Share
Hantering av kassaflöde är som att ha den perfekta basebollsvingen: det handlar om timing.
Pengar rinner in och ut ur ditt företag dagligen, eftersom du får betalningar från kunder och löser räkningar med leverantörer och personal. Då finns det allmänna kostnader och skatter och tusen andra betalningar för att hålla reda på.
Timing är viktigt eftersom även om ditt företag är lönsamt kan du stöta på problem om betalningarna från kunder kommer in för långsamt och du har för många utflöden medan du väntar på kontrollen att du har blivit lovad som ligger i post.
Detta är särskilt viktigt för småföretag, som ofta har små reserver av pengar och kredit för att falla tillbaka. Enligt Dun & Bradstreet är 90% av småbranschernas brist orsakade av dåligt kassaflöde.
Så i den här handledningen undersöker vi kontantflödet i detalj och ger dig några verktyg som hjälper dig att prognostisera dina kassaflöden exakt under de närmaste 90 dagarna. Då ger vi några praktiska tips om hur du förbättrar ditt företags kassaflöde, antingen genom att påskynda inflödet eller sänka utflödena.
I slutet av denna handledning förstår du varför tidpunkten för kassaflöden är så viktigt för ett företag. Du kommer att kunna hantera och prognostisera kassaflödet på ett effektivt sätt, och vet vilka steg du ska ta om pengarna börjar bli korta.
Låt oss först och främst ta reda på vad kassaflödet är.
Kassaflöde hänvisar helt enkelt till hur ett företag tar emot pengar och betalar ut det. Med vinsten ser man när en försäljning gjordes eller en kostnad uppstod, ser kassaflödet på när företaget faktiskt tog emot pengarna eller betalade ut det. De två kan vara ganska annorlunda, som vi ser senare.
I en tidigare handledning såg vi på kassaflödesanalysen och såg att det var en sammanfattning av alla flöden av kontanter under ett år.
Men ett år är en lång tid i affärer. Även om ett företag har ett positivt kassaflöde under året kan det möta affärsekvivalenten av de månader där kylskåpet behöver bytas ut, hypotekslånet är förfallet, och det är en försening som tar emot löneskatten. Så i denna handledning kommer vi att se mer detaljerat på ebb och flöde av pengar över kortare perioder.
Om du vill förstå något och hantera det effektivt måste du först mäta det. I kassaflödesvärlden betyder det att du håller reda på din nuvarande kontantbalans och prognoserar alla pengar du förväntar dig att få och allt du måste betala ut under de närmaste veckorna och månaderna.
Enligt denna bank of America-papper har företag som gör månatlig kontantflödesplanering 80% överlevnad, jämfört med 36% för de som bara planerar en gång om året. Att inte ha ett regelbundet uppdaterat kassaflödesprognos är affärsekvivalenten för flygblind.
Lyckligtvis är det inte svårt att hålla reda på dina kassaflöden. Det är ungefär lika med vad du gör med din egen personliga ekonomi varje månad, träna ut när din lön kommer in och när kreditkortsbetalningen förfaller och se till att du har tillräckligt med i ditt konto hela tiden. Företagskonton tenderar att vara mer komplicerade, och kassaflöden kan vara mer oförutsägbara, men grundprincipen är densamma.
Det finns verktyg för att hjälpa dig också. Programvara för småföretag som QuickBooks har kontantflödesprognoser inbyggd, eller du kan använda specialiserade kassaflödeshanteringsapplikationer som Pulse, Float eller PlanGuru.
Om du inte vill investera i dedikerad programvara, kommer ett Excel-kalkylblad också att göra jobbet. Microsoft Excel har inkluderat en prognosmall för kassaflöde i alla versioner från 2007 och framåt. Andra mallar finns tillgängliga online, till exempel den här Excel-mallen från SCORE.
Här är ett kassaflödesprognos för ett fiktivt företag, CoolGadget Corp., anpassat från mallen som levereras med Excel. Du kan också hämta detta exempel som ett kalkylblad.
Som du kan se, planerar CoolGadget att starta februari månad med $ 5000 i sitt konto, men kommer att ha ett litet positivt saldo på bara $ 1000 i månads slutet. När vi läser ner i detaljerna kan vi se varför. Företaget räknar med att få 15 000 dollar under månaden, men betalar ut 19 000 dollar.
Vi tar då det $ 1 000-balansen och ser vad som händer med det i mars och sedan i april. I mars är kontantinkomsterna något högre än de utbetalade pengarna, så kassaflödet är upp till $ 1 250. Men i april kommer företaget att falla in i rött. Försäljningen stiger, men en planerad annonseringskostnad på $ 5000 är mer än vad företaget har råd med just nu.
Därför är kassaflödesprognos viktigt. Företag kan komma i problem även när försäljningen stiger, helt enkelt för att de inte har råd med investeringarna. CoolGadget måste fördröja några av utgifterna, eller försöka få pengarna att komma in snabbare.
Det kan också vara nödvändigt för företaget att starta prognoser varje vecka eller till och med dagligen, för även i februari och mars seglar det väldigt nära vinden. Det slutar månaden med ett litet positivt saldo, men om tidpunkten för betalningarna inte är gynnsam, kan det dyka in i rött under månadens lopp.
Om du tycker att du behöver förutse oftare, kan du använda samma grundläggande mall och bara ändra rubrikerna överst från månader till veckor. Mallen som vi har använt möjliggör månadsplanering de närmaste 12 månaderna, men du kan enkelt ändra det till veckoplanering för de kommande 12 veckorna. Du kan också ändra kategorierna längs sidan till vad som helst som ger mest mening för ditt företag.
Generellt är ju mer osäkra din kontantposition, ju mer detaljerade dina prognoser borde vara. Det är detsamma som med den personliga ekonomin: om du kämpar för att slutet ska mötas måste du budgetera för varje resa till snabbköpet, medan när du har en hälsosammare bankbalans har du råd att vara lite mer hands-off.
Så vad kan du göra om, som CoolGadget, ser du den fruktade stänk av rött bläck på kassaflödesprognosen?
Kom ihåg att det handlar om timing. Om ett företag har en bra försäljning och vinst men dåligt kassaflöde är det i allmänhet för att tidpunkten är avstängd och pengar går ut snabbare än det kommer. För att förbättra kassaflödet behöver du antingen få betalningar som kommer fortare eller försena betala ut pengar.
Låt oss titta på några praktiska sätt att göra det.
Företag gör försäljning på olika sätt, så hur du hanterar detta beror på din affärsmodell. En konsumentvänd affär som en restaurang eller ett café tar betalning från kunderna omedelbart, så att ta pengar snabbare behöver det öka försäljningen, kanske genom att erbjuda en speciell tidsbegränsad kampanj.
Men många företag får inte omedelbar betalning från sina kunder. Det är särskilt fallet för affär till företag transaktioner. CoolGadget säljer till exempel inte direkt till konsumenterna. I stället skickar den en kasse av prylar till en elektronik grossist, och det företaget kommer att skicka betalning inom en överenskommen tid, som 30 dagar.
Och det är där problemet kommer in för många företag. En 2012-undersökning av National Federation of Independent Business visade att 64% av småföretag hade fakturor som hade gått obetalda i minst 60 dagar. Dessa förseningar kan verkligen skada ett företags kassaflöde.
I det här fallet är det effektivaste sättet att förbättra kassaflödet genom att samla pengar snabbare. Du kan göra detta på ett antal sätt:
Många småföretag anser fakturering som en tråkig administrativ uppgift, men att få det rätt är en viktig del av framgången. Du måste skicka ut en faktura omedelbart efter att du har levererat varan och med all nödvändig information, särskilt betalningsvillkor, till exempel vilka sena avgifter och ränta du debiterar och ett framstående förfallodatum.
En undersökning fann att 25% av de små företagen hade minst $ 5 000 i månaden i intäkterna försenade på grund av fakturafel. Det här är verkligen låghängande frukt. Att sända exakt faktura så tidigt som möjligt är ett enkelt sätt att förbättra ett företags kassaflöde. QuickBooks, den tidigare nämnda bokföringsprogramvaran, innehåller en faktureringsfunktion, eller du kan prova en onlinetjänst som FreshBooks eller faktura.
Detta kan vara knepigt, eftersom du vill ha bra relationer med dina kunder. Men om en betalning beror, rekommenderar småföretagaren att vara artig men fast. Skicka en ny faktura, inklusive sena avgifter och ränta. Ring och kontrollera att fakturan har tagits emot och fråga om något är oklart. Håll en vänlig ton, men lägg inte på tills du får ett avtalat betalningsdatum, vilket du då kan bekräfta via e-post eller skriftligt.
Helst vill du förhandla om betalningsvillkor med dina kunder som är minst lika med, och helst kortare än de som du har med dina leverantörer. Om du till exempel måste betala dina räkningar inom 30 dagar, vill du att dina kunder ska betala inom 30 dagar, eller kanske till och med mindre. Du vill verkligen inte göra betalningar inom 30 dagar och ta emot dem på 45 dagar.
Det kan vara knepigt för småföretag, särskilt när det handlar om större företag som har en starkare förhandlingsposition. Men du kan börja med att vara tydlig om vad dina villkor är och uppmärksamma formuleringen av kontrakt och fakturor. Det finns några användbara råd på betalningsvillkor i detta brittiska regeringens faktablad.
Förutom att betalningar kommer snabbare, är ett annat sätt att maximera ditt kassaflöde att sakta ner utflödena. Här är några alternativ:
Om din verksamhet går bra är det frestande att investera i ny utrustning eller marknadsföring i ett försök att öka tillväxten ännu mer. Men ibland kan en investering som är lönsam på lång sikt, förlora ett företag på kort sikt.
Med vårt CoolGadget-exempel var det en $ 5 000 annonsbetalning som tippade företaget över i rött. Även om den annonsen antagligen skulle innebära mer försäljning och vara bra för företagets långsiktiga hälsa, måste den försenas i en månad eller två, tills företaget har tillräckligt med pengar för att täcka utgifterna.
Precis som du omförhandlade med dina kunder kan du också prova med leverantörer. Se om du kan få dem att komma överens om ett längre betalningsfönster, säg 45 dagar i stället för 30. Det kan bara vara den kontanta kudden din verksamhet behöver.
Även om du inte kan få en förlängning kan du se till att du tar så lång tid som möjligt att betala. Du måste vara försiktig här, för att du inte vill bryta mot några tidsfrister som du har kommit överens med leverantörer. Det sätter dem i kassaflödessvårigheter av sig själv och är dåligt för ditt rykte. Och du vill verkligen se till att du alltid betalar din personal i tid.
Men om du har fått 30 dagar att betala för vissa varor, ta hela 30 dagar. Låt pengarna sitta i ditt konto så länge som möjligt, vilket ger dig mer av ett säkerhetsnät om du har andra oväntade utgifter.
Med vårt fictionsföretag CoolGadget upptäckte vi från sin balansräkning att den hade $ 100 000 i lager. Det är $ 100,000-värde av osålda prylar som bara sitter i sitt lager.
Ett effektivare sätt att hantera kassaflödet är att hålla behållaren till ett minimum. Du vill ha tillräckligt för att tillgodose efterfrågan, men inte mer. Om CoolGadget hade byggt upp en mer rimlig inventering på 20 000 dollar skulle det ha blivit kvar med ytterligare 80 000 dollar för att täcka sina övriga utgifter, och dess kassaflöde skulle vara mer hälsosamt.
Företag med kontantflödesproblem kan få svårt att låna pengar, men det är värt att undersöka möjligheter. Även om du inte kan låna mer, kan det vara möjligt att refinansiera befintlig skuld till längre villkor med lägre betalningar.
Om du kan förhandla om en kreditkredit eller till och med en kassakredit med rimliga räntor, kan det ge dig lite extra flexibilitet under de månader du drabbas av en oväntad kostnad eller din större kund försenar betalning.
Med alla dessa kassaflödeshanteringstekniker är det viktigt att balansera företagets kortsiktiga och långsiktiga behov.
För att säkerställa kortsiktig hälsa skulle det bästa sättet vara att ha en stor kontantbalans som sitter i ditt konto, tillsammans med lån och kreditlängder.
Men det kan vara ett långsiktigt drag på tillväxten av ditt företag. Det överskjutande kontot kan ofta användas bättre, till exempel genom att investera i ny utrustning för ditt företag, spendera pengar på reklam och marknadsföring eller betala skuld.
Lär dig att prognostisera kontantflöden korrekt och hantera dem effektivt hjälper dig att behålla rätt mängd kontanter hela tiden. Med hjälp av prognosverktygen du har lärt dig om i den här handledningen kan du se när du har råd att investera i ditt företag och när du behöver vara försiktigare. Du kan spela med antagandena och se vad som skulle hända under ett värsta fall scenario. Viktigare är att du kan vidta åtgärder för att avvärja ett eventuellt kassaflödesproblem, innan det blir en kris som hotar företagets framtid.
Genom att hantera kassaflödet effektivt kan du hitta rätt balans mellan kortsiktigt och långsiktigt. Du kan känna dig säker på att investera pengar i framtiden, eftersom du vet att du också har behållit tillräckligt med pengar för att hantera de korta uppgångarna och nedgångarna.
Grafisk kredit: Utfall utformad av Luis Prado från Noun Project.
Accentsconagua