jobbar med kommer att ha ledig tid för varje projekt du tar på är det svårare att vara säker att du bara kan lämna en viss del av ditt projekt till samma person om och om igen.
Du kan sluta med några namn på din lista för olika typer av arbete. Det är möjligt, men du kan behöva satsa på att kunna ombord på en ny freelancer om dina föredragna entreprenörer inte är tillgängliga.
Även om du har ett stort heltidslag kan du lita på att göra exakt vad du säger för varje projekt, överväga att sätta samman träningsmaterial för din byrå. På den bredaste nivån kan du spara tid på att berätta för alla vad du behöver på en faktura varje månad genom att kodifiera dina förväntningar för alla frilansare i en manual..
Förhoppningsvis har du valt ett projekthanteringsverktyg som redan är känt för ditt lag och används vanligtvis nog att det redan finns handledning online som du bara kan peka på.
Det inkluderar att ge utbildning för alla projekthanteringsverktyg du litar på. Som frilansare kan du ha blivit frustrerad när en kund insisterade på att du använder sina interna verktyg - men det är alltid värre när du inte vet hur du använder verktyget eller om kunden organiserar information på ett ovanligt sätt inom verktyget.
Förhoppningsvis har du valt ett projekthanteringsverktyg som redan är känt för ditt lag och används vanligtvis nog att det redan finns handledning online som du bara kan peka på. Om inte, bli inte förvånad om du slutar skriva de självstudierna själv.
Processen med att skriva din träningshandbok behöver inte vara för utmanande: det kan vara så enkelt att skapa ett gemensamt dokument och lägga till anteckningar varje gång du skickar en begäran till någon i ditt lag eller du måste svara på en fråga. Detta tillvägagångssätt kommer att få dig ett sökbart dokument som hjälper dig att hålla saker ihop ganska länge. Du kanske vill ändra det till ett enklare format, men det är inte ett krav att du ska komma igång.
En av fördelarna med att arbeta online är att du kan hålla kontakten med medlemmarna i ditt lag, även om de befinner sig i tre stater. Dra nytta av det faktum genom att vara tillgänglig för att prata om någon behöver dig. Även om du bara har skapat en IRC-kanal för ditt lag, kommer du att kunna leda potentiella problem innan de växer till något större. Ibland behöver ditt lag bara ett beslut på ett eller annat sätt och du är den enda som kan göra det. Du vill inte vara anledningen till att alla andra måste sluta arbeta.
Det är också viktigt att checka in med ditt lag regelbundet. Du behöver inte ringa varje dag, men pingar dem för statusrapporter så ofta som du behöver känna dig bekväm att arbetet görs på tid. När du inte är på samma kontor, är det bara sättet att veta små detaljer, som om din utvecklare rör sig långsamt denna vecka för att han fångade influensan. När du arbetar med många rörliga delar är det upp till dig att behålla kommunikationen.
Med det sagt måste du också balansera din egen arbetsbelastning. Största avbrott för att prata med ditt team är inte riktigt bra för produktiviteten. Du måste hantera förväntningar om när du är tillgänglig för att chatta, för att säkerställa att du har så mycket tyst tid som du behöver för att avsluta ditt arbete.
Det kan innebära att blockering av vissa timmar när du inte kommer att vara tillgänglig för arbete (vilket i sin tur kan innebära att du behöver en delad kalender) eller det kan innebära att du arbetar några timmar när resten av ditt team är avstängd. Tidszoner kan göra det lättare att välja tider när ditt team, och kanske dina kunder, inte behöver dig.
Nyckeln till kommunikation är konsistens. Finns på samma kommunikationskanaler vid samma tidpunkt och det blir mycket lättare att hålla kontakten med ditt lag.
Accentsconagua